Документ : Учет операций по претензиям

Учет операций по претензиям

Впроцессе хозяйственной деятельности предприятию приходится иметь дело с большим количеством партнеров. Отношения между ними регулируются путем составления различного рода договоров, выполнение которых предполагается обязательным. Однако иногда одна из сторон не выполняет полностью или частично условий договора, в результате чего может быть нанесен ущерб и потерпевшая сторона вынуждена предъявить партнеру претензию. В данной статье рассматриваются юридические основы, документальное оформление претензии и порядок отражения в бухгалтерском учете операций по претензиям.

Хозяйственная деятельность предприятия предполагает осуществление постоянных контактов с контрагентами. Это обусловлено наличием связей между поставщиками и покупателями, прочими партнерами, отношения между которыми регулируются путем заключения договоров. Четкое выполнение условий этих договоров является гарантом стабильности в бизнесе и получения запланированной суммы прибыли. Однако в результате влияния субъективных и объективных факторов могут возникнуть спорные отношения между партнерами, разрешение которых производится путем доарбитражного урегулирования вопроса или рассмотрением иска в суде.

Организация приемки товаров

Для того чтобы обезопасить себя от возникновения нежелательных конфликтных ситуаций, необходимо помнить, что правильно организованная приемка товаров является гарантом того, что даже в случае осложнения отношений с поставщиками в результате недостачи, порчи товаров вы всегда сможете отстоять свои интересы. Товар, поступающий или непосредственно от поставщика, или от транспортной организации, принимается по количеству и по качеству. В настоящее время документами, регламентирующими порядок приемки товаров, являются: Инструкция N П-7 [4] и Инструкция N П-6 [5]. Прием товаров по качеству означает, что предприятие, осуществляющее прием, должно контролировать качество товара начиная с качества тары, в которой товар доставлен. В зависимости от того, кто доставляет товар на склад, необходимо проконтролировать условия доставки, т. е. обеспечивался ли температурный режим для данного товара, обеспечена ли сохранность груза при перевозке. Если товар доставляла транспортная организация, то она несет ответственность по этим пунктам. Если товар поступает в исправной таре, то, как правило, его прием по комплектности и качеству производится на складе конечного получателя . Если вы имеете дело с иногородним поставщиком, то прием товаров и оформление документов должно быть произведено в двадцатидневный срок. Если поставка осуществляется в пределах одного города, то срок приемки сокращается вдвое. При поступлении скоропортящейся продукции ее прием необходимо произвести в течение суток после поступления на склад. Право составления акта несоответствия качества остается за предприятием в течение четырех месяцев после приемки в случае возникновения такой ситуации в процессе предпродажной подготовки товара или непосредственно при реализации.

Если при приемке товара обнаружено, что товар не соответствует требованиям стандартов или тара, в которой находится товар, имеет повреждения , получатель обязан остановить приемку, составить акт на продукцию, осмотренную и принятую, указать в нем, какие именно дефекты выявлены, и пригласить для завершения приемки представителя поставщика. При этом необходимо обеспечить хранение поступившего груза в нормальных условиях и не допустить его смешивания с однородной продукцией, находящейся на складе.

Если по вызову предприятия представитель поставщика не является, то проверка качества товаров проводится экспертом бюро товарных экспертиз или представителем соответствующей инспекции по качеству.

Акт о фактическом качестве составляется в день окончания приемки продукции и подписывается всеми лицами, участвовавшими в проверке качества и комплектности продукции. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии и изложить свое мнение.

В случае разногласий о характере выявленных дефектов и причинах их возникновения между поставщиком и получателем для определения качества продукции приглашается эксперт бюро товарных экспертиз или представитель соответствующей инспекции по качеству или другой компетентной организации. Если при приемке продукции с участием представителя выявлена недостача продукции против данных, указанных в транспортных и сопроводительных документах (счете-фактуре, спецификации и др.), то результаты приемки продукции по количеству оформляются коммерческим актом. Акт должен быть составлен в тот же день, когда недостача выявлена. Требования к содержанию данного акта изложены в п.25 Инструкции N П-6.

К акту приемки, которым устанавливается недостача продукции, должны быть приложены:

а) копии сопроводительных документов или сличительной ведомости;

б) квитанции станции (порта) назначения о проверке веса груза, если такая проверка

проводилась;

в) пломбы от тарных мест, в которых обнаружена недостача;

г) подлинный транспортный документ (накладная, коносамент), а в случае предъявления

получателем органу транспорта претензии, связанной с этим документом, его копия;

д) другие документы, которые могут свидетельствовать о причинах возникновения недостачи.

Юридические основы подготовки
и предъявления претензии, определение размера ущерба

Порядок предъявления претензии, сроки ее рассмотрения, уведомление заявителя о результатах рассмотрения претензии, ответственность за нарушение сроков рассмотрения претензии и прочие вопросы, связанные с выполнением условий договора, регламентируются АПК [2].

Согласно ст.6 АПК предприятия, допустившие нарушения имущественных прав и законных интересов партнеров, обязаны возобновить их, не дожидаясь претензии . Предприятия и организации, чьи права и законные интересы затронуты, с целью урегулирования спора обращаются к "нарушителю" с письменной претензией.

В претензии отмечаются:

а) полное наименование и почтовые реквизиты заявителя претензии и предприятия, которому предъявляется претензия, дата предъявления и номер претензии;

б) обстоятельства, на основании которых предъявлена претензия; доказательства, которые подтверждают эти обстоятельства; ссылка на соответствующие нормативные акты;

в) требования заявителя;

г) сумма претензии и ее расчет, если претензия подлежит денежной оценке, платежные реквизиты заявителя претензии;

д) перечень документов, которые прилагаются к претензии.

Претензия подписывается руководителем или заместителем руководителя предприятия, организации и присылается адресату заказным (ценным) письмом или вручается под расписку.

Претензия подлежит рассмотрению в месячный срок, который исчисляется со дня получения претензии.

К претензии должны быть приложены все документы, необходимые для ее рассмотрения.

Если какие-либо документы, необходимые для рассмотрения претензии, отсутствуют, предприятию предоставляется право дослать их, при этом срок рассмотрения приостанавливается на пять дней, с учетом почтового оборота. Если документы в установленный срок не будут получены, претензия рассматривается по имеющимся документам.

Предприятия, которые получили претензию, обязаны удовлетворить обоснованные требования заявителя. О результатах рассмотрения претензии заявителю сообщается в письменной форме.

Признанная претензия должна быть погашена или путем поставки товара, или путем зачисления на счет предприятия денежных средств.

В случае нарушения сроков рассмотрения претензии, установленных ст.7 АПК, или оставления ее без ответа арбитражный суд при решении хозяйственного спора имеет право взыскать в доход государственного бюджета с предприятия, допустившего нарушение, штраф. Размер штрафа исчисляется исходя из следующих условий: 2 процента от суммы претензии, но не менее пяти и не более ста размеров не облагаемых налогом минимумов доходов граждан.

Размер ответственности з просрочку платежа регулируется статьей 214 ГК [1] "Должник, просрочивший исполнение денежного обязательства, по требованию кредитора обязан уплатить сумму долга с учетом установленного индекса инфляции за все время просрочки, а также три процента годовых с просроченной суммы, если законом или договором не установлен иной размер процентов".

Статьями 1 и 3 Закона Украины об ответственности [3] регламентирован размер пени за просрочку платежа, который устанавливается с согласия сторон и не может превышать двойной учетной ставки Национального банка Украины, действовавшей в период, за который выплачивается пеня.

Сроки исковой давности установлены статьей 71 ГК Украины, в соответствии с которой общий срок составляет три года. Сокращенный срок - шесть месяцев действует, в частности, по искам о взыскании неустойки (штрафа, пени), о недостатках проданных вещей; по искам, вытекающим из поставки продукции ненадлежащего качества (более полный перечень см. в ст.72 ГК).

В предъявляемой претензии приводится расчет размера ущерба, нанесенного потерпевшей стороне. При определении размера ущерба рекомендуется ориентироваться на примерный перечень основных последствий нарушения договорных обязательств и видов ущерба, который представлен в таблице 1.

Таблица 1

+----------------------------------------------------------------------------+ ¦ Последствия нарушений ¦ Состав ущерба ¦ ¦ договорных обязательств ¦ ¦ +-------------------------+--------------------------------------------------¦ ¦Уменьшение объема ¦Неполученная прибыль; увеличение условно- ¦ ¦производства или ¦постоянных расходов в себестоимости продукции; ¦ ¦реализации продукции ¦расходы по уплате санкций ¦ ¦(работ, услуг) ¦ ¦ +-------------------------+--------------------------------------------------¦ ¦Простои и форсирование ¦Расходы по заработной плате с отчислениями на ¦ ¦производства ¦социальное страхование; расходы по уплате санкций ¦ +-------------------------+--------------------------------------------------¦ ¦Замена сырья, материалов,¦Расходы по заработной плате с отчислениями на ¦ ¦комплектующих изделий ¦социальное страхование (при увеличении ¦ ¦ ¦трудоемкости продукции); расходы на сырье, ¦ ¦ ¦материалы, комплектующие изделия и топливно- ¦ ¦ ¦энергетические ресурсы ¦ +-------------------------+--------------------------------------------------¦ ¦Устранение недостатков ¦Расходы по заработной плате с отчислениями на ¦ ¦в полученной продукции ¦социальное страхование; материальные затраты, ¦ ¦(выполненных работах) ¦связанные с устранением недостатков ¦ +-------------------------+--------------------------------------------------¦ ¦Возврат или реализация ¦Расходы по возврату продукции поставщику или ее ¦ ¦продукции ненадлежащего ¦реализации ¦ ¦качества или ¦ ¦ ¦некомплектной ¦ ¦ +-------------------------+--------------------------------------------------¦ ¦Брак в результате ¦Себестоимость брака; расходы на возмещение затрат,¦ ¦использования ¦понесенных потребителем в связи с приобретением ¦ ¦полученных от ¦продукции (работ, услуг), изготовленной с ¦ ¦поставщика изделий со ¦использованием изделий (сырья, материалов, ¦ ¦скрытым неустранимым ¦заготовок и т. д.) со скрытым неустранимым ¦ ¦дефектом (браком), ¦дефектом, расходы на демонтаж этой продукции, а ¦ ¦выявленным в процессе ¦также транспортные расходы, вызванные заменой ¦ ¦производства продукции ¦бракованной продукции;неполученная прибыль; ¦ ¦(работ, услуг) или при ¦расходы по уплате санкций ¦ ¦эксплуатации ¦ ¦ ¦(использовании) этой ¦ ¦ ¦продукции у потребителя ¦ ¦ +-------------------------+--------------------------------------------------¦ ¦Утрата или повреждение ¦Стоимость утраченного имущества; сумма уценки ¦ ¦имущества ¦поврежденного имущества или расходы по устранению ¦ ¦ ¦повреждения ¦ +-------------------------+--------------------------------------------------¦ ¦Изменение ассортимента ¦Неполученная прибыль; расходы по уплате санкций; ¦ ¦изготовленной продукции ¦увеличение (уменьшение) условно-постоянных ¦ ¦(работ, услуг) ¦расходов в себестоимости продукции ¦ +----------------------------------------------------------------------------+

Бухгалтерский учет расчетов по претензиям

Для бухгалтерского учета операций по претензиям Планом счетов предусмотрен счет 374 "Расчеты по претензиям". Существовавшая практика отражения на счетах операций по претензиям с принятием Стандартов изменилась. В настоящее время данный вопрос мало рассматривался в литературе, Инструкция по применению Плана счетов недостаточно освещает данную тему, поэтому предложенная схема отражения на счетах является точкой зрения автора статьи на данный вопрос.

Аналитический учет организован с учетом отражения информации по каждому дебитору и по датам возникновения и погашения задолженности. Бухгалтеру необходимо отслеживать информацию о состоянии расчетов по претензиям с целью контроля за сроком исковой давности и состоянием доарбитражного урегулирования вопроса.

Втаблице 3 представлен порядок учета хозяйственных операций по претензиям при различных условиях.

Пример. Предприятие А произвело предоплату предприятию Б за поставку товаров в сумме 1200 грн., в т. ч. НДС - 200 грн. При приемке товара обнаружена недостача на сумму 480 грн., в т.ч. НДС - 80 грн. По факту недостачи составлен коммерческий акт и предъявлена претензия поставщику.

Вариант 1. Претензия признана и погашена поставкой товара.

Вариант 2. Претензия признана и погашена денежными средствами.

Бухгалтерский учет операций по данным примера представлена в таблице 2.

Таблица 2

+----------------------------------------------------------------------------+ ¦ Содержание хозяйственной операции ¦ Сумма ¦ Корреспонденция ¦ ¦ ¦ ¦ счетов ¦ ¦ ¦ +---------------------¦ ¦ ¦ ¦ Дт ¦ Кт ¦ +---------------------------------------------+--------+---------+-----------¦ ¦1. Произведена предоплата за товар ¦ 1200 ¦ 371 ¦ 311 ¦ +---------------------------------------------+--------+---------+-----------¦ ¦2. Отражен налоговый кредит по НДС ¦ 200 ¦ 641 ¦ 644 ¦ +---------------------------------------------+--------+---------+-----------¦ ¦3. Оприходован фактически полученный товар ¦ 600 ¦ 281 ¦ 631 ¦ +---------------------------------------------+--------+---------+-----------¦ ¦4. Отражены расчеты по налоговому кредиту ¦ 120 ¦ 644 ¦ 631 ¦ +---------------------------------------------+--------+---------+-----------¦ ¦5. Произведен зачет ранее оплаченной ¦ 720 ¦ 631 ¦ 371 ¦ ¦стоимости товара ¦ ¦ ¦ ¦ +---------------------------------------------+--------+---------+-----------¦ ¦6. Предъявлена претензия поставщику на сумму ¦ 480 ¦ 374 ¦ 371 ¦ ¦недостающего товара ¦ ¦ ¦ ¦ +----------------------------------------------------------------------------¦ ¦ Вариант 1 ¦ +----------------------------------------------------------------------------¦ ¦7. Отражена стоимость товара, поставленного ¦ 400 ¦ 281 ¦ 631 ¦ ¦в счет погашения задолженности по претензии ¦ ¦ ¦ ¦ +---------------------------------------------+--------+---------+-----------¦ ¦8. Отражены расчеты по налоговому кредиту ¦ 80 ¦ 644 ¦ 631 ¦ +---------------------------------------------+--------+---------+-----------¦ ¦9. Списана стоимость погашенной претензии ¦ 480 ¦ 631 ¦ 374 ¦ +----------------------------------------------------------------------------¦ ¦ Вариант 2 ¦ +----------------------------------------------------------------------------¦ ¦7. В счет погашения претензии перечислены на ¦ 480 ¦ 311 ¦ 631 ¦ ¦расчетный счет поставщика денежные средства ¦ ¦ ¦ ¦ +---------------------------------------------+--------+---------+-----------¦ ¦8. Списана стоимость погашенной претензии ¦ 480 ¦ 631 ¦ 374 ¦ +---------------------------------------------+--------+---------+-----------¦ ¦9. Откорректирован налоговый кредит в части ¦ 80 ¦ 641 ¦ 644 ¦ ¦НДС, приходящегося на сумму возвращенной ¦ ¦ ¦ ¦ ¦предоплаты (методом "красного сторно") ¦ ¦ ¦ ¦ +----------------------------------------------------------------------------+

На практике могут иметь место операции по расчетам по претензиям, которые не рассмотрены в рамках предыдущего примера. В таблице 3 представлены основные бухгалтерские проводки по учету претензий.

Таблица 3

+----------------------------------------------------------------------------+ ¦ Содержание хозяйственной операции ¦Корреспонденция счетов¦ ¦ +----------------------¦ ¦ ¦ Дт ¦ Кт ¦ +-----------------------------------------------------+----------+-----------¦ ¦1. Получен с последующей оплатой товар от поставщика ¦ 281 ¦ 631 ¦ +-----------------------------------------------------+----------+-----------¦ ¦2. Отражен налоговый кредит по НДС ¦ 641 ¦ 631 ¦ +-----------------------------------------------------+----------+-----------¦ ¦3. Предъявлена претензия поставщику на сумму ¦ 374 ¦ 281 ¦ ¦выявленного брака ¦ ¦ ¦ +-----------------------------------------------------+----------+-----------¦ ¦4. Признана и погашена поставщиком сумма ¦ 631 ¦ 374 ¦ ¦предъявленной ему претензии ¦ ¦ ¦ +-----------------------------------------------------+----------+-----------¦ ¦5. Отражена сумма претензии в части штрафных санкций ¦ 374 ¦ 715 ¦ ¦за нарушение условий договора ¦ ¦ ¦ +-----------------------------------------------------+----------+-----------¦ ¦6. В конце отчетного периода списана сумма ¦ 715 ¦ 973 ¦ ¦полученных штрафных санкций на финансовый результат ¦ ¦ ¦ +-----------------------------------------------------+----------+-----------¦ ¦7. Списана сумма штрафных санкций, не признанных ¦ 949 ¦ 374 ¦ ¦поставщиком (конце отчетного периода будет отнесена ¦ ¦ ¦ ¦на счет финансовых результатов) ¦ ¦ ¦ +-----------------------------------------------------+----------+-----------¦ ¦8. Предъявлена претензия банку за ошибочно списанные ¦ 374 ¦ 311 ¦ ¦суммы со счета предприятия ¦ ¦ ¦ +----------------------------------------------------------------------------+

В связи с реформированием бухгалтерского учета данная тема, как одна из актуальных, требует дополнительного урегулирования и в части учета, и в части определения размера ущерба.

Нормативные документы и их сокращенные названия,
использованные в консультации:

1. ГК - Гражданский кодекс Украины.

2. АПК - Арбитражный процессуальный кодекс Украины.

3. Закон об ответственности - Закон Украины "Об ответственности за несвоевременное выполнение денежных обязательств" от 22 11 96 г. N 543/96-ВР.

4. Инструкция N П-7 - Инструкция о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству, утвержденная постановлением Госарбитража при Совете Министров СССР от 25 апреля 1966 г. N П-7, с изменениями и дополнениями.

5. Инструкция N П-6 - Инструкция о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству, утвержденная постановлением Госарбитража при Совете Министров СССР от 15 июня 1965 г. N П-6, с изменениями и дополнениями.

"Все о бухгалтерском учете" N 36 (582)
от 20 апреля 2001 г.