Документ : Представительские расходы

Представительские расходы

Традиционно в Украине под словосочетанием "представительские расходы" подразумеваются расходы предприятия на организацию приемов для проведения деловых переговоров, а также организацию презентаций и праздников. Несмотря на традиционность данного понятия, единственным нормативным документом, содержащим определение термина "представительские расходы", их состав и требования к документальному оформлению, является Приказ Министерства финансов Украины и Министерства экономики Украины "Об утверждении норм денежных средств на представительские расходы, рекламу и выплату компенсации за использование личных легковых автомобилей для служебных поездок и порядок их расходования" от 12.11.93 г. № 88 с изменениями и дополнениями (далее - Приказ № 88), изданный еще 12.11.93 г. Необходимо отметить, что несмотря на "возраст" и некоторые юридические коллизии, данный приказ действует и поныне в части, не противоречащей действующему законодательству, что косвенно подтверждается и письмами различных ведомств. В частности, к таким письмам относится Письмо Государственного казначейства Украины от 18.01.2002 г. № 07-07/92-353 и Письмо Министерства экономики и по вопросу европейской интеграции Украины от 24.07.2002 г. № 68-34/522, в которых содержатся ссылки на данный приказ.

Рассмотрим подробнее аспекты, которые необходимо знать предприятию для правильного документального оформления и отражения в учете представительских расходов.

Определение и состав представительских расходов

Представительские расходы - это расходы на прием и обслуживание иностранных представителей и делегаций, а также представителей других предприятий, прибывших по приглашению для проведения переговоров с целью осуществления международных связей, установки и поддержки взаимовыгодного сотрудничества и решения вопросов, связанных с коммерческой деятельностью.

К представительским расходам относятся:

1) расходы, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда, ужина) представителей;

2) расходы на транспортное обеспечение мероприятия (например, расходы на оплату проездных билетов, аренда легкового автотранспорта и пр.);

3) расходы, связанные с культурной программой, входящей в состав основного мероприятия (например, стоимость входных билетов, расходы по обслуживанию экскурсовода и т. д.);

4) буфетное обслуживание во время переговоров (чай, кофе, услуги обслуживающего персонала и пр.);

5) оплата услуг переводчика, не состоящего в штате предприятия;

6) оплата и бронирование номеров в гостиницах.

Документальное оформление

Основанием для отнесения расходов в состав представительских являются правильно оформленные первичные документы, утвержденные должностными лицами предприятия, в которых должны быть указаны:

- дата, место и программа проведения деловой встречи (приема);

- приглашенные лица;

- представители предприятия, которые принимают делегацию;

- размер расходов (смета).

Кроме вышеперечисленных документов необходимо наличие распорядительного документа (приказа), в котором оговаривается круг лиц, имеющих отношение к приему представителей других предприятий по вопросам коммерческой деятельности. Следует отметить, что такая встреча должна быть запланирована заранее, чему желательно иметь письменное подтверждение.

Например, при планировании официального приема (или другого мероприятия) состав первичных документов может выглядеть следующим образом:

1) приказ (распоряжение) о проведении официального приема (или другого мероприятия), подписанный руководящими лицами с указанием даты, места и ответственных за проведение мероприятия лиц;

2) утвержденная руководителем программа официального приема (или другого мероприятия);

3) утвержденная руководителем смета расходов;

4) приглашения, направленные представителям других организаций;

5) отчет о фактических расходах с приложенными подтверждающими расходы первичными документами.

Т. е. документальное отражение хозяйственных операций, связанных с представительскими расходами, может осуществляться с использованием самостоятельно изготовленных бланков, которые должны обязательно содержать реквизиты типовых форм или специализированных форм, таких как идентификационный код предприятия (учреждения), номер документа, основание для осуществления операций (например, приказ №, дата) и т. д.

Кроме того, поскольку оформление представительских расходов осуществляется документами, которые предприятие издает самостоятельно (кроме подтверждающих документов сторонних обслуживающих предприятий), необходимо обратить внимание на следующий аспект.

В соответствии с Законом Украины "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине" от 16.07.1999 г. № 996-XIV первичный документ должен иметь следующие обязательные реквизиты:

- название документа (формы);

- дату и место составления;

- название предприятия, от лица которого составлен документ;

- содержание и объем хозяйственной операции, единицу измерения хозяйственной операции;

- должности лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления;

- личная подпись или другие данные, которые дают возможность идентифицировать лицо, принимавшее участие в осуществлении хозяйственной операции.

Пример 1. Документальное оформление мероприятия по организации официального приема

Исходные данные:

1) с целью исследования рынка сбыта отделом маркетинга предприятия была запланирована официальная деловая встреча с возможными партнерами;

2) бюджетом (сметой) на данное мероприятие была предусмотрена сумма 2 000 грн.

Документальное оформление планируемого мероприятия

1. Приказ (распоряжение) о проведении официального приема, подписанный руководящими лицами с указанием даты, места и ответственных за проведение мероприятия лиц;

Образец

(...)

С целью исследования рынка сбыта и расширения партнерских (деловых) связей приказываю:

1. Организовать (дата, место проведения) официальную деловую встречу с возможными деловыми партнерами (указать предприятия) по вопросам (указать вопросы, планируемые к рассмотрению на данном мероприятии).

2. Назначить следующих ответственных за проведение деловой встречи (указать Ф. И. О. лиц, которые будут принимать участие во встрече).

3. Разработать и подать на утверждение программу мероприятия (указать Ф. И. О. ответственного лица).

4. Назначить следующих ответственных за организацию и решение сопутствующих хозяйственных вопросов (указать Ф. И. О.) согласно разработанной программе.

5. Главному бухгалтеру (указать Ф. И. О.) на основании утвержденной программы составить и подать на утверждение смету расходов.

(...)

2. Программа проведения деловой встречи;

Образец

(...)

1. Направление официального приглашения гостям (дата, время).

2. Аренда помещения для проведения официального мероприятия (дата, время).

3. Встреча прибывших гостей на автовокзале и перевозка к месту проживания транспортом предприятия (дата, время).

4. Размещение в гостинице (дата, время).

5. Транспортная доставка гостей к месту деловой встречи (дата, время).

6. Проведение деловой встречи (буфетное обслуживание: чай, кофе, безалкогольные напитки) (дата, время).

7. Ужин в ресторане (дата, время).

8. Транспортная доставка гостей в гостиницу (дата, время).

9. Завтрак (дата, время).

10. Культурная программа (экскурсия по городу) (дата, время).

Проводы гостей (дата, время).

(...)

3. Смета расходов

Образец

(...)

№ п/п	Наименование расходов	Планируемая сумма (грн.)
1	Почтовые расходы	10
2	Аренда помещения	120
3	Транспортное обслуживание	150
4	Бронирование номеров в гостинице, оплата за проживание в гостинице	440
5	Буфетное обслуживание во время переговоров	30
6	Расходы на официальный прием (ужин и завтрак)	750
7	Мероприятия культурной программы	500
	Итого:	2000

(...)

4. Отчет ответственных лиц о понесенных расходах

Образец

(...)

№	Вид расходов	Подтверждающий первичный документ	Сум-ма, грн.
1	Почтовые расходы	Авансовый отчет с приложенными чеками Укрпочты на приобретение и отправку конвертов, марок	10
2	Аренда помещения	Договор аренды, платежный документ, акт выполненных работ	120
3	Транспортное обслуживание	Путевой лист водителя, расчет стоимости топлива	150
4	Организация проживания	Договор с гостиницей, платежный документ, акт выполненных работ	440
5	Буфетное обслуживание во время переговоров	Авансовый отчет ответственного лица, акт о списании	30
6	Расходы на официальный прием (ужин и завтрак)	Договор, платежный документ, акт выполненных работ	750
7	Расходы по культурной программе	Договор, платежный документ, акт выполненных работ	500
		Итого:	2000

Отражение в налоговом учете

В действующем налоговом законодательстве термин представительские расходы не определен. Т. е. расходы, объединенные в управленческом учете в группу "Представительские расходы", в налоговом учете как категория отсутствуют.

Напомним, что в соответствии с п. 5.1 ст. 5 Закона Украины "О налогообложении прибыли предприятий" от 28.12.1994 г. № 334/94-ВР с изменениями и дополнениями (далее - Закон о прибыли) в состав валовых расходов относится сумма любых расходов плательщика налога на прибыль, которые имеют отношение к его хозяйственной деятельности. В свою очередь, согласно п. 1.32 ст. 1 Закона о прибыли хозяйственная деятельность - это любая деятельность, направленная на получение дохода. Таким образом, первым условием отнесения, понесенных расходов (именуемых представительские) в состав валовых, является их связь с хозяйственной деятельностью плательщика налога на прибыль, обоснованная документально.

Кроме того, необходимо обратить внимание на пп. 5.4.4 п. 5.4 ст. 5 Закона о прибыли, согласно которому расходы на организацию приемов, презентаций и праздников относятся в состав валовых расходов в размере не более 2% от обложенной налогом прибыли за предыдущий отчетный (налоговый) год.

Например, налогооблагаемая прибыль за 2003 год предприятия составила 30000 грн., сметная сумма представительских расходов на организацию деловой встречи - 2000 грн. (без НДС), из которой в состав валовых расходов можно будет отнести лишь - 600 грн. (без НДС) (30000 х 2%). Остальные понесенные расходы в сумме 1200 грн. в состав валовых расходов не включаются.

В отношении НДС необходимо отметить, что в соответствии со ст. 7 Закона Украины "О налоге на добавленную стоимость" от 03.04.97 г. № 168/97-ВР с изменениями и дополнениями (далее - Закон о НДС) право на налоговый кредит возникает лишь в части расходов, которые относятся в состав валовых. Т. е. налоговый кредит может составлять только 20% от суммы валовых расходов. Если вернуться к нашему примеру, то в состав налогового кредита будет отнесен НДС, исходя из суммы 600 грн.

В заключение отразим бухгалтерский и налоговый учет представительских расходов в таблице, воспользуясь данными примера 1, предварительно напомнив исходные данные.

Исходные данные:

1. Общие представительские расходы составляют 1850 грн., кроме того НДС - 150 грн. из них:

- почтовые расходы - 10 грн. (без НДС);

- аренда помещения - 120 грн., в т. ч. НДС - 20 грн.;

- транспортное обслуживание - 150 грн. (без НДС);

- организация проживания - 440 грн. (без НДС);

- буфетное обслуживание - 30 грн., в т. ч. НДС - 5 грн.;

- расходы на официальный прием (ужин и завтрак) - 750 грн., в т. ч. НДС - 125 грн.;

- расходы по культурной программе - 500 грн., без НДС.

2. Налогооблагаемая прибыль за прошлый налоговый год - 30 000 грн., следовательно, в состав валовых расходов возможно отнесение суммы - 600 грн. (без НДС), разница 1250 грн.(без НДС) (1850 - 600), в состав валовых расходов не относится.

3. Бухгалтер для отражения в налоговом учете определил удельный вес валовых расходов в общей сумме представительских расходов: 600 /1850 х 100 = 32,43%

Отражение в учете

№ п/п	Содержание операции	Бухгал-терский учет		Сум-ма, грн.	Налого-вый учет
		Д-т	К-т		ВД	ВР
1	Отражены почтовые расходы согласно авансовому отчету	92 (93)	372	10	-	3,24 *
* Поскольку фактическому осуществлению расходов предшествует утвержденная смета, бухгалтер, отражая понесенные расходы, уже знает об "их связи" с хозяйственной деятельностью и, соответственно, в пределах допусти- мого лимита может относить такие расходы в состав валовых согласно удельному весу: 10 х 32,43% = 3,24 (грн.)
2	Отражена аренда помещения	377	311	120	-	32, 43**
3	Отражен НДС в части суммы, которая относится в состав налогового кредита	641	377	6,49	-	-
4	Отнесена на расходы арендная плата с учетом НДС, который не относится в состав налогового кредита	92 (93)	377	113,51	-	-
** Допустим, предприятие - арендодатель также является плательщиком налога на прибыль
5	Отражено транспортное обслуживание (топливо)	92 (93)	20	150	-	24, 32 ***
***В соответствии с пп. 5.4.10 п. 5.4 ст. 5 Закона о прибыли в состав валовых расходов относится лишь 50% от топлива для легковых автомобилей, следовательно, на взгляд автора, в случае если эти легковые автомобили обслуживали деловую встречу, в состав валовых расходов необходимо относить 150 х 50% х 32,43% = 24,32 (грн.)
6	Отражены расходы по проживанию	377	311	440	-	142, 69
7	Отражены расходы по буфетному обслуживанию	92 (93)	372	28,38	-	8,11
	Отражен НДС в части суммы, которая относится в состав налогового кредита	641	371	1,62	-	-
8	Отражены расходы на официальный прием (ужин и завтрак)	377 92 (93)	311 377	750 711,08	-	194, 58
	Отражен НДС в части суммы, которая относится в состав налогового кредита	641	377	38,91	-	-
9	Отражены расходы по культурной программе	377 92 (93)	311 377	500 500	-	194, 63 ****
****Поскольку в валовые расходы возможно отнесение общей суммы 600 грн., но по топливу в валовые расходы была отнесена сумма с учетом двойного ограничения, недостающая разница была компенсирована за счет расходов по культурной программе

“Бухгалтерия, налоги, бизнес”, № 44, 19 ноября - 25 ноября 2004г.
Подписной индекс 33822