Консультации : Списання дебіторської заборгованості з балансу установи

Материал подготовлен специалистами редакции журнала "Бюджетная бухгалтерия"

КОНСУЛЬТУЮТЬ ФАХІВЦІ ДЕРЖАВНОЇ ФІНАНСОВОЇ ІНСПЕКЦІЇ

Списання дебіторської заборгованості з балансу установи

ПИТАННЯ: На балансі установи значиться дебіторська заборгованість, за якою закінчився строк позовної давності. Установа має рішення суду про стягнення цієї заборгованості з постачальника.

Чи можна за наявності цього документа списати дебіторську заборгованість з балансу? Яких передбачених законодавством заходів щодо погашення дебіторської заборгованості слід вживати установі в подібних випадках?

ВІДПОВІДЬ: У процесі провадження своєї діяльності бюджетні установи не застраховані від взаємовідносин з несумлінними контрагентами, що в результаті призводить до несвоєчасних розрахунків за поставлені товари, виконані роботи, надані послуги. Як наслідок, подібні порушення виконання договірних зобов'язань спричинюють виникнення дебіторської заборгованості у бюджетної установи. Крім того, слід мати на увазі, що наявність простроченої дебіторської заборгованості на балансі бюджетної установи завжди викликає певні питання у контролюючих органів.

Як уникнути таких ситуацій? Що потрібно робити для того, щоб не допустити виникнення простроченої дебіторської заборгованості? Яких заходів щодо скорочення такої заборгованості слід вживати в разі її виникнення та як прискорити процес її погашення? Протягом якого часу установа повинна обліковувати таку заборгованість на балансі і коли з'являються підстави для її списання? Далі відповімо на ці запитання.

Поняття та виникнення дебіторської заборгованості

Дебіторська заборгованість - це фінансовий актив установи, що виникає внаслідок договірних відносин між двома юридичними особами, серед яких одна особа, яка є власником активу, після настання відповідних умов угоди має право на отримання платежів, товарів, робіт та послуг.

Як правило, головною причиною виникнення дебіторської заборгованості є здійснення попередньої плати за товари, роботи і послуги. Відомо, що для бюджетних установ передбачена заборона на здійснення попередньої оплати. Так, згідно з вимогами ст. 49 Бюджетного кодексу України від 08.07.2010 р. № 2456-VІ розпорядник бюджетних коштів приймає рішення про оплату товарів, робіт і послуг та дає доручення на здійснення платежу органу Держказначейської служби тільки після їх отримання, якщо інше не передбачено бюджетним законодавством, визначеним п. 5 ч. 1 ст. 4 цього Кодексу, зокрема нормативно-правовими актами Кабміну.

У свою чергу, постановою КМУ «Питання попередньої оплати товарів, робіт і послуг, що закуповуються за бюджетні кошти» від 09.10.2006 р. № 1404 визначено конкретний перелік товарів, робіт і послуг, за якими може бути здійснено попередню оплату, та строки авансування. Отже, щодо деяких товарів, робіт і послуг бюджетним установам дозволено здійснювати передоплату.

Проте додамо, що причиною виникнення дебіторської заборгованості є не лише здійснення попередньої плати за товари, роботи та послуги. Дебіторська заборгованість може також виникати за розрахунками з бюджетом, з орендарями, учнями, студентами, підзвітними особами, щодо відшкодування нанесених збитків, розрахунків за завданою установі шкодою у вигляді нестач та розкрадань грошових коштів, матеріальних цінностей, втрат від псування матеріальних цінностей, а також за сумами, які згідно з чинним законодавством України підлягають утриманню з посадових осіб тощо.

Отже, якщо постачальниками товарів, робіт та послуг, замовниками чи іншими дебіторами пропущені строки погашення взятих зобов'язань, то у бюджетної установи виникає дебіторська заборгованість.

Інструкція з обліку коштів, розрахунків та інших активів бюджетних установ, затверджена наказом Держказначейства від 26.12.2003 р. № 242, виділяє такі види дебіторської заборгованості:

1) прострочена дебіторська заборгованість - це заборгованість, що виникає на 30-й день після закінчення строку обов'язкового платежу згідно з укладеними договорами, або якщо дата платежу не визначена після виписування рахунка на оплату;

2) дебіторська заборгованість, строк позовної давності якої минув, -дебіторська заборгованість, що обліковується після закінчення строку позовної давності;

3) безнадійна дебіторська заборгованість - поточна дебіторська заборгованість, щодо якої є впевненість про її неповернення боржником або за якою минув строк позовної давності.

Наявність на балансі бюджетної організації поточної заборгованості - цілком нормальне явище. Проте часто трапляються ситуації, коли дебіторська заборгованість перебуває на балансі установи не один рік. У цьому випадку другою стороною (боржником) порушуються зобов'язання перед бюджетною організацією, що спричинює необхідність у захисті такою організацією своїх прав та інтересів відповідно до норм цивільного законодавства.

Так, згідно зі ст. 509 Цивільного кодексу України від 16.01.2003 р. № 435-ІV (далі - ЦКУ) зобов'язанням є правовідношення, в якому одна сторона (боржник) зобов'язана вчинити на користь другої сторони (кредитора) певну дію (передати майно, виконати роботу, надати послугу, сплатити гроші тощо) або утриматися від певної дії, а кредитор має право вимагати від боржника виконання його обов'язків.

Щоб не допустити виникнення простроченої дебіторської заборгованості, потрібно в договорах чітко вказувати строки виконання зобов'язань з постачання товарів, робіт і послуг, контролювати дотримання таких строків, а також вживати відповідних заходів щодо погашення (стягнення) дебіторської заборгованості.

Порушенням зобов'язання є його невиконання або виконання з порушенням умов, визначених змістом зобов'язання (неналежне виконання). У разі порушення зобов'язання настають правові наслідки, установлені договором або законом (ч. 1 ст. 611 ЦКУ), зокрема:

1) припинення зобов'язання внаслідок односторонньої відмови від зобов'язання, якщо це встановлено договором або законом, або розірвання договору;

2) зміна умов зобов'язання;

3) сплата неустойки;

4) відшкодування збитків та моральної шкоди.

Виникнення, здійснення та захист цивільних прав ЦКУ пов'язує з перебігом певних періодів часу (строків), настанням зазначених у договорі або законі дат (термінів), певних подій тощо. Отже, строки є юридичними фактами (подіями) або одним із елементів юридичної сукупності.

При вирішенні питань з простроченою та безнадійною дебіторською заборгованістю потрібно точно визначити, чи діє щодо того або іншого зобов'язання строк позовної давності. Можливість захисту цивільних прав залежить від дотримання строків, установлених для цього випадку законом. Тому далі докладно зупинимося на питанні, пов'язаному з обчисленням строку позовної давності.

Розрахунок та перебіг строків позовної давності

Питання, що стосуються визначення та перебігу строків позовної давності, урегульовано відповідними статтями ЦКУ.

Позовна давність - це строк, у межах якого особа може звернутися до суду з вимогою про захист свого цивільного права або інтересу (ст. 256 ЦКУ). Позовна давність поділяється на два види: загальна та спеціальна.

Загальний строк позовної давності становить 3 роки. Щодо окремих видів вимог законом може встановлюватися спеціальна позовна давність - скорочена або більш тривала порівняно із загальною позовною давністю. Зверніть увагу: відповідно до ст. 259 ЦКУ позовна давність, установлена законом, може бути збільшена за домовленістю сторін. Таку домовленість має бути оформлено письмово. Проте скоротити строк позовної давності, установлений законом, сторони договору не можуть.

Оскільки і загальна, і спеціальна позовна давність обчислюються роками, то при їх визначенні використовуються загальні правила обчислення,установлені ст. 253 - 255 ЦКУ. Отже, позовна давність спливає у відповідні місяць та число останнього року строку о 24:00. Якщо останній день строку припадає на вихідний, святковий або інший неробочий день, що визначений відповідно до закону на місці вчинення певної дії, днем закінчення строку є перший за ним робочий день. Якщо закінчення позовної давності припадає на такий місяць, в якому немає відповідного числа, строк спливає в останній день цього місяця.

Обчислення строку позовної давності починається з того дня, коли особа довідалася або могла довідатися про порушення свого права або про особу, яка його порушила. Це правило встановлено ч. 1 ст. 261 ЦКУ. Тому не варто вважати, що початок строку позовної давності припадає виключно на момент виникнення дебіторської заборгованості, яка відображається в бухгалтерському обліку на відповідних субрахунках (351, 361, 362, 363, 364).

Розглянемо, як саме обчислюється строк позовної давності залежно від того, визначено в договорі строк виконання зобов'язань чи ні.

За загальним правилом строк виконання зобов'язань узгоджується сторонами та вказується в договорі. При визначенні початку та закінчення перебігу строку виконання зобов'язання слід керуватися положеннями гл. 18 ЦКУ, яка визначає порядок визначення початку та закінчення строків.

Строк виконання зобов'язання встановлюється у вигляді календарної дати або періоду, а також може бути визначено подією, яка неминуче повинна настати. У цьому випадку зобов'язання підлягають виконанню з настанням цієї події або протягом певного періоду (через певний період) після настання такої події. За зобов'язаннями з визначеним строком виконання перебіг позовної давності починається після закінчення строку виконання зобов'язань за договором (ч. 5 ст. 261 ЦКУ).

Приклад 1. Бюджетна організація уклала договір купівлі-продажу з TOB «Медсервіс» про постачання медичного устаткування. Згідно з укладеним договором попередню оплату перераховано в розмірі 30 % від суми, зазначеної в договорі. Передоплату перераховано 25.01.2012 р., а постачання товару за умовами договору має бути здійснено протягом місяця після отримання передоплати, тобто не пізніше 25.02.2012 р.

Якщо до вказаної дати (до 25.02.2012 р. включно) зобов'язання за договором не буде виконано, тобто бюджетна організація не отримає товар, то обчислення строку позовної давності здійснюватиметься за правилом, установленим ст. 253 ЦКУ: перебіг строку починається з наступного дня після відповідної календарної дати або настання події, з якою пов'язано його початок. Отже, у цій ситуації строк позовної давності починає обчислюватися з 26.02.2012 р.

При цьому якщо сторони не узгодили збільшення строку позовної давності, то період, протягом якого бюджетна організація може звернутися до суду з вимогою про стягнення заборгованості з постачальника, закінчиться 26.02.2015 р.

У ситуації коли строк виконання зобов'язань у договорі не визначено або визначено моментом вимоги, перебіг строку позовної давності розпочинається з дня, коли у кредитора виникає право пред'явити вимогу про виконання зобов'язань. Якщо боржнику надається пільговий строк для виконання такої вимоги, перебіг позовної давності починається із закінченням цього пільгового строку (ч. 5 ст. 261 ЦКУ).

Тому якщо постачальник не поставив попередньо оплачений товар, то покупцю (бюджетній організації) слід перевірити, чи визначено строк виконання зобов'язання, а якщо не визначено - пред'явити постачальнику письмову вимогу.

У цьому випадку також слід ураховувати норми ст. 530 ЦКУ, а саме: якщо строк (термін) виконання боржником зобов'язань не встановлено або визначено моментом пред'явлення вимоги, кредитор має право вимагати його виконання в будь-який час. При цьому боржник зобов'язаний виконати таку вимогу у семиденний строк із дня пред'явлення вимоги, якщо обов'язок негайного виконання не випливає із договору або актів цивільного законодавства. Початок перебігу строку розпочинається з наступного дня після відповідної календарної дати або настання події, з якою пов'язаний його початок.

Таким чином, строк позовної давності відлічується починаючи з восьмого дня після направлення кредиторам вимоги про виконання зобов'язань. При цьому для надання цій вимозі юридичної сили її слід оформити в письмовій формі.

Приклад 2. Навчальним закладом укладено договір про виготовлення навчально-методичної літератури. Перераховано передоплату в розмірі 30 % від суми, зазначеної в договорі. У договорі вказано, що навчально-методичну літературу має бути поставлено виконавцем після отримання попередньої оплати.

Зауважимо, що таке формулювання в договорі призвело до того, що строк виконання зобов'язань виконавцем не визначено.

Тому якщо бюджетною організацією пред'явлено вимогу виконавцю про виконання зобов'язань за договором, наприклад 31.01.2012 р., то він повинен виконати її протягом 7 днів, тобто до 08.02.2012 р. У разі невиконання зобов'язань уже з 08.02.2012 р. починається обчислення строку позовної давності, який закінчиться 08.02.2015 р.

Отже, у разі наявності на балансі простроченої дебіторської заборгованості бюджетні організації протягом трьох років (або більшого строку, установленого за згодою сторін) можуть звернутися до суду з вимогою про захист своїх цивільних прав або інтересів. Саме протягом цього часу кредитор повинен вживати відповідних заходів щодо стягнення заборгованості, тобто вести претензійно-позовну роботу. Докладніше це питання розглянемо далі.

Як правило, перебіг строку позовної давності є процесом безперервним. Проте протягом цього часу можуть виникнути обставини, що перешкоджають пред'явленню позову. Ці обставини є підставами для зупинення (переривання) перебігу позовної давності.

Зупинення перебігу позовної давності полягає в тому, що період часу, протягом якого діють обставини, передбачені законом, не зараховується до строку позовної давності.

Так, згідно зі ст. 263 ЦКУ перебіг строку позовної давності зупиняється, зокрема, у таких випадках:

1) якщо пред'явленню позову перешкоджала надзвичайна або невідворотна за цих умов подія (непереборна сила);

2) у разі відстрочення виконання зобов'язань (мораторій) на підставах, установлених законом;

3) у разі зупинення дії закону або іншого нормативно-правового акта, який регулює відповідні відносини.

Якщо виникають зазначені обставини, перебіг позовної давності зупиняється на весь час існування цих обставин.

Із дня припинення обставин, що були підставою для зупинення перебігу позовної давності, її перебіг продовжується з урахуванням часу, що минув до його зупинення.

В окремих ситуаціях перебіг позовної давності може перериватися (ст. 264 ЦКУ). Причинами можуть бути:

1) учинення особою дії, що свідчить про визнання нею свого боргу або іншого обов'язку.

Такими діями можуть бути будь-які дії боржника, які свідчать про те, що боржник визнав себе зобов'язаною особою щодо кредитора. Зокрема, до дій, що свідчать про визнання боргу, належать: повне або часткове визнання претензії, часткове погашення самим боржником або за його згодою іншою особою основного боргу та (чи) неустойки, сплата процентів за основним боргом; прохання про відстрочення виконання.

Проте у випадках, коли передбачалося виконання зобов'язання частинами або у вигляді періодичних платежів і боржник учинив дії, що свідчать про визнання лише частини зобов'язання (періодичного платежу), такі дії не можуть бути підставою для переривання перебігу строку позовної давності за іншими частинами (платежами);

2) пред'явлення особою позову до одного з кількох боржників;

3) пред'явлення особою позову, якщо предметом такого позову є лише частина вимоги, право на яку має позивач.

Після того як строк позовної давності було перервано, починається обчислення нового строку позовної давності, тобто на відміну від зупинення перебігу позовної давності у цьому випадку строк позовної давності починає обчислюватися спочатку. При цьому час, що минув до переривання, не зараховується, тобто можна говорити про те, що перебіг строку позовної давності починає обчислюватися заново.

Питанню правильності обчислення строків позовної давності слід приділяти особливу увагу, оскільки пропуск строку давності позбавляє кредитора (бюджетну організацію) права на сплату боржником неустойки, відшкодування боржником нанесених збитків унаслідок невиконання, неналежного виконання зобов'язання.

Пропуск строків позовної давності кредитором (бюджетною організацією) фактично є втратою боржника в зобов'язанні та спричинює втрату активів організації, що кваліфікується працівниками Державної фінансової інспекції як нанесення збитків з вини осіб, якими не вжито відповідних заходів, зокрема не забезпечено проведення претензійно-позовної роботи. Контролювати строки виникнення та перебігу заборгованості зобов'язаний працівник бухгалтерії, який веде облік розрахунків, головний бухгалтер або його заступник. В іншому разі, якщо бухгалтерська служба не контролюватиме стан заборгованості та не вживатиме відповідних заходів щодо її погашення, то зауважень з боку контролюючих органів не уникнути. Тепер поговоримо про те, як організувати в установі таку роботу.

Ведення претензійно-позовної роботи

За наявності дебіторської заборгованості, повернення якої викликає сумніви, бюджетна установа повинна вживати всіх можливих заходів для її стягнення (погашення). Щоб такі заходи в установі здійснювалися постійно та мали регулярний характер, а не проводилися хаотично, насамперед потрібно правильно організувати ведення претензійно-позовної роботи.

У цьому питанні доцільно керуватися Рекомендаціями Мін'юсту «Про Порядок ведення претензійної та позовної роботи на підприємстві, в установі, організації» від 15.01.96 р. № 2 (далі - Рекомендації). Цей документ є практичними та методологічними рекомендаціями для керівників, працівниками юридичної служби та інших структурних підрозділів організації щодо ведення претензійної та позовної роботи з урахуванням положень Господарського процесуального кодексу України від 06.11.91 р. № 1798-ХІІ.

Зауважимо, що до претензійно-позовної роботи належать такі заходи:

- підготовка, отримання та складання документів, необхідних для пред'явлення та розгляду претензій і позовів;

- пред'явлення та розгляд претензій, підготовка позовів;

- підготовка відповідей (відгуків) та заяв про перегляд рішень, постанов суду в порядку нагляду;

- захист інтересів установи при розгляді майнових, переддоговірних та інших спорів в арбітражному та інших судах;

- здійснення організаційно-технічних заходів (реєстрація, облік, зберігання та відправка претензійно-позовних матеріалів);

- забезпечення контролю за претензійно-позовним провадженням;

- розгляд, аналіз, узагальнення результатів претензійно-позовної роботи;

- підготовка висновків, пропозицій щодо поліпшення претензійно-позовної роботи.

У Рекомендаціях досить докладно описано, які мають бути дії установи під час реалізації кожного із зазначених заходів та порядок складання необхідних документів (претензій, позовів тощо).

Залежно від специфіки установи та її структури затверджується положення (інструкція) про порядок ведення претензійно-позовної роботи або видається наказ, в якому чітко розподіляються обов'язки структурних підрозділів (служб, відділів, управлінь) з підготовки та розгляду претензій і позовів. У кожному структурному підрозділі установи, що бере участь у веденні договірної та претензійно-позовної роботи, наказом (розпорядженням) керівника ці обов'язки покладаються на конкретних працівників.

Відповідальність за стан претензійно-позовної роботи в установі покладається на керівника. Недотримання встановленого порядку пред'явлення та розгляду претензій і позовів є порушенням державної дисципліни та тягне за собою відповідальність винних у цьому посадових осіб.

Керівники та інші посадові особи установ зобов'язані вести боротьбу з фактами зволікань при розгляді претензій, безпідставних відмов у задоволенні обґрунтованих вимог заявників претензій, доведення до суду безопірних позовів та здійснювати заходи щодо усунення причин та умов, які породжують обґрунтовані претензії.

Крім того, здійснення контролю за дотриманням структурними підрозділами встановленого в установі порядку пред'явлення та розгляду претензій покладається на юридичну службу. Питання діяльності юридичної служби врегульовано Загальним положенням про юридичну службу міністерства, іншого органу виконавчої влади, державного підприємства, установи та організації, затвердженим постановою КМУ від 26.11.2008 р. № 1040.

Як визначено пп. 10 і 11 цього Положення, юридична служба установи відповідно до покладених на неї завдань виконує, зокрема, такі функції: організовує претензійну та позовну роботу, здійснює контроль за її проведенням; проводить разом із заінтересованими структурними підрозділами аналіз результатів діяльності установи, вивчає умови та причини виникнення непродуктивних витрат, порушення договірних зобов'язань, а також стан дебіторської та кредиторської заборгованості, здійснює контроль за дотриманням структурними підрозділами встановленого порядку пред'явлення та розгляду претензій тощо. Структурний підрозділ та юридична служба ведуть журнали обліку претензій і позовних заяв, пред'явлених установою і до неї (додатки 2, 3, 4, 5 до Рекомендацій).

У зв'язку з виявленням органами Державної фінансової інспекції непоодиноких випадків списання бюджетними установами дебіторської заборгованості боржників (простроченої заборгованості, за якою минув строк позовної давності) без вжиття заходів претензійно-позовного характеру, а також з метою належного забезпечення стану фінансової дисципліни ГоловКРУ надало відповідні роз'яснення в листах від 01.03.2011 р. № 25-18/287 і від 25.03.2011 р. № 25-18/401 (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2011, № 31).

Так, у цих листах указувалося на те, що при проведенні контрольних заходів у частині контролю за станом та обліком дебіторської заборгованості, виконанням договірних зобов'язань тощо особливу увагу перевіряючі звертають на наявність в установах, організаціях, державних підприємствах таких документів:

1) внутрішнього порядку ведення претензійно-позовної роботи;

2) положення про юридичну службу;

3) посадових інструкцій працівників та наявність у цих документах відповідних обов'язків щодо проведення претензійно-позовної роботи, здійснення контролю за такою роботою, контролю за виконанням господарських договорів тощо.

Отже, якщо у вашій бюджетній організації досі не затверджено зазначені документи, то рекомендуємо якнайскоріше розробити їх та довести до відома відповідних працівників їх положення, а також обов'язки, що на них покладаються.

Також майте на увазі: у разі встановлення під час проведення контрольних заходів випадків невжиття заходів щодо своєчасного стягнення дебіторської заборгованості та, як наслідок, спливання строків її стягнення, тобто допущення втрати боржника в зобов'язанні, такі факти перевіряючі кваліфікують як нанесення збитків юридичній особі, а в разі якщо відповідні платежі за договірними зобов'язаннями повинні були спрямовуватися до державного бюджету - відповідно як нанесення збитків державі.

У зв'язку з цим зазначимо, що матеріальна шкода (збитки) - це вартість втрачених активів чи недоотриманих доходів, яка визначається за даними бухгалтерського обліку та фінансової звітності суб'єкта контролю або експертної оцінки та іншими визначеними законодавством способами. Під втратою активів мається на увазі безповоротне зменшення активів через: перерахування (сплату) коштів; відчуження, недостачу, знищення (псування) чи придбання неліквідного (зіпсованого) майна; втрату боржника в зобов'язанні; зменшення частки державної (комунальної) власності у статутному фонді господарського товариства. Визначення цих термінів наведено в Порядку взаємодії органів державної контрольно-ревізійної служби, органів прокуратури, внутрішніх справ, Служби безпеки України, затвердженому спільним наказом ГоловКРУ, МВС, СБУі Генпрокуратури від 19.10.2006 р. № 346/1025/685/53, яким врегульовано різні питання, що виникають при виконанні органами Державної фінансової інспекції (раніше - ГоловКРУ) та правоохоронними органами покладених на них завдань.

При цьому зверніть увагу, що Кримінальний кодекс України від 05.04.2001 р. № 2341-ІІІ (далі - ККУ), зокрема ст. 367 цього Кодексу, передбачає настання відповідальності за службову недбалість, під якою мається на увазі невиконання або неналежне виконання службовою особою своїх обов'язків через несумлінне ставлення до них. При цьому відповідальність настає, якщо завдано істотної шкоди охоронюваним законом правам, свободам та інтересам окремих громадян, державним чи громадським інтересам або інтересам окремих юридичних осіб.

До службових осіб належать особи, які постійно чи тимчасово здійснюють функції представників влади, а також постійно чи тимчасово обіймають на підприємствах, в установах чи організаціях незалежно від форми власності посади, пов'язані з виконанням організаційно-розпорядчих чи адміністративно-господарських обов'язків, або виконують такі обов'язки за спеціальними повноваженнями. Істотна шкода, передбачена ст. 367 ККУ, полягає в нанесенні збитків у розмірі від 47050 грн.

Крім того, відповідно до ст. 130 Кодексу законів про працю України від 10.12.71 р. працівники несуть матеріальну відповідальність за шкоду, заподіяну підприємству, установі, організації внаслідок порушення покладених на них трудових обов'язків.

Водночас, у згаданих вище листах Голова КРУ звертає увагу на те, що невиконання, неналежне виконання договірних зобов'язань може статися не з вини службових осіб державного підприємства, а, зокрема, унаслідок невиконання зобов'язань другою стороною за іншим зобов'язанням перед державним підприємством (несвоєчасне постачання сировини, складових частин, матеріалів, запчастин тощо). У такій ситуації в разі стягнення з державного підприємства штрафних санкцій має місце пряма втрата активів підприємства з вини сторонньої юридичної особи і підприємство відповідно до ст. 15, 22 ЦКУ має право на захист своїх інтересів та відшкодування нанесених збитків.

Як бачимо, недотримання встановленого порядку проведення претензійно-позовної роботи тягне за собою відповідальність винних у цьому посадових осіб згідно з чинним законодавством. Як уникнути такої відповідальності? Для цього в кожній бюджетній установі мають регулярно проводитися заходи, спрямовані на дотримання фінансової дисципліни, погашення дебіторської заборгованості, до яких можна віднести такі:

- укладення договору з дебіторами про погашення дебіторської заборгованості;

- розробка графіків погашення дебіторської заборгованості та встановлення контролю за їх виконанням;

- вжиття заходів дисциплінарного і матеріального стягнення до посадових осіб, які допустили збільшення дебіторської заборгованості, уключаючи позбавлення премії та інших заохочувальних виплат;

- ведення активної роботи бухгалтерської служби щодо недопущення виникнення дебіторської заборгованості, відстеження стану розрахунків, строків платежів та документообігу на всіх етапах проходження розрахункових документів;

- своєчасне проведення інвентаризації розрахунків з метою визначення обсягів дебіторської заборгованості, строків її погашення;

- посилення претензійно-позовної роботи з погашення дебіторської заборгованості;

- проведення аналізу стану дебіторської заборгованості на підставі даних фінансової звітності.

Порядок списання дебіторської заборгованості

Вимоги щодо списання дебіторської заборгованості бюджетних установ, строк позовної давності якої закінчився, визначено Інструкцією з інвентаризації матеріальних цінностей, розрахунків та інших статей балансу бюджетних установ, затвердженою спільним наказом Головного управління Держказначейства і Мінфіну від 30.10.98 р. № 90 (далі - Інструкція № 90).

Виділимо основні моменти, що стосуються порядку списання дебіторської заборгованості, строк позовної давності якої закінчився:

1. З метою контролю за наявністю та станом дебіторської заборгованості, строками її виникнення, перебігом строку позовної давності та виявленням заборгованості, строк позовної давності якої закінчився, необхідне проведення інвентаризації. Згідно з Інструкцією № 90 інвентаризувати стан розрахунків з дебіторами і кредиторами слід не рідше двох разів на рік, а розрахунків у порядку планових платежів та з депонентами - не рідше ніж один раз на місяць.

Під час інвентаризації розрахунків здійснюється звіряння документів та записів у регістрах обліку, а також перевірка обґрунтованості сум, відображених на відповідних рахунках. При цьому зверніть увагу на те, що після інвентаризації на рахунках розрахунків з дебіторами повинні залишитися тільки узгоджені суми, тобто підтверджені актами звірки. Отже, для виконання цього правила установи-кредитори всім дебіторам повинні передати акти звіряння розрахунків, складені за даними свого обліку. Дебітори повинні протягом 10 днів із дня отримання акта підтвердити свою заборгованість або заявити про свої заперечення. Підписання актів звіряння розрахунків є підтвердженням проведення інвентаризації розрахунків.

При цьому якщо до кінця року не вдалося усунути виниклі або невстановлені розбіжності, то розрахунки з дебіторами і кредиторами показуються кожною стороною у своєму балансі в сумах, які значаться за даними бухгалтерського обліку та визнані ними правильними.

Для відображення результатів інвентаризації дебіторської і кредиторської заборгованості, що перебуває на обліку установи на момент проведення інвентаризації, складається Акт інвентаризації розрахунків з дебіторами і кредиторами (додаток 9 до Інструкції № 90). Акт складається інвентаризаційною комісією на підставі виявлених залишків сум за документами, що відображаються на відповідних субрахунках, підписується та передається до бухгалтерії. До акта потрібно додати Довідку (додаток 10 до Інструкції № 90), в якій розшифровується інформація про виявлену непогашену заборгованість.

Довідку складає та підписує бухгалтер, відповідальний за стан розрахунків. Вона складається в розрізі синтетичних рахунків бухгалтерського обліку.

Зауважимо, що інвентаризаційна комісія повинна не лише зафіксувати факт наявності простроченої дебіторської і кредиторської заборгованості, а й вказати проведені заходи щодо погашення цієї заборгованості. Якщо були виявлені дебітори і кредитори, яких не існує на цей момент та в яких немає правонаступників, то бажано підтвердити їх відсутність довідками з податкової служби, органів статистики. У цьому випадку працівники бухгалтерії повинні надати інвентаризаційній комісії копії надісланих листів дебіторам з проханням повернути заборгованість або погасити її шляхом постачання товарів (надання послуг, виконання робіт), копії листів вищій за рівнем організації з проханням виділити додаткові кошти для погашення кредиторської заборгованості.

2. Якщо незважаючи на вжиті заходи щодо стягнення дебіторської заборгованості, таку заборгованість протягом строку позовної давності все-таки не було погашено, то згідно з п. 11.5 Інструкції № 90 дебіторська заборгованість зі строком позовної давності, що минув, підлягає списанню з балансу бюджетної установи на результат виконання кошторису за рішенням керівника установи (за дебетом субрахунків 431, 432 та кредитом субрахунків 361, 362, 363, 364, 675). У цьому випадку дозвіл вищої за рівнем організації на списання не потрібний. Проте необхідно довести до відома вищої за рівнем організації, що таке списання було проведено, наприклад, у пояснювальній записці до річного звіту.

Зверніть увагу: перевіряючі при перевірці законності списання дебіторської заборгованості з'ясовують, які заходи вживалися керівництвом установи для стягнення простроченої дебіторської заборгованості.

3. Списана дебіторська заборгованість обліковується на позабалансовому рахунку 07 «Списані активи та зобов'язання» протягом не менше п'яти років з моменту списання для спостереження за можливістю її стягнення в разі зміни майнового стану неплатоспроможних дебіторів.

Однак майте на увазі, що списання боргу в результаті неплатоспроможності боржника не є підставою для скасування заборгованості. У зв'язку з цим варто звернути увагу на лист Держказначейства від 31.03.2010 р. № 15-04/712-5704, в якому вказувалося на те, що прострочена дебіторська заборгованість підпадає під визначення безнадійної дебіторської заборгованості у випадках, коли:

- у звітності розпорядників бюджетних коштів відображено прострочену дебіторську заборгованість щодо суб'єктів господарювання, які ліквідовані без правонаступників;

- установами вжито всіх заходів щодо проведення претензійно-позовної роботи, інших заходів щодо стягнення заборгованості відповідно до чинного законодавства.

Таким чином, до моменту скасування державної реєстрації суб'єкта господарювання бюджетна установа - кредитор повинна вживати заходів щодо повернення (стягнення) боргу згідно з чинним законодавством.

Сподіваємося, що цей матеріал допоможе бюджетним установам організувати належним чином ведення претензійно-позовної роботи та звести до мінімуму суми простроченої дебіторської заборгованості. Також бажаємо нашим читачам більш зважено ставитися до вибору контрагентів.

Ірина НЕСТРУГІНА,
начальник Харківської об'єднаної
державної фінансової інспекції

журнал "Бюджетная бухгалтерия"
№ 13 , (02.04.2012), стр.23
Издательский Дом "Фактор"