Документ : Что такое трудовая книжка и как ее заполнять

Что такое трудовая книжка и как ее заполнять

ВОПРОС: 1. Каждое большое или малое предприятие, частные предприниматели и даже отдельные граждане не обходятся без наемных работников. Как известно, трудовые отношения между предприятием и работником регулируются Кодексом законов о труде Украины (со всеми изменениями и дополнениями, далее - КЗоТ). Если обратиться к статье 48 этого документа, становится понятным, что на всех работников, которые работают на предприятии, в учреждении, организации или у физического лица более пяти дней, ведутся трудовые книжки. Это касается и внештатных работников, при условии что они подлежат государственному социальному страхованию.

При таких условиях возникает множество вопросов относительно порядка ведения трудовых книжек. В этой статье мы коснемся только тех особенностей, с которыми сталкиваются при заполнении трудовой книжки вновь созданные предприятия и только что зарегистрированные предприниматели. Что такое трудовая книжка и кем она ведется?

2. Какие еще документы необходимо вести, кроме трудовой книжки?

3. Как же правильно, без ошибок заполнить бланк трудовой книжки?

4. Что делать, если при заполнении книжки допустили ошибку?

5. Что делать, если работник во время работы на предприятии (у предпринимателя) трудовую книжку потерял?

ОТВЕТ: 1. Трудовая книжка - это документ, которым подтверждается трудовой стаж гражданина при выходе на пенсию. Именно для этого в течение всей трудовой жизни работника в нее заносятся сведения о том, где, когда и сколько он отработал. Записываются сюда и сведения об учебе в профессионально-воспитательных и высших учебных заведениях образования, службе в вооруженных силах, о периоде получения пособия по безработице, о времени ухода за инвалидом I группы и т.п. Образец бланка трудовой книжки утвержден постановлением КМУ "О трудовых книжках работников" от 27.04.93 г. N 301, а подробно порядок ведения трудовых книжек в Украине описан в Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденной совместным приказом Министерства труда Украины, Министерства юстиции Украины, Министерства социальной защиты населения Украины от 29.07.93 г. N 58 (с изменениями и дополнениями, далее Инструкция N 58). Кроме самого бланка, существует и вкладыш в него, который применяется, когда все страницы трудовой книжки заполнены.

Заполняется трудовая книжка начальником отдела кадров предприятия, учреждения, организации или другим лицом, уполномоченным на это приказом руководителя.

Начиная с 14.01.2000 г. (с момента внесения соответствующих изменений в ст.48 КЗоТа) обязанность ведения трудовых книжек наемных работников лежит и на физических лицах - субъектах предпринимательской деятельности. К сожалению, на сегодняшний день эти нововведения не коснулись Инструкции N 58 и остался без изменений абз.2 ст.1 этого документа, который запрещает вести трудовые книжки на работников, которые работают на условиях трудового договора у предпринимателей, не имеющих прав юридического лица, а также на работников, которые работают у отдельных граждан по их обслуживанию (как домашние работницы, няни, шоферы, охранники и др.). Однако, учитывая то, что КЗоТ выше Инструкции, частным предпринимателям пока что следует осуществлять записи в трудовые книжки работников в том же порядке и на тех же условиях, что и юридическим лицам. В случае, если физическое лицо - работодатель не имеет печати, запись в трудовую книжку наемного работника осуществляется в местном отделении Государственной службы занятости.

Ведя разговор о трудовой книжке, следует отметить, что бланки и вкладыши являются документами строгого учета. Поэтому храниться они должны в бухгалтерии предприятия (как правило, в кассе, наряду с другими документами строгого учета) и выдаваться по заявке подотчет лицу, ответственному за ведение трудовых книжек. Естественно, как и какой-либо документ строгого учета, книжка стоит денег, которые предприятие или частный предприниматель должны уплатить, покупая бланки. Заполненные трудовые книжки хранятся в отделе кадров или у уполномоченного лица в специально оборудованных для этого местах (металлических шкафах).

При устройстве на работу работники обязаны предъявлять трудовую книжку, оформленную в установленном порядке. Лицам, которые впервые ищут работу и не имеют трудовой книжки, последняя выписывается на предприятии в недельный срок после принятия на работу. При этом они должны предъявить следующие документы:

- паспорт;

- диплом или другой документ об образовании или профессиональной подготовке;

- военнослужащие, уволенные в запас, предъявляют военный билет;

- освобожденные из мест отбывания уголовного наказания обязаны предъявить справку об освобождении.

При выписке трудовой книжки, вкладыша в нее или дубликата (что это такое, мы расскажем ниже) с работника взимается сумма их стоимости (разумеется, только в случае, если предприятие приобрело их ранее за собственный счет).

В том случае, когда в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, она дополняется вкладышем. Вкладыш, который без трудовой книжки недействителен, вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется собственником или уполномоченным им органом по месту работы работника в том же порядке, что и трудовая книжка. О каждом выданном вкладыше на первой странице (титульный лист) трудовой книжки сверху ставится штамп размером 10х25 мм с надписью "Выдан вкладыш" и здесь же указываются серия и номер вкладыша. При каждой последующей его выдаче должен ставиться второй штамп и указываться серия и номер вкладыша.

Лицо, выписывающее трудовые книжки, ежемесячно подает в бухгалтерию предприятия отчет о наличии и использовании бланков трудовых книжек и приходные кассовые ордера на суммы, полученные за заполненные трудовые книжки (вкладыши).

Не лишним будет напомнить, что при приеме на работу на каждого работника необходимо завести учетную карточку, утвержденную приказом Министерства статистики Украины от 27 октября 1995 г. N 277 (далее - приказ N 277).

2. Как мы уже упоминали, порядок учета трудовых книжек на предприятии определен Инструкцией N 58. Пунктом 7.1 этого документа предусмотрено, что, кроме трудовых книжек, ответственное лицо должно заполнять несколько специальных учетных документов, форма которых также установлена приказом N 277.

Такими документами являются:

- Книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей в них;

- Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

В первую Книгу вносятся все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей в них с указанием серии и номера каждого бланка. Книга ведется бухгалтерией предприятия, поскольку бланки трудовых книжек хранятся как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за их заполнение, подотчет.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется отделом кадров. В этой Книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при устройстве на работу и выданные в связи с их увольнением. Обе Книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатями.

3. Прежде всего необходимо помнить, что трудовая книжка имеет две части: русскую и украинскую. В каждую из них на соответствующем языке вносятся тождественные записи о:

- работнике: фамилия, имя и отчество, дата рождения;

- работе, переводе на другую постоянную работу, увольнении;

- награждениях и поощрениях (награждениях государственными наградами и отличиями Украины, поощрениях за успехи в работе и др. в соответствии с действующим законодательством Украины);

- открытиях, на которые выданы дипломы, об использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.

Сведения о взысканиях или выговорах в трудовую книжку не вносятся.

Все записи должны производиться в точном соответствии с формулировкой действующего законодательства и со ссылкой на соответствующую статью, пункт закона после издания на предприятии соответствующего приказа или распоряжения, но не позднее недельного срока, а в случае увольнения - в день увольнения.

Записи выполняются только арабскими цифрами (число и месяц двухзначными). Например, если работник принят на работу 5 февраля 2000 г., в графе 2 трудовой книжки записывается "05.02.2000". Записи должны быть выполнены аккуратно, шариковой или перьевой ручкой, чернилами черного, синего или фиолетового цветов. Записи об увольнении, а также сведения о награждениях и поощрениях должны быть заверены печатями.

С каждой записью, внесенной в трудовую книжку на основании приказов о назначении на работу, переводе и увольнении, работник должен быть ознакомлен под расписку в личной карточке, в которой должна повторяться соответствующая запись из трудовой книжки или вкладыша.

Трудовая книжка состоит из пяти разделов (как украинская, так и русская части).

В первом разделе "Сведения о работнике" на первой странице (титульном листе) содержатся сведения о работнике: фамилия, имя и отчество (записываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами), а также дата рождения. Эти сведения указываются на основании паспорта или свидетельства о рождении.

На этой же странице указывается дата заполнения трудовой книжки. Работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений. Эту страницу подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек на предприятии, где впервые заполнялась трудовая книжка, и ставит печать предприятия или отдела кадров.

Второй раздел "Сведения о работе" содержит сведения о работе. Отдельно рассмотрим записи, связанные с принятием на работу и с увольнением.

В графе 3 этого раздела, как заголовок, пишется полное наименование предприятия. Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата принятия на работу.

В графе 3 пишется: "Принят или назначен в такой-то цех, отдел, подразделение, на участок, производство" с указанием их конкретного наименования, а также работы, профессии или должности и присвоенного разряда. Записи о наименовании работы, профессии или должности, на которую принят работник, выполняются для рабочих и служащих в соответствии с наименованием профессий и должностей, указанных в "Классификаторе профессий", который утвержден и введен в действие приказом Госстандарта Украины от 27.07.95 г. N 257.

Несколько слов об оформлении трудовых книжек студентам, слушателям курсов, учащимся, аспирантам и клиническим ординаторам, которые принимаются на работу после окончания учебного заведения. Для тех из них, кто имеет трудовые книжки, учебное заведение вносит записи о времени обучения на дневных отделениях (в том числе подготовительных). Основанием для таких записей являются приказы о зачислении на обучение и об отчислении. Если же записи о времени обучения не были произведены, их должно осуществить ответственное лицо предприятия (частный предприниматель) до занесения сведений о работе на данном предприятии (у предпринимателя) на основании диплома, который получил будущий работник.

Все записи о работе по совместительству, которая оформлена в установленном порядке, в трудовой книжке осуществляются отдельными строками по желанию работника по основному месту работы.

Если за время работы работника название предприятия изменяется, то об этом отдельной строкой в графе 3 трудовой книжки делается запись: "Предприятие такое-то с такого-то числа переименовано на такое-то", а в графе 4 проставляется основание переименования - приказ (распоряжение), его дата и номер.

Перевод работника на другую постоянную работу на том же предприятии оформляется в том же порядке, что и принятие на работу. Записи о причинах увольнения в трудовой книжке должны производиться в точном соответствии с формулировкой действующего законодательства со ссылкой на соответствующую статью, пункт закона.

В случае увольнения работника все записи о работе, внесенные в трудовую книжку за время работы на этом предприятии, заверяются подписью руководителя предприятия или специально уполномоченным им лицом и печатью предприятия или печатью отдела кадров. Записи русской и украинской частей трудовой книжки заверяются отдельно.

Днем увольнения считается последний день работы (включая день увольнения).

В случае необходимости собственник или уполномоченный им орган выдает работникам по их просьбе заверенные выписки из трудовых книжек сведений о работе.

В трудовые книжки работников в раздел "Сведения о награждениях" вносятся сведения о награждениях государственными наградами Украины и отличиями Украины; в раздел "Сведения о поощрениях" вносятся сведения о поощрениях за успехи в труде. Не заносятся в трудовые книжки премии, предусмотренные системой заработной платы или выплата которых имеет регулярный характер. При увольнении эти разделы заверяются в том же порядке, что и сведения о работе.

Последний раздел "Сведения о пенсии" заполняется органами социального обеспечения после достижения работником пенсионного возраста.

Для большей наглядности приведем пример заполнения трудовой книжки с наиболее распространенными записями (см. таблицу).

4. Если бланки трудовых книжек были испорчены по вине лица, ответственного за их выписку (неправильное заполнение, небрежное хранение и т.п.), составляется акт на списание. Если же была выявлена неправильная или неточная запись сведений о работе, переводе, а также о награждениях и поощрениях и т.п., исправление производится собственником или уполномоченным им органом предприятия, где было произведена соответствующая запись. Чтобы осуществить это, собственник или уполномоченный им орган по новому месту работы обязан предоставить работнику необходимую помощь.

Исправленные сведения должны полностью соответствовать оригиналу приказа или распоряжения, на основании которых они были осуществлены. Вместе с тем, исправляя неправильную запись, следует соблюдать определенные правила.

Так, в разделах "Сведения о работе", "Сведения о награждениях", "Сведения о поощрениях" трудовой книжки (вкладыша) зачеркивание ранее внесенных неточных или неправильных записей не допускается. В случае необходимости, например, изменения записи сведений о работе после указания соответствующего порядкового номера, даты внесения записи в графу 3 пишется: "Запись под N таким-то недействительна. Принят по такой-то профессии (должности)" и в графе 4 повторяются дата и номер приказа (распоряжения) собственника или уполномоченного им органа, запись по которому неправильно внесена в трудовую книжку. В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении и переводе на другую постоянную работу в случае незаконного увольнения или перевода, установленного органом, который рассматривает трудовые споры, и восстановлении на предыдущей работе или изменении формулировки причин увольнения.

Изменение записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производится собственником или уполномоченным им органом по последнему месту работы на основании документов (паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени и отчества и т.п.) и со ссылкой на номер и дату этих документов. Указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается, например, бывшая фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные со ссылкой на соответствующие документы на внутренней стороне обложки и заверяются подписью руководителя предприятия или специально уполномоченного им лица и печатью предприятия или печатью отдела кадров.

5. Необходимо знать, что лицо, которое потеряло трудовую книжку (вкладыш в нее), обязано немедленно заявить об этом собственнику или уполномоченному им органу по месту последней работы. Не позднее 15 дней после заявления, а в случае осложнения - в другие сроки работнику выдается другая трудовая книжка или вкладыш в нее с надписью "Дубликат" в правом верхнем углу первой страницы.

Заполняется дубликат по общим правилам: в разделе "Сведения о работе", "Сведения о награждениях" и "Сведения о поощрениях" вносятся записи о работе, а также о награждениях и поощрениях по месту последней работы на основании ранее изданных приказов или распоряжений. Если же до устройства на это предприятие работник уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в раздел "Сведения о работе" в графу 3 сначала вносится запись об общем стаже его работы до устройства на это предприятие, который подтверждается документами. При этом необходимые сведения ответственное за заполнение трудовой книжки лицо может получить из учетной карточки работника, в которую при принятии его на работу необходимо было занести продолжительность общего и непрерывного трудового стажа. Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, на каком предприятии, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.

Если работник имеет надлежащим образом оформленные документы, содержащие сведения о работе в прошлом, в трудовую книжку эти данные вносятся по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата принятия на работу; в графе 3 записывается наименование предприятия, где работал работник, а также должность (работа), на которую был принят работник. Запись в дубликате трудовой книжки сведений о работе по совместительству и по совмещению профессий производится по желанию работника. После этого в графе 2 записывается дата увольнения, а в графе 3 причина увольнения, если в поданном работником документе есть такие данные. В графе 4 указываются наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.

Дубликат выдается также по последнему месту работы в случаях, если трудовая книжка (вкладыш в нее) стала непригодной (обгорела, разорвана, загрязнена и т.п.). При этом на первой странице трудовой книжки, которая стала непригодной, производится надпись: "Взамен выдан дубликат", а книжка возвращается ее владельцу.

Таблица

Трудовая книжка
Серия АС N 569873

Фамилия Имя Отчество Дата рождения Дата заполнения

Иванов ________________________________ Андрей ________________________________ Николаевич ________________________________ 12 сентября 1978 года ________________________________ (число, месяц, год) "10" сентября 1999 года

Подпись владельца книжки __________________________________________________

М.П.	Подпись лица, ответственного за выдачу трудовых книжек ______________________________________ (разборчиво)

Сведения о роботе
Серия и номер

+----------------------------------------------------------------------------+ ¦ N ¦ Дата ¦Сведения о принятии на работу, переводе¦На основании¦ ¦записи+----------------¦на другую работу и увольнении (с указа-¦чего внесена¦ ¦ ¦число¦месяц¦год ¦ занием причин и ссылкой на статью, ¦запись (доку¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ пункт закона) ¦мент, его да¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦та и номер) ¦ +------+----------------+---------------------------------------+------------¦ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ +------+----------------+---------------------------------------+------------¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦Харьковский государственный аграрный ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦университет им. В.В.Докучаева ¦ ¦ +------+-----+-----+----+---------------------------------------+------------¦ ¦ 1 ¦ 01 ¦ 09 ¦1994¦Зачислен студентом I курса экономичес- ¦Приказ N 713¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦кого факультета ¦от 01.08.94 ¦ +------+-----+-----+----+---------------------------------------+------------¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦Частный предприниматель Трофименко Н.Г.¦ ¦ +------+-----+-----+----+---------------------------------------+------------¦ ¦ 3 ¦ 18 ¦ 10 ¦1998¦Прийнят на роботу бухгалтером по сов- ¦Распоряжение¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦местительству ¦ N 2 от ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦01.08.94 г. ¦ +------+-----+-----+----+---------------------------------------+------------¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦Харьковский государственный аграрный ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦университет им. В.В.Докучаева ¦ ¦ +------+-----+-----+----+---------------------------------------+------------¦ ¦ 2 ¦ 25 ¦ 06 ¦1999¦Отчислен из числа студентов в связи с ¦Приказ N 567¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦защитой диплома АВС N 456378 ¦от 25.06.99 ¦ +------+-----+-----+----+---------------------------------------+------------¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦(Подпись инспектора отдела кадров учеб-¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ного заведения) ¦ ¦ +------+-----+-----+----+---------------------------------------+------------¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦М.П. ¦ ¦ +------+-----+-----+----+---------------------------------------+------------¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦Частный предприниматель Трофименко Н.Г.¦ ¦ +------+-----+-----+----+---------------------------------------+------------¦ ¦ 4 ¦ 30 ¦ 06 ¦1999¦Принят на работу бухгалтером ¦Распоряжение¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ N 4 от ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦30.06.99 г. ¦ +------+-----+-----+----+---------------------------------------+------------¦ ¦ 5 ¦ 30 ¦ 08 ¦1999¦Уволен с работы по собственному желанию¦Распоряжение¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦(ст.38 КЗоТа Украины) ¦ N 5 от ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦30.08.99 г. ¦ +------+-----+-----+----+---------------------------------------+------------¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦(Подпись частного предпринимателя) ¦ ¦ +------+-----+-----+----+---------------------------------------+------------¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦М.П. ¦ ¦ +------+-----+-----+----+---------------------------------------+------------¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦Общество с ограниченной ответственнос- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦тью "Альфа" ¦ ¦ +------+-----+-----+----+---------------------------------------+------------¦ ¦ 6 ¦ 10 ¦ 09 ¦1999¦Принят на работу бухгалтером(с дипломом¦Приказ N3 от¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦специалиста) ¦10.09.99 г. ¦ +------+-----+-----+----+---------------------------------------+------------¦ ¦ 7 ¦ 01 ¦ 02 ¦2000¦Уволен с работы по сокращению штатов ¦Приказ N3 от¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦(п.1 ст. 40 КЗоТа Украины) ¦01.02.2000г.¦ +------+-----+-----+----+---------------------------------------+------------¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦(Подпись руководителя или ответственно-¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦го лица) ¦ ¦ +------+-----+-----+----+---------------------------------------+------------¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦М.П. ¦ ¦ +------+-----+-----+----+---------------------------------------+------------¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦Открытое акционерное общество "Луч" ¦ ¦ +------+-----+-----+----+---------------------------------------+------------¦ ¦ 8 ¦ 15 ¦ 03 ¦2000¦Принят на работу бухгалтером(с дипломом¦Приказ N 21 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦специалиста) ¦от 15.03. ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦2000 г. ¦ +------+-----+-----+----+---------------------------------------+------------¦ ¦ 9 ¦ 17 ¦ 03 ¦2000¦Запись под N 8 недействительна. Принят ¦Приказ N 21 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦на работу главным бухгалтером ¦от 15.03. ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦2000 г. ¦ +------+-----+-----+----+---------------------------------------+------------¦ ¦ 10 ¦ 21 ¦ 05 ¦2000¦Открытое акционерное общество "Луч" с ¦Приказ N 29 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦15.05.2000 г. переименовано в открытое ¦от 21.05. ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦акционерное общество "Простор" ¦2000 г. ¦ +------+-----+-----+----+---------------------------------------+------------¦ ¦ 11 ¦ 06 ¦ 09 ¦2000¦Принят на работу коммерческим ¦Приказ N 45 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦директором ¦от 06.09. ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦2000 г. ¦ +------+-----+-----+----+---------------------------------------+------------¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +----------------------------------------------------------------------------+

"Все о бухгалтерском учете" N 109 (534) от 22 ноября 2000 г.