|
Документ : Составление и оформление служебных документов
Составление и оформление служебных документов
Требования к тексту документа
Текст является основным, главным реквизитом формуляра документа (реквизит 21). В соответствии с ГОСТом 6.38-90 "Система организационнораспорядительной документации" (требования к оформлению документов) текст документов на бумаге форматом А4 (210х297) печатается через 1,5 межстрочных интервала, через один межстрочный интервал можно печатать документы на бумаге форматом А5 (148х210). Через два межстрочных интервала печатают тексты документов, подготавливаемых к изданию типографским способом.
При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц должны быть проставлены посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания.
Документ отражает объективную действительность, поэтому первое требование к содержанию документа - точное и правильное освещение событий.
Формулировки документа должны быть правильными в юридическом отношении. Любая неточность, допущенная в тексте, делает документ недостаточно доказательным, а значит, лишает его юридической силы. Текст должен быть четким, не допускать различных толкований.
Содержание документа должно соответствовать действующему законодательству, что является необходимым условием при составлении документа. Поэтому документы сверяют с законами и нормативными актами. В этих целях в организациях ведется кодификационная работа, заключающаяся в систематическом учете законов, постановлений и распоряжений правительства, директивных указаний вышестоящих органов управления, дополнений, изменений в связи с принятием новых документов. Такой учет проводится путем росписи этих нормативно-правовых актов на карточках и расстановки в картотеке по тематике вопросов. Издавая новый распорядительный документ, проверяют по данной картотеке, не противоречит ли он ранее изданному и соответствует ли законам.
Текст служебного документа должен быть кратким. Многословие не делает документ более убедительным, но и краткость не должна идти в ущерб полноте изложения вопроса. Краткости изложения можно достигнуть за счет применения простых предложений, исключения повторений, использования стандартизированных оборотов, общепринятых сокращений и т.д.
В зависимости от количества вопросов, поставленных в документе, они делятся по содержанию на простые и сложные. В простых документах рассматривается один вопрос. Содержание сложных документов отражает несколько вопросов.
Простые документы значительно удобнее в обработке, их легче регистрировать, направлять на исполнение, подшивать в дела, использовать в оперативной работе, в практических и научных целях.
Работа со сложными документами, в которых освещается несколько вопросов, вызывает ряд трудностей - начиная с момента поступления их в организацию и заканчивая сдачей в архив. При регистрации сложных документов в графу "Содержание" приходится записывать несколько вопросов, которые нередко требуют исполнения в разных структурных подразделениях. В этом случае их либо направляют последовательно из одного подразделения в другое, либо снимают копии с документа для одновременного исполнения структурными подразделениями. Все это усложняет и увеличивает срок исполнения документов. Затруднен и контроль за исполнением сложных документов. Вызывает трудности формирование сложных документов в дела, так как наличие различных вопросов вызывает необходимость подшивки их в разные дела. При описании на обложках дел со сложными документами необходимо уточнять заголовки этих дел. Письма и докладные записки, т.е. наиболее многочисленный вид служебных документов, должны в основном составляться по одному вопросу.
Таким образом, применение простых документов способствует совершенствованию документационного обеспечения управления.
Имеется ряд правил и требований, предъявляемых к языку и стилю служебных документов. Документ должен быть ясно и безупречно грамотно изложен.
В служебных документах применяется официально-деловой стиль, характеризующийся наличием слов, применяющихся в основном в официальных документах, терминов и профессионализмов, стандартизацией деловой речи.
Требования к изложению определяются назначением документа, спецификой деятельности организации, содержанием вопросов, взаимоподчиненностью организаций и подобными факторами.
Вместо с тем имеется ряд общих норм, рекомендуемых при изложении содержания документа:
- заменять сложные предложения простыми: применять устойчивые (трафаретные) словосочетания; использовать прямой порядок слов в предложении (подлежащее предшествует сказуемому, определения стоят перед определяемыми словами, дополнения стоят после управляющего слова, обстоятельственные слова стоят ближе к слову, к которому они относятся, вводные слова стоят в начале предложения) в том случае, если логическое (смысловое) ударение падает на объект действия;
- использовать обратный порядок слов в предложении (сказуемое предшествует подлежащему) в том случае, если логическое (смысловое) ударение падает на само действие или на субъект действия;
- заменять отглагольные существительные, особенно в распорядительных документах, соответствующими глаголами: употреблять в распорядительных документах глаголы неопределенной формы ("утвердить", "обязать", "отменить"); заменять местоимения существительными, например: "Институт просит", "Заводу требуется", а не "Нам требуется";
- использовать в распорядительных документах языковые конструкции повелительного (императивного) характера; применять устойчивые словесные формулы, например: "приказываю" (в приказе), "предлагаю" (в указании), "решил" (в решении).
В тексте документа рекомендуется избегать личных оценок, архаичных терминов и оборотов, применять только те иностранные слова, которые получили международное признание. Для официально-делового стиля нехарактерно использование средств образного письма, междометий, эмоционально окрашенных слов, выражений.
Одной из наиболее важных особенностей официально-делового стиля является непрерывно продолжающиеся процесс стандартизации деловой речи, прежде всего языка массовой типовой документации.
Текст документа может быть представлен в форме сплошного связного текста, анкеты, таблицы или их сочетания.
Сплошной связный текст документа применяется при составлении писем, правил, положений, распорядительных документов.
В содержание некоторых управленческих документов могут включаться таблицы. За счет их сокращается объем документа. Таблицы применяют тогда, когда нужно сравнить однородный материал, однородные сведения. Чаще всего табличные тексты используются в плановых, отчетно-статистических, финансовых документах.
Форма анкеты используется в случае изложения цифровой или словесной информации об одном объекте по определенному набору признаков. Наименование признаков объекта и их характеристики должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с существительным в именительном падеже; показатели могут быть выражены цифрами. Анкетные тексты применяются в организационно-распорядительных документах, а также в документах по материально-техническому снабжению и сбыту, финансовых документах.
В таблицах и анкетах, которые обрабатываются с помощью персонального компьютера, объекты, признаки и их показатели при необходимости могут кодироваться.
Важнейшим требованием к тексту документа является последовательность изложения отдельных его положений. Она облегчает чтение и усвоение содержания документа.
Текст документа рекомендуется разделять на две части. В первой излагаются основания, цели и задачи создания документа. Во второй - выводы, предложения, решения, распоряжения, просьбы. Если документ состоит из одной фразы, то в первой ее части также рекомендуется сообщать основание или причины создания документа, а во второй - решение, распоряжение, просьбу. Иногда текст документа может содержать только заключительную часть предложение, указание, просьбу.
Конкретные виды документов имеют заранее установленную схему построения текста и набор реквизитов.
Рассмотрим наиболее распространенные виды документов в ранее названных классификационных группах. К организационным документам относятся: положения, уставы, инструкции, правила.
Положения и уставы
Эти виды документов регламентируют деятельность организации, определяя функции, задачи, структуру, права, ответственность, организацию работы и т.д. Текст их содержит следующие основные разделы: общую часть, основные задачи и функции, права и ответственность.
Инструкции
Инструкция - это правовой документ, устанавливающий правила, регулирующие организационные и специальные стороны деятельности организации, ее подразделений и отдельных должностных лиц. Инструкции могут быть индивидуальными и типовыми. Разновидностью инструкции являются должностные инструкции, в которых определяются права и обязанности должностных лиц. Как правило, они разрабатываются на основе типовых инструкций для определенных категорий работников.
В формуляр инструкции входят реквизиты: наименование организации, наименование структурного подразделения, название вида документа (инструкция), гриф утверждения (или отметка о том, что инструкция является приложением к распорядительному документу), дата, индекс, место издания или составления, заголовок к тексту, текст, подпись.
Инструкция подлежит обязательному утверждению распорядительным документом (приказом) или непосредственной подписью руководителя в грифе утверждения. Наиболее удобной формой утверждения инструкции является приказ. В приказе устанавливается срок введения инструкции, ответственный исполнитель, перечисляются организационные мероприятия, необходимые для введения инструкции в действие. Текст инструкции делится на разделы и пункты.
В группе распорядительных документов выделяются: постановления, распоряжения, указания, приказы.
В данной группе приказы - самый распространенный вид документа и издается руководителем практически всех организаций, действующих на основе единоначалия.
Приказы
Приказы представляют собой один из важнейших видов организационно-распорядительной документации, в них отражается основная исполнительно-распорядительная деятельность организации. Приказы могут издаваться на основании и во исполнение законов, постановлений или распоряжений правительства, приказов и инструкций вышестоящих органов и по основным вопросам внутренней жизни организации (при создании, реорганизации, ликвидации организации или ее структурных подразделений; при определении функций и задач организации и ее структурных подразделений; в процессе планирования деятельности организации; при подведении итогов деятельности организации; для организации производственной деятельности; по вопросам прохождения государственной службы; по другим вопросам, требующим правового оформления).
Проект приказа готовится структурным подразделением или должностным лицом, деятельность которого связана с информацией, включаемой в приказ. Срок подготовки проекта приказа зависит от сложности вопросов, срочности издания и количества организаций или структурных подразделений, с которыми он должен быть согласован. Визы собираются на первом экземпляре приказа.
Приказ печатается на бланке организации, формуляр приказа имеет следующие реквизиты: Государственный герб Украины, наименование организации, название вида документа (приказ), дату, индекс (номер), место составления или издания, заголовок к тексту (о чем?), текст, подпись, визы согласования.
В зависимости от содержания различают приказы по основной деятельности организации (по общим вопросам) и по личному составу.
Текст приказа по основной деятельности состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В первой части излагаются причины, послужившие основанием к изданию приказа, цели и задачи предписываемых действий. Если приказ издается "во исполнение", в констатирующей части указывается автор, полное название директивного документа, его номер и дата. Констатирующая часть приказа может быть опущена, если распорядительная не нуждается в обосновании.
Распорядительная часть излагается в повелительной форме и начинается словом "Приказываю", которое печатается с новой строки прописными буквами. Текст распорядительной части может делиться на пункты, в которых указываются исполнители, содержание предписываемых действий, сроки их исполнения. Каждое намеченное мероприятие оформляется отдельным пунктом. По каждому пункту указывается исполнитель - структурное подразделение или должностное лицо (в дательном падеже), предписываемое действие и срок исполнения. Срок исполнения может быть общим или дифференцированным по отдельным пунктам.
Заканчивается распорядительная часть приказа указанием лица, на которое возлагается общий контроль за исполнением приказа, чаще всего это один из заместителей руководителя организации. Формулируется этот пункт следующим образом: "5. Общий контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора по административно-хозяйственным вопросам Петренко А. М.".
В распорядительной части приказа следует избегать неконкретных выражений, таких как: поднять, повысить, усилить, улучшить, принять меры и т.д. Пункты, содержащие такие задания, расплывчаты, и проверить их выполнение практически невозможно.
Датой приказа является день его подписания. Подписывается первый экземпляр приказа, изготовленный на бланке.
В соответствии со ст.16 "Перечня типовых документов, образующихся в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения документов", утвержденного приказом Главархива Украины от 20.07.98 N 41 и зарегистрированного в Минюсте Украины 17.09.98 под N 576/3016, приказы по основной деятельности имеют постоянный срок хранения (для организаций, передающих свои документы в государственные архивы) и хранятся до минования надобности в организациях, документы которых не передаются в госархивы.
Приказы по основной деятельности ведутся отдельно от приказов по личному составу и имеют собственную нумерацию. Например: 95-К означает приказ кадровый, или по кадрам.
Приказами по личному составу оформляются прием, перемещение по службе, увольнение, предоставление отпусков, объявление поощрений, взысканий, изменение фамилий, направление в командировку.
По сравнению с приказами по основной деятельности составление и оформление приказов по личному составу имеет некоторые особенности. В заголовке такого приказа пишутся слова: "По личному составу". Констатирующая часть опускается. Приказы по личному составу могут быть как простыми (по одному вопросу), так и сложными. В очень крупных организациях приказы по личному составу часто издаются в качестве сложных документов, касающихся ряда должностных лиц. Такого рода приказы готовятся отделами кадров организаций по мере накопления представлений, поступающих от структурных подразделений. В сложных приказах, как правило, существует последовательность расположения отдельных вопросов. Вначале объявляется назначение на должности (зачисление, прием на работу, учебу и т.д.); затем переводы на другие должности; далее - освобождение от занимаемых должностей, увольнение. При составлении сложных приказов, состоящих из множества пунктов и касающихся ряда должностных лиц, следует иметь в виду, что приказы имеют различные сроки хранения. Так, недопустимо включать в один приказ пункт о приеме на работу одного сотрудника и о направлении в командировку другого сотрудника, поскольку они имеют разные сроки хранения и должны формироваться в отдельные дела.
Приказы по личному составу (о приеме, переводе, поощрении, премировании, увольнении, совместительстве) хранятся в соответствии с указанным выше Перечнем 75 лет; приказы о предоставлении отпусков - 5 лет; приказы о взысканиях, командировках, по административно-хозяйственным вопросам - 3 года. Поэтому при составлении сложных приказов пункты приказов нужно подбирать в соответствии со сроками их хранения, то есть по трем группам.
Наложение дисциплинарных взысканий и объявление мер поощрения оформляется, как правило, отдельными приказами.
По форме приказы должны быть единообразными, что облегчает их использование в справочных целях. Каждый пункт приказа по личному составу начинается глаголом, обозначающим действие (назначить, перевести, освободить, объявить благодарность и т.д.), и пишется прописными буквами. Также прописными буквами с новой строки указывается фамилия и инициалы, а при необходимости - имя и отчество лица, на которое распространяется предпринимаемое действие, затем следует текст пункта. В конце каждого пункта приказа указывается основание для его составления. Приказ вступает в силу с момента подписания. Однако отдельные параграфы приказа могут иметь свои сроки вступления в силу, например, назначение работника на должность может быть произведена с 1 апреля, тогда как приказ подписан 27 марта. Если сроки почему-либо не указаны, то они исчисляются с момента подписания приказа.
Предъявляются определенные требования к изложению текста приказа, формулировки отдельных пунктов приказа должны соответствовать Кодексу законов о труде. Поэтому в организациях, где имеется юрисконсульт, обязательна его виза.
В приказах о приеме на работу необходимо указывать: на какую должность, в какое структурное подразделение и с какого числа оформляется на работу (постоянную - с испытательным сроком, со стажировкой и т.д., временную - на определенный срок, по совместительству и т.д.); особые условия работы (с принятием материальной ответственности, с сокращенным рабочим днем и т.д.). При переводе на другую работу в тексте отмечаются вид и мотивы перевода. Во всех случаях временного перевода указывается его длительность.
В приказах о предоставлении отпуска следует отметить его вид (основной, дополнительный, учебный, в связи с временной нетрудоспособностью, без сохранения заработной платы), общее число рабочих дней, дату ухода в отпуск и возвращения из него, за какой период работы предоставлен отпуск.
При увольнении работника в обязательном порядке указывается дата увольнения и мотив увольнения. Мотив увольнения должен быть изложен кратко и четко в соответствии с действующим законодательством.
Приказы по личному составу оформляются аналогично приказам по основной деятельности. Особое внимание при этом уделяется визированию, поскольку пункты приказа касаются различных структурных подразделений и лиц. Начальник отдела кадров обязан ознакомить с содержанием приказа упомянутых в нем лиц, о чем они расписываются в оригинале.
Образец текста приказа по личному составу
Министерство образования Украины
Педагогическое училище
ПРИКАЗ
По личному составу
1. НАЗНАЧИТЬ:
ИВАНОВУ АННУ ПЕТРОВНУ на должность кассира бухгалтерии с 21 апреля 1999 года с трехмесячным испытательным сроком, с окладом согласно штатному расписанию.
Основание: заявление Ивановой А. П. с визами начальника отдела кадров и главного бухгалтера.
2. ПЕРЕВЕСТИ:
ВОЙТЕНКО ПЕТРА СЕМЕНОВИЧА, бухгалтера, на должность старшего бухгалтера с окладом 130 грн. с 21 апреля 1999 года.
Основание: заявление Войтенко П. С. с визами начальника отдела кадров и главного бухгалтера.
3. ОСВОБОДИТЬ:
САЕНКО МАРИЮ ВАСИЛЬЕВНУ, заведующую канцелярией, с 25 мая 1999 года в связи с уходом на пенсию.
Основание: заявление Саенко М. В.
| Директор |
(подпись) |
(Инициалы, фамилия) |
Визы
С приказом ознакомлен (а) (подпись)
В дело 01-05
К группе справочно-информационных документов относятся: письма, телеграммы, телефонограмм, докладные записки, справки, обзоры, сводки, акты, договоры.
Служебные письма
Письмо - это обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями, между частными лицами и учреждениями и между частными лицами.
На служебные письма приходится до 80% общего объема документации в учреждении. Они составляются по самым различным вопросам деятельности. Но именно в составлении и оформлении этого вида документов наблюдается наибольший разнобой. При составлении писем следует стремиться по каждому вопросу составлять отдельный документ, так как это значительно облегчает и убыстряет их обработку.
Текст письма состоит из двух логически взаимосвязанных частей. В первой указываются причины, факты, события, послужившие основанием для письма. Доказательства должны быть убедительными, не допускающими сомнения в правильности и обоснованности вопроса, изложенного в письме.
Если письмо составлено во исполнение указаний вышестоящей организации, дается ссылка на название, дату и номер указания.
В заключении пишутся выводы, которые логически вытекают из изложения письма, и предлагаются решения. Однако не обязательно каждое письмо составлять по этой схеме. При конструировании письма от составителя требуется умение правильно определить, какие из перечисленных логических элементов необходимы.
Независимо от назначения письма изложение его надо начинать с существа вопроса, а не с наименования организации, автора, поскольку это видно из бланка.
В тексте письма не следует повторять содержание предыдущих писем.
Ссылка на инициативный документ (реквизит 13) помещается перед текстом.
Письма, направляемые вышестоящими учреждениями подведомственным предприятиям и организациям, содержат, как правило, приказы, распоряжения, вопросы, разъяснения, информационные сообщения и т.п.
Письма, направляемые подведомственными предприятиями и организациями вышестоящим организациям, чаще всего содержат отчеты, запросы, ответы, пояснительные записки, предложения.
Служебные письма имеют множество видов: сопроводительные, информационные, гарантийные, рекламационные, претензионные, арбитражные, письма-подтверждения, напоминания, извещения, заключения и т.д.
Сопроводительные письма оправдывают себя лишь в тех случаях, когда они содержат вопрос, задание или какие-то дополнительные разъяснения к приложенным документам. Во всех других случаях следует избегать сопроводительных писем.
Телеграммы
Некоторые особенности в содержании и оформлении имеют телеграммы. Текст телеграммы должен быть предельно кратким, не допускается повторение ранее посланных документов. Союзы, предлоги, местоимения, знаки препинания в тексте опускаются, если при этом не искажается смысл. При необходимости знаки препинания обозначаются сокращенно: точка - "тчк", "запятая - "зпт" и т.д. Адрес на телеграмме пишется сокращенно (например: Сумы, облгосадминистрация). Количественные данные во избежание искажения при передаче следует писать словами. Не рекомендуется начинать или заканчивать текст телеграммы цифрами, так как они могут быть поняты адресатом как делопроизводственные номера. Телеграмма составляется на бланке, подписывается должностным лицом и заверяется печатью организации.
Служебные телеграммы печатают через два интервала на одной стороне листа в двух экземплярах: первый передается на телеграф, а второй подшивается в дело.
Телефонограммы
Телефонограмму можно рассматривать как обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста. Телефонограммой обычно передают несложные тексты, например приглашение на совещание. Составляется телефонограмма в одном экземпляре, печатается и подписывается руководителем или ответственным исполнителем. Реквизитами телефонограммы являются: адресат, наименование вида документа (телефонограмма), индекс, дата передачи, текст, подпись лица, заверяющего текст, должности и фамилии лиц, передавших и принявших телефонограмму, часы и минуты приема-передачи, номера служебных телефонов лиц, передавших и принявших телефонограмму.
Докладные записки, справки
Эти два вида документа близки по своему назначению. Докладная записка содержит обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями. Адресуется руководителю данной или вышестоящей организации. Справка также представляет собой документ, описывающий и подтверждающий те или иные факты и события. Обычно она содержит результат обобщений каких-либо обследований, проверок, командировок и т.д. Формуляр справки этих документов одинаков и содержит: наименование организации или ее подведомственность, наименование структурного подразделения, название вида документа (докладная записка или справка), дату, индекс, место составления, заголовок, текст, подпись. Если докладная записка или справка имеют сведения внутреннего характера, они подписываются составителем. Такие справки можно составлять на чистых листах бумаги. Если эти документы исходят от имени организации или структурного подразделения, они подписываются их руководителями и составляются на бланках. Текст докладной записки, как правило, состоит из двух частей. В первой вводной части излагаются факты и проводится их анализ, во второй делаются выводы и предложения.
Акты
Актом называется документ, подтверждающий какой-либо факт, событие, действие. Составляется акт несколькими лицами. Акты могут иметь самое различное назначение. Они составляются при инвентаризации, приеме-передаче материальных ценностей, при проведении испытаний новых изделий, приемке законченных объектов и т.д. Обычно акты составляются комиссиями, состав которых утвержден распорядительным документом (чаще всего приказом). Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями. Во вводной части акта указываются основания к его составлению, список лиц (комиссия), составивших акт. В констатирующей части содержится описание установленных фактов. Акт не является руководством к совершению каких-либо действий, но на основании его часто издаются распорядительные документы.
Формуляр любого акта включает реквизиты: наименование организации или ее подведомственность, наименование структурного подразделения, название вида документа (акт), место составления, дату, индекс, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подписи.
Заявления
В соответствии с ГОСТом 6.38-90 заявление пишется по такой форме:
| Отдел материально-технического снабжения |
Директору завода "Маяк" |
| |
Романенко М.В. |
|
Ст.инженер |
|
| ВЛАСОВ Л.С. |
|
ЗАЯВЛЕНИЕ
20.04.99
Прошу Вас освободить меня от должности старшего инженера отдела материально-технического снабжения в связи с уходом на пенсию 29 апреля 1999 года.
| (личная подпись) |
Л. В. Власов |
В дело 45-3.
Издан приказ 28.04.99 N 17
|
