Консультации : Інвентаризація окремих об'єктів

Материал подготовлен специалистами редакции журнала "Бюджетная бухгалтерия"

Інвентаризація окремих об'єктів

Розглянемо порядок проведення інвентаризації різних об'єктів, а також оформлення документів, необхідних для відображення результатів інвентаризації.

Особливості інвентаризації
необоротних активів

Основні правила проведення інвентаризації основних засобів викладено в п. 2 Інструкції N 90. Тому далі зупинимося на найважливіших моментах, що стосуються проведення інвентаризації основних засобів.

Отже, перед початком інвентаризації основних засобів слід перевірити:

- наявність і стан облікових регістрів (карток, книг, описів тощо);

- наявність і стан технічних паспортів та іншої технічної документації;

- наявність документів на основні засоби, що здані чи прийняті установою в оренду, на зберігання, у тимчасове користування.

За відсутності цих документів слід забезпечити їх отримання чи оформлення. При виявленні розбіжностей та неточностей у бухгалтерському обліку або технічній документації необхідно до цих документів унести відповідні виправлення та уточнення.

Під час інвентаризації основних засобів комісія повинна перевірити:

а) наявність документів, що підтверджують право власності установи на будівлі, споруди, іншу нерухомість та земельні ділянки, водойми, інші об'єкти природних ресурсів або право користування ними.

Нагадаємо: щоб установа могла обліковувати в себе на балансі земельні ділянки, необхідне дотримання певних умов:

- наявність державних актів, якими посвідчується право власності на земельну ділянку або право постійного користування нею;

- визначена площа земельних ділянок;

- установлена експертна вартість переданих земельних ділянок (на цей момент указували Держказначейство в листі від 18.12.2007 р. N 3.4-04/2609-17053 та ГоловКРУ в роз'ясненні від 03.10.2007 р.);

б) відповідність технічній документації. При цьому комісія записує до описів повні найменування об'єктів та їх інвентарні номери.

Для оформлення даних інвентаризації основних засобів (будівель, споруд, обладнання, транспортних засобів, комп'ютерної техніки тощо) застосовується Інвентаризаційний опис основних засобів (додаток 1 до Інструкції N 90).

Основні засоби записуються до опису під найменуваннями відповідно до основного призначення об'єкта. Об'єкт, що пройшов відновлення, реконструкцію, розширення чи переобладнання, унаслідок чого змінилося основне його призначення, вноситься до опису під найменуванням, що відповідає новому основному призначенню.

Далі розглянемо різні ситуації, які виникають при інвентаризації необоротних активів.

ПИТАННЯ: 1. Інвентаризаційною комісією виявлено основні засоби, що списані з балансу установи у зв'язку з нарахуванням на них стовідсоткового зносу, проте продовжують функціонувати. Як учинити з такими основними засобами?

ПИТАННЯ: 2. Під час проведення інвентаризації комісією виявлено декілька об'єктів основних засобів, які не придатні до подальшої експлуатації, але продовжують значитися в обліку. Які дії повинна здійснити інвентаризаційна комісія?

ПИТАННЯ: 3. Як правильно провести інвентаризацію бібліотечного фонду? Що записувати до інвентаризаційного опису - кожну назву книги чи бібліотечний фонд у цілому?

ПИТАННЯ: 4. На робочих місцях працівників установи знаходяться особисті речі: електричні чайники, калькулятори. Ці цінності було придбано працівниками за власні кошти для особистого користування. Чи потрібно оприбутковувати такі особисті речі на баланс установи як надлишки?

ПИТАННЯ: 5. Комісією виявлено нестачу основних засобів - комп'ютера. Як розрахувати розмір збитків від нестачі об'єкта основних засобів?

ПИТАННЯ: 6. У бюджетній установі встановлено комп'ютерну програму, на яку оформлено тільки право користування. Чи необхідно інформацію про таку програму вказувати в Інвентаризаційному опису нематеріальних активів?

ПИТАННЯ: 7. Як оформляються результати інвентаризації нематеріальних активів?

ПИТАННЯ: 8. Яким є порядок відображення в обліку надлишків та нестач матеріальних цінностей, виявлених під час інвентаризації?

ВІДПОВІДЬ: 1. Такі об'єкти має бути відновлено в обліку. Це пов'язане з тим, що нарахування стовідсоткового зносу не є причиною для списання придатного до подальшої експлуатації основного засобу. В обліку операція з відновлення неправомірно списаного об'єкта відображається шляхом сторнування проведених раніше записів щодо списання придатного об'єкта.

Приклад 1. Комісією виявлено об'єкт основних засобів - принтер, що є в наявності та функціонує, але списаний у липні 2011 року заданими бухгалтерського обліку у зв'язку зі стовідсотковим зносом.

Списання проведено такими записами:

1) списано первісну вартість принтера (3000 грн.): Дт 401 - Кт 104;

2) списано знос (3000 грн.): Дт 131 - Кт 401. Відновлення об'єкта в обліку проводиться на підставі бухгалтерської довідки так:

1) відновлено первісну вартість принтера (3000 грн.): Дт 104 - Кт 401;

2) відновлено суму зносу (3000 грн.): Дт 401 - Кт 131.

Якщо ж об'єкт основних засобів з нарахованим стовідсотковим зносом фактично не функціонує, але продовжує значитися в обліку, то інвентаризаційна комісія повинна встановити непридатність такого об'єкта до подальшої експлуатації та внести пропозиції щодо його реалізації чи списання.

Якщо виявлено надлишки основних засобів, аналогів яким немає серед тих, що значаться в обліку, то такі основні засоби слід оприбуткувати за цінами на такі самі або аналогічні основні засоби. Якщо ж основний засіб не новий, то необхідно оцінити його дійсну вартість, а знос визначити виходячи з його технічного стану з оформленням відповідних актів.

ВІДПОВІДЬ: 2. Під час проведення інвентаризації основних засобів комісія встановлює не лише їх фактичну наявність, а й стан таких об'єктів. Не виключено, що може бути виявлено об'єкти основних засобів, які непридатні до подальшої експлуатації та не підлягають відновленню.

У цьому випадку інвентаризаційна комісія повинна насамперед з'ясувати, чи вчинювалися будь-які дії зі списання або реалізації таких об'єктів з урахуванням вимог Порядку N 1314. На цей момент Держказначейство звертало увагу в листі від 27.05.2011 р. N 17-07/1389-7439.

Після цього на таке майно складається окремий опис із зазначенням часу введення в експлуатацію та причин, які довели зазначені об'єкти до непридатності. Крім того, комісія вносить пропозиції щодо їх реалізації чи списання.

ВІДПОВІДЬ: 3. Дійсно, проінвентаризувати бібліотеку - завдання нелегке.

Основною метою перевірки (інвентаризації) бібліотечного фонду є встановлення фактичної наявності бібліотечних фондів (книг, брошур, журналів, газет, аудіовізуальних документів та електронних видань тощо), зареєстрованих в облікових формах, а також виявлення недоліків в організації обліку бібліотечних фондів, установлення заборгованості, забезпечення належного порядку в розміщенні та розставлянні фонду, виявлення документів, що потребують ремонту, реставрації та списання як застарілі, непрофільні за змістом та непридатні для користування.

Так, залежно від умов роботи бібліотеки, вибору розміщення та обсягу її фонду можна виділити три основні способи перевірки (інвентаризації) бібліотечного фонду:

- звіряння з документами індивідуального обліку (у невеликих бібліотеках з обсягом фонду до 10 тис. примірників);

- перевірка за допомогою контрольних талонів (для бібліотек зі складною структурою і обсягом фонду понад 10 тис. примірників);

- перевірка за топографічним каталогом (у великих бібліотеках, бібліотечний фонд яких налічує понад 200 тис. примірників) передбачає складання топографічного каталогу, де картки розміщені відповідно до розміщення документів у структурних підрозділах бібліотеки.

Інвентаризація бібліотечного фонду передбачає звірення кожної одиниці зберігання з документами індивідуального обліку для встановлення у фонді фактичної наявності друкованих та інших видань. Про нюанси проведення інвентаризації бібліотечних фондів ми розповідали у статті «Особливості проведення інвентаризації бібліотечних фондів» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2010, N 41).

Звісно, кожна установа при виборі способу проведення перевірки бібліотечного фонду спирається на умови роботи своєї бібліотеки, дотримуючись при цьому основного правила - під час проведення інвентаризації бібліотечних фондів має проводитися звірення даних Інвентарної книги бібліотечного фонду та даних бухгалтерського обліку з наявними бібліотечними фондами та записами у формулярах користувачів (п. 16 Методрекомендацій).

Докладно про порядок оформлення результатів інвентаризації бібліотечних фондів ми розповідали в газеті «Бюджетна бухгалтерія», 2011, N 31.

ВІДПОВІДЬ: 4. Трапляється, що при проведенні інвентаризації комісією може бути встановлена наявність особистих речей працівників. У цьому випадку насамперед необхідно з'ясувати, чи було укладено договір зберігання таких речей між працівником та установою.

Згідно зі ст. 937 ЦКУ договір зберігання, за яким зберігач зобов'язується прийняти річ на зберігання в майбутньому, має бути укладено у письмовій формі, незалежно від вартості речі, яку буде передано на зберігання.

Письмова форма договору вважається дотриманою, якщо прийняття речі на зберігання засвідчене розпискою, квитанцією чи іншим документом, підписаним зберігачем.

Для складання договору зберігання працівник, який має намір використовувати на робочому місці особисту річ, повинен подати керівнику заяву. Договір зберігання укладається після того, як керівник завізує заяву, чим підтвердить свій дозвіл на відповідальне зберігання власних речей працівника.

Свого часу Держказначейство в листі від 26.04.2007 р. N 3.4-10/1084 роз'яснювало порядок обліку таких цінностей.

Так, матеріальні цінності, що не є державною власністю та перебувають у тимчасовому розпорядженні установи, обліковуються на підставі укладених договорів на позабалансовому рахунку 02 «Активи на відповідальному зберіганні» (див. консультацію «Облік особистих речей» // «Бюджетна бухгалтерія», 2007, N 26).

Отже, якщо на момент проведення інвентаризації відсутні заяви та договори зберігання особистих речей працівників, такі речі вважаються надлишками. Вони мають бути оприбутковані та значитися на балансі установи.

Відповідно до п. 2.6 Інструкції N 90 при виявленні об'єкта основних засобів, що не перебуває на обліку, інвентаризаційна комісія зобов'язана включити такий об'єкт та його технічні характеристики до інвентаризаційного опису. Для цього інвентаризаційна комісія проводить оцінку та визначає знос такого об'єкта. Визначення вартості об'єкта основних засобів та його зносу оформляється відповідними актами. При цьому оцінка об'єкта основних засобів має проводитися за справедливою вартістю, а знос - виходячи з дійсного технічного стану.

Дані про виявлені об'єкти (у нашому випадку - калькулятори, чайники) повинні знайти відображення у Порівняльній відомості результатів інвентаризації інших необоротних активів та запасів (додаток 6 до Інструкції N 90).

Приклад 2. При проведенні інвентаризації було виявлено калькулятори та чайники, які працівники принесли з дому. Ні заяву, ні договір зберігання не було складено.

Інвентаризаційною комісією калькулятори та чайники кваліфіковано як лишки та з урахуванням ринкових цін їх вартість визначена на рівні 730 грн.

У бухгалтерському обліку результати інвентаризації відображаються так:

N з/п	Зміст господарської операції	Кореспондуючі рахунки		Сума, грн.
		дебет	кредит
1	Оприбутковано калькулятори та електричні чайники (надлишки)*	323	711	730
		364	323	730
		221/2	364	730
	Одночасно здійснено другий запис	811	411	730
* Сума надлишків, виявлених під час інвентаризації, включається до Довідки про надходження в натуральній формі, що надається до органів Держказначейства до закінчення звітного періоду.

ВІДПОВІДЬ: 5. Якщо під час проведення інвентаризації виявлено нестачу матеріальних цінностей і винних у нестачі осіб виявлено, то розрахунок розміру збитків від розкрадання, нестачі здійснюється згідно з Порядком N 116.

Для розрахунку використовується така формула:

Р_з=[(Б_в-А) х I_інф + ПДВ + А_зб] х 2 + В_п + В_р,

де Р_з - розмір збитків (у грн.);

Б_в - балансова вартість на момент установлення факту розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей (у грн.);

А - амортизаційні відрахування з дати початку експлуатації (у грн.);

I_інф - загальний індекс інфляції, який розраховується з дати початку експлуатації на підставі визначених щомісяця Держкомстатом індексів інфляції;

ПДВ - розмір податку на додану вартість (у грн.);

А_зб - розмір акцизного збору (у грн.);

В_п - фактичні витрати підприємства для відновлення пошкоджених або придбання нових матеріальних цінностей (у грн.);

В_р - фактична вартість робіт з відновлення (витрати на доставку матеріалів і усунення пошкоджень) за цінами на день вчинення правопорушення (у грн.).

Слід звернути увагу на останні показники формули, а саме В_п та В_р, які застосовуються для визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей та відповідних витрат, необхідних для відновлення пошкоджених або придбання нових матеріальних цінностей на безперервно діючих підприємствах, в установах і організаціях, де таке відновлення необхідне для подальшого продовження роботи. Зазвичай, бюджетні установи не є безперервно діючими підприємствами, але зважаючи на постійний брак коштів, особливо на придбання нових необоротних активів, доцільно враховувати зазначені показники як такі, що впливають на суму компенсації витрат для відновлення пошкоджених або придбання нових матеріальних цінностей, необхідних установам та організаціям, оскільки таке відновлення потрібне для подальшого продовження роботи.

Як зазначало ГоловКРУ в листі від 09.06.2010 р. N 02-14/645, якщо бюджетна установа відповідає зазначеним вище критеріям безперервно діючої установи, то при розрахунку розміру збитків необхідно застосовувати показники В_п (фактичні витрати підприємства для відновлення пошкоджених або придбання нових матеріальних цінностей) і В_р (фактична вартість робіт з відновлення (витрати на доставку матеріалів і усунення пошкоджень)). При цьому з метою повноти відшкодування нанесених державі збитків, для безперервно діючих бюджетних установ показники В_п і В_р потрібно застосовувати в усіх випадках розрахунку розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей.

Також зверніть увагу на те, що зі стягнутих сум здійснюється відшкодування збитків, нанесених установі та організації, з урахуванням фактичних витрат на відновлення пошкоджених або придбання нових матеріальних цінностей та вартості робіт з їх відновлення. Залишок невикористаних коштів необхідно перерахувати до державного бюджету (код бюджетної класифікації доходів 21080600 «Суми, стягнені з винних осіб, за шкоду, заподіяну державі, підприємству, установі, організації»). Суми відшкодованих збитків належать до доходів спеціального фонду як доходи від реалізації майна (належать до четвертої підгрупи першої групи власних надходжень) та використовуються бюджетними установами згідно зі ст. 13 БКУ.

Розглянемо розрахунок розміру збитків на такому умовному прикладі.

Приклад 3. Під час проведення інвентаризації виявлено нестачу комп'ютера. Особу, винну в нестачі, встановлено.

Розрахуємо суму збитків від нестачі комп'ютера, яку має бути стягнуто з винної особи. Комп'ютер було придбано у 2008 році. За даними бухгалтерського обліку, первісна вартість комп'ютера - 3500 грн., знос нараховано на суму 1575 грн. Індекс інфляції - 1,01 (умовно). На придбання нового комп'ютера установою витрачено 5300 грн.

Р_з = [(Б_в - А) х I_інф + ПДВ + A_зб] X 2 + В_п + В_р = [(3500 - 1575) х 7,07 + (3500 - 1575) х 20 %] х 2 + 5300 = 9958,50 грн.

Оскільки зі стягнутої суми в першу чергу здійснюється відшкодування збитків, нанесених установі з урахуванням фактичних витрат на придбання нових матеріальних цінностей, то у розпорядженні установи залишається 7629,25 грн. [(3500 - 1575) х 7,07 + (3500 - 1575) х 20% + 5300]. Решту коштів у сумі 2329,25 грн. необхідно перерахувати до державного бюджету,

У бухгалтерському обліку ці операції відображаються так:

N з/п	Зміст господарської операції	Кореспондуючі рахунки		Сума, грн.
		дебет	кредит
1	Списано нестачу комп'ютера:
	- на суму первісної вартості	401	104	3500,00
	- на суму зносу	131	401	1575,00
	- на суму шкоди, заподіяної винною особою, що залишається у розпорядженні установи	363	711	7629,25
	- на суму шкоди, що підлягає сплаті до бюджету	363	642	2329,25
2	Відшкодовано винною особою збитки	301	363	9958,50
3	Здано на реєстраційний рахунок суму коштів, унесених до каси в рахунок погашення нестачі	323	301	9958,50
4	Перераховано частину коштів, унесених винною особою в рахунок погашення нестачі, що підлягає сплаті до бюджету	642	323	2329,25

ВІДПОВІДЬ: 6. Ні, не потрібно.

Це пов'язане з тим, що бюджетні установи відповідно до вимог Інструкції N 64 у складі нематеріальних активів обліковують придбані права на володіння, користування та розпоряджання об'єктом нематеріальних активів після відчуження їх (прав) від колишніх власників та визначення їх вартості.

Таким чином, у складі об'єктів нематеріальних активів, до яких належать комп'ютерні програми, обліковуються тільки ті, на які установа отримала виключні права на володіння, користування та розпорядження.

У ситуації, що розглядається, установа отримала комп'ютерну програму на правах користування, а решта майнових та авторських прав на такий винахід залишилася в розробника.

Отже, у бюджетної установи немає підстав для відображення такого об'єкта обліку у складі нематеріальних активів. Відповідно, інформацію про таку комп'ютерну програму не потрібно наводити в Інвентаризаційному опису нематеріальних активів (додаток 3 до Інструкції N 90).

Як зазначає Держказначейство в Рекомендаціях щодо єдиних підходів до придбання та відображення в бухгалтерському обліку бюджетних установ програмного забезпечення, викладених у додатку до листа від 17.09.2007 р. N 3.4-04/2055-10882, при проведенні інвентаризації програмного забезпечення необхідно звернути увагу на такі моменти:

- інвентаризаційна комісія повинна перевірити наявність документів, згідно з якими оформлене придбане програмне забезпечення, і документів, що описують сам об'єкт, які були підставою для оприбуткування;

- до Інвентаризаційного опису вносяться такі дані: назва із зазначенням документації на придбання (ліцензійний договір, авторський договір, патент), характеристика, призначення, дата введення в господарський оборот, строк корисного використання, кількість та вартість програмного забезпечення.

При виявленні програмного забезпечення, яке не взято на облік, а також щодо якого в облікових регістрах відсутні або вказані неправильні дані, інвентаризаційна комісія повинна включити до Інвентаризаційного опису відсутні або правильні відомості та показники.

Разом із тим у цьому листі Держказначейство звертає увагу на те, що управлінському обліку та інвентаризації підлягають:

- програмне забезпечення, на яке майнові права не передаються користувачу (майнові та авторські права на об'єкт інтелектуальної власності на таке програмне забезпечення залишаються у розробника (постачальника), а замовнику надається право користування цим програмним забезпеченням без права передачі самого програмного забезпечення та/або повноважень на його використання третім особам);

- електронні засоби обробки інформації, які створюються структурними підрозділами бюджетних установ для забезпечення виконання своїх функціональних повноважень та не мають довершеної форми (щодо яких відсутні відповідно оформлені документи, що підтверджують існування самого активу та виключні права установи на результати інтелектуальної діяльності, а саме патенти, свідоцтва, інші охоронні документи).

Управлінський облік програмного забезпечення, яке не обліковується у складі нематеріальних активів, призначено для отримання оперативної інформації про стан таких об'єктів та ефективність їх використання. Наприклад, можна передбачити, що на кожний комп'ютер оформляється картка обліку, в якій зазначаються необхідні відомості (назва, вид, версія встановленої програми, дата її придбання та встановлення, виробник програми тощо). Під час проведення інвентаризації комісія перевіряє та уточнює інформацію про такі об'єкти, а, в разі потреби, вносить відповідні зміни та доповнення. При цьому, як уже зазначалося, інформація про таку комп'ютерну програму не відображається в Інвентаризаційному опису нематеріальних активів.

ВІДПОВІДЬ: 7. Для відображення результатів інвентаризації нематеріальних активів застосовується Інвентаризаційний опис нематеріальних активів (додаток 3 до Інструкції N 90), куди комісія вносить дані про:

- назву нематеріального активу із зазначенням документації на придбання (ліцензійний договір, авторський договір, патент);

- характеристику, призначення, дату введення в експлуатацію;

- строк корисного використання, кількість та вартість нематеріального активу.

Опис складається на кожний окремий об'єкт нематеріальних активів або групу однотипних за призначенням та умовами використання об'єктів нематеріальних активів, окремо за кожною особою, відповідальною за використання об'єкта або групи об'єктів нематеріальних активів.

У разі виявлення розбіжностей (нестач, залишків) між даними бухгалтерського обліку та даними інвентаризаційних описів складається Порівняльна відомість результатів інвентаризації нематеріальних активів (додаток 4 до Інструкції N 90).

Щодо тих об'єктів нематеріальних активів, перебування яких на бухгалтерському обліку визнано недоцільним, складається Акт вибуття (ліквідації) об'єкта права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів (типова форма N НА-3), форму якого затверджено наказом N 732.

Надлишком вважаються нематеріальні активи, на які є всі необхідні документи, але їх з якихось причин не відображено в обліку. Такі нематеріальні активи має бути оприбутковано з офxормленням відповідних актів.

Сума виявлених надлишків уключається до Довідки про надходження в натуральній формі, яка надається до органу Держказначейства до закінчення звітного періоду.

Якщо комісія дійшла висновку, що підстав для відображення об'єкта в бухгалтерському обліку немає, то складається відповідна бухгалтерська довідка та здійснюється коригувальний запис за дебетом субрахунку 401 «Фонд в необоротних активах за їх видами» та кредитом відповідного рахунка 12 «Нематеріальні активи».

При виявленні нестачі нематеріального активу необхідно вжити заходів щодо виявлення винних та відшкодування заподіяної шкоди.

У бухгалтерському обліку результати інвентаризації відображаються так:

N з/п	Зміст господарської операції	Кореспондуючі рахунки
		дебет	кредит
Якщо виявлено надлишок НА
1	Оприбутковано надлишки* нематеріальних активів	323	711
		364	323
		121, 122	364
2	Одночасно здійснюється запис	811	401
* Сума надлишків, виявлених під час інвентаризації, уключається до Довідки про надходження в натуральній формі, що надається до органів Держказначейства до закінчення звітного періоду.
Якщо виявлено нестачу НА
1	Списано нематеріальні активи, виявлені при інвентаризації як нестача
	- на первісну вартість	401	121, 122
	- на суму нарахованого зносу	133	401
2	Одночасно здійснюється запис:
	- на суму відшкодованих збитків, віднесених на рахунок винної особи, що залишається у розпорядженні установи	363	711
	- у разі невстановлення винних осіб, якщо справа про нестачу перебуває на розгляді в органах слідства	05	-

Особливості інвентаризації запасів

Під час інвентаризації запасів перевіряється:

- фактична наявність запасів;

- стан та ведення складського господарства, а також правильність організації зберігання та розміщення запасів.

Для правильного проведення інвентаризації запасів необхідно дотримуватись таких правил:

1) під час інвентаризації не допускається безладний перехід від одного запасу до іншого. Після перевірки матеріальних цінностей вхід у приміщення опломбовується, і комісія переходить для роботи в наступне приміщення;

2) переважування, обмір, підрахунок ТМЦ проводяться виходячи з установлених одиниць виміру.

Визначити вагу (обсяг) матеріалів, які зберігаються насипом, можна на підставі технічних розрахунків, про що в описах робиться відповідна відмітка;

3) якщо під час інвентаризації відбувається видача або приймання цінностей, то такі матеріальні цінності заносять до окремих описів «Матеріальні цінності, отримані під час інвентаризації» та «Матеріальні цінності, відпущені під час інвентаризації»;

4) інформація про матеріальні цінності (найменування, кількість, одиниці виміру) відображається за субрахунками, номенклатурою та в одиницях виміру, прийнятих в обліку;

5) допускається перенесення інвентаризації на наступний день, якщо її не можна провести за один день.

У цьому випадку інвентаризаційній комісії необхідно після закінчення поточного робочого дня опечатати приміщення. Під час перерв у роботі інвентаризаційних комісій (на обідню перерву, у нічний час, з інших причин) описи повинні зберігатися в ящиках, шафах, сейфах, у закритому приміщенні, де проводиться інвентаризація.

При інвентаризації ТМЦ, що знаходяться в окремих матеріально відповідальних осіб, за кожним окремим складом, дільницею, об'єктом складається Інвентаризаційний опис інших необоротних матеріальних активів та запасів (додаток 5 до Інструкції N 90). В описі вказують найменування цінностей, їх номенклатурні номери, вид, групу, сорт та кількість (виходячи з установлених одиниць виміру).

Особливості проведення інвентаризації деяких видів запасів наведемо в таблиці.

Вид запасів	Особливості проведення інвентаризації
1	2
Паливно-мастильні матеріали (ПММ)	Проведення інвентаризації ПММ здійснюється з урахуванням норм інвентаризації перевіряють наявність ПММ за місцями зберігання: у баках транспортних засобів, у резервуарах та іншій тарі. Результати відображають у спеціальній формі - Акті інвентаризації нафтопродуктів за формою N 24-НП (додаток 21 до Інструкції N 281). При виявленні факту нестачі нафтопродуктів списання необхідно проводити в межах Норм природного убутку нафтопродуктів при прийманні, зберіганні, відпуску і транспортуванні, затверджених постановою Держпостач СРСР від 26.03.86 р. N 40. Під час інвентаризації виникає необхідність у переведенні ПММ із об'ємних одиниць в одиниці маси. Формулу переведення ПММ у вагові одиниці наведено в п.п. 4.3.2. 13 Інструкції N 281. У ній використовується такий показник, як щільність нафтопродукту (q). Цей перевідний коефіцієнт може бути взято з паспорта якості нафтопродукту, що придбавався. За відсутності паспорта можна використовувати коефіцієнти, установлені Методикою N 452
Медикаменти, перев'язувальні засоби	Облік таких запасів ведеться згідно з вимогами Інструкції N 747. В інвентаризаційних описах лікарські засоби, що обліковуються у грошовому виразі, розподіляють за групами: медикаменти, перев'язувальні засоби, допоміжні матеріали, тара. Під час інвентаризації медикаментів, перев'язувальних засобів особливу увагу необхідно звернути на зберігання, облік та витрачання наркотичних лікарських засобів, а також виявлення неякісних лікарських засобів, уключаючи ті, строк придатності яких закінчився. Якщо під час інвентаризації виявлено медикаменти зі строком придатності, що минув, то такі медикаменти слід зазначати в Інвентаризаційному опису окремо від інших медикаментів. Списання непридатних медикаментів має здійснюватися згідно з Правилами N 349. Виявлені нестачі лікарських засобів у межах норм природного убутку списуються на результати виконання кошторису або фактичні видатки. При визначенні норм природного убутку слід керуватися наказом Міністерства охорони здоров'я СРСР від 26.12.86 р. N 1689. Надлишки підлягають оприбуткуванню. Під час інвентаризації лікарські засоби, що підлягають предметно-кількісному обліку, інвентаризуються за видами, найменуваннями, фасовками, лікарськими формами та дозуваннями
Етиловий спирт	При інвентаризації враховують норми Інструкції N 288. Кількість спирту визначають за допомогою мірників (у місцях зберігання, де використовується ваговий вимір спирту, шляхом зважування). Для визначення фактичної наявності спирту визначають обсяг водно-спиртового розчину, концентрацію етилового спирту в об'ємних відсотках при 20 °С та обсяг безводого спирту, що міститься в ньому. На підставі цих показників визначають кількість декалітрів безводого спирту. Окремі відміри спирту, загальний підсумок яких складає фактичну наявність спирту, записують до Інвентаризаційного опису. У ньому ж відображають кількість безводого спирту. У разі виявлення нестачі етилового спирту застосовується природний убуток у розмірі 0,45 % від розфасованої кількості (наказ Міністерства охорони здоров'я СРСР «Про затвердження тимчасової норми природного убутку етилового спирту» від 11.11.88 р. N 817). У разі наднормативної нестачі спирту його вартість списують на винних осіб. При цьому вартість спирту визначають виходячи з оптової ціни підприємства-виробника з урахуванням акцизного збору та ПДВ. До визначеної вартості застосовується коефіцієнт 3
Продукти харчування	Під час інвентаризації слід керуватися Інструкцією з обліку продуктів харчування в лікувально-профілактичних та інших установах охорони здоров'я, що перебувають на Державному бюджеті СРСР, затвердженою наказом Міністерства охорони здоров'я СРСР від 05.05.83 р. N 530. Результати інвентаризації продуктів харчування і тари визначаються за кількістю, ціною, сумою за кожним найменуванням. Списання з матеріально відповідальних осіб нестачі продуктів харчування й тари в межах природного убутку здійснюється за нормами та в порядку, установленими наказом Мінторгу СРСР від 02.04.87 р. N 88. При інвентаризації продуктів харчування комісія не лише перевіряє фактичні залишки продуктів харчування, а й звертає особливу увагу на правильність та повноту оприбуткування продуктів харчування; правильність визначення залишків та їх тотожність на кінець дня та початок наступного; правильність списання продуктів харчування, дотримання затверджених норм харчування; правильність оприбуткування та обліку тари, що надходить разом із продуктами харчування; дотримання встановлених правил зберігання продуктів харчування та тари
МШП	Інвентаризація такого виду запасів бюджетних установ, як малоцінні та швидкозношувані предмети, проводиться шляхом огляду кожного предмета. МШП заносяться до опису за найменуваннями відповідно до номенклатурних номерів та в одиницях виміру, прийнятих у бухгалтерському обліку. Інструкцією N 90 передбачено такі особливості інвентаризації МШП: - допускається складання групових інвентаризаційних описів МШП, виданих в індивідуальне користування працівникам, із зазначенням у них відповідальних за ці предмети осіб (на яких відкрито особисті картки) з їх розпискою в опису; - МШП, що стали непридатними, але не списані, в інвентаризаційних описах не вказуються. Такі МШП записуються до окремого акта із зазначенням часу експлуатації, причин непридатності, можливості використання цих предметів в господарських цілях. Акт підписують всі члени інвентаризаційної комісії та матеріально відповідальна особа. У цьому випадку в описах роблять відмітки про непридатність МШП. Списання таких цінностей з балансу здійснюється згідно з вимогами Типової інструкції N 447; - за МШП, які обліковуються в оперативному обліку, інвентаризаційні описи не складаються. Під час інвентаризації перевіряється фактична наявність цих предметів у матеріально відповідальних осіб шляхом порівняння з відомістю оперативного обліку. Якщо виявляється нестача, то це супроводжується складанням акта

ВІДПОВІДЬ: 8. Порядок відображення в бухгалтерському обліку виявлених у результаті інвентаризації надлишків та нестач запасів розглянемо на прикладі.

Приклад 4. У результаті інвентаризації було виявлено нестачу матеріальних цінностей:

- 2 рулонів шпалер, що призначалися для поточного ремонту приміщення, придбаних за рахунок коштів загального фонду на суму 150 грн.;

- 0,5 кг борошна (у межах норм природного убутку), придбаної в поточному році за рахунок коштів загального фонду за ціною 5,40 грн. за кг;

- медикаментів на суму 250 грн.

Осіб, винних у нестачі шпалер, не встановлено, а в нестачі медикаментів - виявлено.

Індекс інфляції - 1,01 (умовно). На придбання нових медикаментів установою витрачено 270 грн.

Розрахуємо суму збитків від нестачі медикаментів.

Р_з = (250 х 1,01) х 2 + 270 = 775 (грн.).

З цієї суми установі залишається 522,50 грн. ((250 х 1,01) + 270). Решта коштів у сумі 252,50 грн. підлягає перерахуванню до бюджету.

Було виявлено також надлишки ТМЦ - 5л бензину.

Інвентаризаційною комісією надлишки виявлених матеріальних цінностей було оцінено з урахуванням ринкових цін: бензин AU95 - за ціною 11 грн. за 1 л.

Також було виявлено медикаменти, що підлягають списанню (закінчився строк придатності), на суму 290 грн.

У бухгалтерському обліку результати інвентаризації відображаються так:

N з/п	Зміст господарської операції	Кореспондуючі рахунки		Сума, грн
		дебет	кредит
1	Оприбутковано надлишки бензину	323	711	55
		364	323	55
		235	364	55
Сума надлишків: виявлених під час інвентаризації, уключається до Довідки про над ходження в натуральній формі, що надається до органів Держказначейства до закінчення звітного періоду.
2	Списано нестачу шпалер (винних осіб не виявлено)	801 (802)	204	150
3	Списано нестачу продуктів харчування (борошна) у межах норм природного убутку	801 (802)	232	2,70
4	Списано нестачу медикаментів (винну особу виявлено):
	- на суму вартості	801 (802)	233	250
	- на суму збитків, заподіяних винною особою, що залишається у розпорядженні установи	363	711	522,50
	- на суму збитків, що підлягає сплаті до бюджету	363	642	252,50
5	Списано вартість медикаментів, непридатних до застосування	801 (802)	233	290
6	Відшкодовано винною особою збитки	301	363	775
7	Здано на реєстраційний рахунок суму коштів, унесених до каси в рахунок погашення нестачі	323	301	775
8	Перераховано частину коштів, унесених винною особою в рахунок погашення нестачі, що підлягає сплаті до бюджету	642	323	252,50

Крім того, у деяких випадках для визначення розміру збитків, заподіяних установі, застосовуються положення Закону України «Про визначення розміру збитків, завданих підприємству, установі, організації розкраданням, знищенням (псуванням), недостачею або втратою дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння та валютних цінностей» від 06.06.95 р. N 217/95-ВР.

Наведемо в таблиці підвищуючі коефіцієнти, що застосовуються для розрахунку розміру збитків від нестачі окремих видів матеріальних цінностей.

Вид ТМЦ	База для визначення розмуру збитку	Підвищуючий коефіцієнт
1	2	3
спирт етиловий ректифікований, спирт етиловий сирець	Оптова ціна підприємства-виробника з урахуванням акцизного збору та податку на додану вартість	3
Тварини	Закупівельні ціни, які склалися на момент відшкодування збитків	1,5
Продовольчі товари, роздрібні ціни на які дотуються	Роздрібна ціна з урахуванням суми дотацій	-
Бланки цінних паперів та документів суворого обліку	Номінальна вартість, зазначена на бланках цінних паперів та документах суворого обліку, або вартість документів суворого обліку, установлена законодавством	5
	Вартість придбання (виготовлення) бланків цінних паперів та документів суворого обліку, на яких не зазначена номінальна вартість або вартість яких не встановлена законодавством	50
Матеріальні цінності, що підлягають списанню на витрати в міру їх придбання та обліковуються лише в кількісному виразі	Ринкова ціна на аналогічні матеріальні цінності, зменшена пропорційно фактичному зносу, але не нижче ніж на 50 % ринкової ціни	-
Дорогоцінні метали	Вартість металів у чистому вигляді за ринковими цінами, що діють на день виявлення нанесених збитків	2
Дорогоцінне каміння (крім огранованих)	Ринкова ціна, що діє на день виявлення нанесених збитків	2
Іноземна валюта, а також платіжні документи та інші цінні папери в іноземній валюті	Вартість валютних цінностей, перерахована у валюту України за обмінним курсом НБУ на день виявлення нанесених збитків	3

Інвентаризація грошових коштів

З метою контролю за збереженням грошових коштів, грошових документів та інших цінностей, що знаходяться в касі, бюджетні установи проводять інвентаризацію. При проведенні інвентаризації цих об'єктів слід керуватися нормами, установленими Положенням N 637.

Перед початком проведення інвентаризації каси необхідно отримати від особи, відповідальної за збереження грошових коштів (касира або особи, яка його заміняє):

- останній касовий звіт, в якому визначено залишок грошових коштів на день інвентаризації. До звіту має бути додано всі прибуткові та видаткові касові документи, за якими протягом дня було отримано або видано грошові кошти;

- розписку про те, що всі документи здано до бухгалтерії, грошові кошти, що надійшли, повністю оприбутковано, а ті, що вибули, - списано. Ця розписка наведена на титульній стороні Акта інвентаризації наявності грошових коштів, цінностей (додаток 7 до Інструкції N 90).

Зверніть увагу, під час інвентаризації операції з приймання та видачі грошових коштів, цінностей та документів не здійснюються.

Інвентаризацію каси доцільно проводити в такій послідовності:

1. Підрахунок фактичної наявності грошових коштів, грошових документів та інших цінностей, що знаходяться в касі, шляхом повного покупюрного перерахунку всіх готівкових коштів (як у національній, так і в іноземній валюті), цінних паперів, лімітованих чекових книжок, поштових марок тощо. Залишок готівки в касі звіряють з даними обліку за касовою книгою.

Перевірка фактичної наявності грошових документів проводиться за видами (оплачені талони на бензин, харчування; оплачені путівки до будинків відпочинку, санаторіїв, турбаз, пансіонатів; оплачені проїзні квитки, поштові марки тощо), у ході чого встановлюються сума, достовірність кожного документа та правильність його оформлення. При цьому грошові документи записують за окремими видами документів із зазначенням назви, номера, серії та загальної суми.

2. Правильність оприбуткування та списання готівкових коштів, а також оформлення первинних документів.

Правильність оприбуткування та списання готівкових грошових коштів перевіряється шляхом вивчення у процесі інвентаризації дотримання порядку оформлення таких первинних касових документів:

- касової книги (типова форма N КО-4);

- прибуткових касових ордерів (типова форма N КО-1) та видаткових касових ордерів (типова форма N КО-2);

- журналу реєстрації прибуткових та видаткових касових документів (типова форма N КО-3 або КО-3А);

- книги аналітичного обліку депонованої заробітної плати та стипендій (типова форма N 441 (бюджет)) або реєстрів депонованих сум (типова форма N 441-авт (бюджет));

- книги обліку виданих та прийнятих старшим касиром грошей (типова форма N КО-5).

При перевірці касової книги необхідно встановити дотримання таких вимог:

- правильність підрахунку підсумків на сторінці книги та перенесення сум залишків готівкових коштів з однієї сторінки на іншу;

- касова книга має бути прошнурована, пронумерована та опечатана сургучною або мастичною печаткою.

Якщо касова книга в установі ведеться в автоматизованому режимі, перевіряють правильність роботи програмних засобів обробки касових документів.

Перевіряючи повноту та своєчасність оприбуткування грошових коштів, отриманих з рахунків, відкритих в органах Держказначейства та в установах банків, члени інвентаризаційної комісії порівнюють відповідність записів у книзі Журнал-Головна за рахунком 30 з даними меморіальних ордерів та касової книги. Готівкові кошти має бути оприбутковано в касу в день їх одержання в органі Держказначейства (в установі банку).

Після цього фактична наявність готівкових грошових коштів, грошових документів, цінних паперів тощо порівнюється з даними бухгалтерського обліку.

У разі виявлення розбіжностей їх порівнюють з прибутковими касовими ордерами, виписками органів Держказначейства (установ банків), звітами касира, корінцями чеків.

Списання грошових коштів перевіряють за документами, доданими до касових звітів. При цьому також слід звертати увагу на правильне оформлення документів: наявність підписів одержувачів, штампу «Оплачено» із зазначенням дати; необумовлених підчисток та виправлень; підписи керівника організації та головного бухгалтера на розрахунково-платіжних (платіжних) відомостях на виплату заробітної плати та інших платіжних документах, для яких наявність зазначених підписів є обов'язковою.

Результати інвентаризації каси відображаються в Акті інвентаризації наявності грошових коштів, цінностей (додаток 7 до Інструкції N 90). Грошові документи записуються за окремими видами документів із зазначенням назви, номера, серії та загальної суми.

Акт складають у двох примірниках. Його підписують члени інвентаризаційної комісії та матеріально відповідальна особа (касир). Один примірник акта передають до бухгалтерії установи, а другий залишається в матеріально відповідальної особи.

Після зняття фактичних залишків готівки визначають результати інвентаризації. У разі виявлення під час інвентаризації нестач або надлишків в Акті зазначають суму нестачі або надлишку, а також з'ясовують причини їх виникнення, які вказують в Акті.

При цьому слід мати на увазі, що готівка, яка зберігається в касі, але не підтверджена прибутковими касовими ордерами, вважається надлишком. Надлишок готівки має бути оприбутковано до каси з виписуванням прибуткового касового ордера.

При виявленні нестачі в касі її сума стягується з винної особи. Оскільки матеріально відповідальною особою є касир, то нестачі, виявлені під час інвентаризації, стягуються з нього. Нестача може бути відшкодована винною особою шляхом унесення готівки до каси або утримання із заробітної плати.

У бухгалтерському обліку результати інвентаризації відображаються так:

N з/п	Зміст господарської операції	Кореспондуючі рахунки		Сума, грн.
		дебет	кредит
Нестача готівки
1	Віднесено на рахунок винної особи виявлену нестачу грошових коштів у касі	363	301	80
2	Відшкодовано винною особою нестачу шляхом унесення грошових коштів до каси	301	363	80
3	Здано на реєстраційний рахунок суму готівки, унесену до каси в рахунок погашення нестачі	321	301	80
Надлишок готівки
1	Оприбутковано надлишок грошових коштів (виписано прибутковий касовий ордер)	301	711	100
2	Здано на реєстраційний рахунок суму надлишку грошових коштів	323	301	100

Інвентаризація бланків суворої звітності

Як уже зазначалося, при проведенні інвентаризації каси перевіряється фактична наявність та умови зберігання не лише готівкових грошових коштів, а й грошових документів, чекових книжок та інших бланків суворої звітності.

Нагадаємо: наразі до бланків документів суворого обліку належать (розд. II Номенклатури бланків N 283):

- документи, що засвідчують особу, подію, право, освіту, трудовий стаж тощо (паспорт; свідоцтво про народження, одруження та розірвання шлюбу, зміну прізвища, імені, по батькові; трудова книжка та вкладиш до неї; посвідчення водія, службові, військові, ветеранів, інвалідів; дипломи про освіту, присвоєння звання; пенсійна книжка; пенсійні листки, листки тимчасової непрацездатності, свідоцтво про державну реєстрацію бази персональних даних тощо);

- проїзні документи (квитки на проїзд у залізничному, морському, річковому та повітряному транспорті; документи на перевезення вантажів, крім перевізних документів на перевезення вантажів залізничним транспортом; товарно-транспортні накладні на переміщення спирту етилового, високооктанових кисневмісних домішок та алкогольних напоїв; військові проїзні документи тощо);

- знаки поштової оплати (поштові марки, конверти з марками, листівки з марками);

- документи, що обслуговують грошовий обіг (книжки ощадні, чекові, депозитні; чеки грошові, майнові, розрахункові; бланки фінансування, страхування; акредитиви;

марки податкові, митні; довіреність на видачу коштів, пенсій; сертифікати якості на право вивезення та ввезення; поліси страхування; ліцензії тощо);

- бланки квитків тиражних і миттєвих лотерей;

- бланки атестата на торговельні партії оброблених або необроблених алмазів.

Що стосується бланків прибуткових та видаткових касових ордерів (типові форми N КО-1 і N КО-2 відповідно), бланків довіреності на одержання матеріальних цінностей (типова форма N М-2), а також товарно-транспортних накладних та подорожніх листів вантажного автомобіля (типові форми N 1-ТН і N 2-ТН відповідно), то вони на сьогодні не є бланками суворої звітності.

Під час проведення інвентаризації бланків суворої звітності інвентаризаційна комісія повинна:

- перевірити їх фактичну наявність та порівняти отримані дані з даними бухгалтерського обліку;

- підрахувати фактичну та номінальну вартість бланків суворої звітності за кожним місцем їх зберігання та матеріально відповідальною особою;

- перевірити правильність оформлення бланків, а також своєчасність заповнення спеціальних первинних документів з обліку бланків суворої звітності, а саме: прибутково-видаткових накладних на бланки суворої звітності (типова форма N СЗ-1), актів на списання використаних бланків суворої звітності (типова форма N СЗ-3), карток-довідок по виданих і використаних бланках суворої звітності (типова форма N СЗ-5)*, Книги обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них (типова форма N П-9), Книги обліку руху трудових книжок і вкладишів до них (типова форма N П-10), актів на списання бланків трудових книжок або вкладишів до них (типова форма N П-11)**;

- установити наявність анульованих бланків суворої звітності.

Результати інвентаризації бланків суворої звітності відображають в Інвентаризаційному опису бланків документів суворої звітності (додаток 8 до Інструкції N 90), в якому вказуються:

- фактичний залишок бланків документів суворої звітності;

- інформація про бланки суворої звітності за найменуваннями, одиницями виміру;

- інформація про кількість та вартість документів із зазначенням номера, серії.

У кінці опису підраховують загальну вартість бланків суворої звітності, відображених на кожній сторінці, яка записується цифрами та прописом, завіряється підписами членів інвентаризаційної комісії.

Якщо нестача документів суворої звітності сталася з вини працівника (наприклад, працівник загубив бланк, а не зіпсував його під час заповнення), то збиток відшкодовується такою винною особою.

Розмір збитку визначається згідно з п. 7 Порядку N 116 із застосуванням коефіцієнта:

- 5, якщо вартість документа зазначена на бланку або визначена законодавством. Коефіцієнт застосовують до номінальної вартості бланків цінних паперів або документів суворого обліку, установленої законодавством;

- 50, якщо вартість документа не зазначена на бланку або не визначена законодавством.

Коефіцієнт застосовують до вартості придбання (виготовлення) бланків цінних паперів та документів суворого обліку.

Із суми отриманого відшкодування установа в першу чергу повинна покрити свої збитки, а суму перевищення перерахувати в дохід державного бюджету.

Приклад 5. Під час інвентаризації виявлено нестачу 1 бланка трудової книжки вартістю 10 грн./шт., придбаного за рахунок коштів загального фонду. Винну особу встановлено. Для придбання нового бланка трудової книжки витрачено 10 грн.

Розрахуємо розмір збитку:

10 x 50 + 10 = 510 грн.

Із них установі залишається 20 грн. (10 + 10).

Решта 490 грн. підлягають перерахуванню в дохід бюджету.

У бухгалтерському обліку ця операція відображається так:

N з/п	Зміст господарської операції	Кореспондуючі рахунки		Сума, грн.
		дебет	кредит
1	Списано вартість бланка трудової книжки	801 (802)	331	10
2	Списано вартість бланка трудової книжки, що є бланком суворої звітності, з позабалансового рахунка	-	08	10
3	Віднесено на винну особу суму нестачі бланка трудової книжки, що залишається у розпорядженні установи	363	711	20
4	Віднесено на винну особу суму, що підлягає сплаті до бюджету	363	642	490
5	Відшкодовано винною особою збиток від нестачі грошових документів шляхом унесення грошових коштів до каси	301	363	510
6	Здано на реєстраційний рахунок суму коштів, унесених до каси установи в рахунок погашення нестачі	323	301	510
7	Перераховано до бюджету частину коштів, унесених винною особою в рахунок погашення нестачі, що підлягає перерахуванню до бюджету	642	323	490

Особливості інвентаризації розрахунків

Основними завданнями інвентаризації розрахунків є перевірка правильності розрахунків з вищою за рівнем організацією, з бюджетом, а також зі структурними підрозділами; наявності заборгованості підзвітних осіб, а також правильності та обґрунтованості сум заборгованості за нестачами й розкраданнями та вжитих заходів щодо стягнення цієї заборгованості; правильності та обґрунтованості сум дебіторської, кредиторської і депонентської заборгованості; наявності заборгованості перед робітниками та службовцями із заробітної плати, розрахунків із робітниками і службовцями за безготівковими перерахуваннями. Також вона проводиться з метою контролю за строками виникнення заборгованості, її станом, перебігом строку позовної давності та виявленням заборгованості, строк позовної давності якої закінчився, а також ужиття заходів щодо стягнення дебіторської заборгованості.

Інвентаризація розрахунків включає інвентаризацію реєстраційних, спеціальних реєстраційних, поточних та валютних рахунків, розрахунків з бюджетом, вищою за рівнем організацією, структурними підрозділами установи, виділеними на окремі баланси, підзвітними особами, працівниками та службовцями, депонентами та іншими дебіторами і кредиторами.

Під час інвентаризації розрахунків здійснюється звірення документів та записів у регістрах обліку, а також перевірка обґрунтованості сум, відображених на відповідних рахунках.

Як передбачено п. 11.2 Інструкції N 90, на рахунках розрахунків із дебіторами і кредиторами після інвентаризації повинні залишитися тільки узгоджені суми, тобто підтверджені актами звірок. Тому для виконання цього правила установи-кредитори всім дебіторам повинні передати акти звіряння розрахунків, складені за даними свого обліку. Дебітори повинні протягом 10 днів із дня отримання акта підтвердити свою заборгованість або заявити про свої заперечення. Підписання актів звіряння розрахунків є підтвердженням проведення інвентаризації розрахунків.

При цьому якщо до кінця року не вдалося усунути розбіжності, що виникли, або розбіжності, що не встановлено, то розрахунки з дебіторами і кредиторами показуються кожною стороною у своєму балансі в тих сумах, які значаться за даними бухгалтерського обліку та визнано ними правильними.

Для відображення результатів інвентаризації дебіторської і кредиторської заборгованості, що перебуває на обліку установи на момент проведення інвентаризації, складається Акт інвентаризації розрахунків з дебіторами і кредиторами (додаток 9 до Інструкції N 90).

У ньому вказують:

- найменування проінвентаризованих субрахунків;

- суми виявленої неузгодженої дебіторської і кредиторської заборгованості;

- суми безнадійних боргів;

- суми кредиторської і дебіторської заборгованості, відносно яких витік строк позовної давності.

Акт складається інвентаризаційною комісією на підставі виявлених залишків сум за документами, які відображаються на відповідних субрахунках, підписується та передається до бухгалтерії.

До акта слід додати Довідку (додаток 10 до Інструкції N 90), в якій вказують:

- найменування та адреси дебіторів і кредиторів;

- суму заборгованості;

- за що обліковується заборгованість;

- з якого часу виникла заборгованість та на підставі яких документів.

Довідку складає і підписує бухгалтер, відповідальний за стан розрахунків. Вона складається в розрізі синтетичних рахунків бухгалтерського обліку.

Зауважимо, що інвентаризаційна комісія повинна не лише зафіксувати факт наявності простроченої дебіторської і кредиторської заборгованості, а й відобразити вжиті заходи щодо погашення цієї заборгованості. Якщо були виявлені дебітори і кредитори, яких не існує на цей момент та в яких немає правонаступників, то бажано підтвердити їх відсутність довідками з податкової служби, органів статистики. У цьому випадку працівники бухгалтерії повинні надати інвентаризаційній комісії копії направлених листів дебіторам з проханням повернути заборгованість або погасити її шляхом постачання товарів, копії листів до вищої за рівнем організації з проханням виділити додаткові кошти для погашення кредиторської заборгованості.

Згідно з п. 11.5 Інструкції N 90 дебіторська заборгованість зі строком позовної давності, що минув, підлягає списанню з балансу бюджетної установи на результат виконання кошторису за рішенням керівника установи (за дебетом субрахунків 431, 432 і кредитом субрахунків 363, 364, 675). У цьому випадку дозволу вищої за рівнем організації на списання не потрібно. Проте необхідно довести до відома вищої за рівнем організації, що таке списання було проведено, наприклад, у пояснювальній записці до річного звіту.

Особливу увагу слід приділити кредиторській заборгованості, строк позовної давності якої закінчився. При її списанні слід дотримуватись правил, установлених Порядком N 73, Нагадаємо, що згідно зі ст. 257 ЦКУ загальна позовна давність становить 3 роки.

Акт про списання кредиторської заборгованості передається вищій за рівнем організації для прийняття рішення про доцільність списання. Для організацій, що мають подвійне підпорядкування, таке рішення приймається організацією вищого рівня, яка затверджує кошторис.

Установа вищого рівня розглядає подані акти інвентаризації та в разі прийняття рішення про списання з обліку підвідомчої установи сум кредиторської заборгованості, строк позовної давності якої минув, видає наказ про списання такої заборгованості. Дозвіл вищої за рівнем організації потрібний для списання кредиторської заборгованості за рахунок коштів загального та спеціального фондів держбюджету.

Рішення про списання кредиторської заборгованості, строк позовної давності якої минув, що виникла за рахунок власних надходжень бюджетних установ, приймається керівником установи самостійно. Списання простроченої кредиторської заборгованості має проводитися щоквартально на підставі наказу керівника бюджетної установи. Інформація про списання кредиторської заборгованості за рахунок власних надходжень доводиться до відома вищої за рівнем організації. Списання сум кредиторської заборгованості після закінчення строку позовної давності здійснюється за дебетом субрахунків 364, 675 і кредитом субрахунків 431, 432.

Щоб списати прострочену кредиторську заборгованість, центральним органам виконавчої влади, іншим головним розпорядникам бюджетних коштів за загальним та спеціальним фондами держбюджету потрібна підстава у вигляді наказу головного розпорядника бюджетних коштів.

Докладно про списання заборгованості, строк позовної давності якої закінчився, ми писали у статтях «Списуємо прострочену заборгованість» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2007, N 24), «Кредиторська заборгованість» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2009, N 9), «Облік дебіторської заборгованості» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2009, N 15).

________________

* Перелічені форми затверджено наказом Міністерства статистики України від 11.03.96 р. N 67.

** Ці форми затверджено наказом Міністерства статистики України від 27.10.95 р. N 277.

Вікторія МАТВЄЄВА, економіст-аналітик
Видавничого будинку «Фактор»

журнал "Бюджетная бухгалтерия"
№ 41 , (07.11.2011), стр.25
Издательский Дом "Фактор"