Документ : Відрядження по Україні


Відрядження по Україні

Продовження. Початок див.консультацію від 01.07.2005 р.

Ми продовжуємо розглядати нюанси, пов’язані з відрядженням по Україні, які повинен знати кожен бухгалтер торгівлі та громадського харчування.

Заповнення звіту

Після повернення з відрядження працівник повинен відзвітуватись. Форма Звіту про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, і порядок її заповнення затверджені наказом ДПАУ від 19.09.2003 р. № 440.

Разом з авансовим звітом подають:

- посвідчення про відрядження, оформлене в установленому порядку;

- документи в оригіналі про наймання житлового приміщення, проїзд тощо.

Якщо працівник витратив менше, ніж йому видали в підзвіт, то він повинен у триденний строк повернути невикористані у відрядженні кошти. А якщо він навпаки перевитратив кошти, то підприємство повинне компенсувати йому витрати.

Строки подання звіту і повернення грошей передбачені кількома нормативними актами.

1. Закон України “Про податок з доходів фізичних осіб” від 22.05.2003 р. № 889-ІV (далі - Закон № 889):

- якщо витрати на відрядження здійснювались у готівковій формі, - до закінчення третього банківського дня, наступного за завершенням відрядження, необхідно подати звіт і повернути зайво отриману суму авансу;

- якщо відрядні витрати здійснювались у безготівковій формі (за допомогою платіжних карток), - не пізніше 10 днів, а за наявності поважних причин працедавець може його подовжити до 20 банківських днів (до з'ясування питань щодо виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами).

2. Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. № 637 (далі - Постанова № 637):

- видача готівки здійснюється згідно з чинним законодавством (тобто Законом № 889).

У принципі, там зазначаються ті самі строки. Однак є застереження, що коли готівка видається як на відрядження, так і для вирішення там виробничих питань, то строк подання звіту продовжується до дати завершення відрядження.

Підіб'ємо підсумки: за отриману готівку працівник повинен відзвітуватись до закінчення третього банківського дня, наступного за завершенням відрядження.

Слід звернути увагу на строк подання звіту, якщо працівнику не видавався аванс (нагадуємо: за невидачу авансу передбачений адмінштраф). Відповіді немає ні в Законі № 889, ні в Постанові № 637. Щоправда, є лист НБУ від 02.08.2004 р. № 25-113/1290-7713, де сказано, що строки звіту не залежать від того, чи одержував раніше працівник аванс, - до закінчення 3 банківського дня, наступного за завершенням відрядження.

Ми не згодні з таким піходом, однак тим, хто не бажає конфліктів, краще відштовхуватись від цих строків. Ті, хто їх порушив і кого хочуть оштрафувати, можуть аргументувати тим, що в жодному нормативному документі немає строків звітності за безавансові відрядження (що не заборонено, те дозволено).

Увага! Відповідно до п. 2.3 Постанови № 637, сума розрахунку з іншим підприємством (чи підприємцем} не повинна перевищувати 10 000 грн, протягом одного дня. При порушенні цієї норми суму, яка перевищує 10 000 грн., одноразово додають до залишку коштів у касі на кінець дня у підприємства-платника, а потом порівнюють із лімітом. У разі якщо різниця між цими сумами виявиться додатною, до підприємства-платника застосують штраф у подвійному розмірі такої різниці (ст. 1 Указу Президента України “Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки” від 12.06.95 р. № 436/95, далі -Указ № 436). Інакше кажучи, працівник при вирішенні виробничих питань (наприклад, закупівлі товарів) не може протягом одного дня заплатити готівкою іншому підприємству (чи підприємцю) більше 10 000грн.

Відповідальність фізосіб і підприємства

Існують два види відповідальності: першу несе підприємство, другу - працівник.

Так, за перевищення строків використання виданої підзвітної готівки, а також за видачу готівки без повного звіту на підприємство накладають фінштраф у розмірі 25 % від виданих у підзвіт сум (ст. 1 Указу № 436).

Закон № 889 передбачає різні санкції, розмір яких установлений залежно від строків затримки повернення коштів.

Ситуація 1. Працівник несвоєчасно повертає суму зайво витрачених коштів, але не пізніше останнього дня місяця, в якому минає граничний тратт подання звіту.

Працівник повинен сплатити штраф у розмірі 15 % від суми таких зайво витрачених коштів.

Ш = 3 x 15 %, де:

Ш - сума штрафу;

3 - зайво витрачені і своєчасно не повернуті підзвітні кошти.

Наприклад, працівник повертається з відрядження 14 червня 2005 року. Йому видали аванс у сумі 1 000 грн. Після приїзду з відрядження він по-

дав звіт на 700 грн.

Останній термін повернення підзвітних сум (300 грн.) - не пізніше 3-го банківського дня після приїзду (17 червня 2005 року).

Але працівник повернув гроші 29 червня 2005 року (не пізніше останнього дня місяця, на який припадає граничний термін подання звіту).

Отже, сума штрафу складає: 300 грн. х 15 % = = 45 грн.

Ситуація 2, Працівник не повергає суми зайво витрачених коштів протягом місяця, на який припадає граничний термін подання звіту.

Працівник повинен сплатити не лише штраф, але й суму податку. Як розрахувати суму штрафу, ми вже показали в Ситуації 1. А ось підрахунок податку має свої особливості. Для того щоб утримати податок із суми зайво витрачених коштів (3), останню необхідно збільшити на коефіцієнт, який розраховується за формулою:

К = 100 : (100 - Сп), де:

К - коефіцієнт;

Сп - ставка податку з доходів, установлена на момент нарахування доходу (у 2004-2006 роках вона складає 13 %).

Визначивши значення К, Ви без особливих зусиль розрахуєте суму податку (П):

П = 3 х К х Сп.

Приклад

Візьмемо дані із Ситуації 1. Єдине, що ми змінимо, - працівник повернув гроші 5 липня 2005 року

(пізніше останнього дня місяця, на який припадає граничний термін подання звіту).

Сума штрафу складає: 300 грн. х 15 % = 45 грн. Сума, з якої необхідно нараховувати податок: 300 грн. х (100 : (100 - 13)) = 344,83 грн. І, нарешті, сума податку: 344,83 грн. х 13 % = 44,83 грн.

Таким чином, підприємство зобов'язане за рахунок доходів працівника сплатити до бюджету: 45 грн. (штраф) + 44,83 грн. (податок) = 89,83 грн.

Звертаємо увагу, що коли в майбутньому працівник поверне суму зайво витрачених коштів або її стягнуть у примусовому порядку за рішенням суду, перерахунок податкових зобов'язань не здійснюється і сума штрафу не відшкодовується. А коли з доходів працівника утримають суму штрафу і податку, йому не буде жодного сенсу повертати зайво витрачені кошти.

Витрати на відрядження

Добові

За кожен день перебування працівника у відрядженні в межах України йому виплачують добові в межах граничних норм, установлених Постановою КМУ від 23.04.99 р. № 663 (далі - Постанова № 663). Розмір добових розраховують залежно від наявності і кількості разів харчування в готелях

(див. Таблицю 1).

Таблиця 1

Граничні норми добових витрат для українських відряджень

Наявність харчування  Сума, грн. 
У випадку, якщо в рахунки на оплату вартості проживання в готелях не включаються витрати на харчування  18,00   
У випадку, якщо в рахунки на оплату вартості проживання в готелях включаються витрати на: 
одноразове харчування  14,40 
дворазове харчування  10,80 
триразове харчування  7,20 

Наведемо основні правила розрахунку добових.

1. Добові виплачують з урахуванням вихідних, святкових і неробочих днів і часу перебування в дорозі (разом із вимушеними зупинками).

2. Визначення кількості днів відрядження для виплати добових здійснюють з урахуванням дня від'їзду у відрядження і дня прибуття до місця постійної роботи, які зараховуються як два дні.

3. При відрядженні працівника строком на один день або у таку місцевість, звідки працівник має можливість щодня повертатись до місця постійного проживання, добові відшкодовують як за повну добу.

4. Якщо в посвідченні про відрядження відсутні позначки, то добові не виплачуються.

5. Розмір добових витрат, що виплачуються працівникам, направленим у відрядження підприємствами усіх форм власності (крім підприємств, які повністю або частково утримаються за рахунок бюджетних коштів), не може бути нижчим норм добових витрат, установлених додатком до Постанови № 663. Тобто добові повинні бути не нижчими 18 грн.

Ви можете запитати: чи можна виплатити добові понад 18 грн.? Відповідь позитивна. Наказом (або розпорядженням) керівник підприємства може встановити будь-який розмір добових або за окремим відрядженням, або для всіх без винятку. Однак це вкрай невигідно для підприємства, оскільки воно не має права віднести на валові витрати суму, яка перевищує 18 грн. (пп. 5.3.1 Закону України “Про оподаткування прибутку підприємств” у редакції від 22.05.97 р. № 283/97-ВР, далі - Закон про прибуток).

Далі виникає запитання: як правильно її обкласти? Згідно з п. 3.15 Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Мінпраці від 13.01.2004 р. № 5, суми добових (як у межах, так і понад норму) не включаються до фонду оплати праці. Отже на ці виплати не нараховуються соцвнески. Однак податком з доходів вони обкладаються як додаткове благо та ще і з застосуванням коефіцієнта (п. 3.4 Закону № 889).

Така точка зору має право на життя, однак не виключено, что соцфонди не погодяться з нею і забажають нараховувати й утримувати всі соцвнески в повному обсязі.

При цьому нараховані (сплачені) соцвнески також не збільшать валових витрат.

6. Добові витрати відшкодовуються в єдиній сумі незалежно від статусу населеного пункту.

7. Днем від'їзду/прибуття у відрядження вважається день відправлення/прибуття потягу, літака, автобуса чи іншого транспортного засобу з/до місця постійної роботи відрядженого працівника.

При відправленні транспортного засобу до 24:00 включно днем від'їзду у відрядження вважається поточна доба, а з 00:00 і пізніше - наступна доба.

Якщо станція, пристань, аеропорт розташовані за межами населеного пункту, де працює відряджений, у строк відрядження зараховується час, необхідний для проїзду до станції, пристані, аеропорту. Аналогічно визначається день прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи.

Витрати на наймання житлового приміщення

Підприємство за наявності підтверджуючих документів (в оригіналі) відшкодовує відрядженим працівникам витрати на наймання житлового приміщення (у тому числі готелів, мотелів тощо) у розмірі фактичних витрат з урахуванням побутових послуг, що надаються в готелях: прання, чищення, лагодження і прасування одягу, плати за користування холодильником, телевізором, за бронювання місця в готелях у розмірі не більше 50 % його вартості за одну добу (пп. 5.4.8 Закону про прибуток).

Працівнику також повинні відшкодувати витрати на наймання житлового приміщення за час вимушеної зупинки в дорозі, підтверджені відповідними документами.

Згідно з пп. 5.4.8 Закону про прибуток, документами, що підтверджують витрати на оплату вартості проживання в готелях, є рахунки. Цікаво, що на думку Мінфіну (викладену в листі від 28.02.2002 р. № 041-407-133/12-1943), документом, який підтверджує витрати на наймання житлового приміщення, може бути розрахунковий документ (надрукований РРО чи заповнений вручну), у якому зазначене прізвище працівника, направленого у відрядження, строк проживання і вартість основних і додаткових послуг, отриманих в готелі (мотелі).

Витрати на проїзд

Витрати на проїзд до місця відрядження і назад відшкодовуються в розмірі вартості проїзду повітряним, залізничним, водним і автомобільним транспортом загального користування (крім таксі) з урахуванням усіх витрат, пов'язаних із придбанням проїзних квитків, користуванням постільними речами в потягах і страхових платежів на транспорті.

Відрядженому працівнику відшкодовують витрати на проїзд транспортом загального користування (крім таксі) до станції, пристані, аеропорту, якщо вони розташовані за межами населеного пункту, де він постійно працює, чи до місця відрядження. Також компенсують витрати на проїзд міським транспортом загального користування (крім таксі) до місця відрядження (відповідно до підтверджуючих документів) згідно з маршрутом, погодженим із керівником.

Як Ви розумієте, для підтвердження витрат необхідні відповідні документи. Без них про компенсацію годі й говорити.

Якщо працівник захворів...

Усі ми ходимо під Богом, тому все може статись, у тому числі працівник може захворіти. Заспокоює лише те, що Інструкцією передбачено дуже гуманне ставлення до хворого. Так, у разі тимчасової непрацездатності відрядженого працівника йому на загальних підставах:

- виплачують лікарняні;

- відшкодовують витрати на наймання житлового приміщення (крім випадків, коли він перебуває на стаціонарному лікуванні) і виплачують добові протягом усього часу, поки він не може за станом здоров'я взятись до виконання покладеного на нього службового доручення або повернутись до місця свого постійного проживання. Але цей строк не може перевищувати двох місяців.

Тимчасова непрацездатність відрядженого працівника, а також неможливість за станом здоров'я повернутися до місця постійного проживання повинні бути засвідчені в установленому порядку.

Дні тимчасової непрацездатності не включаються у строк відрядження.

Головні правила віднесення витрат

- Витрати на відрядження відшкодовують лише за наявності документів в оригіналі, що підтверджують розмір цих витрат, а саме: транспортних квитків або рахунків (багажних квитанцій), рахунків з готелів (мотелів), страхових полісів тощо.

- Витрат у зв'язку з відрядженням, не підтверджених відповідними документами (крім добових), працівнику не відшкодовують.

Податковий облік

Податок на прибуток

Порядок віднесення на валові витрати затрат на відрядження регулює пп. 5.4.8 Закону про прибуток. На валові витрати відносять затрати на відрядження фізичних осіб, які перебувають у трудових відносинах із платником податків або є членами керівних органів платника податків, у межах фактичних витрат:

- на проїзд (включаючи перевезення багажу) як до місця відрядження і назад, так і по місцю відрядження;

- оплату вартості проживання в готелях (мотелях), а також включені у такі рахунки витрати на харчування або побутові послуги (прання, чищення, лагодження і прасування одягу, взуття або білизни), наймання інших житлових приміщень;

- телефонні рахунки;

- інші документально оформлені витрати, пов'язані із правилами в'їзду і перебування в місці відрядження, включаючи будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв'язку зі здійсненням таких витрат;

- добові (у межах граничних норм, установлених Постановою № 663).

Не включають до складу витрат:

- готівки, витраченої на цілі, визначені пп. 5.3.1 і 5.4.4 Закону про прибуток (наприклад, витрат на організацію прийомів, презентацій, свят тощо);

- вартості алкогольних напоїв і тютюнових виробів, сум “чайових” (за винятком випадків, коли суми таких “чайових” включаються в рахунок відповідно до законів країни, а також плати за видовищні заходи);

- витрат, не підтверджених документально;

- витрат, відшкодованих понад установлені норми за рішенням керівника підприємства.

Витрати на відрядження можуть бути включені до складу валових за наявності підтверджуючих документів щодо зв'язку такого відрядження з основною діяльністю платника податків:

- запрошень приймаючої сторони, діяльність якої збігається з діяльністю платника податків;

- укладеного договору (контракту);

- інших документів, що встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини;

- документів, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, проведених за тематикою, яка збігається з основною діяльністю платника податків.

Датою виникнення валових витрат буде не дата витрачання готівки або її видачі підзвітній особі, а дата затвердження авансового звіту.

Все дуже просто: фактично підприємство довідається про виробничість понесених витрат виключно в день подання звіту (дотепер нічого не відомо - цілком можливо, що працівник не поїде у відрядження, повернеться раніше терміну або витратить менше отриманого авансу).

Податок на додану вартість

Якщо у складі понесених у відрядженні затрат, що відносяться на валові витрати, “сидить” і ПДВ, то підприємство одержує право на податковий кредит.

Як відомо, підставою для збільшення податкового кредиту є податкова накладна. Без неї покупець позбавляється права на включення до складу податкового кредиту суми сплаченого (нарахованого) податку у зв'язку із придбанням товарів (послуг). Однак законодавство робить винятки із правил, коли повноцінною заміною податковій накладній слугують:

- належним чином оформлений товарний чек, інший платіжний або розрахунковий документ, що підтверджує прийом платежу постачальником від одержувача таких товарів (послуг), із визначенням загальної суми такого платежу, суми ПДВ і податкового номера постачальника (платника ПДВ). Це правило працює при поставці за готівку або з розрахунками картками платіжних систем, банківськими або персональними чеками в межах граничної суми для розрахунків готівкою (наразі - 10 000 грн.);

- транспортний квиток, готельний рахунок або рахунок, що виставляється платнику податків за послуги зв'язку, інші послуги, вартість яких визначається за даними приладів обліку, що містить загальну суму платежу, суму податку і податковий номер продавця (тобто податкова накладна для збільшення податкового кредиту за витратами на проживання і проїзд не потрібна);

- касові чеки, що містять суму поставлених товарів (послуг), загальну суму нарахованого податку (з визначенням фіскального номера, але без визначення податкового номера постачальника). При цьому така загальна сума не повинна перевищувати 200 грн. на день (без урахування ПДВ), тобто 240 грн. з ПДВ.

Датою виникнення податкового кредиту буде не дата витрачання готівки, а дата затвердження авансового звіту.

Податок з доходів

Згідно з пп. 4.3.2 Закону № 889 сума добових у межах норм податком з доходів не обкладається. Якщо вона їх перевищить, то вважатиметься додатковим благом і підлягатиме обкладанню.

Так само не обкладаються і витрати, що відносяться до складу валових згідно із Законом про прибуток. Якщо ж керівник компенсує якісь витрати, що не передбачені ні Законом про прибуток, ні Інструкцією про службові відрядження в межах України і за кордон, затвердженою наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59, то ці виплати, на нашу думку, слід розглядати як додаткові блага.

За несвоєчасне повернення зайво витрачених підзвітних сум можуть бути накладені санкції або утримано податок.

Умовно-числовий приклад

Приклад 1

Петренко П. П. направили у відрядження строком на 10 днів. Мета відрядження - укладення договору на продаж товару.

Перед виїздом працівнику був виданий аванс у розмірі 500 грн.

Після повернення з відрядження він надав у триденний строк авансовий звіт разом із первинними документами.

Витрати у відрядженні склали:

- рахунок готелю на суму 600 грн., у тому числі ПДВ - 100 грн.;

- залізничні квитки (до місця відрядження і назад) на суму 72 грн., у тому числі ПДВ - 12 грн.;

- квитанція про сплату за користування постільними речами - 12 грн.;

- добові за 10 днів (18 грн. х 10 дн. = 180 грн.), що підтверджуються відповідними позначками в посвідченні про відрядження.

Загальна сума документально підтверджених витрат: 600 грн. + 72 грн. + 12 грн. + 180 грн. = 864 грн.

Сума ПДВ, сплачена у складі понесених відрядних витрат, склала: 100 грн. (підтверджено рахунком готелю) + 12 грн. (підтверджено залізничним квитком) = 112 грн.

У зв язку з цим на підставі затвердженого авансового звіту працівнику повернено суму перевитрачених коштів: 864 грн. - 500 грн. = 364 грн. Облік наведених операцій подано в Таблиці 2.

Таблиця 2


з/п   
Зміст господарської операції
  
Кореспонденція рахунків  Сума, грн.  Податковий облік, грн. 
Дт  Кт  ВД  ВВ 
1    Отримано гроші з банку на видачу авансу працівнику  301    311    500    -    -   
Видано аванс  372  301  500 
3    Подано до бухгалтерії авансовий звіт  93    372    752    -    752   
4    Збільшено суму податкового кредиту з ПДВ  641    372    112    -    -   
5    Повернено працівнику суму перевитрачених у відрядженні коштів  372    301    364    -    -   

“Бухгалтерія торговельного підприємства: від А до Я”, N 14, липень 2005 р.
Передплатний індекс 08074, 23338 (українською мовою)
та 08075, 23339 (російською мовою)


Украинская Баннерная Сеть
Вход в систему
Логин
Пароль 
Новый пользователь
Забыл пароль?

Состояние базы
Среда, 26.11.2014
В базе 448624 документа

 Обзор последних поступлений
Актуальные консультации
Списання автомобіля: від «а» до «я»
Штатний розпис професійно-технічного навчального закладу за новими вимогами
Новые группы 5 и 6 плательщиков ЕН: воплощение в жизнь
Электронные деньги и расчеты карточками: правила игры для субъектов хозяйствования
Вакцинация работников предприятия против гриппа, или Я уколов не боюсь: если надо уколюсь!
Бланки и отчетность
Податкова звiтнiсть
Фiнансова звiтнiсть
Вiдрахування у фонди
Форми документiв
Справочные материалы
Виробничий календар на 2014 рiк
Облiкова ставка НБУ (2014 р.)
Ломбардна ставка НБУ (2014 р.)
Iндекси iнфляцiї (2014 р.)
Розмiр мiнiмальної заробiтної плати
Розмiр прожиткового мiнiмуму
Розмiр податкової соцiальної пiльги
Розмiри мiнiмального та максимального єдиного внеску для пiдприємцiв 2012-2014
Кориснi посилання
Внимание! Важная информация
  26.11.2014  

Про внесення зміни до Положення про порядок формування та використання банками України резервів для відшкодування можливих втрат за активними банківськими операціями
Постанова Правління Національного банку України N 727 від 19.11.2014

Про затвердження Змін до Інструкції про порядок регулювання діяльності банків в Україні
Постанова Правління Національного банку України N 723 від 17.11.2014

  25.11.2014  

Деякі питання запровадження марок акцизного податку нового зразка для алкогольних напоїв і тютюнових виробів
Постанова Кабінету Міністрів України N 627 від 19 листопада 2014 р.

  24.11.2014  

Про внесення змін до наказу Міністерства фінансів України від 22 вересня 2014 року N 957
Наказ Міністерства фінансів України N 1129 від 14.11.2014

Про затвердження Положення про реєстрацію платників податку на додану вартість (Форми N 1-ПДВ, N 2-РЖ, N 3-ПДВ, N 3-РЖ, N 6-РПДВ, N 6-РЖ, N 7-РПДВ, N 1-РС, N 3-РС, N 6-РРС, N 6-РЖС, N 1-ЗВР, N 2-ВР, N 1-ЗДР, N 2-ДР)
Наказ Міністерства фінансів України N 1130 від 14.11.2014

[Архив новостей]

Начиная с 05.04.2005.Сейчас на сайте 205 посетителей
2005-2014 © Корпорация ПАРУС bigmir)net TOP 100