Использование личного автомобиля в служебных целях

ВОПРОС: Как правильно вести учет по использованию личного легкового автомобиля в служебных целях (в том числе и для поездки в командировку), какие документы необходимы для использования легкового автомобиля?

ОТВЕТ: Для использования личного легкового автомобиля в служебных целях нужно заключить арендное соглашение об оперативном лизинге (аренде). Согласно пункту 1.18 Закона Украины "О налогообложении прибыли предприятий" (с изменениями и дополнениями), лизинговыми операциями (арендой) считаются хозяйственные операции физического или юридического лица (арендодателя), которые предусматривают предоставление основных фондов или земли в пользование другим физическим или юридическим лицам (арендаторам) под процент и на определенный срок. Лизинговые (арендные) операции осуществляются в виде оперативного лизинга (аренды), финансового лизинга (аренды), обратного лизинга (аренды), аренды земли и аренды жилых помещений.

Оперативным лизингом (арендой), согласно пп. 1. 18. 1, считается хозяйственная операция физического или юридического лица, которая предусматривает передачу арендатору права пользования основными фондами на срок, который не превышает срока их полной амортизации, с обязательным возвращением таких основных фондов их владельцу после окончания срока действия лизингового (арендного) соглашения. Основные фонды, переданные в оперативный лизинг, остаются в составе основных фондов арендодателя.

Арендное соглашение между юридическим и физическим лицом регулируется Гражданским кодексом Украины. Так, в р. 3 ст. 44 говорится, что письменные договоры должны быть подписаны лицами, которые их заключают, с указанием адреса двух сторон, и если договор заключается с физическим лицом, он должен быть заверен нотариусом.

В договоре оговаривается сумма арендной платы (если арендодатель зарегистрирован как плательщик НДС, то сумма арендной платы указывается с учетом налога на добавленную стоимость), включающая в себя премиальные выплаты за аренду, амортизацию.

В соответствии с приказом Министерства транспорта Украины и Государственного комитета статистики Украины от 07.08.97 г. N 483/1508 (с изменениями от 17.01.97 г. N 13/12, зарегистрированными Министерством юстиции 20.02.97 г. N 41/1845 от 01.10.97 г.) введены новые формы, которые стали обязательными для применения как бланки единой первичной транспортной документации. К ним относятся: путевой лист в международном сообщении типовая форма N 1, путевой лист в пределах Украины - форма N 2.

Передача и возвращение арендованного объекта оформляются актом приема-сдачи.

Изменениями к Закону Украины "О налогообложении прибыли предприятий" от 18.11.97 г. N 639/97-ВР ограничения по начислению амортизации на легковые автомобили были отменены начиная со второго полугодия 1997 года, так как указанный закон применяется к доходам и расходам, полученным и проведенным с 01.07.97 г.

Таким образом, затраты на приобретение, проведение всех видов ремонта, реконструкции модернизации и иных видов улучшения легковых автомобилей для собственного производственного использования подлежат амортизации.

В соответствии с пп. 8.6.1 п. 8.6 ст. 8 Закона Украины "О налогообложении прибыли предприятий" установлены нормы амортизации в процентах относительно балансовой стоимости каждой из групп основных средств на начало отчетного (налогового) периода в таком размере (из расчета на календарный квартал):

группа 1-1,25%;

группа 2 - 6,25%;

группа 3 - 3,75%.

При этом, согласно п. 8.7 ст.8 Закона Украины "О налогообложении прибыли предприятий", налогоплательщики имеют право в течение отчетного года отнести на валовые расходы любые расходы связанные с улучшением основных фондов в сумме, не превышающей 5% совокупной балансовой стоимости групп основных фондом на начало отчетного года. Расходы, превышающие указанную сумму, относятся на увеличение балансовой стоимости второй группы основных фондов, в состав которой входят легковые автомобили, и подлежат амортизации по вышеуказанным нормам.

При проведении ремонтов арендованных легковых автомобилей следует учитывать, что согласно пп. 8.8.1 ст. 8 Закона Украины "О налогообложении прибыли предприятий", такие ремонты могут производиться только при условии, если договор оперативного лизинга (аренды) обязывает или позволяет арендатору осуществлять улучшение объекта оперативного лизинга (аренды). В этом случае арендатор может увеличить (создать) балансовую стоимость второй группы основных фондов на стоимость фактически произведенных улучшений (ремонтов) легковых автомобилей. При этом арендатором не принимается в расчет балансовая стоимость объекта оперативного лизинга (аренды), за исключением стоимости фактически произведенных его улучшений при применении п. 8.7 этого закона.

Вышеуказанными изменениями внесены дополнения в пп. 5.4.10 Закона Украины "О налогообложении прибыли предприятий", согласно которым в состав валовых расходов не включаются (кроме расходов на оплату труда) расходы налогоплательщика на горюче-смазочные материалы, расходы, связанные с техническим обслуживанием, стоянкой и парковкой легковых автомобилей.

В отличие от расходов на произведение ремонтов, предусматривающих замену запчастей и узлов, расходы на техническое обслуживание легковых автомобилей состоят из комплекса операций по поддерживанию работоспособности при их хранении и использовании по назначению, например: мойка автомобилей, регулировка и балансировка отдельных узлов и механизмов и др.

В соответствии с Законом Украины "О налогообложении прибыли предприятий" (с изменениями и дополнениями) в состав валовых расходов включаются: суммы любых расходов, уплаченных (начисленных) в течение отчетного периода в связи с подготовкой, организацией, ведением производства, продажей продукции (работ, услуг) и охраной труда с учетом ограничений, установленных пунктами 5.3-5.8 этой статьи.

Относительно обложения подоходным налогом суммы аренды, полученной арендодателем - физическим лицом, то в соответствии с пунктом 7.3 Декрета Кабинета Министров Украины от 26.12.92 г. N 13-92 (с изменениями и дополнениями, внесенными Декретом Кабинета Министров Украины "О подоходном налоге с граждан" от 30.04.93 г., N 43-93, Законом Украины от 01.07.93 г. N 3355-XII, от 14.02.96 г. N 46/96-ВР, от 12.09.96 г. N 366/96-ВР, от 13.02.98 N 129/98-ВР), с физического лица (арендодателя), которое не является сотрудником предприятия (арендатора), подоходный налог начисляется по ставке 20% от суммы, которая превышает размер амортизационных отчислений с предъявлением справки (форма N 2) в налоговые органы. Если же физическое лицо (арендодатель) является сотрудником предприятия (арендатора), сумма превышения амортизационных отчислений включается в совокупный налогооблагаемый доход сотрудника и облагается по ставке согласно п. 7.1 вышеуказанного декрета Кабинета Министров Украины.

При этом следует указать, что сумма, которая превышает амортизационные отчисления (в любом случае - является ли арендодатель сотрудником арендатора или нет), включается в фонд оплаты труда, на который начисляется 1% в Пенсионный фонд (пункт 4 статьи 4 Закона Украины "О сборах на обязательное государственное пенсионное страхование" N 400/97-ВР от 26.06.97 г.).

Исходя из вышеизложенного, сумма арендной платы за использование легкового автомобиля относится на валовые расходы.

При отражении в бухгалтерском учете операций по оперативному лизингу (аренде) следует руководствоваться Инструкцией по бухгалтерскому учету арендных операций, утвержденной Министерством финансов Украины от 25.07.95г. N 128 (с изменениями от 06.03.98 г.).В пункте 6 данной Инструкции говорится: принятые в оперативный лизинг (аренду) основные фонды зачисляются на внебалансовый счет 001 "Арендованные основные средства" по балансовой, остаточной и первичной стоимости арендодателя, что оговаривается в договоре оперативного лизинга (аренды).

На основании документов, которые свидетельствуют о возвращении объекта аренды арендодателю, бухгалтерия арендатора списывает его с внебалансового счета 001 и изымает из картотеки соответственную инвентарную карточку и сохраняет вместе с актом приема-передачи объекта аренды, о чем сказано в пункте 7 вышеупомянутой инструкции.

Надлежащую по договору оперативного лизинга (аренды) к оплате сумму арендной платы арендатор ежемесячно отображает по кредиту счета 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" и дебету счетов: учета затрат производства и оборота (20, 23, 24, 25, 26, 44) - при использовании объектов аренды для производственных нужд, счета 29 "Обслуживающие производство и хозяйство" - при использовании объектов аренды для непроизводственных нужд и счета 33 "Капитальные вложения" при использовании объектов аренды для строительства, которое осуществляется хозяйственным способом (п.9 Инструкции).

Погашение задолженности по арендной плате отражается по дебету счета 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" и кредиту счетов учета денежных средств (п.11 Инструкции).

В соответствии с п. 14 Инструкции по бухгалтерскому учету балансовой стоимости групп основных фондов, утвержденной приказом Министерства финансов Украины от 24.07.97 г. N 159 и зарегистрированной Министерством юстиции Украины 14.08.97 г. N 310/2114, бухгалтерский учет расходов на проведение ремонтов легковых автомобилей ведется по дебету счета 03 "Ремонт основных фондов", с которого они в соответствующих размерах списываются в кредит счетов 18 "Валовые расходы" и 01/2 "Основные фонды".