Актуальні новини  
31.01.2018 

Заповнення трудової книжки

Що таке трудова книжка і для чого вона існує? Як зазначено у ст. 48 Кодекса Законів про Працю (далі за текстом КзпП), трудова книжка - це основний документ про трудову діяльність працівника. Трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють на підприємстві, в установі, організації або у фізичної особи понад п'ять днів. До трудової книжки заносяться відомості про роботу, заохочення та нагороди за успіхи в роботі на підприємстві, в установі, організації; відомості про стягнення до неї не заносяться. Тобто, трудова книжка підтверджує досвід, кваліфікацію і право працівників на пільги при призначенні спеціальних пенсій, виплат за вислугу років тощо.

Розглянемо загальні вимоги до оформлення та заповнення цього важливого документа. Вони встановлені Інструкцією, що затверджена Наказом Мінпраці N 58 від 29.07.1993 року (далі за текстом - Інструкція N 58). Форма трудової книжки і вкладиша до неї, що діють на сьогодні, затверджені Постановою КМУ N 301 від 27.04.1993 року (далі за текстом Постанова N 301). Якщо ви маєте трудову книжку зразка раніше 1993 року (до набуття чинності Постановою N 301), повідомляємо: трудові книжки старого зразка дійсні і обміну не підлягають. Але якщо у трудовій книжці заповнені всі сторінки і вона доповнюється вкладишем, то незалежно від форми книжки, вкладиш використовують нового формату (п. 3.3 Інструкції N 58).

Наголошуємо, що заповнювати трудову книжку потрібно акуратно, бо закреслювати раніше внесені неточні або неправильні записи в жодному разі не можна.

Згідно п. 2.1 Інструкції N 58, трудові книжки заповнюють одночасно українською та російською мовами. Для цього у формі трудової книжки передбачено відповідні розділи. Тобто всі записи в документі дублюються двома мовами. Але по цьому питанню є ще роз'яснення Мінсоцполітики (лист від 21.11.2012 р. N 183/06/186-12), в якому зазначено що заповнення трудової книжки іншою мовою, крім української, може здійснюватися на основі особистої заяви особи, якій належить трудова книжка.

Записи виконуються акуратно, ручкою кульковою або з пером, чорнилом чорного, синього або фіолетового кольорів, і завіряються печаткою запис про звільнення, а також відомості про нагородження та заохочення. (п. 2.4 Інструкції N 58).

Записи до трудової книжки працівника вносить роботодавець за основним місцем роботи цього працівника. Зазвичай на підприємствах веденням трудових книжок займається спеціаліст відділу кадрів. Але якщо такого немає в штаті, цю функцію може виконувати сам керівник підприємства або інша уповноважена ним особа.

Якщо людина працює у вас за сумісництвом, запис до його трудової книжки ви не вносите, тому що цей документ зберігається за основним місцем роботи сумісника (п. 1.1 Інструкції N 58). Суміснику на вимогу видається лише довідка про таку роботу, а основний роботодавець, за бажанням працівника, вносить запис про сумісництво до його трудової книжки окремим рядком (п. 2.14 Інструкції N 58).

Вперше трудову книжку працівнику заводить та заповнює роботодавець, робота в якого для працівника є першим основним місцем роботи. Це, до речі, може зробити й фізособа-підприємець (лист Мінсоцполітики від 03.12.2015 р. N 492/06/186-15). Якщо трудова книжка у працівника вже є, він повинен пред’явити її новому роботодавцю.

Які відомості вносяться до трудової книжки?

На титульному аркуші:

- прізвище, ім'я та по батькові;

- дата народження.

Про місце роботи:

- найменування підприємства;

- дата і запис про прийняття, переведення, звільнення;

- дата і номер відповідного наказу.

Також вносяться відомості про:

- заохочення та нагородження;

- відкриття, які підтверджені дипломами;

- використані винаходи та раціоналізаторські пропозиції;

- виплачені у зв'язку з цим винагороди.

Назву роботи, професії або посади, на яку приймають працівника, записують у відповідності з найменуванням, наведеним у Класифікаторі професій ДК 003:2010.

Не вносять до трудової книжки відомості про:

- накладені на працівника стягнення (догани) (п. 2.2 Інструкції № 58);

- премії, передбачені системою заробітної плати, або виплати, що мають регулярний характер (п. 2.24 Інструкції № 58);

- характер трудового договору, за яким приймається працівник (строковий чи безстроковий). Це вказується в наказі про прийняття на роботу (лист Мінпраці від 29.05.2007 р. N 126/13/133-07);

- строк випробування;

- перебування працівника в соціальній відпустці (у зв’язку з вагітністю та пологами; для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку);

- перебування працівника у відпустці без збереження заробітної плати, що надається за медичними показаннями для догляду за дитиною до досягнення нею 6 (16 (18))-річного віку;

- переміщення всередині підприємства на інше місце роботи, до іншого структурного підрозділу в тій самій місцевості, доручення роботи на іншому механізмі або агрегаті в межах спеціальності, кваліфікації або посади, застереженої трудовим договором;

- тимчасове переведення на іншу роботу працівника, суміщення ним професій (посад) або виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника.

Перед заповненням трудової книжки працівника, роботодавець видає відповідний наказ (розпорядження) про:

- прийняття його на роботу;

- переведення на іншу роботу;

- заохочення та нагородження;

- звільнення.

І вже на підставі цього наказу робиться запис до трудової книжки, не пізніше тижневого строку (в разі звільнення - у день звільнення). Запис у трудовій книжці повинен точно відповідати тексту відповідного наказу (розпорядження).

Підставами для записів до трудової книжки є також довідки інших підприємств та організацій про роботу, навчання, службу у ЗСУ тощо.

Для того, щоб завести трудову книжку вперше, потрібні такі документи:

- паспорт або інший документ, що засвідчує особу;

- диплом або інший документ про освіту чи професійну підготовку, якщо він необхідний для допуску до виконання певної роботи;

- військовий квиток для військовослужбовців, звільнених з військової служби;

- довідку про звільнення для громадян, які звільнені з місць відбуття кримінального покарання (п. 1.4 Інструкції N 58).

Бланки трудових книжок роботодавець придбаває самостійно (розд. 6, 7 Інструкції N 58) Вартість бланка трудової книжки роботодавець стягує з працівника (п. 6.1 Інструкції N 58).

Зберігається трудова книжка у роботодавця за основним місцем роботи працівника (п. 3 постанови N 301). Виняток - ФОПи і фізособи, які використовують найману працю. Вони трудові книжки найманих працівників у себе не зберігають, у цьому випадку трудові книжки зберігаються в самих працівників (п. 2.21-1 Інструкції N 58).

При звільненні, працівнику в день звільнення видають його трудову книжку, про що він розписується у Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них (п. 4.1 Інструкції N 58).

_______________________________________________________

СХОЖІ НОВИНИ ЗА ПОПЕРЕДНІЙ ПЕРІОД:

14 березня 2017 року (Облік та зберігання трудових книжок на підприємстві)

14 березня 2017 року (Втрата трудової книжки або вкладиша до неї по своїй недбалості чи неуважності)

21 листопада 2016 року (щодо записів у трудовій книжці)