Наказ : Про затвердження інструктивного листа щодо взяття на облік Державною комісією з цінних паперів та фондового ринку підпорядкованих підрозділів реєстратора для здійснення ними діяльності щодо ведення реєстрів власників імменних цінних паперів

Документ втратив чиннiсть!

ДЕРЖАВНА КОМІСІЯ З ЦІННИХ ПАПЕРІВ ТА ФОНДОВОГО РИНКУ УКРАЇНИ

НАКАЗ
N 14 від 22.01.97
м.Київ

(Наказ відмінено згідно Рішення Держкомісціннихпаперів
N 116 від 18.06.99)

Про затвердження інструктивного листа щодо взяття
на облік Державною комісією з цінних паперів та
фондового ринку підпорядкованих підрозділів
реєстратора для здійснення ними діяльності щодо
ведення реєстрів власників іменних цінних паперів

На виконання Порядку видачі Дозволів на здійснення діяльності щодо ведення реєстру власників іменних цінних паперів, затвердженого наказом Державної Комісії з цінних паперів та фондового ринку від 01.04.96 р. N 59 , та з метою організації державного контролю за діяльністю з обліку прав власності на іменні цінні папери, НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Інструктивний лист щодо взяття на облік Державною комісією з цінних паперів та фондового ринку підпорядкованих підрозділів реєстратора для здійснення ними діяльності щодо ведення реєстрів власників іменних цінних паперів (далі - Інструктивний лист) (додається).

2. Встановити, що реєстратор повинен подавати до системи Комісії, електронну копію Порядку здійснення підпорядкованим підрозділом діяльності по веденню реєстру, на дискеті 3,5", зміст якої повинен читатися в текстовому редакторі Microsoft Word (версія 6.0 та вище) або в стандартному текстовому редакторі Norton Commander.

3. Всім реєстраторам, що здійснюють діяльність по веденню реєстрів з залученням створених ними підпорядкованих підрозділів, до 30 квітня 1997 р. привести свою діяльність у відповідність до цього наказу та Інструктивного листа.

4. Управлінню нагляду за організаційно оформленими ринками (В.Лісовий) до 24.01.97 р. підготувати:

- письмове повідомлення для реєстраторів про необхідність приведення їх діяльності у відповідність до цього наказу та Інструктивного листа;

- перелік реєстраторів для надсилання повідомлень.

5. Управлінню справами до 31.01.97 р. забезпечити розсилку письмових повідомлень всім територіальним відділенням Комісії та реєстраторам згідно з переліком, підготовленим Управлінням нагляду за організаційно оформленими ринками (В.Лісовий), про необхідність приведення їх діяльності у відповідність до цього наказу та Інструктивного листа.

6. Управлінню інформатики (А.Третяков) та управлінню нагляду за організаційно оформленими ринками (В.Лісовий) до 01.02.97 р. забезпечити розробку та впровадження програмних засобів підготовки інформації в електронному вигляді (на дискеті 3,5") про підпорядкований підрозділ реєстратора.

7. Контроль за виконанням цього наказу покласти на члена Комісії А.Головка.

Голова Комісії О.Мозговий

Затверджено
наказом Державної комісії з
цінних паперів та фондового
ринку від 22 січня 1997 р. N 14

Інструктивний лист щодо взяття на облік Державною комісією з цінних паперів та фондового ринку підпорядкованих підрозділів реєстратора для здійснення ними діяльності щодо ведення реєстрів власників іменних цінних паперів (далі - Інструктивний лист) розроблено відповідно до Закону України "Про підприємства в Україні" ( 887-12 ), "Порядку видачі Дозволів на здійснення діяльності щодо ведення реєстру власників іменних цінних паперів", затвердженого наказом Державної Комісії з цінних паперів та фондового ринку від 01.04.96 р. N 59 , "Положення про порядок ведення реєстру власників іменних цінних паперів", затвердженого наказом Комісії від 01.04.96 N 58.

1. Загальні положення та вимоги

1.1. Реєстратор, який одержав в Державній комісії з цінних паперів та фондового ринку (далі - Комісія) Дозвіл на здійснення діяльності щодо ведення реєстру власників іменних цінних паперів (далі - Дозвіл), має право здійснювати вказану діяльність з залученням своїх відділень, філій або представництв (далі - підпорядковані підрозділи). Для цього реєстратор повинен створити зазначений підрозділ відповідно до чинного законодавства, розробити і затвердити порядок здійснення підпорядкованим підрозділом діяльності по веденню реєстру та подати інформацію про такий підрозділ до Комісії для взяття його на облік.

1.2. Діяльністю щодо ведення реєстрів має право займатися тільки підпорядкований підрозділ реєстратора, взятий на облік в Комісії. Для підтвердження свого права на вказану діяльність такий підрозділ використовує Дозвіл, що одержав реєстратор в Комісії (або нотаріально посвідчену копію зазначеного Дозволу), та документ, що підтверджує взяття підрозділа на облік в Комісії.

При цьому, укладення договорів з емітентами щодо ведення їх реєстрів повинно здійснюватись від імені реєстратора, що отримав Дозвіл.

1.3. Відповідальність за діяльність щодо ведення реєстрів власників іменних цінних паперів підпорядкованих підрозділів несе реєстратор, який створив ці підрозділи, та посадові особи реєстратора, а також, працівники зазначених підпорядкованих підрозділів.

Реєстратор та підпорядковані йому підрозділи у своїй діяльності щодо ведення реєстрів повинні дотримуватись вимог, що встановлені Комісією для здійснення цієї діяльності.

Реєстратор повинен забезпечити фінансово-господарську стійкість свого підпорядкованого підрозділа на рівні, який забезпечить можливість виконання функцій, покладених на підрозділ.

1.4. Вимоги до приміщень, захисту інформації, фізичного захисту приміщення підпорядкованого підрозділа такі самі як і до реєстратора.

Скарги осіб (їх уповноважених представників), що є власниками, номінальними утримувачами або заставодержателями цінних паперів, до реєстраторської діяльності по яких залучено підпорядкований підрозділ, з приводу незручного режиму роботи такого підрозділа, недоступності його приміщень для відвідування розглядаються органами Комісії та можуть бути підставою для заборони діяльності цього підрозділа.

1.5. У разі заборони діяльності підрозділа, реєстратор, що його створив, повинен забезпечити виконання функцій, що він поклав на такий підрозділ.

1.6. Реєстратор повинен розробити та затвердити Порядок здійснення підпорядкованим підрозділом діяльності по веденню реєстру, який за змістом має відповідати вимогам пункту 2.4. "Порядку видачі дозволу на здійснення діяльності щодо ведення реєстру власників іменних цінних паперів", затвердженого наказом Комісії від 01.04.96 N 59, або іншого документа, що розроблений Комісією та встановлює зазначені вимоги. Посадовими інструкціями повинна бути передбачена для кожного працівника або посадової особи (підпорядкованого підрозділа та реєстратора), що мають відношення до організації та здійснення діяльності по веденню реєстрів в межах наданих ним повноважень, відповідальність за порушення в діяльності згідно з чинним законодавством.

У разі, якщо підпорядкований підрозділ крім діяльності щодо ведення реєстрів здійснює інші види діяльності, ведення реєстру технологічно та організаційно має провадитись відокремлено від інших видів діяльності.

1.7. Всі повноваження підпорядкованим підрозділам щодо їх участі в діяльності по веденню реєстрів має право надавати виключно реєстратор, який їх створив. Підпорядкований підрозділ не має права нікому делегувати повноваження, надані йому реєстратором.

Реєстратор може надати підпорядкованому підрозділу повноваження щодо консолідації повних реєстрів окремого емітента, стосовно ведення особових рахунків окремих зареєстрованих у системі реєстру осіб або інші повноваження. Факт надання підпорядкованому підрозділу кожного певного повноваження повинен бути відображений у Порядку здійснення цим підрозділом діяльності по веденню реєстру. Здійснення підпорядкованим підрозділом функцій, наявність повноважень щодо яких не відображено у вищезазначеному Порядку, є грубим порушенням та тягне за собою відповідальність відповідно до чинного законодавства.

Вищезазначений Порядок повинен визначати взагалі або окремо по кожному емітенту процедури взаємодії підпорядкованого підрозділа з реєстратором та, у разі необхідності, суб'єктом, який консолідує реєстр, а також, визначення переліку зареєстрованих осіб, рахунки яких веде підрозділ.

Кожний фахівець, що має кваліфікаційне посвідчення на право ведення реєстру власників іменних цінних паперів встановленого зразка, що видається атестаційною комісією, створеною Комісією, має право використовувати його тільки у одного суб'єкта, що здійснює діяльність щодо ведення реєстрів власників іменних цінних паперів, або в одному підрозділі, підпорядкованому будь-якому реєстратору.

У разі наявності у підпорядкованого підрозділа повноважень щодо консолідації повних реєстрів окремого емітента, такий підрозділ повинен постійно мати не менше трьох штатних працівників, які безпосередньо займаються реєстраторською діяльністю та мають кваліфікаційні посвідчення на право здійснення вказаної діяльності.

У разі наявності у підпорядкованого підрозділа повноважень щодо ведення особових рахунків окремих зареєстрованих у системі реєстру осіб, стосовно цих зареєстрованих осіб такий підрозділ за своїм місцезнаходженням реалізує функції відповідно до п.2.3. "Положення про порядок ведення реєстру власників іменних цінних паперів", затвердженого наказом Комісії від 01.04.96 N 58. Додатково до цього, суб'єкти, що здійснюють консолідацію реєстрів, до яких входять вищезазначені зареєстровані особи, повинні вносити в консолідовану систему реєстру всі відомості або зміни щодо вказаних зареєстрованих осіб у термін не пізніше одного місяця від дати реєстрації інформації щодо вказаних осіб у підпорядкованому підрозділі, що веде їх особові рахунки. У випадках, якщо нормативними документами Комісії передбачено інші терміни виконання операцій, що потребують наявності зазначеної інформації, реєстратор повинен забезпечити дотримання термінів, що встановлені для виконання вказаних операцій.

Підпорядкований підрозділ, що має повноваження щодо ведення особових рахунків окремих зареєстрованих у системі реєстрів осіб, повинен постійно мати не менше одного штатного працівника, який безпосередньо займається реєстраторською діяльністю та має кваліфікаційне посвідчення. При цьому, якщо підрозділ обслуговує більше десяти тисяч особових рахунків зареєстрованих у реєстрах осіб, він повинен мати не менше трьох атестованих штатних працівників.

2. Порядок взяття на облік підпорядкованих підрозділів

2.1. Взяття на облік в Комісії підпорядкованого підрозділа реєстратора відбувається за письмовим зверненням реєстратора, який виступає заявником.

2.2. Всі дії заявника в територіальному відділенні відповідної області та центральному апараті (далі - система Комісії) щодо взяття на облік підпорякованого йому підрозділа безпосередньо виконує фізична особа, яка є уповноваженою особою заявника, або декілька уповноважених осіб.

2.3. Для взяття на облік підпорядкованого підрозділа в системі Комісії заявник повинен скласти заяву за встановленою формою.

Заява про взяття на облік підпорядкованого підрозділа складається заявником у трьох примірниках українською мовою.

Розділи 1-3 заяви містять інформацію про підпорядкований підрозділ, що ставиться на облік.

Розділи 4-6 заяви містять інформацію про заявника-реєстратора.

В розділі 7 наведено текст заяви про взяття на облік підпорядкованого підрозділа в системі Комісії, інформацію про керівників реєстратора та підпорядкованого йому підрозділа та підтверджуються прийняті ними зобов'язання перед системою Комісії.

2.4. Окремі реквізити заяви про взяття на облік містять інформацію про дії системи Комісії щодо взяття на облік зазначеного підпорядкованого підрозділа реєстратора. Вказані розділи заповнюються працівниками системи Комісії.

2.5. Заповнення заяви про взяття на облік має такі особливості:

2.5.1. В реквізит "Реєстраційний номер підпорядкованого підрозділа" заявник проставляє номер, за яким буде обліковуватись в Комісії зазначений підрозділ. Реєстраційний номер підпорядкованого підрозділа складається з:

- номера Дозвола, що одержав реєстратор в Комісії;

- літери "Р", яка визначає, що дозвіл видано реєстратору;

- 3-значного порядкового номера, починаючи з 001, який присвоює реєстратор цьому підрозділу в системі своїх підпорядкованих підрозділів, які він залучив до ведення реєстрів. Реєстратор не має права ставити на облік в Комісії свій підрозділ, якщо Комісія не взяла на облік або ним не подані до Комісії документи для взяття на облік підпорядкованих підрозділів з порядковими номерами меншими за номер вказаного підрозділа.

(Наприклад: 32Р007 - реєстраційний номер підпорядкованого підрозділа реєстратора, що одержав дозвіл на ведення реєстрів 32Р. В системі реєстратора зазначений підрозділ має порядковий номер "007". Комісія буде вирішувати питання щодо взяття його на облік у разі, якщо вона взяла на облік всі підпорядковані підрозділи цього реєстратора з номерами 001-006, або вона ще вирішує питання щодо взяття їх на облік.)

2.5.2. В розділі 1 - "Підпорядкований підрозділ, що ставиться на облік" зазначаються:

- закреслюється один з показників, який відповідає типу підпорядкованого підрозділа відповідно до чинного законодавства;

- "Код за ЄДРПОУ" - код підрозділа у разі, якщо підрозділ має самостійний код ЄДРПОУ, що відрізняється від коду ЄДРПОУ реєстратора, якому він підпорядкований.

Якщо підрозділ має код ЄДРПОУ реєстратора, цей реквізит не заповнюється.

- "Повна назва" - повна назва підпорядкованого підрозділа, що ставиться на облік, визначена відповідно до положення про підрозділ, розробленого реєстратором. При цьому в повній назві обов'язково вказується назва реєстратора, що створив цей підрозділ.

2.5.3. В розділі 2 - "Місцезнаходження підрозділа" вказується адреса місцезнаходження підпорядкованого підрозділа згідно з документами про створення підрозділа. Саме за цією адресою підпорядкований підрозділ повинен здійснювати діяльність щодо ведення реєстрів в межах наданих йому повноважень.

2.5.4. В розділі 3 - "Наявність у підпорядкованого підрозділа повноважень щодо" заявник, у разі наявності у підрозділа зазначених повноважень, повинен закреслити відповідний показник. Крім того, наявність у підпорядкованого підрозділа зазначених повноважень повинна бути відображена у Порядку здійснення підпорядкованим підрозділом діяльності по веденню реєстру, що розробляється та затверджується реєстратором.

2.5.5. В розділах 4, 5, 6 заяви заявник - реєстратор наводить інформацію про себе. Всі показники цих розділів є обов'язковими для заповнення.

2.5.6. В розділі 7 наведено текст заяви про взяття на облік підпорядкованого підрозділа в системі Комісії згідно з даними, що наведені в цій заяві та в документах, що додаються. Керівники, що підписують заяву, підтверджують достовірність вищезазначених даних та зобов'язуються повідомляти територіальне відділення та центральний апарат Комісії щодо всіх змін у наведених даних у тижневий термін з моменту виникнення таких змін.

В цьому розділі наводяться прізвища та ініціали керівників реєстратора та підрозділа, які підписують заяву та скріплюють її своїми печатками, що підтверджує дійсність їх заяви, достовірність наведених даних та взяття ними на себе зазначених зобов'язань.

Відбитки печаток мають бути виразними і не повинні перекривати текст заяви.

2.6. До заяви про реєстрацію підпорядкованого підрозділа додаються в одному примірнику такі документи:

- засвідчена заявником копія офіційного документа про присвоєння коду ЄДРПОУ заявнику та у разі, якщо ЄДРПОУ підпорядкованого підрозділа відрізняється від кода заявника, аналогічний документ стосовно підрозділа;

- завірена підписом керівника та печаткою заявника або нотаріально копія Положення про підпорядкований підрозділ реєстратора;

- нотаріально завірена копія підтвердження, що інформацію про вказаний підпорядкований підрозділ внесено до реєстраційної картки реєстратора як суб'єкта підприємницької діяльності за місцем його державної реєстрації;

- Порядок здійснення підпорядкованим підрозділом діяльності по веденню реєстру, затверджений реєстратором, що його створив, в паперовій формі та його електронна копія на дискеті 3,5", зміст якої повинен читатися в стандартному текстовому редакторі, який визначає Комісія;

- нотаріально засвідчені копії кваліфікаційних посвідчень штатних працівників підпорядкованого підрозділа;

- інформація в паперовому та електронному вигляді (на дискеті 3,5") про підпорядкований підрозділ реєстратора, склад його керівників, атестованих фахівців, визначена відповідно до вимог п.4.2. "Порядку видачі дозволу на здійснення діяльності щодо ведення реєстру власників іменних цінних паперів", затвердженого наказом Комісії від 01.04.96 N 59. Вказана інформація в електронному вигляді готується за допомогою програмних засобів, розроблених Комісією та розповсюджених безкоштовно через систему Комісії. Паперова форма цієї інформації готується шляхом роздрукування електронних форм за допомогою принтерів, що забезпечує ідентичність інформації в обох видах форм, збереження записів протягом установленого терміну зберігання та запобігає внесенню несанкціонованих і непомітних виправлень.

2.7. Заява в трьох примірниках та документи, підготовлені відповідно до вимог п.2.6. цього листа, подаються уповноваженою особою заявника до територіального відділення Комісії області за місцезнаходженням відповідного підпорядкованого підрозділа реєстратора.

2.8. Прийняття заяв про взяття на облік здійснює працівник територіального відділення. Після перевірки повноважень уповноваженої особи, правильності заповнення заяви та доданих документів, працівник територіального відділення в присутності уповноваженої особи заявника вносить дані з заяви до Журналу реєстрації підпорядкованих підрозділів, які беруться на облік відповідним територіальним відділенням.

Журнал реєстрації підпорядкованих підрозділів повинен містити:

- порядковий номер реєстрації заяви в територіальному відділенні;

- дату взяття на розгляд вказаних документів;

- повну назву підпорядкованого підрозділа;

- адресу місцезнаходження підрозділа;

- ПІБ уповноваженої особи заявника, яка подавала документи на розгляд;

- ПІБ працівника територіального відділення, який взяв на розгляд документи;

- дату повернення заявнику прийнятих на розгляд документів;

- поле для підпису уповноваженої особи заявника про факт отримання документів після розгляду;

- дату взяття на облік територіальним відділенням вказаного підпорядкованого підрозділа після взяття його на облік в центральному апараті Комісії;

- особливі позначки, в яких територіальне відділення визначає свої зауваження та заперечення до підпорядкованого підрозділа та реєстратора, що його створив, за результатами розгляду поданих документів, або причини невитримання терміну своєчасного повернення документів заявнику.

Розгляд заяви та доданих документів відповідне територіальне відділення повинно завершити не пізніше п'яти робочих днів з моменту прийняття документів на розгляд. Протягом цього терміну представник територіального відділення має право перевірити умови здійснення підпорядкованим підрозділом діяльності щодо ведення реєстрів. Керівництво зазначеного підрозділа та реєстратора, що його створив, повинно забезпечити можливості виконання вказаних завдань.

2.9. За результатами розгляду поданих документів у термін встановлений в п.2.8. територіальне відділення виконує наступні дії.

На всіх трьох примірниках заяви про взяття на облік підпорядкованого підрозділа у відповідних реквізитах проставляється дата завершення розгляду документів, ПІБ та підпис посадової особи, та печатка територіального відділення. Всі три примірника заяви повертаються уповноваженій особі заявника.

У разі відсутності заперечень з боку територіального відділення щодо здійснення підпорядкованим підрозділом діяльності по веденню реєстрів на території відповідної області, на всіх трьох примірниках заяви про взяття на облік підпорядкованого підрозділа у відповідному реквізиті проставляється відповідна позначка. В територіальному відділенні залишаються всі прийняті на розгляд документи крім трьох примірників заяви.

Якщо територіальне відділення має заперечення щодо здійснення підпорядкованим підрозділом діяльності по веденню реєстрів на території відповідної області, воно готує та видає уповноваженій особі заявника:

- письмову довідку з визначеними причинами заперечень;

- копії документів, що були одержані від заявника та до змісту яких у відділення є зауваження.

В довідці також вказується дата передачі заявнику самої довідки та повернення прийнятої на розгляд заяви. Довідка та копії документів з зауваженнями підписуються посадовою особою територіального відділення та засвідчується його печаткою. На всіх трьох примірниках заяви про взяття на облік у відповідному реквізиті проставляється відповідна позначка. В територіальному відділенні залишаються всі прийняті на розгляд документи крім трьох примірників заяви.

Факт повернення заявнику документів після розгляду обов'язково відображається у відповідних реквізитах журналу реєстрації підпорядкованих підрозділів.

2.10. Уповноважена особа заявника подає до центрального апарату Комісії після розгляду у відповідному територіальному відділенні:

- заяву в трьох примірниках;

- копію затвердженого реєстратором Порядку здійснення підпорядкованим підрозділом діяльності по веденню реєстру в електронному вигляді (на дискеті 3,5");

- інформацію про підпорядкований підрозділ реєстратора в електронному вигляді (на дискеті 3,5").

У разі наявності заперечень до підпорядкованого підрозділа з боку відповідного територіального відділення, уповноважена особа заявника повинна подати до центрального апарату Комісії довідку про заперечення територіального відділення та копії документів, до змісту яких у відділення є зауваження.

2.11. Прийняття заяв про взяття на облік здійснює працівник центрального апарату Комісії. Вимоги щодо прийняття документів та ведення Журналу реєстрації підпорядкованих підрозділів, які беруться на облік центральним апаратом Комісії, співпадають з вимогами п.2.8.

Журнал реєстрації підпорядкованих підрозділів повинен містити:

- порядковий номер реєстрації заяви в центральному апараті;

- дату взяття на розгляд вказаних документів;

- повну назву підпорядкованого підрозділа;

- ПІБ уповноваженої особи заявника, яка подавала документи на розгляд;

- ПІБ працівника центрального апарата, який взяв на розгляд документи;

- дату повернення заявнику прийнятих на розгляд документів;

- поле для підпису уповноваженої особи заявника про факт отримання документів після розгляду;

- дату взяття на облік центральним апаратом вказаного підпорядкованого підрозділа;

- особливі позначки, в яких центральний апарат визначає причини відмови, якщо воно відмовилося проставляти на заявах позначку про завершення розгляду поданих документів, або причини невитримання терміну своєчасного повернення документів заявнику.

Розгляд заяви та доданих документів центральний апарат повинен завершити не пізніше одного місяця з моменту прийняття документів на розгляд. Протягом цього терміну представник центрального апарату має право перевірити умови здійснення реєстратором та підпорядкованим йому підрозділом діяльності щодо ведення реєстрів. Керівництво зазначеного підрозділа та реєстратора, що його створив, повинно забезпечити можливості виконання вказаних завдань.

2.12. За результатами розгляду поданих документів у термін, встановлений в п.2.11. центральний апарат виконує наступні дії.

У разі відсутності заперечень з боку центрального апарату щодо здійснення підпорядкованим підрозділом діяльності по веденню реєстрів на території відповідної області, на всіх трьох примірниках заяви про взяття на облік підпорядкованого підрозділа у відповідному розділі проставляється дата взяття на облік підрозділа, підпис посадової особи та печатка центрального апарату Комісії. Два примірника заяви з відповідними позначками повертаються уповноваженій особі заявника.

Якщо центральний апарат має заперечення щодо здійснення підпорядкованим підрозділом діяльності по веденню реєстрів на території відповідної області, він залишає собі один примірник заяви та документи щодо змісту яких він має заперечення. Інші документи, прийняті на розгляд від заявника, центральний апарат повертає заявнику та видає йому письмову довідку з визначеними причинами заперечень. Довідка підписується посадовою особою центрального апарата або членом Комісії та засвідчується його печаткою. При цьому ніяких відміток на примірниках заяви центральний апарат не робить.

Взятим на облік в центральному апараті Комісії вважається підпорядкований підрозділ, на заяві якого є відповідна відмітка центрального апарату Комісії.

2.13. У разі взяття підпорядкованого підрозділу на облік центральним апаратом Комісії заявник-реєстратор повинен у термін не пізніше п'яти робочих днів від вищезазначеної дати взяття на облік забезпечити подання документів до територіального відділення для взяття ним на облік вказаного підпорядкованого підрозділа. Для цього до відповідного територіального відділення уповноважена особа заявника повинна надати такі документи:

- два примірника заяви про постановку на облік вказаного підпорядкованого підрозділа з відповідними позначками центрального апарата Комісії;

- по одному примірнику документів, визначених в п.2.6. цього листа, якщо вони в процесі опрацювання заявником зауважень від системи Комісії за змістом відрізняються від тих документів, що знаходяться на збереженні в територіальному відділенні.

2.14. Територіальне відділення не пізніше двох робочих днів з дати одержання відповідних документів від уповноваженої особи заявника проставляє на обох примірниках заяви про взяття на облік підпорядкованого підрозділа у відповідному розділі дату взяття на облік територіальним відділенням вказаного підрозділа, підпис посадової особи та печатку територіального відділення. Один примірник заяви повертається уповноваженій особі заявника.

Факт повернення заявнику заяви після взяття на облік обов'язково відображається у відповідних реквізитах журналу реєстрації підпорядкованих підрозділів.

Взятим на облік у системі Комісії вважається підпорядкований підрозділ, на заяві якого є відповідна відмітка центрального апарату Комісії та територіального відділення. Саме такий підрозділ має право залучатися реєстратором, що його створив, щодо ведення реєстрів власників іменних цінних паперів і тільки в обсягах повноважень, визначених в Порядку здійснення підпорядкованим підрозділом вказаної діяльності, що знаходиться на збереженні в територіальному відділенні та центральному апараті Комісії.

2.15. Документом, що підтверджує взяття підпорядкованого підрозділа на облік в системі Комісії, визначеним в п.1.2. цього листа, є примірник заяви про взяття на облік вказаного підпорядкованого підрозділа з відмітками територіального відділення та центрального апарата Комісії про взяття його на облік, або нотаріально засвідчена копія вказаної заяви.

3. Контроль за діяльністю підпорядкованих підрозділів

3.1. У разі, якщо реєстратор залучив свій підпорядкований підрозділ до ведення реєстру власників іменних цінних паперів емітента, цей підрозділ повинен не пізніше п'яти робочих днів з дати одержання цих повноважень надати до територіального відділення, в якому він взятий на облік, письмове повідомлення про зазначену подію. В письмовому повідомленні вказується дата одержання повноважень, обсяг повноважень, назва підпорядкованого підрозділа, та наступна інформація про вищезазначеного емітента:

- код ЄДРПОУ емітента;

- повна назва емітента;

- адреса його місцезнаходження.

3.2. Підпорядковані установи, визнані Комісією відповідальними за підготовку квартальних звітів окремих емітентів, подають до територіальних відділень, в яких вони взяті на облік, електронні копії квартальних звітів підпорядованих підрозділів у терміни, визначені Порядком складання та подання, затвердженим наказом Комісії від 27.09.96 N 219 , для подання звітності всіма суб'єктами звітності.

Квартальні звіти підпорядованих підрозділів обов'язково включаються до квартальних звітів реєстраторів, що їх створили, та подаються до Центрального апарату Комісії відповідно до вищезазначеного Порядку.

3.3. Реєстратор, підпорядкований йому підрозділ та їхні керівники несуть відповідальність згідно з чинним законодавством за достовірність інформації, що вказана у наданих для взяття на облік підпорядкованого підрозділа документах. Вони зобов'язані повідомляти територіальне відділення та центральний апарат Комісії щодо всіх змін у наведених даних у тижневий термін з моменту виникнення таких змін.

3.4. Територіальні відділення повинні виконувати планові перевірки взятих ними на облік підпорядкованих підрозділів. Вони також мають право здійснювати позапланові перевірки діяльності зазначених підрозділів.

Центральний апарат має право виконувати планові та позапланові перевірки взятих на облік підпорядкованих підрозділів.