Документ : Документальное оформление оприходования товаров

Документальное оформление
оприходования товаров

В соответствии со ст.9 Закона Украины от 16.07.99 г. N 996- XIV "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине" (далее - Закон N 996) основанием для бухгалтерского учета хозяйственных операций являются первичные документы, которые фиксируют факты осуществления хозяйственных операций. Первичные документы должны быть составлены при осуществлении хозяйственной операции, а если это невозможно - непосредственно после ее завершения.

Как предусмотрено вышеуказанным Законом, первичные и сводные учетные документы могут быть составлены на бумажных или машинных носителях и должны содержать следующие обязательные реквизиты:

- название документа (формы);

- дату и место составления;

- название предприятия, от имени которого составлен документ;

- содержание и объем хозяйственной операции, единицу измерения хозяйственной операции;

- должности лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления;

- личную подпись или другие данные, дающие возможность идентифицировать лицо, которое участвовало в осуществлении хозяйственной операции.

В случае составления и хранения первичных документов и регистров бухгалтерского учета на машинных носителях информации предприятие обязано за свой счет изготовить их копии на бумажных носителях по требованию других участников хозяйственных операций, а также правоохранительных органов и соответствующих органов в пределах их полномочий, предусмотренных законами. Предприятие должно принимать все необходимые меры для предупреждения несанкционированного и незаметного исправления записей в первичных документах и регистрах бухгалтерского учета, а также обеспечивать их надлежащее хранение в течение установленного срока. В соответствии с п.8 ст.9 Закона N 996 ответственность за несвоевременное составление первичных документов и регистров бухгалтерского учета и недостоверность отраженных в них данных несут лица, которые составили и подписали эти документы.

Согласно п.39 Порядка осуществления торговой деятельности и правил торгового обслуживания населения, утвержденного постановлением КМУ от 08.02.95 г. N 108, все товары у хозяйствующего субъекта должны сопровождаться соответствующими документами, наличие которых предусмотрено действующим законодательством. Среди документов, которые необходимо иметь на оприходованные товары, в указанном Порядке, в частности, названы товарно-транспортные накладные, счетафактуры и сертификаты соответствия государственной системы сертификации или копии указанных сертификатов, заверенные хозяйствующим субъектом, который отпустил товар, подлежащий сертификации. Рассмотрим подробнее порядок использования указанных документов.

Документом, который довольно широко применяется при осуществлении товарных операций, является счет-фактура. Этот документ может выдаваться поставщиком покупателю или передаваться в банк для:

- предложения покупателю уплатить средства за товары;

- подтверждения номенклатуры, цены, количества товаров по отдельной поставке;

- подтверждения общей суммы платежа по товарной поставке;

- подтверждения акцепта покупателя или отказа от него и т.п.

Кроме того, в счете-фактуре могут быть изложены и другие дополнительные условия. Например, вэтом документе могутуказываться срок оплаты ("оплатить в течение 3-х банковских дней с даты составления счета-фактуры"), условия получения товаров ("срок получения товаров с даты оплаты счета-фактуры - 15 календарныхдней"), местои время получения товаров ("товарможно получить на складе фирмы "Вега-трейд" по адресу: г.Киев; ул.Садовая, 14, с 9 до 18 часов в рабочие дни), а также другай необходимая информация.

В случае, когда расчеты осуществляются на условиях последу ющей оплаты, счет-фактура может прилагаться к платежному требованию-поручению, которое передается в банк. В данном случае оно будет содержать информацию относительно номенклатуры и стоимости товаров (продукции), которые уже отгру жены покупателю и за которые требуется оплата.

На практике предприятиями Украины используются различные формы счета-фактуры, изготовленные на основании образцов, утвержденных во времена СССР. Кроме того, довольно часто используются самостоятельно разработанные формы, которые содержат необходимые реквизиты, предусмотренные Законом N 996 (а ранее - предусмотренные Положением о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Министерства финансов Украины от 1 июля 1997 г. N 141).

Основным товаросопроводительным документом, составляющимся при перевозке товаров автомобильным транспортом, является товарно-транспортная накладная (типовая форма N 1-ТН). Условия составления и использования указанного документа изложены в Инструкции о порядке изготовления, хранения, применения единой первичной транспортной документации для перевозки грузов автомобильным транспортом и учета транспортной работы, утвержденной приказом Министерства статистики Украины и Министерства транспорта Украины от 7 августа 1996 г. N 228/253, с последующими изменениями (далее - Инструкция о транспортной документации).

Согласно п.1.3 Инструкции о транспортной документации типовые формы единой первичной транспортной документации отнесены к документам строгой отчетности, что требует их изготовления с печатной нумерацией, а также соблюдения других требований, предусмотренных законодательством к документам строгой отчетности. Данные требования, по мнению Государственного комитета Украины по вопросам развития предпринимательства, могут привести к значительному росту расходов предприятий, а также не соответствуют политике Правительства Украины, направленной на уменьшение чрезмерного регулирования предпринимательской деятельности. Учитывая это, Государственный комитет Украины- по вопросам развития предпринимательства принял решение от 16.10.98 г. N 17-02/10, в котором предложил Минтрансу Украины и Госкомстату Украины, в частности, изъять товарнотранспортные накладные из перечня бланков строгой отчетности, для чего предлагалось внести соответствующие изменения в Инструкцию о транспортной документации.

Поскольку указанные государственные органы этого не сделали, Государственный комитет Украины по вопросам развития предпринимательства на основании полномочий, предоставленных Указом Президента Украины от 03.02.98 N 79/98 "Об устранении ограничений/сдерживающих развитие предпринимательской деятельности", приостановил действие приказа "Об утверждении Инструкции о порядке изготовления, хранения, применения единой первичной транспортной документации для перевозки грузов автомобильным транспортом и учета транспортной работы" со дня официального сообщения (сообщение было напечатано в газете "Урядовий кур'ер" за 07.03.2000 г.).

С прекращением действия указанного приказа Минтранса Украины и Госкомстата Украины согласилась и налоговая администрация, о чем говорится, в частности, в письме ГНАУ от 29.08.2000 г. N 4872/6/23-2216. Таким образом, на сегодняшний день применение товарно-транспортной накладной (типовая форма N 1-ТН) как бланка строгой отчетности, в соответствии с Инструкцией о транспортной документации, носит рекомендательный характер. Однако не следует забывать, что применение в обязательном порядке товарно-транспортной накладной типовой формы N 1- ТН предусмотрено еще приказом Министерства транспорта Украины и Министерства статистики Украины от 29 декабря 1995 г. N 488/346 "Об утверждении типовых форм первичного учета работы грузового автомобиля", который к этому времени не отменен и не приостановлен.

Эта информация важна для тех предприятий, которые доставляют (или к которым доставляют поставщики) товары автомобильным транспортом. Представители налоговых органов при проверке обоснованности включения в состав валовых расходов стоимости полученных товаров, доставленных автомобильным транспортом, могут требовать обязательного наличия товарнотранспортной накладной (типовая форма N 1-ТН), а не "обычной" накладной. Свое требование они, как правило, обосновывают пп.5.3.9 Закона Украины "О налогообложении прибыли предприятий", в котором указывается, что не относятся к составу валовых расходов любые расходы, не подтвержденные соответствующими расчетными, платежными и другими документами, обязательность ведения и хранения которых предусмотрена правилами ведения налогового учета.

Конечно, будет лучше, если у предприятия будут в наличии на доставленные автомобильным транспортом товары именно товарно-транспортные накладные типовой формы N 1-ТН, а не "обычные" накладные (особенно за период до 07.03.2000 г.). Однако при отсутствии товарно-транспортной накладной типовой формы N 1-ТН и при возникновении конфликтов с налоговыми органами целесообразно ссылаться на то, что:

- так называемые "правила ведения налогового учета" должны регламентировать именно налоговый, но не бухгалтерский учет;

- в ст.11 "Правила ведения налогового учета" Закона "О налогообложении прибыли предприятий" не предусмотрено требование относительно обязательного наличия именно товарно-транспортной накладной типовой формы N 1-ТН, а значит, в налоговом учете товары могут быть оприходованы на основании накладных других форм. Главное, чтобы эти накладные содержали все обязательные реквизиты, предусмотренные Законом N 996.

В хозяйственной деятельности предприятий отпуск за плату или бесплатная передача товаров и других ценностей осуществляется по доверенности получателя, что предусмотрено Инструкцией о порядке регистрации выданных, возвращенных и использованных доверенностей на получение ценностей, утвержденной приказом Министерства финансов Украины от 16.05.96 г. N 99, с последующими изменениями (далее - Инструкция N 99). Бланки доверенностей являются документами строгой отчетности, что требует их изготовления с печатной нумерацией, а также соответствующего ведения учета их получения, хранения и использования.

Доверенность на получение ценностей выдается только должностным лицам, которые работают на данном предприятии. Доверенность лицам, не работающим на данном предприятии, может быть выдана по разрешению руководителя предприятия, если предприятие, где работает данное лицо, выдало ему доверенность на получение тех же ценностей и такого же количества сэтого предприятия (пункт З Инструкции N 99).

Доверенность подписывается руководителем и главным бухгаптером предприятия или их заместителями и лицами, на то уполномоченными руководителем предприятия. Доверенность на получение ценностей от поставщика по наряду, счету, договору, заказу, соглашению или другому документу выдается доверенному лицу под расписку и регистрируется в журнале регистрации доверенностей. В случае, когда доверенное лицо должно получать необходимые ценности в одном месте (с одного склада), но по нескольким нарядам, счетам и другим документам, их заменяющим, ему может быть выдана одна доверенность с указанием в ней номеров и дат выдачи всех нарядов, счетов или несколько доверенностей, если ценности должны быть получены на разных складах.

Срок действия доверенности устанавливается в зависимости от возможности получения и вывоза соответствующих ценностей по наряду, счету или другому документу, их заменяющему, но не более 10 дней. Доверенность на получение ценностей, расчеты за которые осуществляются в порядке плановых платежей или доставка которых осуществляется централизованно - кольцевыми перевозками, допускается выдавать на календарный месяц.

При выпискедоверенности перечень ценностей, которые надлежит получить по ней (графа "наименование ценностей" в бланке доверенности), приводится обязательно с указанием названия и количества ценностей для получения независимо оттого, есть ли такие сведения в документах на отпуск (наряде, счете) ценностей. Незаполненные строки доверенностей должны прочеркиваться. Запрещается выдавать доверенности, которые полностью или частично не заполнены, не имеют образцов подписи лиц, на имя которых они выписаны.

Не позднее следующего дня после каждого случая доставки на предприятие полученных по доверенности ценностей (независимо от того, получены ценности полностью или частично) лицо, которому выдана доверенность, обязано представить работнику предприятия, который осуществляет выписку и регистрацию доверенностей, документ о получении им ценностей и их сдаче на склад или материально ответственному лицу. Неиспользованные доверенности должны быть возвращены работнику, который ведет регистрацию доверенности, не позднее следующего дня после окончания срока действия доверенности. Возвращенные неиспользованные доверенности погашаются надписью "не использованные" и хранятся в течение срока, установленного для хранения первичных документов.

Доверенность, независимо от срока ее действия, остается у поставщика при первом отпуске ценностей. В случае отпуска ценностей частями на каждый частичный отпуск составляется накладная (акт приемки-передачи или другой аналогичный документ) с пометкой на ней номера доверенности и даты ее выдачи. В таких случаях один экземпляр накладной передается получателю ценностей, а второй - прилагается к оставленной у поставщика доверенности и используется для контроля за отпуском ценностей согласно доверенности, а также для проведения расчетов с получателем.

Следует обратить внимание на то, что согласно пункту 12 Инструкции N 99 при централизованно-кольцевых перевозках ценностей их отпуск поставщиком может осуществляться без доверенности, если получатель ценностей за подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия уведомил поставщика об образце печати (штампа), которой материально ответственное лицо, принимающее ценности, будет заверять свою подпись о получении ценностей на сопроводительных документах (накладной, акте и т.п.).

Согласно ст.16 Закона Украины "О защите прав потребителей" в редакции от 15.12.93 г. N 3682-XII, с последующими изменениями, товары (работы, услуги), на которые актами законодательства или другими нормативными документами установлены обязательные требования по обеспечению безопасности жизни, здоровья потребителей, их имущества, окружающей природной среды, подлежат обязательной сертификации в соответствии с действующим законодательством. Реализация и использование таких товаров (в том числе импортных) без сертификата соответствия запрещается.

Приказом Государственного комитета Украины по стандартизации, метрологии и сертификации от 30.06.93 г. N 95, с последующими изменениями и дополнениями, был утвержден Перечень продукции, подлежащей обязательной сертификации в Украине. Если на торговое предприятие поступает товар, внесенный в указанный Перечень, то на него необходимо иметь сертификат соответствия или его копию, заверенную поставщиком.

На практике поставщики довольно часто предоставляют торговым предприятиям ксерокопии сертификата соответствия. При этом на ксерокопиях проставляются слова "Копия правильная", указывается должность уполномоченного лица предприятия-поставщика, которое заверило копию, его фамилия, инициалы и подпись, заверенная печатью, а также дата составления копии сертификата. Однако для сертификатов на импортированные ликеро-водочные изделия предусмотрены более высокие требования: в соответствии с п.2 постановления КМУ от 16.11.98 г. N 1809, которым предусмотрены дополнительные меры по недопущению импорта некачественных ликеро-водочных изделий, копии указанных сертификатов соответствия действительны только при условии, когда для их оформления использованы бланки, защищенные от подделки.

В соответствии со ст.23 Закона Украины "О защите прав потребителей" в случае нарушения законодательства о защите прав потребителей хозяйствующие субъекты сферы торговли и общественного питания, в том числе граждане-предприниматели, несут ответственность за:

- выпуск или реализациютовара, не соответствующего требованиям нормативных документов, - в размере пятидесяти процентов стоимости изготовленной или полученной для реализации партии товара;

- реализациютовара, подлежащего обязательной сертификации, без сертификата соответствия - в размере пятидесяти процентов стоимости полученной для реализации партии товара.

"Все о бухгалтерском учете" N 114 (539) от 6 декабря 2000 г.