Актуальні новини  
07.04.2017 

Знищення документів із закінченим терміном зберігання

В продовження теми новини вважаємо за потрібне нагадати, що документи, за якими закінчився термін зберігання, передбачений Переліком типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів, можуть бути знищені.

Відповідний відбір документів, строки зберігання яких закінчилися, і складання акта про вилучення цих документів для знищення здійснюються після створення зведених описів справ підприємства тривалого зберігання і по особовому складу за відповідний період. Забороняється відбір документів для подальшого знищення на підставі заголовків справ у номенклатурі справ. Повинен бути проведений посторінковий перегляд кожного документа.

Необхідний акт про вилучення документів для знищення розглядається експертною комісією підприємства (далі ЕКП) одночасно зі зведеними описами. Рішення експертної комісії (далі - ЕК) підприємства оформляється протоколом.

Процесуально, схвалені ЕК підприємства акти разом з описами справ з особового складу подаються на узгодження ЕПК відповідного державного архіву. Потім акт про вилучення документів для знищення стверджує керівник підприємства, і тільки після цього підприємство має право знищити документи.

На підставі зазначеного, без узгодження акту з ЕПК відповідного державного архіву знищити документи не можна.

Справи включаються в акт про вилучення для знищення, якщо термін їх зберігання закінчився до 1 січня року, в якому складений акт.

Додатково, особливу увагу слід звернути на примітку "За умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства". Таким чином, навіть після закінчення термінів зберігання документи, що мають вказану примітку, не можуть бути знищені, якщо перевірку податкових органів на цей період не було проведено.

Акт про вилучення для знищення складається у двох примірниках на всі справи підприємства в цілому.

Такі справи, вилучені для знищення, після погодження та затвердження актів здаються підприємствам із заготівлі вторинної сировини за накладними, у яких зазначається вага макулатури, зданої на переробку. Дата здачі документів, їх вага та номер накладної вказується в актах про вилучення документів до знищення. Акти поміщаються у справу архівного фонду і зберігаються в архіві підприємства.

В разі, коли обсяг справ невеликий, вони можуть бути спалені, про що в акті робиться позначка.

_______________________________________________

СХОЖІ НОВИНИ ЗА ПОПЕРЕДНІЙ ПЕРІОД:

27 лютого 2017 року (Терміни, що передбачені для зберігання документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів (враховуючи випадки, коли перевірка контролюючим органом не проводилась більше 1095 днів)

17 жовтня 2016 року (щодо зобов'язання платника податку зберігати документи, визначені законодавством)