Документ : Порядок приема и оформления на работу

Порядок приема и оформления на работу

"Каждый имеет право на труд" (ст. 43 Конституции Украины)

Трудовые отношения всегда занимали ведущее место в системе экономических отношений предприятия. "Кадры решают все " - этот лозунг, доставшийся нам в наследие от предыдущей эпохи, кажется сейчас как нельзя более актуальным. Кадровая проблема встает рано или поздно перед руководителем любого уровня, и от того, насколько успешно она будет решена, практически полностью зависит успех любого дела.

Правильный подбор кадров - это целая наука, о которой следует говорить отдельно. Но предположим, что необходимые специалисты подобраны, основные условия оговорены, интересы работодателя и потенциального работника совпали. Теперь дело за "малым" - оформить результаты переговоров в приемлемую с юридической точки зрения форму. Внимание! Именно на этом этапе зачастую совершаются ошибки, перерастающие впоследствии в серьезные трудовые споры.

В рамках данной статьи мы хотели остановиться на важнейших моментах, которые необходимо учесть при оформлении трудового соглашения и других документов, связанных с приемом граждан на работу.

Граждане могут также быть привлечены к выполнению тех или иных работ на основании заключенных договоров гражданско-правового характера. Однако возникающие при этом правоотношения урегулированы Гражданским кодексом и в данной статье не рассматриваются.

Право человека на труд в Украине закреплено Конституцией. В соответствии со ст.2 Кодекса законов о труде Украины (далее по тексту - КЗоТ) работники реализуют свое право на труд путем заключения трудового договора на предприятии, в учреждении, организации (далее по тексту - предприятие) или с физическим лицом.

1. Трудовой договор

Трудовой договор является соглашением между работником и собственником предприятия, учреждения, организации или уполномоченным органом или физическим лицом (далее по тексту - работодатель), по которому работник обязуется выполнять определенную в соглашении работу, подчиняться правилам внутреннего трудового распорядка, а работодатель обязуется выплачивать ему заработную плату и обеспечивать необходимые для выполнения работы условия труда, предусмотренные соглашением сторон, законодательством о труде и коллективным договором.

При этом под коллективным договором понимается соглашение, заключаемое между работодателем и одной или несколькими профсоюзными (или иными уполномоченными на представительство трудовым коллективом) организациями, а в случае их отсутствия - с избранными и уполномоченными представителями трудового коллектива. Коллективный договор заключается на предприятиях независимо от формы собственности, которые используют труд наемных работников и имеют права юридического лица. Этим договором урегулируются производственные, трудовые, социально-экономические отношения, например, нормирование и оплата труда, предоставляемые льготы и т.п.

Трудовой договор можно подразделить на:

- бессрочный (заключенный на неопределенное время);

- заключенный на определенный срок;

- заключенный на время выполнения определенной работы.

При заключении договора работодатель должен учитывать также то, что законодательно запрещается:

- устанавливать при заключении, изменении или расторжении трудового договора прямые или непрямые преимущества в зависимости от происхождения, социального или имущественного положения, пола, языка, политических взглядов, религиозных убеждений, членства в профсоюзных или иных общественных организациях, рода и характера занятий, а также места проживания (при этом предъявляемые к возрасту, уровню образования, состоянию здоровья требования устанавливаются законодательно);

- требовать от лиц, поступающих на работу, сведения об их партийной и национальной принадлежности, происхождении, а также документы, предоставление которых не предусмотрено законодательно;

- заключать договоры с лицами, которым по медицинским показаниям предложенная работа противопоказана;

- принимать на работу лиц моложе шестнадцати лет (в исключительных случаях, по согласию родителей, могут приниматься лица при достижении пятнадцати лет).

Условия договора, ухудшающие положение работника по сравнению с условиями, которые установлены действующим законодательством, считаются недействительными. Предприятия в пределах своих полномочий и за счет собственных средств могут устанавливать дополнительные (не предусмотренные законодательством) трудовые и социально-бытовые льготы.

Трудовые отношения граждан Украины, работающих за ее пределами, а также иностранных граждан, которые работают на предприятиях Украины, регулируются законодательством страны трудоустройства и международными договорами Украины. При этом в случае, если международным договором (соглашением), в котором принимает участие Украина, предусмотрены отличные от украинского законодательства правила, используются правила международных договоров.

Прием на работу иностранных граждан может осуществляться лишь при наличии у них разрешения на трудоустройство, выданного в соответствии с Временным положением об условиях и порядке оформления иностранным гражданам разрешений на трудоустройство в Украине, утвержденным приказом Минтруда от 05.05.93 г. N 27.

Трудовой договор заключается, как правило, в письменной форме.

Законодательством установлены случаи, когда письменная форма является обязательной:

- при организованном приеме работников;

- при заключении контракта;

- в случае, если этого требует сам работник;

- при заключении договора с несовершеннолетним;

- в других установленных законодательством случаях.

При заключении трудового договора гражданин обязан предоставить паспорт или иной документ, удостоверяющий личность, трудовую книжку, а в случаях, предусмотренных законодательством, - также документ об образовании, состоянии здоровья и т.д.

2. Установление испытательного срока

При заключении договора по соглашению сторон может быть оговорено испытание, имеющее целью установить соответствие работника поручаемой работе. Данная оговорка должна быть зафиксирована в приказе о приеме на работу. На время испытательного срока на работника распространяется действие трудового законодательства.

Испытательный срок при приеме на работу (если иное не предусмотрено законодательством Украины) не может превышать трех месяцев, а в отдельных случаях, по согласованию с профсоюзами, - шести месяцев. Испытательный срок при приеме на работу рабочих не должен превышать одного месяца. В случае если после окончания испытательного срока работник продолжает работать, он считается выдержавшим испытание и дальнейшее расторжение договора с ним возможно лишь в предусмотренном законодательством порядке.

При выявлении несоответствия работника выполняемой работе работодатель вправе расторгнуть трудовой договор. Следует, однако, иметь в виду, что существуют категории граждан, по отношению к которым установление испытательного срока запрещено законодательно, например, лица, не достигшие 18 лет, молодые специалисты, инвалиды и другие лица.

3. Контракт

В соответствии со ст.21 КЗоТа контракт является особой формой трудового договора, в котором срок его действия, права, обязанности и ответственность сторон, условия материального обеспечения и организации труда работников, порядок его расторжения могут устанавливаться по соглашению сторон.

Положение о порядке заключения контрактов при приеме (найме) на работу работников на предприятия, в учреждения, организации независимо от формы собственности, вида деятельности и отраслевой принадлежности, а также к гражданам (далее по тексту - Положение) утверждено постановлением КМ Украины от 19.03.94 г. N 170. Согласно этому Положению контрактная форма трудового договора используется в случаях, предусмотренных действующим законодательством, применительно к работникам, которые трудятся или трудоустраиваются на определенный срок или на время выполнения определенной работы.

К таким случаям можно отнести, например:

- статью 16 Закона Украины "О предприятиях в Украине" от 27.03.91 г.;

- статью 9 Закона Украины "О предпринимательстве" от 07.02.97 г.;

- статью 14 Закона Украины "О потребительской кооперации" от 10.04.92 г.;

- статьи 20 и 54 Закона Украины "О внесении изменений в Закон Украины "Об образовании" от 23.03.96 г.;

- статью 15 Закона Украины "О железнодорожном транспорте" от 04.07.96 г.;

- статью 25 Закона Украины "Об основах государственной политики в сфере науки и научно-технической деятельности" от 13.12.91 г.;

- другие законодательные акты.

Контракт заключается в письменной форме и подписывается работодателем и работником, которого принимают на работу. Контракт оформляется в 2-х экземплярах, которые в дальнейшем хранятся у каждой из сторон и имеют одинаковую юридическую силу.

Контракт вступает в силу с момента его подписания сторонами, если иное не предусмотрено условиями самого контракта. Дальнейшие изменения в контракт могут вноситься по соглашению сторон и должны быть оформлены в письменной форме.

Условия контракта, ухудшающие положение работника по сравнению с условиями, установленными действующим законодательством, считаются недействительными. Контрактом не может быть изменен порядок рассмотрения индивидуальных трудовых споров, не может вводиться полная материальная ответственность работников (кроме случаев, когда такая ответственность предусмотрена статьей 134 КЗоТа).

Работодатель, а также должностные лица, имеющие доступ к информации, содержащейся в контракте, должны обеспечить ее конфиденциальность.

Контракт является основанием для подписания приказа (распоряжения) о приеме работника на работу начиная со дня, установленного в контракте по соглашению сторон.

Типовая форма контракта с работником утверждена приказом Министерства труда Украины от 15.04.94 г. N 23, в соответствии с которым структура контракта содержит следующие основные разделы:

1. Общие положения

Данный раздел является вводным, в нем определяются сфера применения контракта, используемые термины, иная информация, определяющая суть изложенного ниже.

2. Обязанности сторон

В соответствии с этим разделом работник обязуется выполнять определенную в контракте работу (указываются ее основные характеристики и требования к уровню ее выполнения: количественные и качественные показатели, сроки выполнения и т.д.). Работодатель в свою очередь обязуется выплачивать работнику оговоренную заработную плату, обеспечить соответствующие условия труда, меры техники безопасности, выполнять иные предусмотренные контрактом обязательства.

3. Рабочее время

Раздел определяет особенности режима рабочего времени данного работника (при его составлении необходимо учесть требования, содержащиеся в IV главе КЗоТа и в рамках данной статьи не рассматриваемые).

4. Оплата труда и социально-бытовое обеспечение работников

Условия оплаты труда и материального обеспечения работника устанавливаются по соглашению сторон. При этом размеры выплат не могут быть менее предусмотренных законодательством. В разделе содержатся сведения о должностном окладе работника, условиях компенсации за использование в служебных целях собственного автомобиля, предоставлении ежегодного отпуска и выплате отпускных, дополнительных льгот, гарантиях, компенсациях.

В данном разделе могут быть также отражены особенности оплаты труда по отдельным профессиям и видам работ, условия повышения или понижения оговоренного сторонами уровня оплаты труда, выплаты премий, участия в прибылях предприятия и т.д.

5. Ответственность сторон, решение споров

Оговаривается ответственность сторон в случае невыполнения или ненадлежащего выполнения условий контракта, а также порядок разрешения возникших в процессе трудовой деятельности споров.

6. Изменения, прекращение и расторжение контракта

Подробно расписаны условия и порядок внесения изменений и дополнений в те или иные условия контракта. Отдельно оговариваются случаи, при которых данный контракт может быть расторгнут.

7. Срок действия и другие условия

В разделе указываются даты начала и прекращения действия контракта, сведения, являющиеся конфиденциальными, а также иные условия, связанные со спецификой выполняемой работы.

8. Адреса сторон

Здесь приводятся полные реквизиты сторон, заключающих контракт.

4. Приказ о назначении на работу и другие документы по учету кадров

Заключение трудового договора оформляется приказом или распоряжением работодателя о зачислении работника на работу.

Форма приказа о зачислении на работу (ф. П-1), а также другие документы по учету кадров утверждены приказами Минстата Украины "Об утверждении типовых форм учета" от 09.10.95 N 283 и "Об утверждении типовых форм учета личного состава" от 27.10.95 N 277.

Трудовой договор считается заключенным и в том случае, когда приказ или распоряжение не были подписаны, однако работник фактически был допущен к работе.

На основании подписанного приказа (распоряжения) о приеме на работу отдел кадров заполняет "Личную карточку" ф. П-2 (в одном экземпляре), делается соответствующая запись в трудовой книжке, а бухгалтерия открывает лицевой счет.

На больших предприятиях с целью облегчения работы с картотекой на усмотрение ответственных лиц может также открываться дополнительная алфавитная карточка (ф. П-3). Картотека алфавитных карточек ведется в целом по предприятию, при этом карточки располагаются в строго алфавитном порядке. На каждого научного работника также ведется личная карточка по форме П-2.

На каждом предприятии должна вестись Книга приказов (распоряжений) о приеме, переводах и увольнении с работы работников, работающих по трудовым договорам. Книга должна быть прошита, пронумерована, скреплена подписью руководителя и печатью.

При поступлении на работу работник обязан предоставить нанимателю свою трудовую книжку, оформленную в установленном порядке. Без предоставления трудовой книжки принимаются на работу только работники, трудоустраивающиеся впервые.

5. Оформление и ведение трудовых книжек

Выдача и ведение трудовых книжек (как, впрочем, и ведение других документов по учету кадров) не входит непосредственно в круг должностных обязанностей бухгалтеров предприятия, а возлагается на работников отделов кадров или других аналогичных подразделений предприятий. Однако, как показывает практика, на небольших коммерческих предприятиях в силу отсутствия соответствующих вакансий на бухгалтера зачастую возлагается и эта ответственная задача. Не вдаваясь в оценку подобного положения дел, изложим основные моменты, связанные с оформлением и учетом трудовых книжек.

Форма трудовых книжек и вкладышей к ним, а также порядок оформления и ведения регламентируются следующими нормативными документами:

- постановлением КМ Украины "О трудовых книжках работников" от 27.04.93 г. N 301;

- Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденной приказом Минтруда, Минюстиции, Министерством социальной защиты населения Украины от 29.07.93 г. N 58.

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника и ведется на всех работников,которые работают на предприятии более пяти дней, в том числе на сезонных и временных работников. На работников, работающих на условиях трудового договора у предпринимателей, которые не имеют прав юридического лица, а также на работников, работающих у отдельных граждан и занимающихся их обслуживанием (в качестве домработниц, шоферов, охранников и т.п.), трудовые книжки не ведутся. В этом случае документом, подтверждающим их работу, является справка, выданная организацией, принимающей участие в заключении такого договора между гражданами, а также справка об уплате взносов в Фонд государственного социального страхования.

На лиц, работающих по совместительству, трудовые книжки ведутся только по месту их основной работы.

Заполнение трудовой книжки впервые производится не позднее недельного срока со дня принятия на работу.

Лица, поступающие на работу впервые и не имеющие трудовой книжки, обязаны предъявить паспорт, диплом (или иной документ, свидетельствующий об их уровне образования или профессиональной подготовке).

Военнослужащие, уволенные из рядов Вооруженных Сил (или аналогичных военизированных формирований), предоставляют военный билет.

Освобожденные из мест лишения свободы лица предъявляют справку об освобождении.

В трудовые книжки вносятся следующие сведения:

- сведения о работнике (Ф.И.О., год рождения);

- сведения о работе (переводы на другую постоянную работу, увольнения);

- сведения о наградах и поощрениях (государственные награды, поощрения за успехи в работе и т.д.);

- сведения об открытиях, рационализаторских предложениях и пр.

Сведения о наложенных взысканиях в трудовых книжках не указываются. Все изменения и дополнения, возникшие в ходе трудовой деятельности, вносятся после подписания соответствующего приказа, однако не позднее чем в недельный срок. Такие сведения должны точно воспроизводить формулировку, приведенную в приказе, и содержать ссылку на него.

С каждой записью, которая вносится в трудовую книжку на основании приказа о назначении, переводе или увольнении, собственник (уполномоченный им орган) обязан ознакомить работника под расписку в личной карточке (ф. П-2). После указанной записи о заполнении трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность приведенных сведений.

В случае, если все страницы соответствующих разделов трудовой книжки уже заполнены, она дополняется вкладышем, который вшивается в трудовую книжку и ведется в аналогичном с ней порядке.

При утере трудовой книжки необходимо немедленно известить об этом ответственного за ведение трудовых книжек работника по месту предыдущей работы. Не позднее 15 дней после заявления выдается дубликат трудовой книжки.

После оформления трудовой книжки (вкладыша или дубликата) с работника взимается ее стоимость.

При необходимости работник может получить на предприятии, где он трудится, заверенную выписку из трудовой книжки.

6. Учет трудовых книжек

На предприятиях для учета трудовых книжек ведется два основных учетных регистра:

1. Книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (форма П-9).

2. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (форма П-10).

В книгу учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним вносятся все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек (вкладышей), с указанием серии и номера каждого бланка. Книга ведется бухгалтерией предприятия.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним ведется отделом кадров или другим подразделением, которое осуществляет прием и увольнение работника. В ней регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении, а также выданные вновь. В случае получения книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета. Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, скреплены подписью руководителя и печатью предприятия. Бланки трудовых книжек и вкладыши к ним хранятся на предприятии как документы строгой отчетности и выдаются под отчет лицу, ответственному за их ведение. Их учет ведется бухгалтерией на забалансовом счете 004 "Бланки строгой отчетности".

По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, предоставляет в бухгалтерию отчет о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, а также о суммах, полученных за заполненные книжки. На испорченные во время заполнения трудовые книжки составляют акт по ф. П-11, утвержденной приказом Минстата от 27.10.95 N 277.

Ответственность за организацию ведения учета, хранение и выдачу трудовых книжек, других документов, касающихся трудовой деятельности работников, возложена на руководителя предприятия. Однако не страх перед административным (а в некоторых случаях и уголовным) наказанием должен стать решающим аргументом в пользу более ответственного подхода к вопросам оформления приема на работу. Работодатель должен понимать, что, потратив несколько часов на решение данного вопроса в самом начале, он тем самым сбережет немало времени и средств, которые могут потребоваться в дальнейшем в случае возникновения трудовых споров.