Документ : Как правильно оформить путевой лист легкового автомобиля
Как правильно оформить путевой лист легкового автомобиля
В наше время невозможно представить фирму без легкового автомобиля. Так же, как и любая другая операция в хозяйственной деятельности предприятия, каждая поездка служебного легкового автомобиля должна быть документально засвидетельствована. Для оформления передвижения легкового автомобиля существует путевой лист служебного легкового автомобиля типовой формы N 3 (далее - путевой лист). Форма и порядок использования путевого листа установлен Инструкцией о порядке применения путевого листа служебного легкового автомобиля и учета транспортной работы, утвержденной приказом Государственного комитета статистики Украины от 17 февраля 1998 года N 74 (далее - Инструкция N 74).
Выполнять требования этой Инструкции обязаны абсолютно все, независимо от ведомственного подчинения и формы собственности, предприятия, учреждения и организации:
- которые предоставляют служебные легковые автомобили для транспортного обслуживания юридических лиц на коммерческой основе или используют их в служебных поездках для собственных нужд;
- для которых по их заказу осуществляют транспортное обслуживание служебными легковыми автомобилями.
Какие именно автомобили можно отнести к категории служебных легковых автомобилей Согласно Инструкции N 74 это - легковые автомобили, которые находятся на балансе юридических лиц всех форм собственности и которые используют для удовлетворения собственных нужд, их также могут на договорных условиях сдавать заказчику (вместе с водителем).
Для перевозчика путевой лист - основание не только для учета транспортной работы и списания использованного горючего на общий пробег служебных легковых автомобилей, но и для взаимных расчетов между перевозчиком и заказчиком за предоставление транспортных услуг. Применение каких-либо других форм путевых листов для учета работы служебных легковых автомобилей не допускается.
Бланки путевых листов изготавливают печатным способом, хранят на складе предприятия и выдают лицу, которое несет ответственность за оформление и выдачу путевых листов водителям. Списывают использованные бланки путевых листов ежеквартально по акту, который утверждает руководитель предприятия, с обязательным указанием их количества. Перевозчики, которые эксплуатируют легковые автомобили как собственные, так и арендованные, обязаны при выезде автомобиля из гаража выдать водителю путевой лист, заполненный согласно требованиям Инструкции N 74.
Его оформляют только на один рабочий день или смену и выдают при условии, что водитель сдал путевой лист за предыдущий рабочий день. На больший срок путевой лист можно выдать только в случае транспортного обслуживания в междугороднем сообщении свыше одних суток, обязательно оформив это приказом или распоряжением перевозчика. Перед тем, как выдать путевой лист регистрируют в диспетчерском журнале по следующим реквизитам:
- дата выдачи;
- номер путевого листа;
- фамилия и инициалы водителя;
- его подпись при получении путевого листа;
- дата возврата путевого листа;
- подпись ответственного лица.
Таблица
Порядок заполнения путевого листа легкового автомобиля
+--------------------------------------------------------------------------+ ¦ Лицо, ¦Графы и ¦ Информация ¦ ¦ ответствен- ¦строки ¦ ¦ ¦ ное за ¦ ¦ ¦ ¦ заполнение ¦ ¦ ¦ +--------------------------------------------------------------------------¦ ¦ перед выдачей водителю ¦ +--------------------------------------------------------------------------¦ ¦ Диспетчер ¦на ¦в верхнем левом углу ставят штамп перевозчика; ¦ ¦ (или другое¦лицевой ¦записывают номер путевого листа и дату его ¦ ¦ ответствен- ¦стороне ¦выдачи (число, месяц, год), которые должны ¦ ¦ ное лицо¦ ¦соответствовать номеру и дате регистрации ¦ ¦ перевозчика)¦ ¦путевого листа в диспетчерском журнале; ¦ ¦ ¦ ¦указывают наименование и код режима работы ¦ ¦ ¦ ¦водителя, согласно которому начисляют ¦ ¦ ¦ ¦заработную плату (работа в будние дни, ¦ ¦ ¦ ¦командировка, работа в выходные дни и т.д.); ¦ ¦ ¦ ¦указывают марку, государственный и гаражный ¦ ¦ ¦ ¦номера автомобиля, фамилию, инициалы, номер ¦ ¦ ¦ ¦удостоверения и табельный номер водителя, ¦ ¦ ¦ ¦который получает путевой лист, а также номер ¦ ¦ ¦ ¦колонны и бригады, к составу которых относится ¦ ¦ ¦ ¦автомобиль и водитель ¦ +--------------------------------------------------------------------------¦ ¦ раздел I "Завдання водієві" ¦ +--------------------------------------------------------------------------¦ ¦ Диспетчер ¦графа 1 ¦на основании условий договора (заявки) ¦ ¦ (или другое¦ ¦заказчика или задания руководства предприятия ¦ ¦ ответствен- ¦ ¦(учреждения) записывают наименование и адрес ¦ ¦ ное лицо¦ ¦заказчика, к которому должен прибыть автомобиль ¦ ¦ перевозчика)¦ ¦для выполнения задания, или фамилию, инициалы и ¦ ¦ ¦ ¦должность ответственного лица предприятия ¦ ¦ ¦ ¦(учреждения), в распоряжение которого ¦ ¦ ¦ ¦предоставляется автомобиль ¦ ¦ +---------+-------------------------------------------------¦ ¦ ¦графа 2 ¦время прибытия автомобиля к заказчику ¦ ¦ +---------+-------------------------------------------------¦ ¦ ¦графа 3 ¦время выезда согласно заявке или графика работы ¦ ¦ ¦ ¦(часы, минуты) или согласно моменту начала и ¦ ¦ ¦ ¦окончания обслуживания должностного лица ¦ +--------------------------------------------------------------------------¦ ¦ Право изменить задание имеет только перевозчик, в исключительных ¦ ¦ случаях - заказчик с соответствующей записью в строке "Особливі ¦ ¦ відмітки" на обратной стороне путевого листа. ¦ +--------------------------------------------------------------------------¦ ¦ раздел III "Рух пального" ¦ +--------------------------------------------------------------------------¦ ¦ Диспетчер ¦строка ¦запись об остатке горючего по данным ¦ ¦ (или другое¦11 ¦предыдущего путевого листа ¦ ¦ ответствен- ¦ ¦ ¦ ¦ ное лицо¦ ¦ ¦ ¦ перевозчика)¦ ¦ ¦ ¦ +---------+-------------------------------------------------¦ ¦ ¦строка ¦подписью утверждают достоверность заполненных ¦ ¦ ¦"Посвідче¦им реквизитов путевого листа и наличие у ¦ ¦ ¦ ння ¦водителя его удостоверения ¦ ¦ ¦водія ¦ ¦ ¦ ¦перевірив¦ ¦ ¦ ¦, ¦ ¦ ¦ ¦завдання ¦ ¦ ¦ ¦видав" ¦ ¦ +--------------------------------------------------------------------------¦ ¦ до выезда автомобиля из гаража ¦ +--------------------------------------------------------------------------¦ ¦ Медицинский ¦ ¦подписью подтверждает допуск водителя по ¦ ¦ работник, ¦ ¦состоянию здоровья к управлению автомобилем ¦ ¦ который ¦ ¦ ¦ ¦ выполняет ¦ ¦ ¦ ¦ медицинский ¦ ¦ ¦ ¦ осмотр перед¦ ¦ ¦ ¦ рейсом ¦ ¦ ¦ +--------------------------------------------------------------------------¦ ¦ раздел II "Робота водія та автомобіля" ¦ +--------------------------------------------------------------------------¦ ¦ Механик (или¦строка 4 ¦записывают показания спидометра при выезде ¦ ¦ другое ¦ ¦автомобиля из гаража ¦ ¦ ответствен- ¦ ¦ ¦ ¦ ное лицо¦ ¦ ¦ ¦ перевозчика)¦ ¦ ¦ ¦ +---------+-------------------------------------------------¦ ¦ ¦строка 6 ¦указывает фактическое время (час, минуты) ¦ ¦ ¦ ¦выезда автомобиля и подписью подтверждает ¦ ¦ ¦ ¦передачу автомобиля водителю в технически ¦ ¦ ¦ ¦исправном состоянии и разрешения на выезд ¦ +--------------+---------+-------------------------------------------------¦ ¦ Водитель ¦строка ¦подписью заверяет то, что принял автомобиль ¦ ¦ ¦"Автомобі¦технически исправным и получил задание ¦ ¦ ¦ль ¦ ¦ ¦ ¦прийняв" ¦ ¦ +--------------------------------------------------------------------------¦ ¦ Раздел III "Рух пального" ¦ +--------------------------------------------------------------------------¦ ¦ Заправщик ¦строки ¦записывает марку, код марки и количество ¦ ¦ (или другое¦8-10 ¦выданного горючего и подтверждает эти данные ¦ ¦ ответствен- ¦ ¦подписью ¦ ¦ ное лицо¦ ¦ ¦ ¦ перевозчика)¦ ¦ ¦ +--------------------------------------------------------------------------¦ ¦ после выполнения задания ¦ +--------------------------------------------------------------------------¦ ¦ Ответствен- ¦в ¦подписью и штампом подтверждает выполнение ¦ ¦ ное лицо, в¦соответс ¦обслуживания ¦ ¦ чье ¦твующей ¦ ¦ ¦ распоряжение¦строке ¦ ¦ ¦ был ¦на ¦ ¦ ¦ предоставлен¦обратной ¦ ¦ ¦ автомобиль ¦стороне ¦ ¦ ¦ ¦путевого ¦ ¦ ¦ ¦листа ¦ ¦ +--------------+---------+-------------------------------------------------¦ ¦ Представител¦строка ¦делает запись в случае нарушения водителем ¦ ¦ ь ¦"Особливі¦Правил дорожного движения или изменения ¦ ¦ Госавтоинспе¦ ¦маршрута по непредвиденным обстоятельствам для ¦ ¦ кции или¦відмітки"¦выполнения специального задания ¦ ¦ другого ¦ ¦ ¦ ¦ уполномоченн¦ ¦ ¦ ¦ ого органа ¦ ¦ ¦ +--------------¦ +-------------------------------------------------¦ ¦ Ответствен- ¦ ¦записывает замечания по качеству обслуживания ¦ ¦ ное лицо, в¦ ¦ ¦ ¦ чье ¦ ¦ ¦ ¦ распоряжение¦ ¦ ¦ ¦ был ¦ ¦ ¦ ¦ предоставлен¦ ¦ ¦ ¦ автомобиль ¦ ¦ ¦ +--------------------------------------------------------------------------¦ ¦ после возвращения автомобиля в гараж ¦ +--------------------------------------------------------------------------¦ ¦ раздел III "Рух пального" ¦ +--------------------------------------------------------------------------¦ ¦ Заправщик ¦строка ¦определяет остаток горючего при возвращении ¦ ¦ ¦12 ¦автомобиля в гараж и заполняет строку, ¦ ¦ ¦ ¦подтверждая данные подписью ¦ +--------------+---------+-------------------------------------------------¦ ¦ Водитель ¦строка ¦подписью подтверждает сдачу автомобиля механику ¦ ¦ ¦"Автомобі¦в технически исправном (неисправном) состоянии ¦ ¦ ¦ль ¦ ¦ ¦ ¦здав" ¦ ¦ +--------------------------------------------------------------------------¦ ¦ Раздел II "Робота водія та автомобіля" ¦ +--------------------------------------------------------------------------¦ ¦ Механик ¦строки 5 ¦Указывает соответственно показания спидометра и ¦ ¦ ¦и 7 ¦фактическое время возвращения автомобиля в ¦ ¦ ¦ ¦гараж (часы, минуты) и подписью подтверждает ¦ ¦ ¦ ¦достоверность данных в строках 5 и 7, а также ¦ ¦ ¦ ¦то, что автомобиль принят в технически ¦ ¦ ¦ ¦исправном (неисправном) состоянии ¦ +--------------------------------------------------------------------------¦ ¦ Оформленный таким образом путевой лист передают диспетчеру или другому ¦ ¦ ответственному лицу для дальнейших расчетов транспортной работы, ¦ ¦ стоимости услуг и заработной платы водителю ¦ +--------------------------------------------------------------------------¦ ¦ после передачи диспетчеру или другому ответственному лицу для ¦ ¦ дальнейших расчетов транспортной работы ¦ +--------------------------------------------------------------------------¦ ¦ раздел IV "Результати роботи автомобіля" ¦ +--------------------------------------------------------------------------¦ ¦ Таксировщик ¦графа 13 ¦определяют, исходя из общего пробега ¦ ¦ (диспетчер, ¦"Витрати ¦автомобиля, нормы расхода горючего на пробег и ¦ ¦ бухгалтер) ¦пального ¦коэффициента изменения нормы расходов в ¦ ¦ ¦за ¦зависимости от условий эксплуатации автомобиля ¦ ¦ ¦нормою" ¦ ¦ ¦ +---------+-------------------------------------------------¦ ¦ ¦графа 14 ¦равна сумме остатка горючего при выезде из ¦ ¦ ¦"Витрати ¦гаража (строка 11, раздел III) и выданного ¦ ¦ ¦пального ¦горючего (строка 10, раздел III) минус остаток ¦ ¦ ¦фактично"¦горючего при возвращении автомобиля в гараж ¦ ¦ ¦ ¦(строка 12, раздел III) ¦ ¦ +---------+-------------------------------------------------¦ ¦ ¦графа 15 ¦равна разнице между показаниями спидометра при ¦ ¦ ¦"Загаль- ¦возвращении автомобиля в гараж (строка 5, ¦ ¦ ¦ний ¦раздел II) и перед его выездом из гаража ¦ ¦ ¦пробіг" ¦(строка 4, раздел II) ¦ ¦ +---------+-------------------------------------------------¦ ¦ ¦графа 16 ¦равна разнице между данными фактического ¦ ¦ ¦"Час у ¦времени возвращения автомобиля в гараж (строка ¦ ¦ ¦наряді" ¦7, раздел II) и выезда его из гаража (строка 6, ¦ ¦ ¦ ¦раздел II) за минусом времени на обеденный ¦ ¦ ¦ ¦перерыв водителя. Круглосуточные простои ¦ ¦ ¦ ¦автомобиля из-за бездорожья, технических ¦ ¦ ¦ ¦неисправностей и других подобных причин не ¦ ¦ ¦ ¦учитывают ¦ ¦ +---------+-------------------------------------------------¦ ¦ ¦графа 17 ¦определяют согласно действующим расценкам на ¦ ¦ ¦"Розраху ¦основании данных о результатах работы ¦ ¦ ¦нок ¦автомобиля (графы 15 и 16) и подтверждают ¦ ¦ ¦вартості ¦подписью лица, которое выполнило расчет ¦ ¦ ¦послуг" ¦ ¦ ¦ ¦графа 18 ¦ ¦ ¦ ¦"Розраху ¦ ¦ ¦ ¦нок ¦ ¦ ¦ ¦зарплати ¦ ¦ ¦ ¦водієві" ¦ ¦ +--------------------------------------------------------------------------¦ ¦ Достоверность расчетов в путевом листе после их проверки подтверждает ¦ ¦ подписью бухгалтер перевозчика ¦ +--------------------------------------------------------------------------+ |
Пример заполнения путевого листа легкового автомобиля
Типова форма N 3
Затверджено наказом Держкомстату України від 17 лютого 1998 р. N 74
Місце печатки (штампу) підприємства
Подорожній лист службового легкового автомобіля
N "__" ___ року
|
коди |
Режим роботи водія _________________________________________ Автомобіль _________________________________________________ марка, державний номер, гаражний номер |
_____________________ _____________________ |
Водій ______________________________________________________ прізвище, ім'я, по батькові; номер посвідчення водія |
_____________________ |
колона ____________________ бригада ________________________ |
_____________________ |
+---------------------------------------------------------+ ¦ I. Завдання водієві ¦ III. Рух пального, літрів ¦ +---------------------------+-----------------------------¦ ¦ У чиє ¦Час ¦ Час ¦ Марка ¦ 8 ¦ А-95 ¦ ¦ розпорядження¦приб¦ виб ¦ пального ¦ ¦ ¦ ¦ ¦уття¦ уття ¦ ¦ ¦ ¦ +--------------+----+-------+------------+------+---------¦ ¦ 1 ¦2 ¦ 3 ¦ Код марки ¦ 9 ¦ - ¦ +--------------+----+-------+------------+------+---------¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Видано ¦ 10 ¦ 15 ¦ +--------------+----+-------+------------+------+---------¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Залишок: ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ при виїзді ¦ 11 ¦ 3 ¦ +--------------+----+-------+------------+------+---------¦ ¦ ¦ ¦ ¦ при ¦ 12 ¦ 10 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ поверненні ¦ ¦ ¦ +--------------+----+-------+-----------------------------¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Заправник ¦ +---------------------------------------------------------+ |
+-----------------------------------+ прізвище, підпис ¦ II. Робота водія та автомобіля ¦ Водій за станом здоров'я до +-----------------------------------¦ керування допущений ¦ Показання ¦ ¦ X ¦ Лікар _________________________________ ¦ спідометра ¦ ¦ ¦ прізвище, підпис +---------------+----------+--------¦ ¦ при виїзді ¦ з 4 ¦ ¦ Виїзд дозволений ¦ гаража ¦ ¦ ¦ Механік _______________________________ +---------------+----------+--------¦ прізвище, підпис ¦ при поверненні¦ до 5 ¦ ¦ ¦ гаража ¦ ¦ ¦ Автомобіль прийняв ____________________ +---------------+----------+--------¦ підпис водія ¦ Час фактичний ¦ ¦ X ¦ ¦ при виїзді ¦ з 6 ¦ ¦ Автомобіль здав _______________________ ¦ гаража ¦ ¦ ¦ підпис водія +---------------+----------+--------¦ Автомобіль прийняв ____________________ ¦ при поверненні¦ до 7 ¦ ¦ підпис механіка ¦ гаража ¦ ¦ ¦ +-----------------------------------+ |
Посвідчення водія перевірив, завдання видав ____________________________________________
підпис диспетчера
Зворотний бік типової форми N 3
+--------------------------------------------------------+ ¦ IV. Результати роботи автомобіля ¦ +--------------------------------------------------------¦ ¦ Витрати ¦Загаль¦ Час ¦Розраху-¦ Розрахунок ¦ ¦ пального, л ¦ний ¦ у ¦ нок ¦ зарплати ¦ ¦ ¦пробіг¦ наря¦вартості¦ водієві ¦ ¦ ¦, км ¦ ді, ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ год.¦ послуг ¦ ¦ +---------------------¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦за нормою ¦ фактично ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +----------+----------+------+-----+--------+------------¦ ¦ 13 ¦ 14 ¦15 ¦ 16 ¦ 17 ¦ 18 ¦ +----------+----------+------+-----+--------+------------¦ ¦ 6,8 ¦ 8 ¦ 76 ¦10(08¦ за ¦за ¦7,80 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦) ¦ пробіг ¦пробіг¦ ¦ +----------+----------+------+-----+--------+------+-----¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ за ¦за ¦19,50¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ час у ¦час у ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ наряді ¦наряді¦ ¦ +----------+----------+------+-----+--------+------+-----¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Всього ¦Всього¦27,30¦ +--------------------------------------------------------+ |
Особа, що користувалася автомобілем ______________________________________________________________________________________
підпис, печатка (штамп)
Особливі відмітки _______________________________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________________________________
Бухгалтер ________________________ підпис
Таксувальник _____________________підпис
"Все о бухгалтерском учете" N 43(796), 14 мая 2002 г. Подписной индекс 35200
|
|