Документ : Применение доверенностей на получение товарно-материальных ценностей (часть ІІІ)

Применение доверенностей на получение
товарно-материальных ценностей

(Часть IІІ. Часть I, ІІ см. в консультациях от 14.03.2008 г., 21.03.2008 г.)

Нужно ли применять доверенность на получение ТМЦ при передаче векселя?

Вопрос о необходимости оформления доверенности индоссантом при передаче векселей мы вынесли отдельно, поскольку у многих практикующих бухгалтеров он вызывает сомнения. Сомнения эти проистекают, во-первых, из особой природы векселя, соединяющего в себе признаки ценной бумаги, товара, денежного и расчетного документа, а во-вторых - из того, что для векселей предусмотрены особые правила оформления передачи их от одного лица другому (в частности, совершение специальной надписи на самом векселе - индоссамента).

В законодательных актах, регулирующих вексельное обращение, о применении доверенностей ничего не говорится. Не упомянуты векселя и в Инструкции о порядке регистрации выданных, возвращенных и использованных доверенностей на получение ценностей, утвержденной приказом Минфина Украины от 16.05.96 г. № 99 (далее - Инструкция).

Однако в Инструкции говорится о необходимости применения доверенности при отпуске (бесплатной передаче) товаров, прочих товарно-материальных ценностей, а также нематериальных активов, денежных документов и ценных бумаг.

Таким образом, вексель, в каком бы качестве мы его ни рассматривали, так или иначе вписывается в этот перечень.

Минфин придерживается того же мнения и в своем письме от 26.02.2001 г. № 061-307/13-207 указывает:

“Передача векселей индоссантом лицу, которому предприятием-получателем (индоссантом) доверено получить ценности (векселя), осуществляется по доверенности, оформляемой индоссантом”.

То есть применение доверенности в данном случае обязательно.

Как учитывается приобретение и списание бланков доверенностей?

Поскольку бланки доверенностей на получение ТМЦ являются документами строгой отчетности, на них распространяются все правила, предусмотренные для “строгоотчетных” бланков (с учетом особенностей, указанных в Инструкции). В частности, это предполагает особый порядок их приобретения, учета, хранения и списания. В пункте 3 Инструкции говорится, что “строгоотчетный” статус доверенностей требует:

“их изготовления с печатной нумерацией в соответствии с Правилами изготовления бланков ценных бумаг и документов строгого учета, утвержденными приказом Министерства финансов Украины от 25 ноября 1993 года № 98, Службы безопасности Украины от 15 ноября 1993 года № 118, Министерства внутренних дел Украины от 24 ноября 1993 года № 740;

учета их получения, хранения и использования как бланков строгой отчетности;

пронумерования, прошнурования и скрепления печатью и подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия журнала регистрации доверенностей (приложение № 2);

выдачи бланков и журналов лицу, на которое возложены обязанности по регистрации выданных, возвращенных и использованных доверенностей, по расходной накладной;

контроля за своевременным представлением документов (актов, накладных, ордеров и т. п.), свидетельствующих об использовании доверенностей, или неиспользованных доверенностей;

списания использованных бланков доверенностей по акту”.

Типовые формы первичных документов, используемых в операциях с бланками строгой отчетности, утверждены приказом Минстата Украины от 11.03.96 г. № 67. Некоторые из них, правда, в отношении доверенностей не применяются, поскольку для последних имеются специальные формы, помещенные в приложениях к Инструкции. Поэтому в целом перечень типовых форм первичных документов выглядит следующим образом:

- приходно-расходная накладная на бланки строгой отчетности (ф. № СЗ-1);

- приходно-расходная книга по учету бланков строгой отчетности (ф. № СЗ-2);

- акт списания бланков доверенностей (ф. № М-2а - приложение № 2 к Инструкции). Используется вместо стандартного акта на списание использованных бланков строгой отчетности (ф. № СЗ-3);

- акт проверки наличия бланков строгой отчетности (ф. № СЗ-4);

- журнал регистрации доверенностей (ф. № М-3 - приложение № 2 к Инструкции);

- карточка-справка относительно выданных и использованных бланков строгой отчетности (ф. № СЗ-5).

По поводу последней из названных форм

(СЗ-5) имеются определенные сомнения в целесообразности ее применения - ведь она во многом дублируется журналом регистрации доверенностей (М-3). Тем не менее большинство предприятий предпочитают вести обе формы, действуя по принципу: “Береженого Бог бережет”.

Бухгалтерский учет бланков строгой отчетности также имеет свои особенности, главная из которых - одновременное использование балансовых и забалансовых счетов.

На балансе такие бланки учитываются в качестве производственных запасов на счете 209 “Прочие материалы” по цене приобретения. Соответственно, балансовый учет этих бланков подчиняется общим правилам, установленным для учета запасов.

За балансом для них предназначен специальный субсчет на счете 08 “Бланки строгого учета”. Здесь они отражаются не по стоимости приобретения, а по условной стоимости, установленной законодательно (об этом - см. ниже).

По какой цене учитываются бланки доверенностей на забалансовом счете?

Как уже сказано выше, учет бланков строгой отчетности за балансом производится по стоимости, установленной законодательно. В последнее время в данном вопросе возникла некоторая неразбериха.

Дело в том, что номинальная стоимость бланков доверенностей была установлена приказом Минфина от 19.02.98 г. № 37, которым среди прочего вносились изменения в Инструкцию: 1 грн 50 коп. за 1 бланк.

Однако приказ № 37 был отменен приказом Минфина от 04.07.2007 г. № 787. В связи с этим возник вопрос о том, какую стоимость бланков применять: 1 грн 50 коп. или 0,1 минимальной заработной платы, как это было установлено Инструкцией до 1998 года (до внесения изменений приказом № 37)?

Минфин в данном вопросе проявил странные колебания. Вначале он сообщил (см. письмо от 02.10.2007 г. № 31-34000-10-27/20001 в “Фортексе” № 43/2007 на с. 41–42), что в связи с изменениями размера минимальной заработной платы перерасчет стоимости доверенностей на счете 08 не производится. Из этого в общем-то следовало, что минфиновские чиновники предполагают применение цены, зависящей от минимальной зарплаты.

Однако позднее появилось письмо того же ведомства от 22.10.2007 г. № 31-34000-10-10/21625 (см. “Фортекс” № 46/2007, с. 34–35), в котором позиция Минфина была сформулирована иначе:

“Признание нормативно-правового акта утратившим силу не отменяет изменений, которые были внесены этим актом в другие нормативно-правовые акты.

С учетом приведенного доверенности зачисляются на забалансовый счет 08 “Бланки строгого учета” исходя из цены за 1 бланк 1 гривня 50 копеек”.

С правовой точки зрения выводы Минфина довольно сомнителен, но он выгоден предприятиям и мы не видим причин для его неприменения. Тем более что условная стоимость таких бланков должна назначаться именно Минфином.

Обязательно ли проводить инвентаризацию бланков? Что делать при обнаружении их недостач и порчи?

Как и другие товарно-материальные ценности, бланки доверенностей должны инвентаризоваться. Результаты инвентаризации отражаются в инвентаризационной описи. Форма ее законодательно не определена, поэтому можно использовать:

- старые советские формы (в данном случае - форму инвентаризационной описи ценностей и бланков документов строгой отчетности (ф. № Инв-16), утвержденную Постановлением Госкомстата СССР от 28.12.89 г. № 241);

- формы, предназначенные для бюджетных учреждений (при небольшой доработке или даже без нее подойдет форма инвентаризационной описи бланков документов строгой отчетности (приложение 8 к Инструкции по инвентаризации материальных ценностей, расчетов и других статей баланса бюджетных учреждений), утвержденная приказом Минфина и Госказначейства Украины от 30.10.98 г. № 90).

Обязательность инвентаризации прямо следует из текста Инструкции. Проводить ее необходимо не реже одного раза в квартал.

При обнаружении недостач или порчи бланков доверенностей придется провести ряд учетно-организационных мероприятий в соответствии с Порядком определения размера ущерба от хищений, недостач, уничтожения (порчи) материальных ценностей, утвержденным Постановлением КМУ от 22.01.96 г. № 116.

Согласно п. 7 Порядка размер ущерба от хищений, недостач, уничтожения (порчи) бланков ценных бумаг и документов строгого учета исчисляется с применением повышающего коэффициента. Для бланков доверенностей используется коэффициент 5, который применяется к номинальной их стоимости, то есть к 1 грн 50 коп. за бланк.

При этом в соответствии с п. 10 Порядка из этих сумм, взысканных с виновных лиц, осуществляется возмещение ущерба, причиненного предприятию, учреждению, организации, а остаток средств перечисляется в Государственный бюджет Украины.

Что это на означает практике, поясним на примере. Допустим, на предприятии обнаружена недостача бланков доверенностей в количестве 10 шт. Эти бланки учитываются на счете 209 по цене приобретения 0,30 грн за 1 шт., а на счете 08 - по условной цене 1,50 грн за 1 шт. Виновным в недостаче признан бухгалтер. Согласно Порядку размер взыскания составит:

1,50 грн х 5 х 10 шт. = 75 грн.

При этом непосредственно предприятие понесло ущерб в размере:

0,30 грн х 10 = 3 грн.

Таким образом, с виновного бухгалтера должно быть взыскано 75 грн, из которых 3 грн пойдет предприятию, а 72 грн - государству.

Разумеется, такой порядок вряд ли может вдохновить предприятия на строгое следование законодательным указаниям. Поэтому некоторые руководители и бухгалтеры сознательно скрывают подобные случаи. Например, при обнаружении порчи бланков (а таковой может считаться все что угодно - от ошибочно заполненной доверенности до опрокинутой на бланк чашечки кофе) такие бланки все равно фиксируются в журнале учета как выданные и возвращенные, а позднее списываются по акту и уничтожаются.

Поскольку в данном случае предприятию важно иметь доказательства производственного использования бланков, может быть составлен и такой, скажем, документ, как акт списания бланков доверенностей, израсходованных на обучение работников. В самом деле, кто мешает предприятию провести тренинг для своих сотрудников по заполнению типовых документов?

Сергей Коваль,
юрист

Газета “Фортекс” № 16/2008 (№ 276), от 14.04.2008 г.