Документ : Прием-передача дел при смене бухгалтера

Прием-передача дел при смене бухгалтера

ВОПРОС: Приказ о назначении главного бухгалтера. Какие особенности оформления трудовых отношений у главного бухгалтера?

ОТВЕТ: Трудовые отношения стоит начинать с оформления и подписания трудового договора или контракта. Трудовой договор может заключаться по инициативе работодателя либо работника. На практике встречаются работодатели, которые хотят принимать на работу главного бухгалтера всего на год, а после сдачи годового баланса решают, продлевать ли его контракт или нет. Но и главные бухгалтеры сами могут по какой-то причине желать заключения срочного трудового договора, например, с целью изменить его условия в части заработной платы при перезаключении. И такая позиция бухгалтера впоследствии оправдывает себя.

В качестве предостережения: оформляя контракт, по возможности поинтересуйтесь причиной, по которой уходит прежний коллега. Может оказаться, что работодатель придерживается тактики приема на работу главного бухгалтера с испытательным сроком в полгода и обещанием перспективы повышения заработной платы по его завершении. За этот период сдается 2 баланса, приводится в порядок вся бухгалтерия, новички прикладывают старания и усилия, разбираясь в специфике деятельности организации, и даже исправляют ошибки предыдущего бухгалтера, а потом их просто увольняют, экономя на будущей зарплате.

В законодательстве четкий порядок передачи дел от одного главного бухгалтера другому практически не предусмотрен. Главным документом, которым следует руководствоваться, является Закон Украины от 16.07.99 г. № 996-XIV “О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине”. Кроме того, можно посоветовать использовать хоть и не современную, но еще действующую по законодательству “Инструкцию о порядке приема-сдачи дел главными бухгалтерами (старшими бухгалтерами на правах главных бухгалтеров) централизованных бухгалтерий (бухгалтерий) учреждений, предприятий и организаций системы Министерства здравоохранения СССР”, утвержденную Минздравом СССР 28 мая 1979 г. N 25-12/38.

При вступлении в должность важно выяснить: имеется ли лицо, у которого вы должны принять дела, и как это лицо настроено передавать дела новому главному бухгалтеру? Не секрет, что передача дел зависит от отношений между уходящим бухгалтером и работодателем, а также от порядочности уходящего. Предшественник может просто хлопнуть дверью и уйти, ничего не объясняя, или будет на новичке возмещать свои обиды на прежнее руководство.

Часто дела принимать просто не у кого, потому что бывший главный бухгалтер уже уволен. В этом случае может оказаться, что дела переданы руководителю организации или заместителю главного бухгалтера. Каждый должен решить для себя, следует ли ему проявлять излишнюю инициативу и подписывать самостоятельно составленный акт сдачи-приемки, или не стоит. Ведь никакой передачи дел при отсутствии прежнего работника практически не происходит.

Если вам повезло и ваш предшественник работает, руководитель обязан издать приказ (распоряжение) о назначении нового главного бухгалтера организации. При этом в течение небольшого отрезка времени фактически работают два главных бухгалтера. Поэтому на практике новичка принимают на работу в другой должности, а впоследствии назначают главным, либо наоборот - изыскивают возможность оплатить работу прежнему главному бухгалтеру без потери заработной платы.

В приказе лучше оговорить:

1) фамилию, имя и отчество лица, принимающего обязанности главного бухгалтера;

2) сведения о характере исполнения обязанности - временный или постоянный;

3) период, в течение которого организуется прием-передача дел. Срок для увольнения работника в соответствии с КЗоТ не должен превышать двух недель. Поэтому в зависимости от даты увольнения прежнего работника определяется период, в течение которого предстоит передать дела;

4) персональный состав комиссии по приему-передаче дел (если она будет организована). К приказу также может прилагаться регламент (график) работы комиссии;

5) необходимость привлечения третьих лиц (представителей аудиторской компании, вышестоящей организации и др.).

Привлечение аудиторской организации является оптимальным и безболезненным вариантом смены главного бухгалтера. Аудиторская фирма представит отчет о состоянии учета и отчетности в организации, на основе которого будет составлен приемо-сдаточный акт по передаче дел бухгалтером.

В приказе оговаривается срок, в который каждый из главных бухгалтеров будет вести текущие дела и руководить работой бухгалтерии, подписывать все расчетные документы (накладные, счета, кассовые ордера, чеки, платежные поручения и другие первичные документы), а также установлен порядок смены банковских карточек организации.

Смена подписей может, к примеру, произойти после окончания ревизии кассы или подписания акта приема-передачи дел.

Учитывая, что главный бухгалтер как должностное лицо является членом ряда комиссий (по списанию основных средств, товарно-материальных ценностей и т.д.), нужно не забыть указать изменения в их составе.

За что будет отвечать главбух после приемки дел

Вновь приходящий главный бухгалтер заинтересован в том, чтобы строго разграничить ответственность за свои действия и действия своего предшественника.

Так уж складывается, что по законодательству ответственность за организацию бухгалтерского учета в организации, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несет руководитель организации. Он же несет ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности. В частности, пункт 3 ст. 8 Закона о бухучете гласит, что собственник или уполномоченный орган (должностное лицо), осуществляющий руководство предприятием в соответствии с законодательством и учредительными документами, несет ответственность за:

- организацию бухгалтерского учета и обеспечение фиксирования фактов осуществления всех хозяйственных операций в первичных документах;

- сохранность обработанных документов, регистров и отчетности в течение установленного срока, но не менее трех лет.

Руководитель предприятия обязан создать необходимые условия для правильного ведения бухгалтерского учета, обеспечить неуклонное выполнение всеми подразделениями, службами и работниками, причастными к бухгалтерскому учету, правомерных требований бухгалтера по соблюдению порядка оформления и представления к учету первичных документов (пункт 6 ст. 8 Закона о бухучете).

Что касается обязанностей бухгалтера, то в соответствии с пунктом 7 ст. 8 Закона о бухучете главный бухгалтер или лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета предприятия, должно:

- обеспечивать соблюдение на предприятии установленных единых методологических принципов бухгалтерского учета, составление и представление в установленные сроки финансовой отчетности;

- организовывать контроль по отражению на счетах бухгалтерского учета всех хозяйственных операций;

- принимать участие в оформлении материалов, связанных с недостачей и возмещением потерь от недостачи, хищения и порчи активов предприятия;

- обеспечивать проверку состояния бухгалтерского учета в филиалах, представительствах, отделениях и других обособленных подразделениях предприятия.

В соответствии с пунктом 8 ст. 9 Закона о бухучете ответственность за несвоевременное составление первичных документов и регистров бухгалтерского учета и недостоверность отраженных в них данных несут лица, которые составили и подписали эти документы. Практически такая же аналогичная норма содержится и в Положении о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденном приказом Министерства финансов Украины от 24.05.95 г. № 88 (далее - Положение № 88). Подпункт 2.14 этого документа гласит, что ответственность за своевременное и качественное составление документов, за достоверность данных, приведенных в них, несут лица, составившие и подписавшие эти документы. В подпункте 3.4 говорится, что ответственность за правильность регистрации информации в учетных регистрах также несут лица, составившие и подписавшие их.

Из вышеприведенного мы сможем сделать вывод о том, что бухгалтер отвечать за ошибки, допущенные его предшественником, не будет. Поскольку первичные документы и учетные регистры были подписаны именно предшественником, то, соответственно, он и должен за них отвечать.

Как и все специалисты-правовики, отметим, что такая же позиция касается и документов налогового учета и налоговых деклараций предприятия. Ведь пункт 2 ст. 3 Закона о бухучете гласит, что финансовая, налоговая, статистическая и другие виды отчетности, которые используют денежный измеритель, основываются на данных бухгалтерского учета. Значит, положения пункта 2 ст. 3 Закона о бухучете могут быть применимы и к налоговому учету.

Итак, если основой для налогового учета является бухгалтерский учет, значит, характер ответственности за ошибку, допущенную в налоговой отчетности, которая стала следствием ошибки, допущенной в бухгалтерском учете, один и тот же. К примеру, если предыдущий главбух занизил налог еще в предыдущей декларации, то именно он и будет отвечать за свой проступок. А использование новым бухгалтером данных предыдущей декларации в следующих декларациях - действие полностью правомерное. Ни один законодательный акт проверять данные предыдущих деклараций главного бухгалтера не обязывает.

Следовательно, каждый новый бухгалтер несет ответственность за правонарушения, совершенные в период именно его работы на предприятии.

В случае если бухгалтер при принятии на работу не принимал бухгалтерские документы, которые велись предшественниками, по акту приемки-передачи (это возможно, если бухгалтер-предшественник уволился, не дождавшись прихода нового главбуха, и передал дела руководителю предприятия), то никакой ответственности за их ведение нести не будет. Даже если бухгалтер и принял упомянутые документы, которые велись предшественниками, по акту приемки-передачи, то ответственность он должен нести за их хранение, а не ведение.

В данной статье мы не будем перечислять и подробно рассматривать моменты ответственности главного бухгалтера. Они всем известны. Мы хотим, чтобы, проанализировав их, каждый решил для себя: в каком порядке он будет принимать дела и на что обратит особое взимание.

Основные моменты ответственности бухгалтера выглядят так:

- неправильное ведение бухгалтерского учета, следствием чего явились ошибки в бухгалтерском учете и искажения в бухгалтерской отчетности;

- принятие к исполнению и оформлению документов по операциям, которые противоречат действующему законодательству, нарушения правил и положений, регламентирующих финансово-хозяйственную деятельность;

- несвоевременная и неправильная сверка операций по расчетному и другим счетам в банках, расчетов с дебиторами и кредиторами;

- нарушения порядка списания с бухгалтерских балансов недостач, дебиторской и кредиторской задолженностей и других потерь, несвоевременное взыскание денежных начетов с виновных лиц;

- составление недостоверной бухгалтерской отчетности, нарушение сроков представления квартальных и годовых бухгалтерских отчетов.

Следовательно, при приеме дел особое внимание надо уделить кассовым и расчетным документам, наличию и срокам сдачи отчетности и сведений в налоговые и иные государственные органы.

Наличие документов, их оформление важно проверить в ходе приема-передачи дел. Кроме того, следует уделить внимание отражению в учете выявленных недостач, а также сверке взаиморасчетов с поставщиками и покупателями организации.

Рекомендации относительно приемки
бухгалтерских документов

Если новому бухгалтеру не удалось принять дела у уже уволившегося бухгалтера, то это должен был сделать руководитель или своим приказом поручить это сделать другому специалисту. Как правило, при увольнении бухгалтера на предприятии создается комиссия по проверке и регистрации документов, имеющихся у него в наличии.

По результатам проверки составляется акт инвентаризации, в котором фиксируется результат проверки и подается полный перечень и опись документов, имеющихся у бухгалтера, который увольняется. Это подтверждается и пунктом 6 Постановления Совета Министров СССР от 24.01.80 г. № 59, согласно которому:

“Приемка и сдача дел при назначении и увольнении главного бухгалтера оформляются актом после проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности. В случае необходимости приемка и сдача дел главным бухгалтером осуществляются при II участии представителя высшего органа руководителя предприятия”.

В случае установления факта отсутствия документальных материалов руководитель должен принять соответствующее решение с учетом пункта 6.10 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Министерства финансов Украины от 24.05.95 г. № 88. Указанный пункт гласит, что, в случае пропажи или уничтожения первичных документов, учетных регистров и отчетов, руководитель предприятия, учреждения письменно уведомляет об этом правоохранительные органы и приказом назначает комиссию для установления перечня отсутствующих документов и расследования причин их пропажи или уничтожения. Для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Кстати, при такой проверке не обязательно присутствие увольняющегося бухгалтера.

Из вышеизложенного сделаем следующий вывод. При наличии приказа руководителя о принятии вас на должность бухгалтера вам необходимо в первую очередь потребовать акт инвентаризации бухгалтерской документации и сами документы. Затем, сверив эти два источника, следует составить служебную записку на имя руководителя предприятия, изложив в ней состояние бухгалтерской документации. В последствии это может пригодиться вам. В частности, вы сможете апеллировать этой бумагой, если предыдущим бухгалтером допускались ошибки, и вы их исправили.

За какой период следует проверить наличие документов?

Здесь следует учитывать подпункт 15.1.1 п. 15.1 ст. 15 Закона Украины “О порядке погашения обязательств плательщиков налогов перед бюджетами и государственными целевыми фондами” от 21.12.2000 г. № 2181-III.

Согласно этому подпункту налоговый орган имеет право самостоятельно определить сумму налоговых обязательств налогоплательщика в случаях, определенных этим Законом, не позднее окончания 1095 дня, следующего за последним днем предельного срока представления налоговой декларации, а в случае если такая налоговая декларация была предоставлена позднее, - за днем ее фактического предоставления. Если на протяжении указанного срока налоговый орган не определяет сумму налоговых обязательств, налогоплательщик считается свободным от такого налогового обязательства, а спор относительно такой декларации не подлежит рассмотрению в административном или судебном порядке.

Итак, налоговые накладные бухгалтеру следует проверять не менее чем за 1095 дней, следующих за последним днем предельного срока предоставления налоговой декларации (в которой отражены показатели этих налоговых накладных), а в случае если такая налоговая декларация была предоставлена позднее, - за днем ее фактического предоставления.

Но следует учитывать, что согласно подпункту 15.1.2 Закона № 2181 налоговое обязательство может быть начислено или производство по делу о взыскании такого налога может быть начато без соблюдения срока давности, определенного в подпункте 15.1.1 Закона № 2181, в случае если налоговая декларация за период, в котором возникло налоговое обязательство, не была предоставлена.

При таких условиях ограничительный срок "1095 дней" не применяется.

Если в течение этого времени организацию уже проверяла налоговая инспекция, будущему главбуху необходимо изучить акт проверки. В этом случае бухгалтер может проверять только ту документацию, которая образовалась в деятельности после акта проверки.

Кроме того, следует учесть такой документ, как “Перечень типичных документов, которые создаются в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения документов”, который утвержден приказом Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины от 20.07.98 г. № 41.

Еще несколько рекомендаций новому главбуху.

На определенную, согласованную с уходящим главным бухгалтером дату все учетные процессы за истекший период должны быть завершены. Это означает, что должны быть выполнены все бухгалтерские записи за истекший период, укомплектованы в дела первичные документы, служащие основанием для каждой выполненный записи, сформирован оборотный баланс, формы бухгалтерской и налоговой отчетности.

К передаче готовятся книги и журналы регистрации ценных бумаг, доверенностей; регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых аппаратов, работающих без кассира-операциониста; кассовая книга; книга учета счетов-фактур полученных и выданных; книга учета покупок и продаж, регистрации банковских чековых книжек и др.

Бухгалтерские документы должны быть подшиты в дела согласно номенклатуре дел, разработанной на предприятии. Номенклатура дел представляет собой список заголовков (наименований) дел и журналов (книг) регистрации, заводимых на предприятии, с указанием сроков их хранения.

Некоторые бухгалтеры требуют, чтоб все листы были пронумерованы и описаны. Но, согласитесь, в ином учреждении эта процедура может занять весь срок передачи дел.

Если выяснилось, что некоторые из необходимых журналов (книг) отсутствуют, об этом делается соответствующая запись в акте приема-передачи, а журнал (книга) заводится со дня приемки дел.

Как можно в положенный срок проверить состояние бухгалтерского
и налогового учета и отчетности

Сплошная проверка всего бухгалтерского и налогового учета за 3-летний период в короткий срок нереальна. Как правило, передача дел производится на основе последнего предоставленного бухгалтерией баланса.

На практике операции проверяются выборочно или, к примеру, сплошным порядком по какому-либо разделу за выбранный срок. Можно выбрать период наибольшего оборота по счету продолжительностью в месяц, квартал и проверить отражение в учете операций сплошным порядком.

Обращается внимание на соблюдение правильности оформления первичных документов, служащих основанием для отражения операций в бухгалтерских регистрах, наличие подписей уполномоченных лиц.

При необходимости право подписи этих лиц подтверждается соответствующими учредительными документами, доверенностями или приказами.

Данные оборотных ведомостей по счетам, журналов-ордеров, оборотных балансов, главной книги сверяются с бухгалтерской и налоговой отчетностью.

Основательно нужно проверить налоговую отчетность по всем уплачиваемым налогам. Первостепенными налогами в данном случае являются налог на прибыль и НДС.

В отчетности следует обратить внимание не только на правильность заполнения форм, но и на отметку о приеме документа, на срок его сдачи и наличие всех необходимых подписей.

Выявленные в ходе проверки нарушения, ошибки и неточности указываются в акте приема-передачи дел. Обычно оформляются бухгалтерские справки за подписью уходящего главного бухгалтера или временно исполняющего его обязанности. Внесение исправлений в регистры бухгалтерского учета может ложиться как на нового главного бухгалтера, так и на прежнего.

Нужно ли проводить инвентаризацию при смене главных бухгалтеров?

Проведение инвентаризации регулируется “Инструкцией по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств, документов и расчетов”, утвержденной приказом МФУ от 11.08.94 г. № 69.

Пункт 3 Инструкции гласит, что проведение инвентаризации обязательно:

а) при передаче имущества государственного предприятия в аренду, приватизации имущества государственного предприятия, преобразовании государственного предприятия в акционерное общество, а также в других случаях, предусмотренных законодательством;

б) перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, ценностей, средств и обязательств, инвентаризация которых проводилась не раньше 1 октября отчетного года. Инвентаризация зданий, сооружений и других недвижимых объектов основных фондов может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов - один раз в пять лет;

в) при смене материально ответственных лиц (на день приема-передачи дел);

г) при установлении фактов краж или злоупотреблений, порчи ценностей (на день установления таких фактов);

д) по предписанию судебно-следственных органов;

е) в случае техногенных аварий, пожара или стихийного бедствия (на день после окончания явлений);

с) при передаче предприятий и их структурных подразделений (на дату передачи). Инвентаризация может не проводиться в случае передачи предприятий и их структурных подразделов в границах одного органа, к сфере управления которого относятся эти предприятия;

ж) в случае ликвидации предприятия.

Анализируя пункт 3 этой Инструкции, можно сделать вывод о том, что обязательно проводить инвентаризацию следует в случаях:

- если вы принимаете дела в преддверии составления годовой отчетности и дата обязательной инвентаризации определена в учетной политике предприятия, а инвентаризация не проводилась. Вы имеете полное право ставить вопрос о проведении обязательной инвентаризации имущества и обязательств при приеме дел;

- если на принимаемом в ваше ведение предприятии главный бухгалтер является материально-ответственным лицом.

При совмещении главным бухгалтером должности кассира проводится инвентаризация кассовой наличности. По результатам проверки составляется отдельный акт проверки кассы, который подписывают как сдающий, так и принимающий дела бухгалтерии, а также кассир и представитель администрации. Этот акт является приложением к акту приема-сдачи дел.

Если же материальная ответственность не предусмотрена, а времени на сдачу-приемку дел мало, будет не лишним посмотреть итоги последней инвентаризации, проведенной на предприятии. В любом случае следует отметить в акте приема-передачи дел дату и результаты прежней инвентаризации, а также оговорить с руководителем проведение инвентаризации в начале вашей работы.

На практике одни бухгалтеры проводят инвентаризацию финансов (смотрят остатки по кассе, на расчетных счетах, дебиторскую и кредиторскую задолженности), другие требуют и инвентаризацию основных средств и материально-производственных запасов. Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в порядке, предусмотренном Положением по ведению бухгалтерского учета.

Акт приема-передачи дел

В итоге приемки-передачи дел оформляется соответствующий приемо-сдаточный акт с обязательным указанием в нем даты, на которую осуществляется передача дел.

В большинстве случаев акт приема-сдачи имеет простую форму, что представляет собой обычную опись дел, принимаемых главным бухгалтером. Однако, учитывая сложившуюся практику, оказывается, этого бывает недостаточно для дальнейшей работы главного бухгалтера. По мнению специалистов в области права, во избежание затруднительных ситуаций при дальнейшем ведении бухгалтерского учета на предприятии новым главбухом, этот акт должен выглядеть как заключение специалиста (на усмотрение нового главбуха, с более или менее подробным описанием) о ведении бухгалтерского учета на предприятии. Это поможет новому бухгалтеру быстрее освоить нюансы по ведению учета и использовать акт в качестве источника информации при составлении своего первого баланса на этом предприятии, что дается всегда не легко. К примеру, можно попросить (а может и потребовать) уходящего бухгалтера в акте указать информацию об остатках по счетам с подробной расшифровкой. Тогда всю нужную информацию новичок может почерпнуть из акта и не беспокоить ушедшего сотрудника или руководителя.

Структура акта может уточняться, расширяться, сокращаться в зависимости от конкретных условий и объема деятельности предприятия, а также от состояния документации по ведению учета. Учитывая сложность и меру ответственности, можно выделить лишь примерный перечень основных вопросов (разделов), которые может содержать Акт приема-передачи дел.

1. Общая характеристика ведения бухгалтерского учета
и организации работы бухгалтерии

В этом разделе акта приема-передачи дел указываются: сведения об организации работы бухгалтерии; штат, его укомплектованность, текучесть кадров и ее причины; наличие должностных инструкций и распределение обязанностей между сотрудниками, квалификация сотрудников и работа по ее повышению; применение типовых и унифицированных форм первичной учетной документации по бухгалтерскому учету и отчетности, специализированных форм бланков или разработанных и утвержденных организацией самостоятельно; обеспеченность бланками форм первичных документов и учетных регистров, отчетности; обеспеченность персональными компьютерами, оргтехникой, бухгалтерское программное обеспечение предприятия; обеспечение нормативной базой по бухгалтерскому и налоговому учету и отчетности (книгами, программами), наличие ведомственных инструктивных положений и инструкций; общая характеристика бухгалтерского учета, его система и форма (мемориально-ордерная, журнально-ордерная, компьютерная); состояние регистров синтетического и аналитического учета, расхождения данных в них.

2. Состояние ведения учета денежных
средств предприятия

Касса предприятия. Материальная ответственность за хранение денежных средств и ведение кассовых операций несет кассир, с которым должен быть заключен договор на полную материальную ответственность в форме обязательств кассира (или иного уполномоченного лица). Условия хранения и учета наличных денежных средств и документов (марки почтовые, государственной пошлины, вексельные, оплаченные авиабилеты и др.). Состояние ведения записей в кассовой книге, остаток наличных денег и денежных документов в кассе, их соответствие бухгалтерским записям фиксируется отдельным актом ревизии, который прилагается к акту приема-передачи дел.

Список всех расчетных счетов денежных средств предприятия с указанием их номеров и в каком отделении банка они открыты. Были ли уведомлены налоговые органы об открытии этих расчетных счетов. Остатки средств по каждому счету согласно выпискам банка, сверенным с данными учета. Наличие чековых книжек, номера неиспользованных чеков.

3. Состояние ведения учета
расчетных операций

Наличие договоров, контрактов с контрагентами, инвентаризация расчетов с контрагентами, наличие актов сверки взаимных расчетов, на какую дату урегулированы расхождения.

Наличие выписок из расчетных счетов в банке, а также других документов расчетного характера.

Анализ дебиторской и кредиторской задолженности. Наличие просроченной и безнадежной дебиторской задолженности с указанием виновных в этом лиц. Учет расчетов по претензиям и с подотчетными лицами.

Наличие актов сверки расчетов с налоговыми органами, фондами, а также задолженности перед бюджетом по налогам и сборам.

Банковские кредиты, финансовая помощь, состояние задолженности по срокам погашения.

4. Ведение учета амортизируемого имущества
(основных средств и нематериальных активов)

Проведение инвентаризаций имущества на предприятии: дата последней инвентаризации, ее отражение в учете; наличие инвентаризационных описей, их состояние и место их хранения; Инвентаризация основных средств, наличие актов ввода в эксплуатацию объектов основных средств, их выбытия и списания; инвентарные карточки на основные средства; материально-ответственные лица за хранение товарно-материальных ценностей, наличие договора или приказа о том, что они являются таковыми.

5. Состояние материального учета

Наличие актов (сличительных ведомостей, снятия натуральных остатков) сверки бухгалтерских записей с записями материально ответственных лиц, дата последней сверки. Состояние аналитического учета материалов, наличие приходных и расходных документов по движению материальных ценностей. Дата последней инвентаризации материальных ценностей, ее результаты. Отражение в учете актов ревизий и обследований, материалов о недостачах, хищениях, переданных и не переданных в органы расследования.

6. Состояние учета труда и его оплаты

Сведения о штатном расписании, наличии трудовых книжек, контрактов, договоров подряда. Задолженности по выплате заработной платы. Наличие идентификационных кодов сотрудников. Состояние персонифицированного учета и т.д. Наличие и состояние расчетно-платежных ведомостей.

7. Отчетность предприятия

Наличие отчетов за последнее время. Соблюдение установленных сроков предоставления бухгалтерской отчетности, налоговых деклараций и отчетов, достоверности этой отчетности. Решения учредителей об утверждении отчетности, выплате дивидендов.

8. Хранение документов

Обеспеченность надлежащего хранения и учета бланков строгой отчетности и архива бухгалтерских документов. Наличие описей дел, подшиты и пронумерованы ли документы. Правильность оформления изъятия или уничтожения документов по причине истечения предельного срока хранения.

9. Перечень бухгалтерских и
первичных документов по описи

Перечень передаваемых смет, титульных списков, штатных расписаний, договоров, соглашений, обязательств, папок первичных документов и регистров и др.

Отмечается отсутствие первичных регистров бухгалтерского учета или документов.

10. Остатки по проверенным счетам

Подтверждаются остатки по проверенным счетам и их расшифровка. Желательно подтвердить остатки по счетам денежных расчетов (касса, банк, расчеты с поставщиками и покупателями, сотрудниками), а также счетам учета иного имущества.

11. Подписи

Наличие подписей главных бухгалтеров, сдающего и принимающего дела, членов комиссии или представителя администрации.

В случае несогласия сдающего с какими-либо положениями акта уходящий бухгалтер вправе сделать при подписании акта соответствующие мотивированные оговорки.

Приемо-сдаточный акт составляется в двух экземплярах, из которых: первый представляется на утверждение руководителю учреждения, второй остается у передающего дела. Если дела передает филиал или представительство организации, акт составляется в трех экземплярах, один из которых представляется в головную организацию.

В зависимости от стиля работы новой компании, уведомляются постоянные партнеры и подразделения.

“Вестник бухгалтера и аудитора Украины”, № 1-2, январь 2006 г.