МІНІСТЕРСТВО ОХОРОНИ ЗДОРОВ'Я УКРАЇНИ

НАКАЗ
N 20 від 05.02.98
м.Київ

(Наказ втратив чинність на підставі Наказу
Міністерства охорони здоров'я України
N 152 від 03.03.2012)

Про затвердження Інструкції з діловодства
у Міністерстві охорони здоров'я України

( Із змінами, внесеними згідно з Наказами МОЗ
N 140 від 29.05.98
N 287 від 06.11.2000
N 177 від 08.05.2001
N 252 від 04.06.2003 )

На виконання постанови Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року N 1153 "Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади" наказую:

1. Затвердити Інструкцію з діловодства у Міністерстві охорони здоров'я України (додається).

2. Керівникам установ, підприємств, організацій, які належать до сфери управління МОЗ України, розробити на основі Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади та Інструкції з діловодства у Міністерстві до 01.04.98 інструкції з діловодства у підпорядкованих установах.

3. Начальникам структурних підрозділів МОЗ:

забезпечити неухильне додержання Інструкції з діловодства у МОЗ України (далі - Інструкція);

покласти виконання обов'язків за веденням діловодства в підрозділах на спеціально виділену особу;

вживати необхідних заходів щодо скорочення службової переписки.

4. Начальнику управління справами Мотюку М.П.:

ознайомити з Інструкцією усіх працівників Міністерства;

забезпечити організацію навчання працівників підрозділу правил діловодства;

забезпечити структурні підрозділи МОЗ, установи, підприємства, організації, які належать до сфери управління МОЗ, копіями Інструкції;

встановити контроль за виконанням Інструкції у структурних підрозділах Міністерства та підпорядкованих йому закладах.

5. Визнати таким, що не застосовується в Україні, наказ МОЗ СРСР від 14.01.91 N 21 "Про затвердження Правил складання та оформлення організаційно-розпорядчої документації".

6. Визнати такими, що втратили чинність:

наказ МОЗ УРСР від 25.07.78 N 410 "Про затвердження Інструкції з діловодства МОЗ УРСР";

наказ МОЗ УРСР від 04.03.81 N 109 "Про зміни і доповнення до Інструкції з діловодства МОЗ УРСР";

наказ МОЗ УРСР від 28.01.85 N 35 "Про запровадження пронумерованих бланків в МОЗ УРСР";

наказ МОЗ УРСР від 05.02.85 N 47 "Про порядок друкування і розмножування службових документів в МОЗ УРСР";

наказ МОЗ УРСР від 15.04.85 N 220 "Про удосконалення контролю виконання в системі МОЗ УРСР";

наказ МОЗ УРСР від 09.12.87 N 772 "Про впорядкування видання організаційно-розпорядчої документації";

наказ МОЗ УРСР від 05.03.88 N 43 "Про впровадження в МОЗ УРСР удосконаленого варіанта автоматизованої системи контролю виконання документів (АСКВД)";

наказ МОЗ УРСР від 14.05.91 N 77 "Про створення автоматизованої інформаційно-пошукової системи документів (АПС) у центральному архіві МОЗ УРСР".

Міністр А.М.Сердюк

Затверджено
Наказ МОЗ України
від 05.02.98 N 20

Інструкція
з діловодства у Міністерстві
охорони здоров'я України

1. Загальні положення

1.1. Інструкція з діловодства в МОЗ України встановлює правила документування управлінської діяльності Міністерства і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі в архів установи.

1.2. Інструкція визначає порядок ведення діловодства, її положення поширюються на всю службову документацію, у тому числі і створювану за допомогою персональних комп'ютерів (ПК). Комп'ютерні (автоматизовані) технології обробки документної інформації повинні відповідати вимогам державних стандартів та Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року N 1153 .

Порядок ведення діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом та діловодства за зверненнями громадян визначається спеціальними нормативно-правовими актами.

1.3. Викладені в Інструкції правила щодо порядку здійснення діловодних процесів у Міністерстві розроблені відповідно до положень Конституції та законів України, що встановлюють порядок організації та діяльності органів виконавчої влади, нормативно-правових актів Президента України, Кабінету Міністрів України з питань здійснення контролю за виконанням документів, удосконалення організаційних структур, а також до державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію.

1.4. Управління справами МОЗ надає структурним підрозділам Міністерства, а також підприємствам, установам та організаціям, що належать до сфери його управління, організаційно-методичну допомогу в удосконаленні та організації діловодства, розробляє і затверджує в установленому порядку обов'язкові для виконання нормативні акти з питань організації документів у діловодстві, має право перевіряти ведення діловодства в установах і вимагати від керівників установ усунення виявлених внаслідок перевірок недоліків.

1.5. У Міністерстві охорони здоров'я застосовується часткова централізація діловодства.

1.6. У цій частині ведення діловодства відповідно до вимог державних стандартів, Примірної інструкції та цієї Інструкції покладається на загальний відділ Управління справами.

У структурних підрозділах МОЗ, підприємствах, закладах, установах, що підпорядковані Міністерству, в яких за штатним розкладом не передбачено посади працівника з діловодства, ця робота покладається на спеціально виділену для цього особу.

Відповідальність за організацію діловодства в МОЗ несе Міністр охорони здоров'я.

1.7. Загальне керівництво роботою діловодної служби здійснюється першим заступником Міністра охорони здоров'я.

Перший заступник Міністра у межах наданих йому прав зобов'язаний:

вживати необхідних заходів щодо скорочення службового листування;

не допускати вимагання від структурних підрозділів МОЗ, підприємств, установ та організацій (далі - організацій), що належать до сфери управління Міністерства, різних відомостей, звітів, зведень та інших документів, не передбачених нормативно-правовими актами, яке не викликане необхідністю;

забезпечувати регулярну перевірку стану діловодства в апараті Міністерства та в організаціях, що належать до сфери його управління;

всебічно сприяти раціоналізації, механізації та автоматизації діловодних процесів, вживати необхідних заходів щодо оснащення загального відділу сучасним обладнанням та автоматизованими робочими місцями і локальними обчислювальними мережами на базі ПК;

забезпечувати організацію навчання працівників діловодної служби Міністерства та його структурних підрозділів для підвищення кваліфікації;

здійснювати контроль за обов'язковим додержанням в апараті Міністерства та в організаціях, що належать до сфери його управління, вимог щодо складання, оформлення документів і організації діловодних процесів, передбачених державними стандартами на організаційно-розпорядчу документацію та цією Інструкцією.

1.8. У разі звільнення працівника, а також у разі його відпустки, відрядження чи тривалої відсутності з інших причин усі неоформлені службові документи за вказівкою керівника передаються особі, що його заміщає, з відміткою в реєстраційно-контрольних картках.

1.9. Міністерство охорони здоров'я здійснює діловодство, веде листування державною мовою.

2. Документування управлінської діяльності Міністерства

2.1. Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів.

Підставою для створення документів у Міністерстві є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.

2.2. У Міністерстві визначається конкретний комплекс документів, передбачений номенклатурою справ та необхідний і достатній для документування його діяльності.

2.3. Управлінська діяльність Міністерства здійснюється шляхом видання розпорядчих документів.

Видання розпорядчих документів Міністерства визначається актами законодавства, Положенням про МОЗ України.

З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть прийматися спільні розпорядчі документи.

2.4. Підставами для прийняття розпорядчих документів у Міністерстві є:

Конституція і закони України, постанови Верховної Ради України, укази і розпорядження Президента України, декрети, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України;

впровадження виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання Міністерством покладених на нього завдань і функцій;

потреба у правовому регулюванні діяльності.

2.5. Розпорядчі документи, що надходять до Міністерства від органів вищого рівня, у разі потреби доводяться до організацій, що належать до сфери його управління. Міністерство має право розсилати копії документів органів вищого рівня організаціям, що належать до сфери його управління, разом із супровідним листом.

2.6. Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів органів вищого рівня, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дат, номерів і заголовків.

2.7. Хід обговорення питань і рішення, що приймаються в колегіальних органах, на зборах, засіданнях, нарадах, фіксуються в протоколах. Протоколи оформляються на підставі записів і стенограм, зроблених у ході засідань.

У разі, коли засідання стенографується, зміст виступів до протоколу не заноситься. Розшифрована та оформлена належним чином стенограма додається до протоколу.

Якщо хід засідання фіксується на магнітній плівці шляхом запису на магнітофоні чи диктофоні, після засідання записані на ній тексти виступів передруковуються і заносяться до протоколу.

2.8. Рішення колегіальних органів доводяться до виконавців і організацій, що належать до сфери управління Міністерства, шляхом надсилання їм копій рішень.

Рішення колегії Міністерства провадяться в життя наказами Міністерства (Міністра, в.о. Міністра).

2.9. Міністерство під час здійснення оперативних зв'язків з організаціями, що належать до сфери його управління, іншими установами та організаціями, окремими громадянами може надсилати листи.

2.10. Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передача тексту документа може здійснюватися по телефону, телеграфу або телефаксу.

3. Приймання, розгляд і реєстрація документів

3.1. Приймання документів.

3.1.1. Всі документи, що надходять до Міністерства, у тому числі створені за допомогою ПК, приймаються централізовано Управлінням справами.

У разі надходження документів у неробочий час вони приймаються черговим працівником.

3.1.2. У загальному відділі розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис "особисто".

У разі пошкодження конверта робиться відмітка у поштовому реєстрі.

Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам на конверті.

3.1.3. Неправильно оформлені (непідписані, незасвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику або пересилаються адресатові.

3.2. Попередній розгляд документів.

3.2.1. Усі документи, що надійшли до Міністерства, підлягають обов'язковому попередньому розгляду.

Попередній розгляд документів здійснюється начальником загального відділу чи іншою особою, яка його заміщає, або спеціально виділеною для цього особою відповідно до розподілу обов'язків між працівниками.

3.2.2. Метою попереднього розгляду документів є розподілення їх на ті, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом Міністерства або виконавцями відповідно до функціональних обов'язків, визначення необхідності реєстрації документів, а також встановлення термінів виконання документів, які передаються після розгляду керівництвом у структурні підрозділи безпосереднім виконавцям.

3.2.3. Попередній розгляд документів здійснюється у день одержання або в перший робочий день у разі надходження їх у неробочий час. Доручення органів вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядаються негайно.

3.2.4. Під час попереднього розгляду документів особа, що його здійснює, керується Положенням про МОЗ та структурні підрозділи, посадовими інструкціями, номенклатурою справ, схемою проходження документів.

3.2.5. Керівництву Міністерства у першу чергу передаються закони України, акти та кореспонденція Верховної Ради, Президента, Кабінету Міністрів України, органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, а також найважливіші документи, які містять інформацію з принципових питань діяльності Міністерства і потребують вирішення керівництвом. Інші документи передаються в структурні підрозділи та виконавцям.

3.2.6. Документи, які підлягають розгляду Міністром, першим заступником Міністра, заступниками Міністра, подаються до керівництва і повертаються під розписи на реєстраційно-контрольних картках працівників апарату управління справами відповідно до їх функціональних обов'язків. ( Розділ 3.2 доповнено пунктом 3.2.6 згідно з Наказом МОЗ N 177 від 08.05.2001 )

3.2.7. Документи після розгляду керівництвом повертаються до загального відділу, де резолюції заносяться в реєстраційні картки і далі передаються для виконання в структурні підрозділи. ( Пункт 3.2.7 розділу 3.2 в редакції Наказу МОЗ N 177 від 08.05.2001 )

3.3. Реєстрація документів.

3.3.1. Реєстрація документа - це фіксування факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому умовного позначення реєстраційного індексу з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.

Реєстрація документів проводиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації.

3.3.2. У загальному відділі Управління справами централізованій реєстрації підлягають всі документи, крім тих, що не підлягають реєстрації діловодною службою (додаток 1).

3.3.3. Реєстрації підлягають документи, що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо), як ті, що створюються і використовуються в Міністерстві, так і ті, що надходять від інших установ і громадян.

Реєстрації підлягають як традиційні машинописні (рукописні) документи, так і створені за допомогою ПК.

3.3.4. Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кожний документ у Міністерстві реєструється лише один раз: вхідні - у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані - у день підписання або затвердження. У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший він повторно не реєструється.

3.3.5. Документи реєструються у межах груп залежно від назви, виду, автора і змісту. Наприклад, окремо реєструються закони України; акти та кореспонденція Верховної Ради України; акти Президента України та Кабінету Міністрів України; рішення колегії МОЗ, акти ревізій фінансово-господарської діяльності; накази Міністерства:

з основної діяльності:

про прийняття, переведення, звільнення, заохочення, сумісництво працівників;

про надання відпусток;

про накладання стягнень на працівника, відрядження працівників, з адміністративно-господарських питань, що не мають характеру основної діяльності Міністерства (передача матеріальних цінностей, закріплення автотранспорту за підвідомчими закладами, затвердження баз проходження практики, медзабезпечення з'їздів, конференцій; затвердження складу робочих груп, тимчасових комісій тощо). ( Пункт 3.3.5 в редакції Наказу МОЗ N 140 від 29.05.98 )

3.3.6. Під час реєстрації документа надається умовне позначення реєстраційний індекс, який складається з кореспондента, порядкового номера в межах групи документів, що реєструються, і доповнюється індексами за номенклатурою справ.

3.3.7. Для реєстрації всіх документів застосовується єдина реєстраційно-контрольна картка, придатна для оброблення ПК (додаток 2).

3.3.8. У Міністерстві запроваджується карткова форма реєстрації документів. Журнальна форма реєстрації документів допускається в підрозділах з обсягом документообігу до 500-600 документів на рік (додатки 3, 4).

3.3.9. При картковій формі реєстрації документів реєстраційні картки виготовляються у необхідній кількості примірників. Кількість примірників карток визначається числом картотек, які ведуться в Міністерстві. Вибір виду і визначення кількості картотек повинні відповідати конкретним потребам Міністерства.

3.3.10. У структурних підрозділах Міністерства ведуться реєстраційні журнали вихідної кореспонденції (додаток 4), а реєстраційні картки, які надходять із загального відділу, формуються у окремі картотеки.

3.3.11. Реєстраційні картотеки групуються в довідкові картотеки, які створюються окремо на кожний календарний рік.

Як правило, довідкова картотека складається з двох частин: невиконаних і виконаних документів.

Перша частина картотеки використовується для пошуків документа в процесі його виконання за виконавцями, кореспондентами або термінами виконання.

Друга частина картотеки використовується для пошуків виконаних документів з певного питання.

3.3.12. Автоматизована реєстрація документів проводиться централізовано в місцях реєстрації документів, обладнаних ПК. Запис здійснюється з реєстраційно-контрольної картки, побудованої на базі обов'язкових реквізитів, які забезпечують сумісність програмних і технічних засобів (додаток 5), або шляхом прямого введення з документа встановленого обов'язкового складу реквізитів: назва виду документа; автор (кореспондент); дата документа; індекс документа (дата та індекс надходження документа - для тих, які надійшли); заголовок документа або його короткий зміст; резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата); відповідальний виконавець; термін виконання; позначка про виконання (короткий запис вирішення питання, дата фактичного виконання та індекс документа-відповіді).

Склад обов'язкових реквізитів у разі потреби може бути доповнений відомостями: виконавці, розписка виконавця про одержання документа, хід виконання, додатки тощо. Порядок розміщення реквізитів визначається Міністерством самостійно.

У разі автоматизованої реєстрації формується банк даних, а за наявності мережі - центральний банк реєстраційних даних.

Автоматизовані реєстраційні банки даних забезпечують працівників інформацією про всі документи і місце їх знаходження за допомогою виведення інформації на дисплей і виготовлення машинограм. У разі часткової автоматизації пошукових операцій повинна додержуватися сумісність традиційної і автоматизованої систем реєстрації та пошуків.

Як правило, пошук інформації проводиться централізовано на автоматизованих місцях реєстрації та обробки інформації. Користувач повинен мати можливість одержати інформацію за всіма або кількома реквізитами реєстрації і точну адресу місця знаходження документа на даний час.

4. Складання та оформлення службових документів

4.1. Складання документів:

4.1.1. Для складання службових документів в Міністерстві повинен використовуватися папір форматів А3 (297 х 420 мм), А4 (210 х 297 мм) та А5 (148 х 210 мм).

Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.

4.1.2. Як правило, всі службові документи повинні оформлятися на бланках Міністерства. Бланки виготовляються згідно з вимогами державних стандартів та цієї Інструкції з обов'язковим додержанням таких правил:

встановлюються такі види бланків: бланк для листів, загальний бланк для інших видів організаційно-розпорядчих документів (додатки 6, 7, 8). Виготовлення бланків конкретних видів документів допускається, якщо їх кількість на рік перевищує 200 одиниць; ( Частина друга пункту 4.1.2 із змінами, внесеними згідно з Наказом МОЗ N 140 від 29.05.98 )

бланки кожного виду повинні виготовлятися на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж площі) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі площі) способом;

бланки повинні виготовлятися друкарським способом на білому папері або папері світлих тонів фарбами яскравого кольору;

бланки документів повинні мати такі поля: ліве - 20 міліметрів; верхнє не менше як 10 міліметрів; праве і нижнє - не менше як 8 міліметрів.

Деякі внутрішні документи (заяви працівників, окремі службові довідки тощо) та документи, створені від імені двох або більше організацій, оформляються не на бланках.

4.1.3. З метою прискорення виконання документів та правильності формування справ у діловодстві кожний документ повинен містити одне питання.

Винятком є складання протоколів, наказів, планів, звітів та узагальнюючих документів.

4.1.4. Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження.

Зміст документа має бути пов'язаний із змістом раніше виданих з даного питання документів.

4.1.5. Текст документа складається у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.

Суцільний складний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовується під час складання правил, положень, листів, розпорядчих документів.

Як правило, тексти розпорядчих документів і листів складаються з двох частин. У першій зазначається підстава або обгрунтування для складання документа, в другій - висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання.

В окремих випадках текст документа може містити лише одну резолютивну частину, наприклад: наказ - розпорядчу частину без констатуючої, лист прохання без пояснення.

Форма анкети використовується у разі викладення цифрової або словесної інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Анкетні тексти використовуються в організаційно-розпорядчих документах, документах з матеріально-технічного постачання і збуту, фінансових документах тощо.

Форма таблиці використовується у разі викладання цифрової або словесної інформації про кілька об'єктів за родом ознак. Табличні тексти використовуються в планових, звітно-статистичних, фінансових, бухгалтерських, організаційно-розпорядчих та інших документах.

У таблицях і анкетах, призначених для оброблення ПК, об'єкти, ознаки та їх показники у разі потреби кодуються.

4.1.6. Відповідальність за зміст, правильну підготовку та оформлення службових документів покладається на керівників структурних підрозділів Міністерства.

Відповідальність за зміст документа, який візується кількома особами, несуть однаковою мірою всі ці особи відповідно до покладених на них функціональних обов'язків.

4.2. Оформлення документів.

4.2.1. Службовий документ, що складається в Міністерстві, повинен мати обов'язкові реквізити і стабільний порядок їх розміщення (додатки 10, 11): найменування установи - автора документа, код установи, код форми документа, назва виду документа (не зазначається на листах), дата, індекс, заголовок до тексту, текст, підпис, візи, позначка про виконання документа і направлення його до справи.

Під час підготовки та оформлення документа склад обов'язкових реквізитів може бути доповнений іншими реквізитами, якщо цього вимагає призначення документа або його обробка.

Нормативно-правові акти, які відповідно до Указу Президента України від 3 жовтня 1992 року N 493/92 "Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади" заносяться до державного реєстру, повинні мати у верхньому правому кутку після номера акта чи грифа затвердження вільне місце (6 х 10) для запису про державну реєстрацію (додаток 12).

4.2.2. Найменування Міністерства повинно відповідати найменуванню, зазначеному у Положенні про МОЗ України. Скорочене найменування вживається тільки у разі, коли воно офіційно зафіксовано у Положенні про Міністерство. На бланку скорочене найменування розміщується слідом за повним.

4.2.3. Назва виду документа (наказ, рішення тощо) зазначається на бланку друкарським або машинописним способом і повинна відповідати компетенції Міністерства, змісту управлінської діяльності. ( Пункт 4.2.3 із змінами, внесеними згідно з Наказом МОЗ N 140 від 29.05.98 )

4.2.4. Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа. Він має бути максимально коротким і ємним, точно передавати зміст тексту.

Заголовок повинен граматично узгоджуватися з назвою документа, формуватися за допомогою віддієслівного іменника і відповідати на питання "про що?", "чого?". Наприклад: наказ (про що?) про створення установи; протокол (чого?) засідання експертної комісії.

Якщо у документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим.

Заголовки до текстів машинограм формулюються за тими ж правилами.

У разі складання документа на основі уніфікованої форми постійна частина заголовка, що входить у назву форми, доповнюється змінною інформацією, яка конкретизує його зміст.

Текст документа, надрукований на папері формату А5, дозволяється подавати без заголовка.

Заголовки не складаються до текстів телефонограм, телеграм та повідомлень.

4.2.5. Складання, оформлення та порядок внесення документів для розгляду на засіданнях Кабінету Міністрів України регулюється нормативними актами Уряду та наказами Міністерства.

4.3. Датування документів.

4.3.1. Всі службові документи підлягають датуванню. Датою документа є дата його підписання; для документа, що приймається колегіальним органом - дата його прийняття; для документа, що затверджується, - дата затвердження.

4.3.2. Дати підписання і затвердження документа, а також ті, що є в тексті, повинні оформлятися цифровим способом. Елементи дати наводяться трьома парами арабських цифр в один рядок у послідовності: число, місяць, рік. Наприклад: 24 лютого 1998 року слід писати: 24.02.98.

Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею проставляється 0. Наприклад, 3 лютого 1998 року слід писати: 03.02.98. У текстах нормативно-правових актів і документів, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат: 25 січня 1998 року.

4.3.3. Дата на документі проставляється особою, яка його підписує або затверджує, в момент підписання або затвердження, а в окремих випадках - в момент реєстрації особою, що реєструє документ.

4.3.4. Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).

4.3.5. Дата підписання проставляється у лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче підпису ліворуч. Дата затвердження документа зазначається у відповідній графі.

4.4. Індексація документів.

4.4.1. Індексація документів - це присвоєння реєстраційних номерів і необхідних умовних позначок при реєстрації, що вказують на місце їх виконання та зберігання.

4.4.2. Індекси вхідного документа складаються з номера кореспондента (згідно із списком постійних кореспондентів, який щороку уточнюється загальним відділом Управління справами), порядкового номера (по кожному кореспонденту окремо) та номенклатурного індекса справи.

4.4.3. Індекси створюваних Міністерством внутрішніх та вихідних документів складаються з індекса структурного підрозділу, номенклатурного номера та порядкового номера.

Наприклад: (N 3.01-25 або N 8.03-721).

4.4.4. Індекси на документи, які створюються на виконання доручень, складаються з індексу структурного підрозділу, номенклатурного номера та номера вхідного документа, яким дано доручення.

Наприклад: 7.05-10/150

7. - індекс структурного підрозділу;

05 - номенклатурний номер;

10/150 - номер вхідного документа, яким дано доручення.

4.5. Погодження документів.

4.5.1. У разі потреби в оцінці доцільності документа, його обгрунтованості та встановленні відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа.

Погодження може здійснюватися як в Міністерстві (із структурними підрозділами, посадовими особами, які відповідно до їх компетенції займаються питаннями, порушеними в проекті документа) - внутрішнє, так і за його межами - зовнішнє.

4.5.2. Внутрішнє погодження оформляється візуванням проекту документа посадовою особою. Віза проекту наказу та вказівки включає: особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка візує документ, та дату візування. У разі потреби зазначається найменування посади цієї особи, наприклад:

Віза проставляється як на лицьовому, так і на зворотньому боці останнього аркуша проекту документа, якщо місця для цього на лицьовому боці останнього аркуша документа не вистачає.

Візи проставляються на першому примірнику документа, що залишається у Міністерстві.

4.5.3. Якщо зауваження і пропозиції до проекту документа більше трьох рядків, то вони викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка за такою формою:

Зауваження і пропозиції на __ стор. додаються

Дата

Зауваження обов'язково доповідаються особі, яка підписує документ.

4.5.4. Проекти наказів перевіряються працівниками юридичної служби Міністерства на відповідність їх законодавству і візуються після їх погодження з начальником Управління справами, профільними та контрольним підрозділами. ( Пункт 4.5.4 в редакції Наказу МОЗ N 252 від 04.06.2003 )

4.5.5. Зовнішнє погодження проектів документів оформляється відповідним грифом. Гриф погодження ставиться нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа і включає в себе слово "Погоджено", найменування посади особи, з якою погоджується проект документа (включаючи найменування установи), особистий підпис, ініціали, прізвище та дату погодження, наприклад:

Погоджено

Дата

4.5.6. Якщо зовнішнє погодження проекту документа здійснюється з колегіальним органом, то гриф погодження оформляється таким чином:

Погоджено

Протокол засідання Вищої атестаційної комісії України

Дата, N

4.5.7. У разі, коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається "Аркуш погодження", про що робиться відмітка у самому документі на місці грифа погодження, наприклад:

Аркуш погодження додається.

Аркуш погодження оформляється за такою формою:

Аркуш погодження

Назва документа

4.6. Засвідчення документів.

4.6.1. Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження та проставлення печатки.

4.6.2. Документи підписуються посадовими особами Міністерства відповідно до їх компетенції, встановленої чинними нормативно-правовими актами та розподілом між ними функціональних обов'язків.

Документи, що надсилаються організаціям галузі охорони здоров'я, підписуються Міністром, його заступниками, а також керівниками структурних підрозділів Міністерства відповідно до їх компетенції.

4.6.3. Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повне, якщо документ надрукований не на бланку, скорочене - на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалів і прізвища. Наприклад:

4.6.4. У разі надсилання документа одночасно кільком установам вищого рівня керівник підписує всі примірники.

4.6.5. У разі надсилання документа одночасно кільком організаціям, що належать до сфери управління Міністерства, підписується тільки оригінал, який залишається у справі МОЗ, а на місця розсилаються засвідчені загальним відділом примірники чи ксерокопія.

4.6.6. Документи підписуються, як правило, однією особою, а у разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), двома або більше особами. При цьому їх підписи розміщуються один під іншим у послідовності відповідно до посади. Наприклад:

4.6.7. У разі підписання документа кількома особами однакових посад, їх підписи розміщуються на одному рівні, наприклад:

4.6.8. Документи колегіальних органів підписуються головуючим на засіданні колегіального органу і секретарем, наприклад:

4.6.9. Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на проекті документа, відсутня, то документ підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник. При цьому обов'язково зазначається посада особи, яка підписала документ, і її прізвище (виправлення вносяться чорнилом або машинописним способом, наприклад: "в.о.", "заст.").

Не допускається підписання документа з прийменником "за" або проставленням косої риски перед найменуванням посади.

4.6.10. Особливим способом засвідчення документа після його підписання є затвердження. Документ затверджується відповідними органами або посадовими особами, до компетенції яких належить вирішення питань, викладених у цих документах (додаток 13).

4.6.11. Затвердження документа здійснюється за допомогою грифа затвердження або виданням розпорядчого документа. Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила тощо) повинні затверджуватися відповідним розпорядчим документом Міністерства, що видало акт.

4.6.12. Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, то гриф затвердження складається з таких елементів: слово "Затверджую", найменування посади, підпис, ініціали і прізвище особи, яка затвердила документ, дата затвердження, наприклад:

Затверджую

Міністр охорони здоров'я України

(Підпис) (Ініціали, прізвище)

Дата

4.6.13. Під час затвердження документа розпорядчим актом на документі зазначається гриф за такою формою:

Затверджено
наказ Міністерства охорони
здоров'я України
02.02.98 N 34

4.6.14. Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першого аркуша документа.

4.6.15. На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, фіксують факт витрати грошових коштів і матеріальних цінностей, підпис відповідальної особи повинен завірятися гербовою печаткою.

Гербова печатка ставиться також на положеннях (статутах) установ, договорах, посвідченнях, довіреностях.

Перелік документів, які необхідно скріплювати гербовою печаткою, наведено у додатку 14.

Якщо в процесі діяльності Міністерства настає необхідність скріплювати гербовою печаткою документи, не зазначені в даній інструкції, то з цього приводу видається нормативно-правовий акт.

Печатка, яка відтворює найменування відповідної установи або її структурного підрозділу (негербова), ставиться на копіях документів, що надсилаються в інші установи, та на розмножених примірниках розпорядчих документів у разі розсилання.

Печатку треба проставляти таким чином, щоб вона захоплювала останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ.

4.7. Адресування документів.

4.7.1. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи їх найменування подаються у називному відмінку, наприклад:

Міністерство освіти України

Міністерство юстиції України

Головне управління державної реєстрації

Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи зазначається в називному відмінку, а посада і прізвище адресата - у давальному, наприклад:

Міністерство юстиції України

Управління справами

Головному спеціалісту

(Прізвище, ініціали)

У разі адресування документа керівнику установи або його заступнику найменування установи входить до складу найменування посади адресата, наприклад:

Голові Комітету з контролю
за наркотиками МОЗ України

(Прізвище, ініціали)

У разі потреби в реквізиті "Адресат" можуть зазначатися почесне звання та вчений ступень.

Якщо документ адресується багатьом однорідним організаціям, адресат необхідно зазначити узагальнено, наприклад:

Начальникам управлінь охорони здоров'я
обласних, Київської та Севастопольської
держадміністрацій

Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед зазначенням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться.

У разі надсилання документа більше як чотирьом адресатам складається список на розсилку, і на кожному документі зазначається тільки один адресат.

4.7.2. До реквізиту "Адресат" може входити адреса. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати правилам користування поштовим зв'язком.

Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:

Держтехінформслужба України
252011, Київ-11, вул.Гусовського, 9

У разі надсилання документа громадянину спочатку зазначається поштова адреса, а потім прізвище та ініціали одержувача, наприклад:

254213, м.Київ,
вул.Прирічна, 37, кв.198
(Прізвище, ініціали)

4.7.3. У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади та постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається. У цих випадках адреса зазначається на конверті.

4.8. Резолюція.

4.8.1. Резолюція - це напис на документі, зроблений керівником установи, що містить вказівки щодо виконання документа.

4.8.2. Резолюція складається з таких елементів: прізвище виконавця (виконавців), зміст доручення, термін виконання, особистий підпис керівника, дата. У разі, коли доручення дано кільком посадовим особам, головним виконавцем є особа, зазначена у дорученні першою, якщо в документі не обумовлено інше. Для виконання доручення їй надається право скликати інших виконавців і координувати їх роботу.

4.8.3. На документах з термінами виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначається: виконавець, підпис автора резолюції, дата.

4.8.4. Як правило, на документі повинно бути не більше однієї резолюції. Інші резолюції можливі тільки тоді, коли є необхідність деталізації порядку виконання документа.

Резолюція повинна проставлятися безпосередньо на документі, нижче реквізиту "Адресат", паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині лицьового боку першого аркуша документа, але не на полі документа, призначеному для підшивки. Написання резолюції на окремих аркушах або спеціальних бланках допускається у разі, коли документ підлягає поверненню або деталізується порядок виконання документа та уточнюються виконавці.

4.9. Відмітки про проходження та виконання документів.

4.9.1. Під час проходження документа в Міністерстві обов'язково робляться такі помітки:

про надходження (реєстрацію) документа - на нижньому правому полі першого аркуша документа (скорочене найменування установи, дата надходження документа, індекс документа);

про взяття документа на контроль - на лівому полі першого аркуша документа (на рівні заголовка до тексту) пишеться слово "Контроль" або літера "К";

на оригіналах документів, які підлягають поверненню Управлінню справами, на верхньому правому полі першої сторінки ставиться штамп "Підлягає поверненню";

про виконання документа і направлення його до справи - на нижньому лівому полі першого аркуша документа (коротка довідка про виконання, якщо немає документа про виконання, слова "До справи" і номер справи, в якій документ зберігатиметься, дата направлення документа до справи, найменування і підпис виконавця), наприклад:

Відмітка "До справи" свідчить про те, що роботу над документом закінчено;

про перенесення даних на машинний носій - на нижньому правому полі першого аркуша документа (слова "Перенесено на машинний носій", дата перенесення, номер масиву, підпис особи, відповідальної за перенесення даних).

4.9.2. Кожний документ повинен мати відмітку про безпосереднього виконавця, що складається з його прізвища і номера службового телефону, які зазначаються на лицьовому або зворотньому боці останнього аркуша документа, наприклад:

Коваленко 293 31 45

У разі потреби під прізвищем виконавця документа і номером його телефону зазначається індекс друкарки (перші літери імені і прізвища, кількість надрукованих примірників та дата друкування), наприклад:

Тимошина 293 83 05

ТЧ 3 06.12.97

4.10. Оформлення копій документів.

4.10.1. Копія документа виготовляється і видається тільки з дозволу керівника Міністерства або керівника відповідного структурного підрозділу. Міністерство може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в ньому.

Під час вирішення питань про прийняття громадян на роботу, стажування, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав, а також під час формування особових справ працівників Міністерство може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).

4.10.2. Копія документа виготовляється рукописним, машинописним способами або засобами оперативної поліграфії. Під час виготовлення копії рукописним і машинописним способами текст документа відтворюється повністю, включаючи елементи бланка, і засвідчується підписом посадової особи, яка підтверджує відповідність копії оригіналу.

Відмітка "Копія" зазначається у верхній правій частині лицьового боку першого аркуша документа.

Напис про засвідчення документа складається із слова "Згідно", найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту "Підпис", наприклад:

Згідно

Дата

4.10.3. На копіях вихідних документів, що залишаються у справах, текст бланків не відтворюється, зазначається лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її підпис та дата засвідчення, наприклад:

Дата, індекс

______________________________________________

На копіях вихідних документів мають бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців; напис про засвідчення документа, завірений печаткою з найменуванням Міністерства охорони здоров'я (негербовою) або його структурного підрозділу (загального відділу). Копія документа повинна мати всі виправлення, зроблені в оригіналі.

4.11. Оформлення додатків до документів.

4.11.1. Додатки доповняють, пояснюють окремі питання документа або документ в цілому. Про наявність додатків зазначається у тексті або після тексту документа перед підписом. Назва додатка у тексті документа повинна відповідати назві самого додатка.

4.11.2. Додатки до документів можуть бути трьох видів:

додатки, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів);

додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;

додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом.

Додатки повинні оформлятися на стандартних аркушах і мати всі необхідні для конкретного виду документа реквізити.

У розпорядчому документі відомості про наявність додатків зазначаються у тексті, наприклад:

"Розробити і подати на затвердження план основних організаційних заходів Міністерства охорони здоров'я України 1998 року за формою, зазначеною у додатку 1".

Додатки до розпорядчого документа повинні мати відмітки з посиланням на цей розпорядчий документ, його дату і номер. Відмітка робиться на верхньому правому полі першого аркуша додатка, наприклад:

Додаток
до наказу Міністерства охорони
здоров'я України
08.12.97 N 356

У разі наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак N перед цифровим позначенням не ставиться.

Додатки до розпорядчих документів повинні підписуватися керівниками структурних підрозділів Міністерства на лицьовій стороні останнього аркуша додатка.

Відомості про наявність додатків до планів, звітів, протоколів, повідомлень, листів тощо оформляються у такому порядку:

якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться у тексті, то відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:

Додаток: на 6 стор. у 3 прим.;

якщо документ має додатки, повна назва яких не наводиться у тексті, то їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:

Додатки: 1. План проведення засідань колегії МОЗ України 1998 р.

2. Графік проведення селекторних нарад керівництвом МОЗ України 1998 р. 2 стор. у 1 прим.;

якщо до документа додається інший документ, що має додатки, то відмітка про наявність додатка оформляється таким чином:

Додаток: Висновок санітарно-епідеміологічної комісії 08.12.97 N 64

і додаток до нього, всього на 12 стор. у 2 прим.;

якщо додатки зброшуровані (книги, журнали), кількість аркушів не зазначається;

при великій кількості додатків на них складається опис, а в самому документі після тексту зазначається:

Додаток: відповідно до опису на ___ стор.;

якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними у документі адресами, відмітка про наявність документа оформляється за формою:

Додаток: на 6 арк. у 3 прим. на другу адресу.

4.12. Вимоги до документів, що виготовляються машинописними засобами.

4.12.1. У машинописному бюро і структурних підрозділах друкуються тільки службові документи. Рукописи, що здаються до машинописного бюро, повинні бути розбірливо написані чорнилом або пастою темного кольору, ретельно вивірені та завізовані виконавцем і керівником структурного підрозділу.

Рукописи, написані нечітко, кольоровим чорнилом, пастою або олівцем, до друку не приймаються.

На рукописі виконавець зазначає, скільки примірників необхідно друкувати, на якому форматі, дату здачі матеріалів до машинописного бюро.

4.12.2. Текст документів, надрукованих на папері форматом А4, друкують через півтора міжрядкових інтервали, а форматом А5 - через один міжрядковий інтервал.

Тексти документів, що готуються до видання, друкуються через два міжрядкових інтервали.

4.12.3. Реквізити (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкуються через один міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів "Адресат", "Гриф затвердження", "Відмітка про наявність додатка", "Гриф погодження" відокремлюються один від одного 1,5-2 міжрядковими інтервалами, наприклад:

4.12.4. Реквізити документа відокремлюються один від одного 2-3 міжрядковими інтервалами.

4.12.5. Назву виду документа друкують великими літерами.

4.12.6. Розшифровку підпису в реквізиті "Підпис" друкують на рівні останнього рядка найменування посади без пропуску між ініціалами і прізвищем.

4.12.7. Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів - 28 знаків.

Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), його дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

4.12.8. Під час друкування документів використовують вісім стандартних положень табулятора:

0 від межі лівого поля - для реквізитів "Заголовок до тексту", "Текст" (без абзаців), "Відмітка про наявність додатка", "Прізвище виконавця і номер його телефону", "Відмітка про виконання документа і направлення його до справи", найменування посади у реквізитах "Підпис" та "Гриф погодження", засвідчення напису "Згідно", а також слів "Слухали", "Виступили", "Вирішили", "Постановили", "Наказую", "Пропоную";

1 після 5 друкарських знаків - для початку абзаців у тексті;

2 після 16 друкарських знаків - для складання таблиць і трафаретних текстів;

3 після 24 друкарських знаків - для складання таблиць і трафаретних текстів;

4 після 32 друкарських знаків - для реквізиту "Адресат";

5 після 40 друкарських знаків - для реквізитів "Гриф затвердження" та "Гриф обмеження доступу до документа";

6 після 48 друкарських знаків - для розшифровки підпису в реквізиті "Підпис";

7 після 56 друкарських знаків - для складання таблиць і трафаретних текстів, а також для кодів за Українським класифікатором підприємств і організацій (УКПО) і Українським класифікатором управлінської документації (УКУД).

4.12.9. У разі наявності кількох грифів затвердження і погодження їх розміщують на одному рівні вертикальними рядками, починаючи від положень табулятора 0 і 5.

4.12.10. Якщо у тексті документа йдеться про додатки або виділене в самостійний абзац посилання на документ, що став підставою для його видання, слова "Додаток" і "Підстава" друкуються від положення табулятора 0, а текст до них - через один міжрядковий інтервал.

4.12.11. Під час оформлення документів на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані.

Номери сторінок повинні проставлятись посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без слова "сторінка" та розділових знаків.

4.12.12. Друкований текст перевіряє виконавець. Якщо будуть виявлені друкарські помилки, пропуски тощо, виконавець повертає машинописному бюро надруковані аркуші з рукописом для виправлення. Виправлення тексту допускається тільки на машинці, без помарок.

4.1З. Розмноження документів.

4.13.1. Порядок розмноження документів засобами розмножувальної техніки визначається керівником Міністерства, а необхідність розмноження окремих документів - керівниками структурних підрозділів.

4.13.2. Розмноження невеликих за обсягом документів може здійснюватись безпосередньо секретарем за допомогою засобів оргтехніки, які є на його робочому місці.

4.13.3. Розмноження невеликих за обсягом документів може здійснюватися і у машинописному бюро, якщо у структурному підрозділі Міністерства немає розмножувальної оргтехніки, а великих за обсягом - спеціалізованим підрозділом (розмножувальним цехом) за такими правилами:

для виконання розмножувальних робіт виконавець заповнює замовлення, яке підписує керівник структурного підрозділу (додаток 15);

документи на розмноження передаються у машинописне бюро чи у розмножувальний цех разом із замовленням. При цьому замовленню надається номер, зазначається дата його передачі, встановлюється термін виконання замовлення;

замовлення реєструється у спеціальному журналі обліку роботи (додаток 16). Під час одержання розмноженого документа особа, яка його одержує, розписується на замовленні із зазначенням дати одержання;

оригінали документів після виготовлення з них копій повертаються за належністю.

4.14. Підготовка та оформлення документів до засідань колегії Міністерства.

4.14.1. Засідання колегій Міністерства проводяться відповідно до затвердженого плану роботи та в міру потреби.

У плані роботи колегії Міністерства зазначається зміст питань, дата розгляду, прізвище доповідача та найменування структурного підрозділу, який готує документи для розгляду колегією Міністерства, термін подання документів.

Керівники структурних підрозділів вчасно подають для включення до плану роботи колегії Міністерства перелік питань, які вони вважають за необхідне розглянути на її засіданні. До переліку додається довідка про мотиви внесення питання на розгляд колегії Міністерства.

4.14.2. Документи з питань, що вносяться на розгляд колегії Міністерства, повинні подаватися не пізніше ніж за 5 днів до засідання. Ці документи включають:

доповідну записку (адресовану колегії Міністерства), в якій грунтовно викладені питання з висновками і пропозиціями;

проект рішення колегії Міністерства та відповідний проект наказу; ( Абзац третій пункту 4.14.2 розділу 4.14 в редакції Наказу МОЗ N 287 від 06.11.2000 )

довідку про погодження проекту із членами колегії, заінтересованими структурними підрозділами та іншими установами;

список осіб, які запрошуються на засідання колегії Міністерства.

4.14.3. Про кожне засідання колегії Міністерства складається протокол, який оформляється відповідно до правил.

Документи, підготовлені на розгляд колегії Міністерства, а також один примірник їх копій зберігаються у секретаря або в протокольній частині колегії Міністерства з кожного засідання окремо.

4.14.4. У разі проведення закритого засідання колегії Міністерства (закритого обговорення окремих питань) підготовка документів здійснюється з дотриманням установлених правил роботи з документами обмеженого доступу.

4.14.5. Відповідальність за своєчасну та якісну підготовку документів до засідань колегії Міністерства покладається на керівників відповідних структурних підрозділів Міністерства.

4.14.6. Секретар колегії контролює своєчасність подання документів на розгляд та перевіряє їх наявність і правильність оформлення.

У разі порушення встановленого порядку підготовки документів до розгляду колегії Міністерства секретар доповідає Міністру (керівнику колегії), який вирішує, чи розглядатиметься це питання на засіданні, чи буде зняте з порядку денного.

4.14.7. Особи, які одержали проекти рішення та інші документи, до засідання колегії Міністерства уважно їх вивчають і у разі потреби чітко формулюють свої зауваження та пропозиції.

4.15. Оформлення документів про відрядження.

4.15.1. Службові відрядження працівників здійснюються відповідно до плану роботи Міністерства з урахуванням асигнувань за кошторисом витрат на відрядження.

Якщо виникає потреба у відрядженні працівника поза планом, керівник структурного підрозділу в доповідній записці (заяві) на ім'я Міністра або його заступника зазначає куди, на який строк, з якою метою необхідно відрядити працівника.

Доповідна записка (заява) разом з проектом наказу та посвідченням про відрядження чи тільки посвідченням, що замінює наказ, передається Міністру або його заступнику, як правило, не пізніше як за три доби до початку відрядження.

Для реєстрації посвідчень про відрядження ведеться спеціальний журнал (додаток 17).

4.15.2. Після повернення з відрядження працівник у триденний строк доповідає керівникові структурного підрозділу про виконання завдання і подає авансовий звіт за встановленою формою.

Керівник структурного підрозділу підтверджує виконання завдання і візує авансовий звіт, який здається до бухгалтерії Міністерства.

5. Порядок оброблення та надсилання вихідних документів.

5.1. Вихідні документи, у тому числі виготовлені на ПК, обробляються і надсилаються структурними підрозділами Міністерства в день їх реєстрації або не пізніше наступного робочого дня.

Якщо необхідне тиражування, яке перевищує 50 примірників, документи надсилаються не пізніше ніж на 3-й день.

Вихідні документи, зазначені в частині першій п.5.2 даної Інструкції, обробляються, реєструються і надсилаються загальним відділом Управління справами.

5.2. Проекти законів України, постанов Верховної Ради, указів та розпоряджень Президента України, постанов та розпоряджень Кабінету Міністрів України, проекти державних програм з питань охорони здоров'я, концепцій після візування зацікавленими міністерствами і відомствами із супровідним листом надсилаються до Уряду України. Вони реєструються у загальному відділі Управління справами.

Усі інші вихідні документи реєструються в структурних підрозділах Міністерства.

5.3. У загальному відділі, інших структурних підрозділах Міністерства приймають, перевіряють, реєструють вихідні документи спеціально закріплені спеціалісти, що відповідають за діловодство.

Під час приймання від виконавців вихідних документів обов'язково перевіряється:

правильність зазначення адреси;

наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;

наявність віз на копії документа, що залишається у справах;

наявність на документі відмітки про додатки;

відповідність кількості примірників кількості адресатів.

5.4. Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж адресату, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються реєстраційні номери всіх документів, які знаходяться в конверті.

5.5. Документи, що адресуються постійним кореспондентам, рекомендується відправляти у конвертах з адресою одержувача та відправника, що виготовляються заздалегідь машинописним або друкарським способом.

5.6. У разі надсилання кореспонденції до інших міст, крім найменування установи, посади та прізвища адресата, слід зазначити точну адресу (поштовий індекс, область, район, місто, вулицю, номер будинку).

5.7. У реєстраційній картці або в журналі зазначається номер вихідного документа, дата реєстрації, заголовок (короткий зміст) документа і номер справи, в якій зберігатиметься його копія.

5.8. Документи, що доставляються кур'єром, передаються місцевим адресатам під розпис у розносній книзі.

5.9. Оригінали наказів, планів, звітів, протоколів тощо залишаються в Міністерстві, яке є автором цих документів. В інші установи надсилаються їх завірені копії.

5.10. Документи, виготовлені на ПК, надсилаються із супровідним листом в упаковці, що відповідає технічним вимогам збереження носіїв записаної на них інформації. Копія супровідного листа підшивається до справи на загальних умовах.

5.11. Вихідні документи та інші поштові відправлення структурні підрозділи та окремі виконавці зобов'язані передавати до загального відділу, експедиції Управління справами не пізніше як до 15 години.

6. Організація контролю за виконанням документів

6.1. Завдання і порядок контролю за виконанням документів.

6.1.1. Завданням контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного та якісного їх виконання.

6.1.2. Контролю підлягають зареєстровані документи, в яких встановлено завдання.

Обов'язково контролюються виконання: законів України, постанов Верховної Ради України, указів, розпоряджень та доручень Президента України, постанов та розпоряджень Кабінету Міністрів України, запитів та звернень народних депутатів України.

6.1.3. Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі (наказі, розпорядженні, рішенні тощо), резолюції керівника, та безпосередні виконавці. У разі, коли документ виконується кількома працівниками, відповідальним за організацію виконання (скликання) є працівник, якого у резолюції зазначено першим.

6.1.4. Безпосередній контроль за виконанням документів у Міністерстві покладається на відділ контрольних доручень чи інший підрозділ Управління справами, який діє відповідно до затвердженого Міністром Положення та цієї Інструкції.

У структурних підрозділах безпосередній контроль за виконанням документів здійснює працівник, відповідальний за діловодство.

6.2. Строки виконання документів.

6.2.1. Документи можуть бути із зазначенням і без зазначення строку виконання. Строки виконання можуть бути вказані у самому документі або встановлені актами законодавства (додаток 18).

6.2.2. Документи без зазначення строку виконання повинні бути виконані не пізніше як за 30 календарних днів, а документи з позначкою "Терміново" протягом 7 робочих днів від дати підписання документа.

6.2.3. Строк виконання документа може бути змінено лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності - посадової особи, яка її заміщає. У разі потреби строк може бути продовжено за обгрунтованим проханням виконавця, яке подається не пізніше як за 3 робочих дні до закінчення встановленого строку, а щодо документа без зазначення строку - до закінчення 30-денного строку від дати його одержання.

6.3. Здійснення контролю за виконанням документів.

6.3.1. Контроль за виконанням документів включає таки види робіт:

постанови документів (доручень) на контроль, формування картотеки контрольних документів;

перевірку своєчасного доведення документів до виконавців;

попередні перевірки і регулювання ходу виконання;

облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів (доручень);

інформування керівника про хід та підсумки виконання документів (доручень);

повідомлення про хід і підсумки виконання документів на оперативних зборах, засіданні колегіальних органів;

зняття документів з контролю;

формування картотеки виконаних документів.

6.3.2. Контроль за виконанням документів здійснюється на реєстраційно-контрольних картках (РКК). Під час взяття документа на контроль на лівому полі його першого аркуша проставляється штамп "Контроль" або літера "К", після чого документ передається виконавцеві, а додатковий примірник РКК ставиться до контрольної картотеки.

6.3.3. РКК документів, що перебувають на контролі, групуються в спеціальній контрольній картотеці або у відповідному розділі довідкової картотеки за термінами виконання документів та групами документів (постанови, розпорядження, накази, рішення тощо).

6.3.4. Дані про хід виконання документів, одержані шляхом телефонного запиту або під час проведення перевірки структурного підрозділу - виконавця, вносяться до РКК у графу "Контрольні відмітки". При цьому попередні записи не закреслюються.

6.3.5. Дані РКК вводяться в ПК. Пошук необхідної інформації здійснюється за видом документа, датою, виконавцем, кореспондентом, терміном виконання і змістом.

6.3.6. У Міністерстві щотижня складаються і надсилаються до структурних підрозділів-виконавців переліки документів, які необхідно виконати у найближчі дні, а також переліки невиконаних документів в установлені терміни. Крім того, перелік невиконаних документів подається керівництву Міністерства, раз на тиждень про невиконані доручення доповідається Міністру на оперативній нараді.

6.3.7. Документ вважається виконаним лише тоді, коли поставлені в ньому питання вирішено і кореспонденту дано відповідь по суті.

6.3.8. Після виконання документ знімається з контролю. Зняття з контролю здійснює спеціаліст відділу контрольних доручень; при цьому на документі та РКК робиться помітка про зняття з контролю. Дані про виконання документа і зняття його з контролю вносяться до РКК.

6.3.9. При запровадженні тільки автоматизованої форми контролю після виконання документа виготовляється машинограма, повністю заповнена РКК, яка використовується у довідковому дублюючому масиві, що передається на зберігання в архів Міністерства одночасно з документами.

6.3.10. Дані про наслідки виконання взятих на контроль документів періодично узагальнюються і доповідаються керівництву установи (додатки 19, 20).

7. Складання номенклатур і формування справ

7.1. Складання номенклатур справ.

7.1.1. Номенклатура справ - це систематизований перелік найменувань справ, створених у діловодстві Міністерства, оформлений у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ.

7.1.2. Номенклатура справ є обов'язковим для Міністерства документом, який складається для створення в МОЗ єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого розшуку документа за його змістом та видом, відбору документів на державне зберігання у процесі діловодства.

7.1.3. Номенклатура справ розробляється на підставі вивчення складу та змісту всього комплексу документів, що створюються у процесі діяльності Міністерства.

7.1.4. Під час розроблення номенклатури справ вивчається і аналізується діяльність Міністерства в цілому. При цьому використовуються Положення про Міністерство та його структурні підрозділи; штатні розписи; типові чи примірні номенклатури; номенклатури та описи справ за минулі роки; класифікатори документів і кореспондентів, що ведуться в Міністерстві; РКК; типові та відомчі переліки документів із зазначенням строків зберігання документів, довідкові картотеки, а також враховуються завдання Міністерства на наступний рік.

7.1.5. Номенклатура справ оформляється (друкується) на загальному бланку Міністерства.

7.1.6. Зведена номенклатура справ Міністерства складається з номенклатур справ окремих структурних підрозділів та колегіальних органів, що діють при них.

7.1.7. Організації, які належать до сфери управління Міністерства, складають окремі номенклатури справ, які не включаються у зведену номенклатуру справ Міністерства.

7.1.8. Номенклатура справ структурного підрозділу розробляється посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, із залученням фахівців, підписується керівником структурного підрозділу та обов'язково погоджується з керівником архівного підрозділу Міністерства (додаток 21).

7.1.9. Номенклатура справ структурного підрозділу Міністерства складається у двох примірниках, на кожному з яких обов'язково заповнюються грифи погодження з керівником архівного підрозділу (посадовою особою, відповідальною за архівний підрозділ установи) та з експертною комісією структурного підрозділу, якщо така при потребі утворюється:

перший примірник - недоторканий, зберігається у структурному підрозділі;

другий примірник передається у загальний відділ Міністерства.

7.1.10. Номенклатури справ структурних підрозділів після їх розгляду й аналізу зводяться загальним відділом в єдину (зведену) номенклатуру справ Міністерства.

7.1.11. Зведена номенклатура справ Міністерства після її остаточного опрацювання візується завідуючим структурним архівним підрозділом Міністерства, підписується керівником діловодної служби, погоджується з Центральною експертною комісією Міністерства і експертно-перевірною комісією відповідного державного архіву після чого затверджується Міністром (додаток 22).

7.1.12. Зведена номенклатура справ складається у чотирьох примірниках, на кожному з яких повинен бути заповнений гриф погодження з архівними установами.

Примірники зведеної номенклатури справ розподіляються у такому порядку:

перший - зберігається у загальному відділі;

другий - передається до архівного підрозділу Міністерства для здійснення контролю за формуванням справ у структурних підрозділах;

третій - надсилається до відповідної державної архівної установи, з якою погоджувалися примірники номенклатури справ;

четвертий - розподіляється за розділами між відповідними структурними підрозділами для практичної роботи (формування справ, пошук документів тощо).

7.1.13. У кінці діловодного року номенклатури справ обов'язково закриваються підсумковим записом, у якому зазначаються кількість і категорії фактично заведених за рік справ. Підсумковий запис номенклатури справ структурного підрозділу скріплює своїм підписом особа, відповідальна за діловодство у структурному підрозділі. Дані підсумкового запису подаються до загального відділу Управління справами. Підсумковий запис зведеної номенклатури справ Міністерства скріплює своїм підписом керівник діловодної служби. Про наявність заведених за рік справ повідомляється архівний підрозділ Міністерства.

7.1.14. Зведена номенклатура справ Міністерства і номенклатури справ структурних підрозділів щорічно (не пізніше листопада-грудня) переглядаються, аналізуються і уточнюються. Після внесення змін зведена номенклатура справ передруковується і затверджується Міністром.

Затверджена Міністром зведена номенклатура справ вводиться в дію розпорядчим документом.

Зведена номенклатура справ підлягає повторному перепогодженню з відповідним державним архівом раз на п'ять років або у разі змін у структурі, функціях та характері.

7.1.15. До номенклатури справ як структурного підрозділу, так і до зведеної номенклатури справ Міністерства включаються найменування справ, що відображають всі документальні ділянки роботи підрозділу та Міністерства.

До номенклатури справ включаються незакінчені діловодством справи, що надійшли від інших установ для їх продовження, у тому числі довідкові і контрольні картотеки, номенклатури справ, документи, створені за допомогою ПК.

Справи з питань, вирішення яких триває більше року (перехідні справи), вносяться до номенклатури справ кожного року протягом всього терміну їх вирішення.

7.1.16. До номенклатури справ не включаються друковані видання, брошури, довідники, бюлетні, реферативні журнали, експрес-інформація тощо.

7.1.17. Під час складання зведеної номенклатури справ МОЗ необхідно використовувати структурний принцип його внутрішньої побудови. Він використовується у зв'язку із чітко встановленою в Міністерстві структурою.

7.1.18. Розміщення найменування справ у номенклатурі повинно відповідати ступеню важливості питань, що вирішуються, з урахуванням взаємозв'язку документів, включених до конкретних справ. Як правило, першою розміщується група справ, що включає документи органів вищого рівня, далі група організаційно-розпорядчої документації самого Міністерства (накази, вказівки тощо), планово-звітна документація і листування. У групі листування першими розміщуються справи, що містять листування з органами вищого рівня.

7.1.19. При складанні номенклатур справ їх графи заповнюються таким чином:

у графі 1 номенклатури справ проставляється індекс кожної справи, яка входить до номенклатури;

індекс справи позначається арабськими цифрами і складається з груп цифр, що відокремлені одна від одної за допомогою тире - 01-01-01;

перша група цифр - це індекс управління або відділу на правах управління за штатним розкладом;

друга група - індекс відділу у складі управління або напрямку діяльності;

третя група - порядковий номер справи;

у графу 2 вносяться найменування справ, що у стислій узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів кожної.

Складові кожного найменування (заголовку) розміщуються у такій послідовності:

назва виду справи ("справа", "документи", "журнал", "листування") або різновидності документів (протоколи, накази);

авторство документів (назви установи або структурного підрозділу);

адресати або кореспонденти документів;

короткий зміст документів справи;

назва місцевості, з якою пов'язано зміст документів у справі;

посилка на копійність документів.

Використання у заголовку справи його складових залежить від характеру документів.

Графа 3 заповнюється після закінчення календарного року і використовується для складання підсумкового запису.

У графі 4 відмічається термін зберігання справи та номери статей за Типовим переліком, затвердженим Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України.

Для документів, термін зберігання яких не передбачено зазначеними переліками, останній установлюється Центральним державним архівом за поданням Центральної експертної комісії та центрального архіву Міністерства.

У графі 5 "Примітка" протягом діловодного року робляться відмітки про заведення і включення нових справ, про перехідні справи, про посадових осіб, відповідальних за формування справ, про місцезнаходження документів на магнітних носіях, про передачу справ до архіву Міністерства та інші установи для їх продовження тощо.

7.2. Формування справ.

7.2.1. Формування справ - це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.

7.2.2. Під час формування справ слід дотримуватись таких правил:

кожний документ у справі повинен відповідати вимогам державних або галузевих стандартів та інших нормативних актів;

групувати у справи тільки оригінали (у разі їх відсутності - засвідчені в установленому порядку копії) правильно оформлених і виконаних документів, не допускати включення до справ чорнових, особистих, дубляжних документів, документів, що підлягають поверненню, та розмножених копій;

групувати у справи документи одного діловодного року, за винятком особових, що формуються протягом усього часу роботи особи в установі, перехідних справ;

групувати у справи окремо документи постійного і тимчасового строків зберігання.

Як виняток, коли цього вимагає специфіка роботи Міністерства, документи постійного і тимчасового строків зберігання, пов'язані з вирішенням одного питання, можуть групуватися протягом діловодного року в одну справу. Після закінчення діловодного року або перед передачею справи в архівний підрозділ Міністерства документи повинні бути розкладені за окремими справами згідно з номенклатурою.

Необхідно включати до справи документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тимчасовий комплекс, спочатку ініціативний документ, а потім всі інші в логічній послідовності.

Якщо документи за своїм змістом не можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою, заводиться нова справа з обов'язковим внесенням її найменування та строку зберігання в діючу номенклатуру справ.

Документи, створені за допомогою ПК, групуються у справи на загальних підставах.

Справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40 мм завтовшки).

7.2.3. Документи всередині справи групуються у хронологічному, логічному чи алфавітному порядку або у їх поєднанні.

7.2.4. Розпорядчі документи разом з додатками групуються у справи за їх характером і хронологією. Додатки обсягом 250 арк. і більше формуються в окремий том, про що у документі робиться запис.

Статути, положення, інструкції та інші документи, затверджені розпорядчими документами, є додатками до них і розміщуються разом із зазначеними документами. Якщо вони затверджені як самостійні документи, то їх групують в окремі справи.

Накази групуються у такі справи:

з основної діяльності;

про прийняття, переведення, звільнення, заохочення, сумісництво працівників;

про надання відпусток;

про надання стягнень на працівника, відрядження працівників, з адміністративно-господарських питань, що не мають характеру основної діяльності Міністерства (передача матеріальних цінностей, закріплення автотранспорту за підвідомчими закладами, затвердження баз проходження практики, медзабезпечення з'їздів, конференцій, затвердження складу робочих груп, тимчасових комісій, про проведення ревізій фінансово-господарської діяльності підвідомчих органів і закладів, що проводяться за щорічним планом, тощо). ( Частина третя пункту 7.2.4 в редакції Наказу МОЗ N 140 від 29.05.98 )

7.2.5. Документи засідань колегіальних органів групуються у дві справи:

протоколи і документи до них (рішення, доповіді, довідки тощо);

документи з організації засідань (порядок денний, проекти та копії рішень тощо).

Протоколи групуються у хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань систематизуються за датами та номерами протоколів; всередині групи документів, що стосуються одного протоколу, - за порядком денним.

7.2.6. Доручення органів вищого рівня і документи, пов'язані з їх виконанням, групуються у справи за напрямами діяльності Міністерства. При невеликій кількості таких документів вони формуються в одну справу. Всередині справи документи систематизуються за датами доручень.

7.2.7. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справах окремо від проектів цих документів.

7.2.8. Листування групується за змістом та кореспондентським принципом і систематизується у хронологічній послідовності: документ-відповідь йде за документом-запитом.

7.2.9. Документи в особових справах групуються у хронологічному порядку в міру їх надходження у такій послідовності: внутрішній опис документів, включених до справи; заява про прийняття на роботу; направлення або подання; особовий листок обліку кадрів; автобіографія, документи про освіту, витяги з наказів про призначення, переведення, звільнення; атестаційний лист; доповнення до особового листка обліку кадрів; доповнення до особового листка про заохочення; довідки та інші документи.

Довідки з місця проживання, медичні довідки про стан здоров'я та інші аналогічні документи групуються в окремі справи тимчасового зберігання і до особових справ не включаються.

Копії наказів про стягнення, заохочення, зміну прізвища тощо до особової справи не включаються у зв'язку із внесенням відомостей про це у доповнення до особового листка обліку кадрів.

7.2.10. Особові рахунки працівників та інші подібні документи систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку.

7.2.11. Методичне керівництво і контроль за формуванням справ в Міністерстві та його структурних підрозділах здійснюється загальним відділом та архівним підрозділом Управління справами.

7.3. Оперативне зберігання документів.

7.3.1. Документи з часу створення (надходження) і до передачі їх в архівний підрозділ Міністерства зберігаються за місцем їх формування у справах.

З метою підвищення оперативності розшуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.

7.3.2. У період зберігання справ у структурних підрозділах схоронність документа і справ забезпечується керівниками структурних підрозділів і посадовими особами, відповідальними за діловодство.

7.3.3. З метою забезпечення схоронності документів справи повинні зберігатися у робочих кімнатах або спеціально відведених для цієї мети приміщеннях, у шафах і столах, що зачиняються.

7.3.4. Магнітні стрічки з фонограмами засідань колегіального органу зберігаються у відповідального секретаря. На стрічці і коробці робиться відмітка про дату засідання і час запису. Секретар колегіального органу несе відповідальність за їх схоронність.

7.3.5. Документи, створені за допомогою ПК, зберігаються на загальних підставах.

7.3.6. Видача справ у тимчасове користування стороннім установам здійснюється з дозволу Міністра. На видану справу заводиться карта-замінник справи, у якій зазначається структурний підрозділ, номер справи, дата її видачі, кому справу видано, дата її повернення. Передбачаються грифи для підписів в одержанні і прийомі справи.

7.3.7. Вилучення документа із справи постійного строку зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документа допускається з дозволу Міністра з обов'язковим залишенням у справі завіреної копії документа.

8. Підготовка справ до зберігання та використання

8.1. Закінчені діловодством справи постійного і тривалого (понад 10 років) строків зберігання передаються в архівний підрозділ Міністерства для наступного зберігання і використання. Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) передаються в архівний підрозділ Міністерства за погодженням з заступником Міністра.

8.2. Підготовка документів до передачі в архівний підрозділ Міністерства включає:

експертизу цінності документів;

оформлення справ;

складання описів справ;

передачу справ до архівного підрозділу Міністерства.

8.3. Експертиза цінності документів полягає у визначенні їх цінності з метою встановлення строків зберігання документів і відбору їх на державне зберігання.

8.4. Для організації та проведення експертизи цінності документів у Міністерстві створюється Центральна експертна комісія, склад якої поновлюється при необхідності.

8.5. Експертиза цінності документів проводиться особами, відповідальними за діловодство, із залученням членів Центральної експертної комісії на підставі номенклатур справ і переліків (відомчих, типових) документів із зазначенням строків зберігання. За результатами експертизи цінності документів складаються описи документів постійного і тривалого термінів зберігання та акт про виділення для знищення документів, що не підлягають зберіганню.

8.6. Виділення документів для знищення і складання про це акта проводиться після підготовки описів справ постійного і тривалого строків зберігання за цей же період; акти про виділення документів для знищення, що не підлягають зберіганню, розглядаються на засіданнях Центральної експертної комісії одночасно з описами справ. Акти затверджуються Міністром після затвердження описів справ постійного зберігання експертно-перевірною комісією (ЕПК) відповідного державного архіву (додаток 23).

8.7. Після затвердження акта про виділення документів для знищення зазначені документи передаються працівниками діловодної служби або архівного підрозділу Міністерства господарській службі Міністерства або підприємствам із заготівлі вторинної сировини.

8.8. Документи Міністерства групуються у справи після закінчення діловодного року. Справи постійного і тривалого строків зберігання підлягають такому оформленню: підшивання в обкладинку з твердого картону, нумерація аркушів у справі; складання підсумкового напису; складання (у разі потреби) внутрішнього опису документів; оформлення обкладинки справи.

8.9. Документи тимчасового строку зберігання, сформовані у справи, не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться.

8.10. Обкладинка справ постійного і тривалого строків зберігання оформляється за встановленою формою (додаток 24).

8.11. Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного і тривалого строків зберігання вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, у разі потреби до заголовка справи вносяться додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, види і форми звітності тощо).

8.12. Дата на обкладинці справи повинна відповідати року початку і закінчення справи; у справі, що має документи за більш ранні роки, ніж рік утворення справи, під датою робиться підпис: "є документи за.... роки".

8.13. На обкладинках справ, що складаються з кількох томів (частин), проставляються дати першого і останнього документів кожного тому (частини). У разі зазначення точної календарної дати вказується число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словом.

8.14. На обкладинці справи проставляється номер справи за описом.

8.15. У разі зміни назви Міністерства (його структурного підрозділу) протягом періоду, який охоплюють документи справи, або під час передачі справи до іншої установи (структурного підрозділу) на обкладинці зазначається нова назва установи (структурного підрозділу).

8.16. Написи на обкладинках справ постійного і тривалого строків зберігання робляться чітко, чорним світлостійким чорнилом або тушшю.

8.17. За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного, тривалого строків зберігання і з особового складу.

8.18. Описи справ, зазначених у пункті 8.17. як Міністерства в цілому, так і кожного структурного підрозділу окремо, складаються за встановленою формою (додаток 25).

8.19. Описи справ структурного підрозділу складаються посадовою особою, відповідальною за стан діловодства у структурному підрозділі, за допомогою архівного підрозділу Міністерства.

8.20. Опис справ структурного підрозділу складається з дотриманням таких правил:

графи опису заповнюються відповідно до відомостей, винесених на обкладинку справи. Опис на справи тривалого строку зберігання повинен мати графу "Строк зберігання, стаття за переліком";

графа опису "Примітка" використовується для позначок про особливості фізичного стану справ, про передачу справ іншим структурним підрозділам установи, про наявність копій тощо;

систематизація справ структурного підрозділу, що включаються до опису, повинна відповідати систематизації за номенклатурою справ;

кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то кожний том (частина) вноситься до опису під окремим номером;

у разі внесення до опису підряд кількох справ з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи, а інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю);

справи з особового складу вносяться до опису в межах року за алфавітом.

8.21. У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням (цифрами і літерами) кількості справ, що значаться за описом, перший і останній номери справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні та пропущені номери справ).

У річній розділ опису вносяться також справи, не завершені діловодством року. В таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувалися діловодством, зазначається: "Документи з цього питання див. також у розділі за _________ рік, N ____________".

8.22. Опис справ структурного підрозділу підписується укладачем із зазначенням його посади, погоджується з керівником загального відділу (канцелярії) і затверджується керівником структурного підрозділу.

8.23. Опис справ структурного підрозділу Міністерства складається у двох примірниках, один з яких передається разом із справами в архівний підрозділ Міністерства, а другий залишається як контрольний примірник у структурному підрозділі.

8.24. Описи справ структурних підрозділів є підставою для складання річного розділу зведеного опису справ Міністерства, за яким справи передаються на зберігання до державного архіву.

Описи справ ведуться протягом кількох років з єдиною суцільною нумерацією справ. Справи кожного року становлять річний розділ опису.

8.25. Зведений опис справ постійного строку зберігання Міністерства складається у чотирьох примірниках і підлягає обов'язковому затвердженню ЕПК відповідного державного архіву через два роки після завершення справ у діловодстві. Для затвердження до державного архіву надсилаються усі чотири примірники описів, один з яких після затвердження залишається у державному архіві, а решта повертається Міністерству. Відповідно до затверджених описів Міністерство зобов'язане передавати справи до державного архіву в установлені строки.

8.26. Зведені описи справ тривалого строку зберігання складаються у двох примірниках і оформляються так, як і описи на справи постійного зберігання.

Описи справ тривалого зберігання державним архівом не затверджуються.

8.27. Закінчені діловодством справи постійного і тривалого строків зберігання разом з реєстраційними журналами, контрольно-обліковими картками на документи передаються в архівний підрозділ Міністерства через два роки після завершення їх у діловодстві (наприклад, справи за 1995 рік передаються в архівний підрозділ у 1998 році).

Передача справ в архівний підрозділ Міністерства здійснюється за графіком, складеним архівом, погодженим з керівниками структурних підрозділів і затвердженим Міністром.

Якщо окремі справи необхідно залишити у діловодстві для поточної роботи, архівний підрозділ Міністерства оформляє видачу справ у тимчасове користування.

8.28. Прийом (передача) кожної справи здійснюється працівником архівного підрозділу в присутності працівника діловодної служби лише після проведення експертизи її науково-історичної цінності, повного упорядкування та оформлення. Справи постійного і тривалого строку зберігання передаються в архівний підрозділ за описами. У кінці кожного примірника опису керівник архівного підрозділу Міністерства розписується у прийнятті справ. Один примірник опису повертається структурному підрозділу, усі інші залишаються в архівному підрозділі Міністерства.

Справи тимчасового строку зберігання можуть передаватися в архівний підрозділ Міністерства за номенклатурою справ.

8.29. Схоронність документів у МОЗ України забезпечується наявністю архівного підрозділу Міністерства згідно із Законом України "Про національний архівний фонд і архівні установи" ( 3814-12 ).

9. Функції діловодної служби

9.1. Робота діловодної служби Міністерства регламентується положеннями про Управління справами, загальний відділ, архівний підрозділ, які розробляються на основі Положення про Міністерство охорони здоров'я України та цієї Інструкції і затверджуються Міністром.

9.2. Діяльність працівників діловодної служби регламентується посадовими інструкціями, які розробляються начальником загального відділу Управління справами на підставі Кваліфікаційного довідника посад керівників, спеціалістів та службовців і затверджуються Міністром.

9.3. Основним завданням діловодної служби є встановлення єдиного порядку документування і роботи з документами в Міністерстві на основі використання сучасної обчислювальної техніки, автоматизованої технології роботи з документами та скорочення кількості документів.

9.4. Відповідно до основного завдання діловодна служба:

розробляє інструкції з діловодства та номенклатури справ;

організовує за дорученням керівництва підготовку проектів документів, забезпечує оформлення і випуск документів;

організовує і забезпечує документаційне та організаційно-технічне обслуговування роботи колегіальних органів;

організовує друкарське виготовлення, копіювання і тиражування документів;

уніфікує системи документації та документів з урахуванням можливості їх машинної обробки, вживає заходів до скорочення кількості форм і видів документів;

здійснює контроль за підготовкою та оформленням документів, їх своєчасним виконанням в Міністерстві, вживає заходів щодо скорочення термінів проходження і виконання документів, узагальнює та аналізує дані про хід і результати цієї роботи;

приймає, реєструє, веде облік, забезпечує зберігання, оперативний розшук, інформування за документами та доставляє документи;

забезпечує додержання єдиного порядку відбору, обліку, схоронності, якості оброблення та використання документів, що створюються під час діяльності Міністерства та організацій, що належать до сфери його управління, з урахуванням використання організаційної техніки і ПК;

здійснює організаційно-методичне керівництво роботою з документами в підрозділах Міністерства;

організовує підвищення кваліфікації працівників Міністерства в роботі з документами;

впроваджує державні стандарти, уніфіковані системи документації (УСД), інші нормативи в Міністерстві та організаціях, що належать до сфери його управління;

завіряє печаткою документи у випадках, передбачених цією Інструкцією.

9.5. Діловодну службу очолює начальник Управління справами, який призначається на посаду і звільняється з неї Міністром.

9.6. Керівник діловодної служби повинен мати вищу освіту (зі стажем роботи в діловодній службі не менше трьох років).

9.7. Керівник діловодної служби за характером діяльності взаємодіє:

з керівниками структурних підрозділів Міністерства та організацій, що належать до сфери його управління, - з питань роботи з документами, контролю і перевірки виконання документів, роботи колегіальних органів, підготовки і подання необхідних керівництву документів, використання інформації в службових цілях;

з юридичною службою - із правовових питань, пов'язаних з підготовкою документів;

із службами кадрів, праці та заробітної плати - з питань розстановки кадрів, підвищення кваліфікації посадових осіб у роботі з документами;

із службами матеріально-технічного постачання і господарського обслуговування - з питань забезпечення Міністерства та, зокрема, працівників діловодної служби засобами оргтехніки, бланками документів, канцелярським приладдям, а також з питань побутового обслуговування.

9.8. Керівник діловодної служби в межах своєї компетенції взаємодіє з керівниками інших установ з питань роботи з документами.

9.9. Керівник діловодної служби: контролює виконання встановлених правил роботи з документами в Міністерстві та організаціях, що належать до сфери його управління;

доповідає Міністру про стан роботи з документами;

вносить на розгляд керівництва подання про приймання, переведення і звільнення працівників діловодної служби, заохочення і накладання стягнення;

вживає заходів і здійснює контроль за скороченням зайвої документаційної інформації в Міністерстві та організаціях, що належать до сфери його управління;

підписує і візує документи в межах своєї компетенції;

бере участь у засіданнях колегії, а також нарадах, які проводяться керівництвом Міністерства.

Керівник діловодної служби має право:

залучати спеціалістів структурних підрозділів Міністерства та організацій, що належать до сфери його управління, до підготовки проектів документів за дорученням керівництва;

вимагати від структурних підрозділів Міністерства та організацій, що належать до сфери його управління, відомості, необхідні для удосконалення форм і методів роботи з документами;

повертати виконавцям документи і вимагати їх доопрацювання у разі порушення встановлених вимог.

9.10. На керівника діловодної служби покладається персональна відповідальність за:

забезпечення дотримання встановленого порядку роботи з документами у Міністерстві;

виконання плану роботи і дотримання необхідних умов праці посадових осіб діловодної служби;

дотримання трудової і виконавчої дисципліни в колективі діловодної служби.

10. Механізація і автоматизація діловодних процесів

10.1. Механізація і автоматизація діловодних процесів є обов'язковою умовою раціональної організації діловодства у Міністерстві, засобом підвищення продуктивності і здешевлення управлінської праці.

10.2. Механізація і автоматизація діловодних процесів повинні здійснюватися на основі упорядкованої системи документування управлінської діяльності, уніфікації та скорочення кількості форм використовуваних документів.

10.3. Механізація та автоматизація впроваджуються на усіх етапах діловодного процесу: підготовка документів, їх копіювання, оперативне зберігання і транспортування, контроль за виконанням тощо.

10.4. Засоби механізації і автоматизації діловодних процесів повинні бути сумісними і передбачати можливість їх об'єднання в єдину систему.

10.5. При складанні програмного забезпечення діловодної служби необхідно враховувати:

організаційну структуру апарату управління;

його розміщення;

умови праці співробітників;

кількість та зміст документів;

потребу в оперативній і ретроспективній інформації;

ступінь централізації робіт з документами.

10.6. З метою більш раціонального використання технічних засобів, ПК та запобіганню їх простою засоби, які технічно неможливо або економічно недоцільно встановлювати на кожному робочому місці, слід використовувати централізовано.

10.7. Комплекс технічних засобів повинен забезпечувати збирання і передачу інформації, її запис на машинні носії, введення інформації в ПК, виведення результатів її обробки у формі машинограм або відеограм, сумісність з іншими інформаційними системами, а також можливість об'єднання їх у єдину систему.

10.8. Під час впровадження нових технологій роботи з документами необхідно враховувати:

доцільність впровадження технічних засобів;

можливість придбання технічних засобів у певні терміни;

наявність придатних приміщень;

можливість підготовки чи залучення спеціалістів до обслуговування техніки та її ремонту.

10.9. Міністр несе відповідальність за ефективність використання механізованої і автоматизованої технології роботи з документами, здійснює перевірку знань посадовими особами технічних інструкцій для роботи з відповідною технікою.

Додаток 1
до пункту 3.3.2

Перелік
документів, що не підлягають реєстрації
діловодною службою *

1. Листи, що надійшли в копії до відома.

2. Телеграми і листи про дозвіл на відрядження і відпустки.

3. Повідомлення про засідання, збори і порядок денний.

4. Графіки, наряди, заявки, рознарядки.

5. Зведення та інформації, надіслані до відома.

6. Навчальні плани, програми (копії).

7. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо.

8. Прейскуранти (копії).

9. Норми витрат матеріалів.

10. Поздоровчі листи і запрошення.

11. Друковані видання (книги, журнали, бюлетні).

12. Наукові звіти за темами.

13. Місячні, квартальні, піврічні звіти.

14. Форми статистичної звітності.

15. Автореферати.

* Документи, зазначені у пунктах 4, 6, 11, 12, 13, 14, підлягають спеціальному обліку у відповідних структурних підрозділах Міністерства (відділі бухгалтерського обліку і звітності, відділі кадрів, бібліотеці та ін.).

Додаток 2
до пункту 3.3.7.

     -----------------------------------------------------------------
     |4. Надходження док.:  |  5. Кореспондент   |    6. Документ:   |
     |   Індекс:            |                    |       Індекс:     |
     |   Дата:              |                    |       Дата:       |
     |---------------------------------------------------------------|
     |7. Короткий зміст                                              |
     -----------------------------------------------------------------

8. Завдання

Лицьовий бік

9. Розписка в отриманні документа:

     -----------------------------------------------------------------
     | Прізвище та ініціали    |   Телефон       |      Примітки     |
     |       виконавця         |                 |                   |
     |-------------------------+-----------------+-------------------|
     -----------------------------------------------------------------

10. Позначка про виконання документа

11.Справа N _________

Зворотній бік

Додаток 3
до пункту 3.3.8.

Журнал
реєстрації вхідних документів

     -----------------------------------------------------------------
     |Дата        |Кореспондент, |Короткий|Резолюція  |Позначка про  |
     |надходження |дата та індекс|зміст   |або кому   |виконання     |
     |та індекс   |одержаного    |        |направлено |документа     |
     |документа   |документа     |        |документ   |              |
     -----------------------------------------------------------------

Формат А4 (210 х 297)

Додаток 4

до пункту 3.3.8.

Журнал
реєстрації створюваних установою документів

     -----------------------------------------------------------------
     |Дата та індекс | Кореспондент | Короткий зміст |  Позначка про |
     |документа      |              |                |  виконання    |
     |               |              |                |  документа    |
     -----------------------------------------------------------------

Формат А4 (210 х 297)

Додаток 5
до пункту 3.3.12.

Перелік
обов'язкових реквізитів для заповнення машиноорієнтовної
реєстраційно-контрольної картки (РКК)

     -----------------------------------------------------------------
     |Реквізити     |             Пояснення до заповнення            |
     |--------------+------------------------------------------------|
     |Назва виду    |заповнюється  відповідно до назви документа, що |
     |документа     |реєструється. Під час реєстрації листів графа не|
     |              |заповнюється                                    |
     |--------------+------------------------------------------------|
     |Автор         |під   час  реєстрації  документа,  що  надійшов,|
     |(кореспондент)|записується   найменування  установи  (особи) - |
     |              |автора документа. Під час реєстрації документа, |
     |              |що   відправляється,  записується  найменування |
     |              |установи (особи) - кореспондента.  Допускається |
     |              |застосування скороченого найменування установи  |
     |--------------+------------------------------------------------|
     |Дата          |дата,   надана   документу   установою-автором, |
     |документа     |переноситься на РКК трьома парами арабських цифр|
     |              |(число, місяць, рік)                            |
     |--------------+------------------------------------------------|
     |Індекс        |індекс,  наданий  документу   установою-автором,|
     |документа     |переноситься на РКК з  документа, що   надійшов |
     |              |або відправляється                              |
     |--------------+------------------------------------------------|
     |Дата          |дата    надходження     документа   в   установу|
     |надходження   |переноситься   на  РКК  з  реєстраційного штампа|
     |              |трьома парами арабських цифр                    |
     |--------------+------------------------------------------------|
     |Індекс        |індекс, наданий документу установою-одержувачем,|
     |надходження   |переноситься  під  час  реєстрації   надходження|
     |              |на РКК з реєстраційного штампа. Після  виконання|
     |              |документа   доповнюється   номером   справи   за|
     |              |номенклатурою справ або іншими індексами        |
     |--------------+------------------------------------------------|
     |Заголовок     |переноситься   заголовок,   сформульований   на |
     |документа     |документі.  У  разі  відсутності  заголовка  на |
     |або короткий  |документі він формулюється відповідно до правил |
     |зміст         |                                                |
     |--------------+------------------------------------------------|
     |Резолюція     |переноситься  на РКК  з документа основний зміст|
     |              |доручення, прізвище автора і дата резолюції     |
     |--------------+------------------------------------------------|
     |Відповідальний|прізвище, ініціали   відповідального   виконавця|
     |виконавець    |переносяться  з резолюції,  можливе   зазначення|
     |              |номера телефону                                 |
     |--------------+------------------------------------------------|
     |Термін        |проставляється число,  місяць, рік трьома парами|
     |виконання     |арабських цифр. Під час реєстрації ініціативного|
     |              |документа,   що    відправляється,   записується|
     |              |очікувана дата отримання  відповіді             |
     |--------------+------------------------------------------------|
     |Відмітка про  |короткий  запис  вирішення питання  по  суті або|
     |виконання     |дата та індекс документа-відповіді              |
     -----------------------------------------------------------------

Додаток 6
до пункту 4.1.2.

Герб

Міністерство охорони здоров'я України

252021, м.Київ-21, вул.Грушевського, 7
МОЗ України, тел.293-61-94
_____________ N _________________
На N ________ від _______________

Додаток 7
до пункту 4.1.2.

Герб

Міністерство охорони здоров'я україни

252021, м.Київ-21, вул.Грушевського, 7
МОЗ України, тел.293-61-94
___________ N ___________

Додаток 8
до пункту 4.1.2.

Герб

Міністерство охорони здоров'я україни

НАКАЗ
____________ N _____________
м.Київ

____________ N _____________

м.Київ

Додаток 9
до пункту 4.1.2.

Герб

Міністерство охорони здоров'я україни

ВКАЗІВКА
________________ N_________________
м.Київ

________________ N_________________

м.Київ

Додаток 10
до пункту 4.2.1.

Склад реквізитів організаційно-розпорядчих
документів

1. Державний Герб України (порядок використання визначається законом).

2. Емблема підприємства, установи, організації за Українським класифікатором підприємств і організацій (УКПО).

5. Код форми документа за Українським класифікатором управлінської документації (УКУД).

6. Найменування міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади.

7. Найменування підприємства, установи, організації.

8. Найменування структурного підрозділу.

9. Індекс підприємства зв'язку, поштова і телеграфна адреса, номер телефону, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер рахунку в банку.

10. Назва виду документа.

11. Дата.

12. Індекс.

13. Посилання на дату та індекс вхідного документа.

14. Місце складення або видання.

15. Гриф обмеження доступу до документів.

16. Адресат.

17. Гриф затвердження.

18. Резолюція.

19. Заголовок до тексту.

20. Відмітка про контроль.

21. Текст.

22. Відмітка про наявність додатків.

23. Підпис.

24. Гриф погодження.

25. Візи.

26. Печатка.

27. Відмітка про засвідчення копій.

28. Прізвище виконавця і номер його телефону.

29. Відмітка про виконання документа і направлення його до справи.

30. Відмітка про перенесення даних на машинний носій.

31. Відмітка про надходження документа.

Додаток 11
до пункта 4.2.1.

Додаток 12
до пункту 4.2.1.

Герб

Міністерство охорони здоров'я україни

НАКАЗ

Текст наказу.

Додаток 13
до пункту 4.6.10.

Перелік
документів, що підлягають затвердженню

Акти (перевірок і ревізій, прийому закінчених будівництвом об'єктів, списання; експертизи; передачі справ; ліквідації установ).

Завдання (на проведення науково-дослідних, проектно-конструкторських і технологічних робіт; на проектування об'єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; технічні тощо).

Звіти (про виборчу діяльність, науково-дослідні роботи, відрядження тощо).

Кошториси витрат (на утримання апарату управління, будинків, приміщень, споруд; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на капітальне будівництво тощо).

Нормативи (чисельності працівників; витрачання сировини, матеріалів, електроенергії; технологічного проектування тощо).

Переліки (посад працівників з ненормованим робочим днем; типових документальних матеріалів, що створюються в установах із зазначенням строків зберігання документів тощо).

Плани (виробничі; впровадження нової техніки; роботи колегії, науково-медичної ради, наукової ради; будівельно-монтажних, науково-дослідних проектно-розвідувальних робіт; кооперативних поставок продукції; розподілу продукції за встановленою номенклатурою тощо).

Програми (проведення робіт і заходів, відряджень тощо). Розцінки на здійснення робіт. Статути державних підприємств (об'єднань). Структура і штатна чисельність. Форми уніфікованих документів. Штатні розписи.

Додаток 14
до пункту 4.6.15.

Перелік
документів, на які ставиться
гербова печатка

Акти (прийому закінчених будівництвом об'єктів, обладнання, виконання робіт; списання; експертизи тощо).

Аркуші погодження проектів нормативно-правових актів та їх копії, що направляються для державної реєстрації.

Висновки і відгуки установ на дисертації та автореферати, що направляються до Вищої атестаційної комісії України; гігієнічні висновки, ліцензії.

Довідки (лімітні; про виплату страхових сум; використання бюджетних асигнувань на зарплату; про нараховану і належну зарплату; про стан здоров'я у разі виїзду за кордон тощо).

Довіреність на одержання товарно-матеріальних цінностей, бюджетні, банківські, пенсійні, платіжні доручення.

Договори (про матеріальну відповідальність, науково-технічне співробітництво, підряди, оренду приміщень, про здійснення робіт тощо).

Завдання (на проектування об'єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; технічні).

Заяви (на акредитив; про відмову від акцепту тощо). Заявки (на обладнання, винаходи). Зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції.

Посвідчення: про відрядження працівників Міністерства, керівників установ, організацій, що підпорядковані Міністерству; про присвоєння атестаційної категорії.

Кошторис витрат (на утримання апарату управління, на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; калькуляцію за договором, на капітальне будівництво тощо).

Листи гарантійні (на виконання робіт, послуг тощо).

Подання і клопотання (про нагородження орденами і медалями; преміями), грамоти, якими нагороджуються працівники галузі.

Протоколи (погодження планів тощо).

Реєстри (чеків, бюджетних доручень).

Специфікації (виробів, продукції тощо).

Статути державних підприємств (об'єднань).

Титульні списки.

Штатні розписи.

Архівні довідки.

Додаток 15
до пункту 4.1З.З.

Дозволено друкувати

Посада, підпис

Дата

Замовлення N
на розмножувальну роботу

Структурний підрозділ _________________________________________________________________________________________________

Виконавець___________________________________________________________________________________________________________

(прізвище)

Кімната ______________________ телефон N ____________________________

Кількість сторінок ___________________________________________________

Кількість примірників ________________________________________________

Керівник структурного підрозділу ______________________________________

(дата, підпис)

Прийнято до виконання ______________________________________________

(дата, підпис)

Начальник розмножувального цеху _____________________________________________________________________________________

(підпис, розшифровка підпису)

Строк виконання ____________________________________________________

Одержано виконану роботу ___________________________________________

(дата, підпис)

Формат А5 (148 х 210)

Додаток 16
до пункту 4.13.3.

Журнал
обліку роботи розмножувального цеху

      ----------------------------------------------------------------
      |N N|Дата|   Повне     |  Кільк.|Тираж|  Дата   | Дата |Приміт-|
      |п/п|    |найменування | аркушів|     | одерж.  |видачі|ки     |
      |   |    | замовлення  |        |     |дозволу  |замов-|       |
      |   |    |             |        |     |на друку-|лення |       |
      |   |    |             |        |     |вання    |      |       |
      ----------------------------------------------------------------

Формат А4 (210 х 297)

Додаток 17
до пункту 4.15.1.

Журнал
реєстрації посвідчень про відрядження

     ------------------------------------------------------------------
     |N N|Прізвище, |Місце роботи|Місце і  |Дата і N|Термін | Термін  |
     |п/п|ім'я та по| та  посада |мета від-|посвідч.|відряд.|  факт.  |
     |   | батькові |            |рядження |про від-|       | перебув.|
     |   |          |            |         |рядження|       |у відряд.|
     ------------------------------------------------------------------

Формат А4 (210 х 297)

Додаток 18
до пункту 6.2.1.

Перелік
документів із зазначенням строків виконання

Депутатський запит - не пізніше як у 15-денний строк з дня його одержання або інший строк, установлений Верховною Радою України.

Звернення народного депутата України та депутата місцевої Ради народних депутатів - не більше 10 днів з дня одержання.

Листи-доручення і листи-запити установ вищого рівня - до зазначеного в них терміну або протягом 30 днів.

Звіт бухгалтерський і баланс річний: розгляд, затвердження і повідомлення рішень за ними у 15-денний строк з дня одержання.

Телеграми, в яких порушуються питання, що потребують термінового вирішення, - до 2 днів, решта - протягом 10 днів.

Додаток 19
до пункту 6.3.10.

Міністру (заступнику Міністра)
охорони здоров'я України
______________________________

Інформація
за станом на ______________ щодо невиконання контрольних
доручень у встановлені терміни структурними підрозділами
Міністерства

      -----------------------------------------------------------------
      |    Назва структурних підрозділів       |       Кількість      |
      |                                        |  невиконаних доручень|
      |----------------------------------------+----------------------|
      |----------------------------------------+----------------------|
      |----------------------------------------+----------------------|
      |----------------------------------------+----------------------|
      -----------------------------------------------------------------

Начальник Управління справами _______________

      -----------------------------------------------------------------
      |Вхідний   |    Термін  | Звідки надійшов  |   Короткий зміст   |
      |номер     |  виконання |                  |                    |
      |документа |            |                  |                    |
      -----------------------------------------------------------------

Додаток 20
до пункту 6.3.10.

Зведення
про виконання документів, що підлягають індивідуальному
контролю, за станом на ____________ 19__ р.

      -----------------------------------------------------------------
      | N |Найменування|                                              |
      | N |та   індекси|             Документи на контролі            |
      |п/п|структурних |                                              |
      |   |підрозділів |                                              |
      |---+------------+----------------------------------------------|
      |   |            |Всього|Надійшло |          з них:             |
      |   |            |      |у  попе- |                             |
      |   |            |      |редньому |                             |
      |   |            |      | місяці  |                             |
      |---+------------+------+---------+-----------------------------|
      |   |            |      |         |Вико-|вико- |з продов-|Прост-|
      |   |            |      |         |нано |нуєть-|женими   |рочено|
      |   |            |      |         |     |ся  у |термінами|      |
      |   |            |      |         |     |термін|виконання|      |
      -----------------------------------------------------------------

Примітка: для організацій з документообігом понад 25 тисяч зведення може бути доповнене графами за видами документів (накази, рішення колегії тощо).

Формат А4 (210 х 297)

Додаток 21
до пункту 7.1.8.

Найменування установи

Найменування структурного підрозділу

Номенклатура справ

______________________ N ______________

(місце складання)

на _________ рік

______________________________________________________________________________________________________________________

Найменування розділу

      ----------------------------------------------------------------
      |Індекс|Заголовок|  Кількість  | Строк зберігання  |  Примітки |
      |справи| справи  |справ (томів,| справи  (тому і   |           |
      |      | (тому,  |   частин)   | частини)  та      |           |
      |      |частини) |             | номери статей за  |           |
      |      |         |             |    переліком      |           |
      ----------------------------------------------------------------

Дата

Формат А4 (210 х 297)

Підсумковий запис категорії та кількість справ, заведених
у ____ році в структурному підрозділі

      ---------------------------------------------------------------
      |За строками|Всього|            У тому числі:                 |
      |зберігання |      |                                          |
      |-----------+------+------------------------------------------|
      |           |      |таких, що переходять|з позначкою "ЕПК"    |
      ---------------------------------------------------------------

Постійного

Тимчасового (понад 10 років)

Тимчасового (до 10 років включно)

Разом:

Додаток 22
до пункту 7.1.11.

Найменування розділу

      -----------------------------------------------------------------
      |Індекс|Заголовок|  Кількість  | Строк  зберігання |  Примітки  |
      |справ | справи  |справ, томів,| справи    (тому,  |            |
      |      | (тому,  |   частин    | частини) і номери |            |
      |      |частини) |             |статей за переліком|            |
      -----------------------------------------------------------------

Назва переліку із зазначенням строків зберігання документів та його вихідні дані.

Формат А4 (210 х 297)

Підсумковий запис категорії та кількість справ, заведених
у ____ році в Міністерстві

      -----------------------------------------------------------------
      |За строками| Усього |           У тому числі:                  |
      |зберігання |        |                                          |
      |-----------+--------+------------------------------------------|
      |           |        |таких, що переходять| з позначкою "ЕПК"   |
      -----------------------------------------------------------------

Постійного

Тимчасового (понад 10 років)

Тимчасового (до 10 років включно)

Разом:

Додаток 23
до пункту 8.6.

На підставі ____________________________________________________________________________________________________________

(назва та вихідні дані переліку документів

______________________________________________________________________________________________________________________

із зазначенням строків їх зберігання)

відібрані до знищення як такі, що не мають науково-історичної цінності та втратили практичне значення, документи фонду N

______________________________________________________________________________________________________________________

(найменування фонду)

      -----------------------------------------------------------------
      |N N|Заго- |Дата  |Номери |Індекс  |Кількість|Строк   |Примітки |
      |п/п|ловок |справи|описів |справи  |справ    |збері-  |         |
      |   |справи|або   |(номен-|(тому,  |(томів,  |гання   |         |
      |   |або   |крайні|клатур)|частини)|частин)  |справи  |         |
      |   |групо-|дати  |за рік |за      |         |(тому,  |         |
      |   |вий   |справ |(роки) |номенк- |         |частини)|         |
      |   |заго- |      |       |латурою |         |і номе- |         |
      |   |ловок |      |       |або но- |         |ри ста- |         |
      |   |справ |      |       |мер     |         |тей за  |         |
      |   |      |      |       |справи  |         |перелі- |         |
      |   |      |      |       |за      |         |ком)    |         |
      |   |      |      |       |описом  |         |        |         |
      -----------------------------------------------------------------

Разом ________________________________________________________________________________________справ за _____________ роки

(цифрами і літерами)

Описи справ постійного зберігання за _____ роки затверджено, а з особового складу погоджено з ЕПК _______________________________

(найменування архівної установи)

(протокол від ________ N__________)

Дата

Схвалено

Протокол ЕК

від _________ N__________

Документи у кількості __________________ справ вагою _____ кг здано в _______________________________________________________

(найменування установи)

на переробку за приймально-здавальною накладною від___________________ N________________________________

Дата

Формат А4 (210 х 297)

Додаток 24
до пункту 8.10.

      |  --------------------------------------------------------------
              |                            код держархіву __________  |
      |  20 мм|                            код установи_____________  |
              |                                                       |
      |  -----|-------------------------------------------------------|
              |----------------------------------+--------------------|
      |  30 мм|----------------------------------+--------------------|
              |----------------------------------+--------------------|
      |  -----|-------------------------------------------------------|
         5 мм |        (найменування державного архіву)               |
      |  -----|-------------------------------------------------------|
              |-------------------------------------------------------|
      |  50 мм|-------------------------------------------------------|
              |-------------------------------------------------------|
      |  -----|-------------------------------------------------------|
         35 мм|   (найменування установи і структурного підрозділу)   |
     320 мм   |                                                       |
         _____|__________________    СПРАВА N _______ Том N _________ |
      |  15 мм|                                                       |
         -----|-------------------------------------------------------|
      |       |-------------------------------------------------------|
         70 мм|-------------------------------------------------------|
      |       |-------------------------------------------------------|
         -----|-------------------------------------------------------|
      |  25 мм|      (заголовок справи)                               |
         -----|-------------------------------------------------------|
      |       |                                     (дата)            |
              |                                                       |
      | 20 мм |                                   На _________ аркуш. |
              |                                   Зберігати__________ |
      |       |                                                       |
         -----|----- Ф. N ______________                              |
      |       |    | ОП. N _____________ |                            |
         30 мм|    | СПР. N ____________ |                            |
      |  -----|----+-------------------- |                            |
         20 мм|    |     60 мм           |                            |
      |  -----|---------------------------                            |
              ---------------------------------------------------------
        210 мм

Додаток 25
до пункту 8.

______________________________________________________________________________________________________________________

(найменування установи)

______________________________________________________________________________________________________________________

(найменування структурного підрозділу)

______________________________________________________________________________________________________________________

(назва розділу)

      -----------------------------------------------------------------
      |N N|Індекс  |Заголовок|Дата    |Кількість |Строк    | Примітки |
      |п/п|справи  |справи   |справи  |аркушів у |зберіган-|          |
      |   |(тому,  |(тому,   |(тому,  |справі    |ня справи|          |
      |   |частини)|частини) |частини)|(томі,    |(тому,   |          |
      |   |        |         |        | частині) |частини) |          |
      |   |        |         |        |          |стаття за|          |
      |   |        |         |        |          |переліком|          |
      -----------------------------------------------------------------

У цей опис включено ________________________________ справ за N___________ по

N___________________, у тому числі:

літерні номери:

пропущені номери:

* Графа шоста опускається в описах справ постійного зберігання.

** У разі наявності ЕК структурного підрозділу установи, схвалюється нею.

Передав __________________________________________________________________________________________________________справ

(цифрами і літерами)

та ____________________________________________________________________________ реєстраційно-контрольних карток документів*

(цифрами і літерами)

реєстраційно-контрольних карток до документів.

* Передаються разом із справами загального відділу (канцелярії).

Формат А4 (210 х 297)

Форма опису справ постійного,
тимчасового (понад 10 років)
зберігання і з особового
складу структурного
підрозділу Міністерства

Індекси на вхідні документи МОЗ України

1. Укази Президента України.

2. Доручення Президента України.

3. Розпорядження Президента України.

4. Комітети при Президентові України.

5. Організації при Президентові України.

6. Організації при Кабінеті Міністрів України.

7. Постанови Кабінету Міністрів України.

8. Розпорядження Кабінету Міністрів України.

9. Виписки з протоколів засідання Кабінету Міністрів України.

10. Доручення Кабінету Міністрів України.

11. Комісії Кабінету Міністрів України.

12. Закони і постанови Верховної Ради України.

13. Листи Верховної Ради України.

14.

15. Посольства та іноземні представництва.

16. Міністерства України.

17.

18. Організації та відомства країн СНД.

19. Організації та відомства України.

20. Фармацевтичні та медичні фірми.

21. Науково-дослідні інститути України.

22. Учбові медичні заклади України.

23.

24. Обласні, міські, районні держадміністрації.

25. Управління охорони здоров'я (УОЗ) Вінницької облдержадміністрації (ОДА).

26. УОЗ Волинської ОДА.

27. УОЗ Луганської ОДА.

28. УОЗ Дніпропетровської ОДА.

29. УОЗ Донецької ОДА.

30. УОЗ Житомирської ОДА.

31. УОЗ Закарпатської ОДА.

32. УОЗ Запорізької ОДА.

33. УОЗ Івано-Франківської ОДА.

34. УОЗ Київської ОДА.

35. УОЗ Кіровоградської ОДА.

36. МОЗ Автономної Республіки Крим.

37. УОЗ Львівської ОДА.

38. УОЗ Миколаївської ОДА.

39. УОЗ Одеської ОДА.

40. УОЗ Полтавської ОДА.

41. УОЗ Рівненської ОДА.

42. УОЗ Сумської ОДА.

43. УОЗ Тернопільської ОДА.

44. УОЗ Харківської ОДА.

45. УОЗ Херсонської ОДА.

46. УОЗ Хмельницької ОДА.

47. УОЗ Черкаської ОДА.

48. УОЗ Чернівецької ОДА.

49. УОЗ Чернігівської ОДА.

50. УОЗ Київської міськдержадміністрації (МДА).

51. УОЗ Севастопольської МДА.

52.

53. Юридичні та судові установи (суди, адвокатури) України.

54. Обласні (міські) санепідстанції.

55. Обласні організації.

56. Обл. (міськ) лікарні України.

57. Санаторні управління та санаторії України.

58. Інші.

Зміст

1. Загальні положення.

2. Документування управлінської діяльності Міністерства.

3. Приймання, розгляд і реєстрація документів.

3.1. Приймання документів.

3.2. Попередній розгляд документів.

3.3. Реєстрація документів.

4. Складання та оформлення службових документів.

4.1. Складання документів.

4.2. Оформлення документів.

4.3. Датування документів.

4.4. Індексація документів.

4.5. Погодження документів.

4.6. Засвідчення документів.

4.7. Адресування документів.

4.8. Резолюція.

4.9. Відмітки про проходження та виконання документів.

4.10. Оформлення копій документів.

4.11. Оформлення додатків до документів.

4.12. Вимоги до документів, що виготовляються машинописними засобами.

4.13. Розмноження документів.

4.14. Підготовка та оформлення документів до засідань колегіальних органів.

4.15. Оформлення документів про відрядження.

5. Порядок оброблення та надсилання вихідних документів.

6. Організація контролю за виконанням документів.

6.1. Завдання і порядок контролю за виконанням документів.

6.2. Строки виконання документів.

6.3. Здійснення контролю за виконанням документів.

7. Складання номенклатур і формування справ.

7.1. Складання номенклатур справ.

7.2. Формування справ.

7.3. Оперативне зберігання документів.

8. Підготовка справ до зберігання та використання.

9. Функції діловодної служби.

10. Механізація і автоматизація діловодних процесів.

11. Додатки.