НАЦИОНАЛЬНЫЙ БАНК УКРАИНЫ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 02.02.95 г. N 21

( Порядок утратил силу на основании
Постановления Нацбанка N 72 от 19.02.2001 )

Порядок ведения кассовых операций в национальной валюте в Украине

( в редакции постановления Правления НБУ от 13.10.97 г. N 334,
с изменениями и дополнениями, внесенными постановлениями
Правления НБУ от 22.05.98 г. N 206,
от 11.11.98 г. N 473 )

I. Общие положения

1. Порядок ведения кассовых операций в национальной валюте в Украине (далее - Порядок) распространяется на всех юридических лиц (кроме банков и предприятий связи) независимо от форм собственности и вида деятельности и их обособленные подразделения (филиалы, представительства, отделения и т. п.), не имеющие статуса юридического лица (далее - предприятия), а также на физических лиц - субъектов предпринимательской деятельности без создания юридического лица (далее - индивидуальные предприниматели), зарегистрированных и действующих согласно действующему законодательству Украины и осуществляющих кассовые операции в национальной валюте, и его положения являются обязательными для выполнения ими.

Настоящий Порядок распространяется как на резидентов, так и нерезидентов (кроме расположенных на территории Украины иностранных дипломатических, консульских, торговых и других официальных представительств, международных организаций и их филиалов, которые пользуются иммунитетом и дипломатическими привилегиями, а также представительств других иностранных организаций и филиалов, не осуществляющих предпринимательскую деятельность).

Предприятия и индивидуальные предприниматели, имеющие текущие счета в банке, обязаны хранить свои средства в учреждениях банков. Наличность получается ими с собственных текущих счетов (как с основного, так и дополнительных) в учреждениях банков в пределах имеющихся в наличии на них денежных средств и на цели, определенные в чеке (в т. ч. и на заработную плату), без представления обосновывающих документов и расчетов.

Предприятия и индивидуальные предприниматели имеют право осуществлять расчеты между собой, а также с физическими лицами - гражданами (далее граждане) как в наличной, так и в безналичной форме.

Все наличные расчеты предприятий и индивидуальных предпринимателей между собой (кроме случаев, предусмотренных в п.5), а также с гражданами производятся как за счет средств, полученных в кассе банка, так и за счет выручки, полученной от реализации товаров (работ, услуг) и других кассовых поступлений.

Во время проведения наличных расчетов предприятия (индивидуальные предприниматели) - получатели наличного платежа обязаны представить предприятиям (индивидуальным предпринимателям) - плательщикам учетный расчетный документ (налоговую накладную, счет-фактуру, товарный чек, акт выполненных работ, оказанных услуг и т.п.), подтверждающий осуществленные плательщиками расходы наличности.

Расчеты наличностью предприятий всех форм собственности, а также индивидуальных предпринимателей с гражданами должны производиться с оформлением (!)* приходных и расходных кассовых ордеров, кассового или товарного чека, квитанции, договора купли-продажи, актов закупки, выполнения работ (оказания услуг) или других документов, удостоверяющих факт покупки товара, выполнения работы, оказания услуги.

/*(!) - слова "налоговых накладных" исключены постановлением НБУ от 22.05.98 г. N 206/

Предприятия и индивидуальные предприниматели, осуществляющие расчеты с потребителями в сфере торговли, общественного питания и услуг за наличные через должным образом зарегистрированные электронные контрольно-кассовые аппараты (ЭККА), должны обязательно выдавать потребителю кассовый чек, а во время выхода из строя ЭККА или на период временного отключения электроэнергии - товарный чек. Условия применения ЭККА, порядок выдачи потребителям кассовых и товарных чеков, сведения, которые они должны содержать, контроль за проведением вышеуказанных расчетов с потребителями регламентируются Положением о порядке регистрации и применения электронных контрольно-кассовых аппаратов при расчетах наличностью в сфере торговли, общественного питания и услуг, утвержденным приказом Государственной налоговой администрации Украины от 18.09.97 г. N 343 и зарегистрированным в Минюсте Украины 12.12.97 г. под N 594/2398.

Формы налоговой накладной, книг учета приобретения и продажи товаров (работ, услуг), а также порядок их заполнения и учета этих операций определены Порядком заполнения налоговой накладной, утвержденным приказом Государственной налоговой администрации Украины от 30.05.97 г. N 165 и зарегистрированным в Минюсте 23.06.97 г. под N 233/2037.

По желанию граждан денежные средства за приобретенные у них предприятиями товары (выполненные работы, предоставленные услуги) могут быть перечислены на их текущие, вкладные счета в учреждениях банков, порядок открытия и осуществления операций на которых установлен Инструкцией N 3 об открытии банками счетов в национальной и иностранной валюте, утвержденной постановлением Правления Национального банка Украины от 27.05.96 г. N 121, в редакции постановления Правления Национального банка Украины от 04.02.98 г. N 36.

Выдача наличности учреждениями банков военным частям, учреждениям, предприятиям и организациям Вооруженных Сил Украины, Службы безопасности Украины, Государственного комитета по делам охраны государственной границы Украины, Управления государственной охраны и других министерств и ведомств, имеющих в своем подчинении военные формирования, осуществляется по чекам без обязательной расшифровки целей, на которые наличность получается.

2. Лимиты остатка наличности в кассе устанавливаются всем предприятиям, имеющим счета в учреждениях банков и осуществляющим кассовые операции с наличностью. Предприятия могут хранить в своей кассе наличность в пределах лимитов остатка наличности в кассе на конец рабочего дня, устанавливаемых им учреждением банка ежегодно в течение первого квартала (до установления лимита кассы на текущий год и получения его клиентом продолжает действовать лимит предыдущего года). В случае обращения в течение года клиента (или по инициативе банка) относительно пересмотра лимита кассы и представления им соответствующего документа - заявки-расчета последняя должна быть рассмотрена банком, и при условии ее обоснованности установленный ранее лимит кассы должен быть пересмотрен.

Лимит остатка наличности в кассе для каждого предприятия (независимо от того, находится оно или не находится на самостоятельном балансе) устанавливается коммерческими банками по месту открытия счета с учетом режима и специфики работы предприятия, его отдаленности от учреждения банка, размера кассовых оборотов, установленных сроков, порядка сдачи кассовой выручки (поступлений) и графика заезда инкассаторов.

Коллективные сельскохозяйственные предприятия, колхозы, сельскохозяйственные кооперативы, крестьянские союзы (далее - коллективные сельскохозяйственные предприятия) самостоятельно определяют размеры наличности, которая постоянно находится в их кассах, как это предусмотрено статьей 17 Закона Украины "О коллективном сельскохозяйственном предприятии", с соответствующим уведомлением в первом квартале каждого года обслуживающих учреждений банков. Наличность сверх определенных размеров должна сдаваться ими в банки и свободно получаться из банков на цели, указанные в чеке.

Для военных частей, учреждений, предприятии и организаций Вооруженных Сил Украины, Службы безопасности Украины, Государственного комитета по делам охраны государственной границы Украины, Управления государственной охраны и других министерств и ведомств, имеющих в своем подчинении военные формирования (за исключением торговых предприятий и зрелищных заведений), а также органов Государственной таможенной службы Украины лимит остатка наличности в кассе устанавливается учреждениями банков по согласованию с руководителями этих организаций с учетом специфики работы каждой такой организации.

Лимит остатка наличности в кассе не устанавливается крестьянским (фермерским) хозяйствам, занимающимся исключительно производством, переработкой и реализацией сельскохозяйственной продукции, и индивидуальным предпринимателям.

Порядок установления лимитов остатка наличности в кассе регулируется Инструкцией НБУ N 4 "Об организации работы по наличному обращению учреждениями банков Украины", утвержденной постановлением Правления Национального банка Украины от 20.06.95 г. N 149 в редакции постановления Правления Национального банка от 13.10.97 г. N 335.

3. Всю наличность сверх установленных лимитов остатка наличности в кассе предприятия обязаны сдавать в порядке и в сроки, установленные учреждением банка для зачисления на их счета. В случае если лимит остатка наличности в кассе предприятия вообще не установлен, вся имеющаяся наличность в его кассе на конец дня должна быть сдана в банк (независимо от причин отсутствия лимита кассы).

4. Наличная выручка предприятий (в том числе коллективных сельскохозяйственных предприятий и крестьянских (фермерских) хозяйств) и индивидуальных предпринимателей (не имеющих налоговой задолженности*), полученная от реализации товаров (работ, услуг), и другие кассовые поступления могут использоваться ими в необходимых размерах для обеспечения хозяйственных нужд, в том числе и на выплаты, связанные с оплатой труда и выплатой дивидендов (дохода). С этой целью ими могут использоваться и наличные, полученные из касс банков. При этом предприятия и индивидуальные предприниматели должны обеспечивать систематическую и полную уплату налогов и внесение обязательных платежей в государственные целевые фонды в порядке и сроки, определенные действующим законодательством.

Предприятия и индивидуальные предприниматели независимо от наличия у них налоговой задолженности могут производить расчеты с бюджетами и государственными целевыми фондами в наличной форме по налогам и обязательным платежам.

*Согласно Указу Президента Украины от 04.03.98 г. N 167/98 "О мерах по повышению ответственности за расчеты с бюджетами и государственными целевыми фондами" налоговой задолженностью признаются суммы не уплаченных в установленные сроки налогов, сборов (обязательных платежей), а также неналоговых платежей в бюджеты и государственные целевые фонды, пени, штрафов и других санкций, предусмотренных законодательством и примененных в установленном порядке за несвоевременную уплату налогов и сборов (обязательных платежей), а также неналоговых платежей в бюджеты и государственные целевые фонды, подлежащие взысканию в бесспорном порядке.

5. Предприятия независимо от форм собственности (в том числе и коллективные сельскохозяйственные предприятия и крестьянские (фермерские) хозяйства и индивидуальные предприниматели, имеющие налоговую задолженность, все расчеты с другими предприятиями и индивидуальными предпринимателями должны осуществлять только в безналичном порядке.

6. (!)* Предприятия, исполнительные органы поселковых, городских и районных в городах советов имеют право хранить в течение 3 рабочих дней сверх установленного лимита о кассах наличность, полученную в банке для выплаты зарплаты, поощрений, пособий всех видов, компенсаций (далее выплаты, связанные с оплатой труда), пенсий, стипендий, командировок, дивидендов (дохода); коллективные сельскохозяйственные предприятия, предприятия железнодорожного транспорта и морские порты для осуществления таких выплат работникам отдаленных подразделений, исполнительные органы сельских советов - в течение 5 рабочих дней, включая день получения наличности в банке. После окончания этих сроков суммы наличности, не использованные по назначению, возвращаются в банк не позднее следующего рабочего дня (клиента и банка) и в дальнейшем выдаются предприятиям по их первому требованию на те же цели.

/*(!) - слова "При установлении лимитов остатка наличности в кассе учитывается, что" исключены постановлением НБУ от 22.05.98 г. N 206/

7. Выдача наличности под отчет производится из касс предприятий при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданным под отчет суммам.

Лица, получившие наличные под отчет (в том числе и на командировки в пределах Украины), обязаны представить в бухгалтерию предприятия или централизованную бухгалтерию отчет об израсходованных суммах. Наличные, выданные под отчет, но по ряду причин не израсходованные (частично или в полной сумме), должны быть возвращены в кассу предприятия одновременно с авансовым отчетом не позднее следующего рабочего дня после выдачи их под отчет (по командировкам - не позднее трех рабочих дней после возвращения из командировки, на закупку сельскохозяйственной продукции - не позднее десяти рабочих дней со дня их выдачи под отчет). Если из кассы предприятия его работнику одновременно выданы наличные на командировку и средства под отчет для решения в этой командировке производственных или хозяйственных вопросов (в том числе и для закупки сельскохозяйственной продукции) и при этом срок командировки превышает один рабочий день со дня выдачи средств под отчет, то подотчетное лицо в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки должно представить в бухгалтерию предприятия одновременно отчет о сумме, выданной ему для решения производственных или хозяйственных нужд, и авансовый отчет об израсходованных средствах непосредственно на командировку.

Наличность выданная под отчет (в том числе и на командировку),но не израсходованная и не возвращенная в кассу предприятия (в полной сумме, которая была выдана под отчет, или в сумме, которая не подтверждена авансовыми отчетами),на следующий день после окончания указанных выше сроков включается расчетно в сумму фактического остатка наличности в кассе на конец дня. Полученная в результате расчетная сумма сравнивается с установленным лимитом остатка наличности в кассе.

В случае расходования предприятием, имеющим налоговую задолженность, наличных как из выручки (кассовых поступлений), так и полученных из касс банков (кроме расчетов по налогам и обязательным платежам) эти средства расчетно включаются в фактические остатки наличных в кассе того дня, когда были осуществлены такие расходы, с дальнейшим сравнением полученной суммы с утвержденным лимитом кассы.

8. Кассовые операции оформляются документами, типовые формы которых утверждены приказом Министерства статистики Украины от 15.02.96 г. N 51, и должны применяться без изменений на всех предприятиях, независимо от их ведомственной подчиненности и формы собственности.

Предприятия и индивидуальные предприниматели ежеквартально представляют в банк кассовую заявку установленного образца о суммах поступлений и выдачи наличности с представлением также календаря выдачи заработной платы.

II. Порядок приема и выдачи наличности и оформления кассовых документов

9. При приеме денежных билетов и монет в кассу кассиры предприятий обязаны руководствоваться Общими правилами определения признаков платежности денежных билетов и разменной монеты Национального банка Украины (приложение N 1).

Прием наличности кассами предприятий производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом, им уполномоченным.

О приеме денег выдается квитанция за подписями главного бухгалтера или лица, им уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата.

10. Выдача наличности из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам или по надлежаще оформленным платежным (расчетно-платежным) ведомостям (далее - расходным документам). Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером предприятия или лицами, ими уполномоченными. К расходным ордерам могут прилагаться заявки на выдачу денег, счета и т.п.

В случае если на приложенных к расходным кассовым ордерам документах, заявках, счетах и т.п. есть разрешительная надпись руководителя предприятия, подпись руководителя на расходных кассовых ордерах необязательна.

Заготовительные организации, в том числе и организации потребительской кооперации, могут производить выдачу наличности сдатчикам сельськохозяйственных продуктов и сырья по ведомостям, в которых указываются их фамилии, адреса,объемы сданной продукции и сумма выплаченной наличности, которые заверяются подписью сдатчика, с дальнейшим составлением(после окончания рабочего дня) общего расходного кассового ордера на все выданные за день суммы по заготовительным квитанциям.

В централизованных бухгалтериях,обслуживающих бюджетные учреждения, на общую сумму выданной заработной платы составляется один расходный кассовый ордер, дата и номер которого проставляются на каждой платежной (расчетно-платежной) ведомости.

Для своевременного получения в учреждении банка необходимой суммы наличности клиент должен в установленные банком сроки предупредить (письменно или устно) учреждение банка о сумме средств в банкнотах и разменной монете, которая предусматривается для получения.

11. В случае выдачи отдельному лицу денег по расходному документу кассир требует предъявления документа, удостоверяющего личность получателя *, записывает его наименование и номер, кем и когда он выдан и забирает расписку получателя. Если расходный документ составлен на выдачу денег нескольким лицам, то получатели также предъявляют указанные документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей графе платежных документов.

/* Документом, удостоверяющим личность, является паспорт гражданина Украины, вид на жительство лица без гражданства, военный билет Министерства обороны Украины, служебное удостоверение военнослужащих Вооруженных Сил Украины, Национальной гвардии Украины, Службы безопасности Украины, Пограничных войск Украины, Управления государственной охраны Украины, удостоверение личности работников инкассации Национального банка Украины и другие документы, удостоверяющие личность./

Расписка в получении денег может быть сделана только собственноручно чернилами или пастой шариковых ручек темного цвета с указанием полученной суммы (гривен - буквами, копеек - цифрами). В случае получения денег по ведомости сумма буквами не указывается, а только цифрами.

12. Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе предприятия, производится по расходным кассовым ордерам, которые выписываются отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров.

Выдача денег лицам, которые привлекаются к сельскохозяйственным и погрузочно-разгрузочным работам, а также для преодоления последствий стихийного бедствия, может производиться по ведомости. Ведомости составляются отдельно по каждой организации, работники которой были направлены на указанные работы, и заверяются (кроме подписи руководителя и главного бухгалтера предприятия - организатора работ) подписью уполномоченного соответствующей организации.

Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном документе. Если выдача денег производится по поручению, оформленному в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указываются фамилия, имя и отчество лица, которому поручено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись "По поручению" Выдача денег по поручению производится в соответствии с требованиями, предусмотренными п. 11. Поручение остается у кассира и присоединяется к расходному кассовому ордеру или ведомости.

13. В случае выдачи денег лицу, не имеющему возможности по болезни или по другим уважительным причинам подписаться лично, по его письменному поручению за него может подписаться другое лицо, но только не работник бухгалтерии или кассы этого предприятия. На расходном кассовом ордере указываются наименование, номер, дата и место выдачи документа, удостоверяющего личность фактического получателя денег, и лицо, которое расписалось за получение денег.

14. Оплата труда, выплата пособий по временной нетрудоспособности, стипендий и премий осуществляются кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.

На титульной странице платежной (расчетно-платежной) ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия или лиц, ими уполномоченных, с указанием сроков выдачи денег и суммы буквами.

В аналогичном порядке могут оформляться и разовые выдачи денег на оплату труда (в случае отпуска, болезни и т. п.), а также выдача депонированных сумм и денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, нескольким лицам.

Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам осуществляются, как правило, по расходным кассовым ордерам.

15. После окончания установленных п. 6 сроков оплаты труда, выплаты пособий по временной нетрудоспособности, стипендий и премий кассир должен:

а) в платежной ведомости против фамилии лиц, которым не осуществлена оплата труда, выплата пособий по временной нетрудоспособности, стипендий или премий, поставить штамп или сделать отметку от руки "Депонировано";

б) составить реестр депонированных сумм;

в) в конце ведомости сделать надпись о фактически выплаченной сумме и недополученной сумме выплат, подлежащих депонированию, сверить эти суммы с общим итогом по платежной ведомости и заверить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись "Деньги по ведомости выдавал (подпись)". Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается;

г) записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и проставить на ведомости штамп "Расходный кассовый ордер N__".

Бухгалтерия делает проверку отметок, сделанных кассирами в платежных ведомостях, и подсчет выданных и депонируемых по ним сумм. Депонированные суммы подлежат сдаче в учреждение банка, и на эти суммы составляется один общий расходный кассовый ордер.

16. Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные документы должны быть заполнены бухгалтерией только чернилами темного цвета, пастой шариковых ручек, при помощи печатных машинок, принтеров и другими способами, которые бы обеспечили сохранение этих записей в течение установленного срока хранения документов.

В приходных и расходных кассовых ордерах указывается основание для их составления и перечисляются приложенные к ним документы. Выдача приходных кассовых ордеров и расходных документов на руки лицам, которые вносят или получают деньги, запрещается.

Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.

17. Во время получения приходных кассовых ордеров или расходных документов кассир обязан проверить:

а) наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном документе - разрешительной надписи руководителя предприятия или лиц, им уполномоченных;

б) правильность оформления документов:

в) наличие перечисленных в документах приложений.

В случае несоблюдения хотя бы одного из перечисленных требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления. Приходные кассовые ордера или расходные документы сразу же после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а присоединенные к ним документы погашаются штампом или надписью "Оплачено" с указанием даты (число, месяц, год).

18. Приходные кассовые ордера или расходные документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на основании платежных (расчетно-платежных) ведомостей на выплату зарплаты, регистрируются после ее выдачи.

Регистрация приходных и расходных кассовых документов может осуществляться с использованием технических средств. При этом в машинограмме "Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров", которая составляется за соответствующий день, обеспечивается также формирование данных для учета движения средств по целевому назначению.

Кассовые документы после составления отчета кассира и его обработки в бухгалтерии комплектуются в хронологическом порядке, нумеруются и переплетаются в отдельные папки и хранятся в течение 36 месяцев по окончании календарного года материально ответственным лицом, на которое возложена обязанность хранения документов, в отдельном сейфе или специальном помещении, которые передаются под охрану.

Вынос из охраняемого помещения кассовых документов разрешается только в отдельных случаях и только по письменному разрешению руководителя или главного бухгалтера предприятия. До конца рабочего дня документы должны быть обязательно возвращены. Справки по кассовым документам выдаются соответствующим органам по их требованиям в случаях, предусмотренных действующим законодательством, которые подписаны руководителем и главным бухгалтером.

Кассовые документы могут быть изъяты у предприятий по постановлению следственных, судебных органов, прокуратуры, арбитражного суда, государственной контрольно-ревизионной службы и государственной налоговой администрации.

На место изъятого подлинного документа подшиваются заверенная материально ответственным лицом копия изъятого документа, вся переписка об изъятии документа, протокол изъятия, расписка лица, получившего подлинный документ или почтовую квитанцию о высылании документа, и т. п.

В случае если изъятию подлежат одновременно несколько кассовых документов с различными датами одного календарного года, на место одного из изъятых документов присоединяется его копия, требование на изъятие (протокол изъятия и т. п.), а вместо последних - только копии с отметками о местонахождении требования.

III. Порядок ведения кассовой книги и хранения денег

19. Все поступления и выдачи наличности в национальной валюте предприятия учитывают в кассовой книге, типовая форма которой утверждена приказом Министерства статистики Украины от 15.02.96 г. N 51. В отделениях связи поступление и выдача наличности отражаются в кассовом дневнике.

Прием и учет наличности предприятиями сферы торговли, общественного питания и услуг при осуществлении расчетов с населением производятся с применением электронных контрольно-кассовых аппаратов или товарно-кассовых книг.

Порядок регистрации и применения ЭККА определяется Государственной налоговой администрацией Украины.

Правила использования и ведения товарно-кассовой книги предприятиями и индивидуальными предпринимателями, а также порядок осуществления контроля за соблюдением ими этих правил регламентируются Порядком регистрации и ведения товарно-кассовой книги при расчетах наличностью в сфере торговли, общественного питания и услуг, утвержденным приказом Министерства финансов Украины и Министерства статистики Украины от 25.02.97 г. N 48/53, зарегистрированным в Министерстве юстиции Украины 14.04.97 г. под N 123/1926.

20. Каждое предприятие, имеющее кассу, ведет одну кассовую книгу, листы которой должны быть пронумерованы, прошнурованы и опечатаны сургучной или мастичной печатью *. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера этого предприятия.

/* При опечатывании книги мастичной печатью используется клей на основе жидкого стекла ("Силикатный", "Канцелярский", "Конторский", "Жидкое стекло"), бумага типа папиросной, штемпельная краска. Бумага с оттиском печати смазывается с обеих сторон клеем, после опечатывания книги наносится еще один слой клея./

В случае если предприятия - юридические лица имеют обособленные подразделения, осуществляющие кассовые операции с наличностью и расположенные отдельно от юридического лица, то независимо от того, выделены эти подразделения на самостоятельный баланс или нет, в целях полного учета осуществляемых кассовых оборотов указанные подразделения должны также вести кассовую книгу, которая оформляется по образцу кассовой книги предприятия и выдается этим подразделениям.

Записи в кассовой книге производятся в двух экземплярах через копировальную бумагу шариковой ручкой или чернилами темного цвета. Вторые экземпляры должны быть отрывными, что и является отчетом кассира. Первые экземпляры остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры нумеруются одинаковыми номерами.

Подчистки и немотивированные исправления в кассовой книге запрещаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, замещающего его.

21. Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу после получения или выдачи денег по каждому приходному кассовому ордеру и расходному документу.

Ежедневно в конце рабочего дня кассир подводит итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными кассовыми ордерами и расходными документами под расписку в кассовой книге.

22. На предприятиях при условии обеспечения полного хранения кассовых документов кассовая книга может вестись с использованием технических средств, при этом ее листы формируются в виде машинограммы "Вкладной лист кассовой книги". Одновременно с ней формируется машинограмма "Отчет кассира". Обе названные машинограммы должны составляться до начала следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и содержать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года.

В машинограмме "Вкладной лист кассовой книги" последним за каждый месяц должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а последним за календарный год - общее количество листов кассовой книги за год.

После получения машинограммы "Вкладной лист кассовой книги" и "Отчет кассира" кассир обязан проверить правильность составления кассовой книги и отчета кассира, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.

В целях обеспечения сохранности и удобства использования машинограммы "Вкладной лист кассовой книги" в течение года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. После окончания календарного года (или в меру необходимости) машинограммы "Вкладной лист кассовой книги" формируются в подшивки в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия, а книга опечатывается.

23. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.

24. Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном документе, для мотивирования остатка наличности в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. Наличность, не оправданная приходными кассовыми ордерами, считается излишком кассы и зачисляется в доход предприятия.

25. При наличии на предприятии нескольких кассиров старший кассир перед началом рабочего дня выдает другим кассирам авансом необходимую для расходных операций сумму наличности под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денег.

Кассиры в конце рабочего дня обязаны составить отчет перед старшим кассиром в получении аванса и денег, принятых по приходным документам, и сдать остаток наличности и кассовые документы по проведенным операциям старшему кассиру под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денег.

За авансы, полученные для оплаты труда и выплаты стипендий, кассир обязан составить отчет в срок, указанный в платежной ведомости для их выплаты. До окончания этого срока кассиры обязаны ежедневно сдавать в кассу остатки наличности, не выданной по платежным ведомостям. Эти деньги сдаются в опечатанных кассирами сумках, пакетах и т. п. старшему кассиру под расписку с указанием объявленной суммы.

При наличии на предприятии только одного кассира учет принятых и выданных денег ведется этим кассиром.

26. Предприятия торговли и сферы обслуживания населения при осуществлении кассовых операций с наличностью должны обеспечивать постоянное наличие в своих кассах разменной монеты различных номиналов (в размере не менее 5 % от суммы установленного предприятию лимита остатка наличности в кассе) для выдачи сдачи гражданам. В отдельных случаях, если из-за специфики деятельности предприятия выручка получается главным образом за счет реализации отдельных групп товаров (услуг) высокой стоимости, обслуживающим учреждением банка такому субъекту хозяйствования может быть установлено наличие обязательной суммы разменной монеты в размере 2 - 5 % от установленного предприятию лимита остатка наличности в кассе. Невыдача (или несвоевременная выдача) гражданам сдачи из-за отсутствия или недостатка разменной монеты на этих предприятиях в течение рабочего дня, а также ее наличие на предприятии в размерах, меньше указанных, является нарушением кассовой дисциплины, и за это к виновным лицам вышеупомянутых предприятий могут применяться штрафные санкции, определенные статьей 164-2 Кодекса Украины об административных правонарушениях, как за нарушение правил ведения кассовых операций.

В случае осуществления торговли продукцией или работами (услугами) с использованием торговых автоматов или другого подобного оборудования (что не предусматривает наличия кассового аппарата,контролируемого уполномоченным на это физическим лицом) последние должны быть оснащены электронным счетчиком количества разменной монеты, поступающей в автомат, бесконечного действия с возрастающим итогом. Счетчик пломбируется работником местных органов налоговой администрации. По мере накопления автоматом денежной выручки соответствующими, работниками торгового или другого предприятия производится выемка наличности с дальнейшим отражением в кассовой книге показателей электронного счетчика и фактического наличия денежных средств (наличности). В дальнейшем эта денежная выручка инкассируется в порядке, определенном Инструкцией НБУ N 1 "По организации эмиссионно-кассовой работы в учреждениях банков Украины", утвержденной постановлением Правления Национального банка Украины от 07.07.94 г. N 129.

27. Каждое предприятие для осуществления расчетов наличностью должно иметь кассу. Кассой называется специально оборудованное и изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличности. Руководители предприятий обязаны оборудовать кассу и обеспечить хранение денег в помещении кассы, а также в случае доставки их из учреждения банка и сдачи в учреждение банка. Они несут в установленном соответствующим законодательством порядке ответственность в том случае, если по их вине не были созданы необходимые условия, обеспечивающие сохранность денег во время их хранения и транспортировки. Рекомендации по обеспечению сохранности денежных средств во время их хранения и транспортировки приведены в приложении N 2.

Кассы предприятий в случае необходимости могут быть застрахованы страховой организацией.

Помещение кассы должно быть изолировано, а дверь в кассу во время осуществления операций - заперта с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, запрещается.

28. Вся наличность на предприятиях хранится, как правило, в несгораемых металлических шкафах, а в отдельных случаях - в комбинированных и обычных металлических шкафах, которые после окончания работы кассы запираются ключом и опечатываются сургучной печатью кассира. Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается передавать посторонним лицам или изготавливать неучтенные дубликаты.

Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, ящиках и т.п. хранятся у руководителей предприятий. Не реже одного раза в квартал производится их проверка комиссией. В случае выявления потери ключа руководитель предприятия сообщает об этом инциденте в органы внутренних дел и принимает меры по немедленной замене замка металлического шкафа. Хранение в кассе наличности и других ценностей, не принадлежащих данному предприятию, запрещается.

29. Перед открытием помещения кассы и металлических шкафов кассир обязан осмотреть сохранность замков, дверей, оконных решеток и печатей, убедиться в исправности охранной сигнализации.

В случае повреждения или снятия печати, поломки замков, дверей или решеток кассир обязан немедленно доложить об этом руководителю предприятия, который сообщает об этом событии в органы внутренних дел и принимает меры по охране кассы до прибытия работников милиции.

В этом случае руководитель, главный бухгалтер или лица, которые их замещают, а также кассир предприятия после получения разрешения органов внутренних дел производят проверку наличия денежных средств и других ценностей, которые хранятся в кассе. Эта проверка должна быть произведена до начала кассовых операций. О результатах проверки составляется акт в четырех экземплярах, акт подписывается всеми лицами, которые участвовали в проверке. Первый экземпляр акта передается в органы внутренних дел, второй высылается в страховую компанию, третий высылается в вышестоящую организацию (в случае ее наличия), а четвертый - остается у предприятия.

30. Кассир в соответствии с действующим законодательством несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей.

31. После издания приказа о назначении кассира на работу руководитель предприятия обязан под расписку ознакомить его с настоящим Порядком, после чего с кассиром заключается договор о его полной материальной ответственности.

32. Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам.

33. На предприятиях, имеющих одного кассира, в случае необходимости временной его замены выполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя предприятия. С этим работником заключается договор, предусмотренный п. 31, на время выполнения им обязанностей кассира.

В случае внезапного оставления кассиром работы (по причине болезни и т. п.) ценности, которые находятся у него под отчетом, немедленно пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера предприятия или в присутствии комиссии в составе лиц, назначенных руководителем предприятия. О результатах пересчета и передачи ценностей составляется акт за подписями указанных лиц.

34. На предприятиях, имеющих большое количество подразделений или обслуживаемых централизованными бухгалтериями, оплата труда, выплаты пособий по временной нетрудоспособности, стипендий и премий могут производиться по письменному приказу руководителя предприятия, другими, кроме кассиров, лицами, с которыми заключается договор, предусмотренный п. 31, и на которых распространяются все права и обязанности, установленные для кассиров настоящим Порядком. Выдача и прием средств такими лицами осуществляется в помещениях кассы.

На предприятиях, где по штатному расписанию не предусмотрена должность кассира, обязанности последнего могут выполняться бухгалтером или другими работниками по письменному распоряжению руководителя предприятия при условии заключения с ними соглашения, предусмотренного п. 31, о чем в письменной форме в обязательном порядке должно быть уведомлено учреждение банка, обслуживающее предприятие.

IV. Ревизия кассы и контроль за
соблюдением кассовой дисциплины

35. В сроки, установленные руководителем предприятия, но не реже одного раза в квартал, на каждом предприятии проводится внезапная ревизия кассы с покупюрным пересчетом всех денег и проверкой других ценностей, которые находятся в кассе. Остаток наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. Для проведения ревизии кассы приказом руководителя предприятия назначается комиссия, составляющая акт. В случае выявления ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указываются сумма недостачи или излишка и обстоятельства их возникновения. Образец формы акта инвентаризации наличия средств приведен в приложении N 3.

В условиях автоматизированного ведения кассовой книги следует производить проверку правильности работы программных средств обработки кассовых документов.

36. Учредители предприятий, вышестоящие организации (в случае их наличия), а также аудиторы (аудиторские фирмы) в соответствии с заключенными соглашениями во время проведения документальных ревизий на всех подведомственных предприятиях в обязательном порядке проводят ревизию кассы и проверяют соблюдение кассовой дисциплины. Во время проведения ревизий особое внимание должно уделяться вопросу обеспечения сохранности денег и ценностей.

В хозяйственных обществах, где это предусмотрено их уставом, такие ревизии проводятся ревизионными комиссиями.

37. Проверки кассовой дисциплины осуществляются органами Государственной налоговой администрации Украины, Государственной контрольно-ревизионной службы Украины, Министерства внутренних дел Украины, финансовыми органами и учреждениями банков.

38. Лица, обвиненные в нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в установленном действующим законодательством порядке.

39. Ответственность за соблюдение кассовой дисциплины возлагается на руководителей предприятий, главных бухгалтеров, руководителей финансовых служб и кассиров.

40. Порядок ведения кассовых операций в учреждениях банков, осуществляющих кассовое обслуживание клиентов, установлен Инструкцией НБУ N 1 "По организации эмиссионно-кассовой работы в учреждениях банков Украины", утвержденной постановлением Правления Национального банка Украины от 07.07.94 г. N 129.

Порядок ведения кассовых операций на предприятиях связи Украины регулируется соответствующим нормативным актом, который утверждается Государственным комитетом связи Украины. Лимиты остатка денег в кассе для предприятий связи устанавливаются учреждениями банков по согласованию с руководителями этих предприятий с учетом размеров наличного оборота и условий работы предприятий связи. Лимит остатков денежной наличности в подчиненных структурных подразделениях устанавливается предприятием или филиалом, в состав которого они входят, в пределах общего лимита, установленного учреждением банка. Лимит утверждается руководителем предприятия, филиала.

Накануне нерабочих дней учреждений банка предприятия связи могут превышать лимиты кассы в размерах, необходимых для обеспечения расходных операций в те дни, когда учреждения банков операций не осуществляют.

Приложение N 1

Общие правила
определения признаков платежности денежных билетов и разменной монеты Национального банка Украины

1. Денежные билеты Национального банка Украины (далее - банкноты), относительно подлинности которых не возникает никаких сомнений, должны приниматься для оплаты и обмена организациями любых форм собственности без ограничений, даже если на них есть следующие повреждения:

1.1. В любом месте банкноты есть кляксы, надписи, надрывы, а также признаки естественного износа, загрязнения, но от которых осталось не меньше чем 3/4 их начального размера и могут быть прочитаны номинал, буквы серии и номер.

1.2. Порванные, надорванные и склеенные, если отдельные части банкноты бесспорно принадлежат той же самой банкноте и на них сохранились серия и номер, если место склеивания не мешает определить подлинность банкноты и номинал.

Банкноты с перечисленными дефектами считаются изношенными и должны приниматься банками от организаций любых форм собственности и физических лиц и изыматься банками из обращения.

2. Предприятия, учреждения, организации, общества не должны принимать, но банки должны обменивать следующие банкноты, относительно подлинности и номинала которых не возникает сомнений:

2.1. Банкноты с общим водяным знаком, которых осталось меньше чем 3/4, но больше половины:

поврежденные огнем или водой, в которых отсутствует защитная лента, но на которых можно прочитать номинал, серию и номер:

загрязненные, исписанные;

склеенные из частей одной банкноты;

изменили свой прежний цвет под действием влаги, химикатов и т. п.

2.2. Банкноты с фиксированным водяным знаком, которые имеют перечисленные в п.2.1 повреждения и на которых остался фиксированный водяной знак, независимо от размера поврежденной банкноты.

Эти банкноты являются неплатежными, и банки должны обменивать их на платежные после подтверждения экспертом или руководителем касс их подлинности.

Банки должны обменивать поврежденные или изношенные банкноты на платежные при следующих условиях:

- если не возникает сомнения в их подлинности;

- если видим номинал;

- если отсутствующая часть банкноты не может быть принята для обмена.

2.3. Банкноты, имеющие невидимые надписи органов внутренних дел, являются неплатежными и должны обмениваться на платежные как изношенные путем сдачи их в региональные управления НБУ.

3. Монеты принимаются в платеж и обмениваются в случае, если нет ни единого сомнения относительно их подлинности и если на них сохранены изображения малого герба Украины - трезубца и цифра, которая указывает ее стоимость.

3.1. Платежные, но не пригодные для обращения монеты - деформированные, находившиеся под действием различных реагентов, огня и т. п., сдаются в банковские кассы и в дальнейшем изымаются из обращения.

3.2. Монеты, на которых изображение номинала и малого герба Украины не просматривается, с отверстиями, надломленные и т. п., являются неплатежными, не принимаются для оплаты и не обмениваются.

4. Банковские учреждения должны следить, чтобы деньги, находящиеся в обращении, были чистыми и качественными, и не должны выпускать в обращение порванные, склеенные, облитые краской, обгоревшие, имеющие жировые или чернильные пятна, надписи, другие повреждения и естественно изношенные, погнутые и поврежденные монеты, должны их отбирать и переводить в категорию изношенных.

5. Банкноты, на которых есть признаки умышленных повреждений (с отверстиями, порезанные, исписанные, со смытым рисунком), что не дает возможности определить подлинность и номинал, и которые не имеют номера и серии, не принимаются в платежи и не обмениваются банками.

6. Банкноты и монеты, вызывающие сомнение относительно подлинности или имеющие явные признаки подделки, предъявителю не возвращаются, а подлежат изъятию с выдачей предъявителю справки о принятии на экспертизу.

7. Банкноты и монеты, вызывающие сомнение относительно подлинности, посылаются на экспертизу в Департамент налично-денежного обращения Национального банка Украины, а фальшивые и поддельные - в учреждения МВД на местах.

8. Обмен изношенных, поврежденных банкнот и монет на платежные производится банками бесплатно.

Приложение N 2

Рекомендации
относительно обеспечения сохранности средств
во время их хранения и транспортировки *

(* Согласовано с Министерством внутренних дел Украины.)

1. В случае зачисления на работу и назначения на должности, связанные с ведением кассовых операций, обслуживанием средств охранно-пожарной сигнализации, сохранением и транспортировкой средств, или периодического привлечения работников предприятий к указанным выше работам руководителям предприятий нужно учитывать, что на указанные выше должности нежелательно брать:

- лиц, ранее привлекавшихся к уголовной ответственности за умышленные преступления, у которых судимость не погашена или не снята в установленном порядке; по приговору суда лишены права заниматься вышеупомянутыми видами деятельности;

- лиц, страдающих хроническими психическими заболеваниями;

- лиц, состоящих на специальном медицинском учете по поводу алкогольной или наркотической зависимости.

2. При перевозке наличности в национальной валюте, которая принадлежит предприятиям, учреждениям и организациям всех форм собственности, от касс предприятий до учреждений банков и в обратном направлении руководитель такого предприятия, учреждения или организации должен обеспечивать кассира охраной и транспортным средством.

При транспортировке значительных денежных сумм и ценностей и в других случаях охрана кассиров осуществляется на договорной основе работниками милиции и отделами охраны подразделений Государственной службы охраны при органах внутренних дел.

3. Во время транспортировки денежных средств кассиру, лицам из его сопровождения и водителю транспортного средства, если он предоставляется руководителем предприятия, не рекомендуется:

- разглашать маршрут движения и размер суммы перевозимых денежных средств и ценностей;

- впускать в салон транспортного средства посторонних лиц, не имеющих разрешения руководителя предприятия и/или подразделения

Государственной службы охраны при органах внутренних дел;

- идти пешком, ехать попутным или общественным транспортом;

- посещать магазины, рынки и подобные места;

- выполнять какие-либо поручения, не связанные с транспортировкой средств, и отвлекаться любым другим способом от доставки по назначению денег и ценностей.

Приложение N 3

_______________________________________________________________________________________________________________________(предприятие, организация

Структурное подразделение (цех)_________________________________________________________________________________________

АКТ N __
инвентаризации наличных средств
"__"________199__ г.,
которые находятся _______________

Расписка

Настоящим удостоверяю, что до начала проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на денежные средства, сданные в бухгалтерию, и все денежные средства, которые поступили под мою ответственность, оприходованы, а те, которые выбыли, списаны по расходам.

Материально ответственное лицо__________________________________________________________________________________________

(должность) (подпись) (фамилия, имя, отчество)

На основании приказа (распоряжения) от "__"_______199_ г. N___ проведена инвентаризация денежных средств по состоянию на "__"________199_ г.

Во время инвентаризации установлен следующий объем ценностей:

1) наличности _________________ грн.____ коп.

2) почтовых марок______________ грн.____ коп.

3) ____________________________грн.____ коп.

4) ____________________________грн.____ коп.

Итог фактического наличия ______ грн.____ коп.

_________________________________________________________________________________________________________________

(словами)

По учетным данным_______________грн.____ коп.

Итоги инвентаризации: излишек _______________________________________________

недостача __________________________________________________________________

Последние номера кассовых ордеров:

приходного N __________________

расходного №___________________

Председатель комиссии

_________________________________________________________________________________________________________________________

(должность) (подпись) (фамилия, имя, отчество)

Члены комиссии

_________________________________________________________________________________________________________________________

(должность) (подпись) (фамилия, имя, отчество)

Подтверждаю, что денежные средства, перечисленные в акте, находятся на моем ответственном хранении.

Материально ответственное лицо

"___"__________199__ г.

Оборотная сторона акта

Объяснение причин остатков или недостач__________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________________________________________________

Материально ответственное лицо

Решение руководителя предприятия________________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________________________________________________

"___"__________199_ г.

Акт применяется для отражения результатов инвентаризации фактического наличия денежных средств (наличности, почтовых марок и др.), находящихся в кассе предприятия (организации).

Комиссия проверяет наличие денежных средств путем полного пересчета всех денег, находящихся в кассе, ценных бумаг, чековых книжек и т. п. Акт составляется в двух экземплярах и подписывается членами инвентаризационной комиссии и материально ответственным лицом.

Первый экземпляр акта передается в бухгалтерию предприятия (организации), второй остается у материально ответственного лица.

До начала инвентаризации от каждого материально ответственного лица или группы лиц, отвечающих за хранение денежных средств, берется расписка.

В случае замены материально ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах (для материально ответственного лица, сдавшего ценности, материально ответственного лица, принявшего ценности, и бухгалтерии).