|
Документ : Трудовая книжка: внесение изменений в запись о трудовой деятельности
Трудовая книжка: внесение изменений в запись
о трудовой деятельности
Трудовая книжка - основной документ о трудовой деятельности работника. В соответствии с записями в ней устанавливаются как общий, так и специальный трудовой стаж, который по действующему законодательству учитывается во время назначения пенсий и предоставления льгот.
В статье 48 Кодекса законов о труде Украины указано, что трудовые книжки ведутся на всех работников, работающих на предприятии, в учреждении, организации свыше пяти дней. Трудовые книжки ведутся также на внештатных работников при условии, если они подлежат государственному социальному страхованию. Порядок ведения трудовых книжек определяется КМУ, в частности Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной приказом Минтруда, Минюста, Минсоцзащиты Украины от 29.07.1993 г. № 58 (далее - Инструкция № 58), Постановлением КМУ от 27.04.1993 г. № 301 “О трудовых книжках работников”.
Записи в трудовой книжке о принятии на работу, переводе на другую постоянную работу должны вноситься на основании приказа руководителя предприятия или другого уполномоченного лица и точно отвечать тексту приказа, а записи о переводе на другую постоянную работу должны также точно отвечать формулировке действующего законодательства и содержать ссылку на соответствующий пункт.
В случае выявления неправильной или неточной записи сведений о работе, переводе на другую постоянную работу, о награждениях, поощрениях исправления производятся администрацией той организации, где была внесена соответствующая запись. Администрация по новому месту работы обязана оказать работнику в этом необходимую помощь. Порядок осуществления исправлений или изменения записи установлен п.2.6 Инструкции № 58.
В пункте 2.8 Инструкции № 58 указывается, что если организация, в которой сделана неправильная или неточная запись, ликвидирована, то исправления вносятся правопреемником и заверяются печатью, а при его отсутствии - вышестоящей организацией, которой была подчинена ликвидированная организация, а в случае его отсутствия - областным архивом, государственным архивом г. Киева, государственным архивом г. Севастополя, государственным архивом при Кабинете Министров Украины.
Исправленные сведения о работе, переводах на другую постоянную работу, награждениях, поощрениях должны полностью соответствовать подлиннику приказа или распоряжения. В случае утраты приказа или распоряжения либо несоответствия фактически выполнявшейся работе исправление сведений производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке. К таким документам относятся архивные материалы, отражающие трудовую деятельность работника: личные карточки, расчетные ведомости, лицевые счета по заработной плате. Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей.
Определимся с понятиями
Внесение изменений и исправлений в трудовую книжку следует отличать от оформления дубликата трудовой книжки. Это два различных порядка, которые являются следствиями разных причин.
Изменения вносятся, если в книжке была обнаружена неточная или неправильная запись, устарели анкетные данные работника, сведения о его образовании, профессии или специальности. А дубликат выписывается сотруднику, если его трудовая книжка была утеряна или испорчена.
Есть и еще одна процедура, которую часто путают с внесением изменений и исправлений в трудовую книжку. Это аннулирование испорченного бланка и оформление нового, если при первичном оформлении трудовой книжки кадровик по неосторожности внес туда неверную запись. Например, в дате рождения работника вместо “18.06.1978” написано “18.06.1987”. Поскольку законом не предусмотрена процедура исправления неверно внесенной записи на титульном листе трудовой книжки, то здесь не остается ничего другого, как списать испорченный бланк и заполнить новый. Теперь, когда мы разобрались с похожими процедурами и четко уяснили себе их различия, перейдем непосредственно к внесению изменений и исправлений в трудовую книжку.
Изменение анкетно-биографических данных
Рассмотрим ситуацию: сотрудница поменяла фамилию при вступлении в брак. Или развелась и взяла девичью фамилию. Эти изменения обязательно вносятся в трудовую книжку.
Для изменения данных трудовой книжки о фамилии, имени, отчестве, дате рождения работника п. 2.13 Инструкции № 58 предусмотрен следующий порядок. Прежняя запись аккуратно зачеркивается одной чертой. А сверху (снизу, на той же строке, где есть место) записываются новые данные, на внутренней стороне обложки трудовой книжки делается пояснение со ссылкой на документы, на основании которых были внесены изменения, с указанием их номеров и дат. Документами, которые дают основание для внесения изменений, являются паспорт, свидетельство о рождении, свидетельство о браке, свидетельство о расторжении брака, свидетельство об изменении фамилии, имени, отчества. Текст пояснения заверяется подписью кадровика, вносившего изменения, и печатью организации или кадровой службы.
Дополнение сведений об образовании
Довольно часто приходится дополнять в трудовой книжке сведения об образовании, профессии, специальности. Например, сотрудник поступил на работу сразу после школы (среднее образование), а через какое-то время получил среднее профессиональное образование. При этом, в соответствии с Инструкцией № 58: старые сведения в трудовой книжке не зачеркиваются, а просто дополняются через запятую новой информацией.
Пример. В строке “Образование” у работника было указано среднее профессиональное образование, а в строке “Профессия, специальность” значилось “монтажник”. Он окончил технический университет и предъявил в отдел кадров диплом инженера. На основании диплома в строке “Профессия, специальность” через запятую пишется “инженер”, а в строке “Образование” - “высшее”. Инструкция не требует делать ссылку на документ об образовании, дополняя раннее внесенные сведения.
Исправление неправильной записи
В разделах “Сведения о работе”, “Сведения о награждениях”, “Сведения о поощрениях” трудовой книжки (вкладыша) зачеркивание ранее внесенных неточных или неправильных записей не допускается. Все неправильные записи должны быть в установленном порядке признаны недействительными. При необходимости, например, изменения записи сведений о работе, после указания соответствующего порядкового номера в графе 1, даты внесения записи в графе 2, в графе 3 пишется: “запись за № _ _ _ недействительна. Принят по такой-то профессии (должности)” и в графе 4 повторяются дата и номер приказа (распоряжения) администрации, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку. В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении и переводе на другую постоянную работу в случае незаконного увольнения или перевода, установленного органом по рассмотрению трудовых споров, и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения. Например, пишется: “запись за № _ _ _ недействительна, уволен...” и указывается новая формулировка. В графе 4 в этом случае делается ссылка на приказ о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения.
Если же сам приказ был издан с ошибкой, а затем отменен, то в графе 4 указываются дата и номер отменившего его приказа.
Следует также отметить, что если недействительной признана запись об увольнении или переводе, то работник имеет право попросить вместо ее исправления оформить ему дубликат трудовой книжки, где неверная запись будет отсутствовать (п. 2.10 Инструкции № 58).
Особенности исправления записей
Часто у кадровиков возникают вопросы, как поступить в той или иной неординарной ситуации, связанной с необходимостью внесения исправлений в трудовую книжку. Рассмотрим некоторые подобные случаи.
Пример 1. Если неверная запись обнаружена спустя значительный промежуток времени, работнику нужно обратиться с заявлением в письменной форме на имя руководителя организации. Даже если с момента внесения неверной записи прошли годы и в трудовой книжке работника послі нее появились другие записи исправления вносятся в обычном порядке. После последней записи ставится следующий порядковый номер, скажем, 10 затем вносится запись о при знании недействительной записи, например, за номером 5, и воспроизводится правильная запись. При этом датой изменений будет не дата, указанная под неправильной записью (иначе нарушится хронология), а дата внесения записи об исправлении. В графе 4 делается ссылка на соответствующий приказ. При внесении изменения на основании копии приказа другого работодателя обязательно укажите, на чей именно приказ вы ссылаетесь.
Пример 2. Неверная запись обнаружена сразу после того, как было оформлено увольнение. Здесь вот какая трудность: увольнение уже оформлено и блок записей в трудовой книжке, сделанных в вашей организации, закрыт печатью и подписями. Если сейчас внести запись без наименования организации, то будет непонятно, кто ее автор. Поэтому для одной этой записи нужно создать в трудовой книжке новый блок: вновь написать в виде заголовка наименование организации, затем поставить порядковый номер, следующий за номером записи об увольнении, и дату. После этого внести необходимые изменения. Чтобы закрыть блок, необходимо поставить печать и подпись сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек, и подпись работника как при увольнении. Так же следует поступать и в том случае, если бывший работник пришел к вам исправить неверную запись, сделанную в вашей организации, а в его трудовой книжке последней стоит запись об увольнении из другой организации.
Таким образом, работодатель или его преемник обязаны внести соответствующие изменения в трудовую книжку при наличии на то законных оснований. Если вам в такой ситуации отказываются добровольно вносить изменения в трудовую книжку, то вы имеете право в судебном порядке обязать их сделать это с одновременным возмещением морального вреда.
Образец заявления в организацию о внесении
изменений в трудовую книжку.
Директору ООО “Строймонтаж” Иванову С.П.
Петрова Ивана Ивановича, 16.02.1980 г.р.
проживающего: г.Харьков,
ул. Светлая, д. 2, кв. 5
тел.123-56-78
Заявление
Прошу внести изменения в мою трудовую книжку в связи с тем, что запись под № 7 ошибочна.
В соответствии с приказом № 14 от 02.04.2005 года я был принят на должность инженера ООО “Строймонтаж”. 22.02.2007 года я уволился из этой организации (приказ № 36 от 22.02.2007). В апреле 2008 года я обнаружил, что датой принятия на эту должность указано “02.05.2005”. Таким образом, запись под № 7 является неправильной.
Приложения:
1. Копия моей трудовой книжки на 3 листах.
2. Копия приказа № 14 от 02.04.2005 года.
“Экспресс анализ законодательных и нормативных актов”, № 16-17 (642-643), 21 апреля 2008 г.
Подписной индекс 40783
|
