Консультации : Транспортная документация: что необходимо знать о ней

Материал подготовлен специалистами редакции журнала "Налоги и бухгалтерский учет"

Транспортная документация: что необходимо знать о ней

В последнее время количество автомобилей на дорогах увеличилось в несколько раз. Многие из них принадлежат предприятиям, учреждениям, организациям, а также частным предпринимателям. В связи с этим интерес к вопросам оформления первичной транспортной документации неуклонно растет. О порядке документального оформления использования служебных легковых авто и перевозки грузов в пределах Украины и пойдет речь в предлагаемой статье.

Практически каждый субъект хозяйствования использует в своей деятельности автотранспорт. В свою очередь, эксплуатация автотранспорта должна осуществляться с оформлением соответствующей первичной транспортной документации. Формы первичной документации по учету транспортной работы и расхода топлива автомобилями установлены приказом № 488 и приказом № 74. К ним, в частности, относятся:

- путевой лист грузового автомобиля (ф. № 2);

- путевой лист служебного легкового автомобиля (ф. № 3);

- товарно-транспортная накладная (ф. № 1-ТН);

- талон заказчика (ф. № 1-ТЗ).

В настоящее время все эти документы не считаются бланками строгого учета, а значит могут оформляться на обычных бланках, изготовленных типографским способом или подготовленных самостоятельно (например, распечатанных на компьютере). Напомним, статус бланков строгого учета был присвоен перечисленным документам в соответствии с п. 1.3 Инструкции № 228. Однако 31 мая 2006 года Инструкция № 228 была исключена из Государственного реестра нормативно-правовых актов согласно заключению Минюста от 15.05.2006 г. № 10/68, а после появления приказа Госкомстата Украины и Минтранса Украины от 03.11.2006 г. № 507/1059 - утратила силу.

Кроме того, упоминание о строгости бланков ТТН и путевых листов грузового автомобиля, содержащееся в п. 11.2 Правил № 363, было исключено приказом Минтранса Украины от 22.05.2006 г. № 493.

Тем не менее это не означает, что перечисленные бланки можно вообще не использовать. Так, в соответствии со ст. 48 Закона об автотранспорте при осуществлении грузовых перевозок, в том числе и для собственных потребностей, водитель автомобиля, который эксплуатируется юридическим лицом, обязан иметь при себе, помимо всего прочего, ТТН и путевой лист. Не противоречит этой норме и п. 11.1 Правил № 363, согласно которому основными документами на перевозку грузов являются товарно-транспортные накладные и путевые листы.

Учитывая вышеизложенное, дадим характеристику указанных форм первичного учета транспортной работы и рассмотрим особенности их применения.

Путевой лист

Как мы уже говорили, для легковых и грузовых автомобилей применяют разные формы путевых листов.

Путевой лист легкового автомобиля (форма № 3, утвержденная Инструкцией № 74) служит основанием не только для учета транспортной работы и списания израсходованного горючего, но и для взаиморасчетов между перевозчиком и заказчиком за предоставление транспортных услуг. Этот документ должны оформлять все предприятия, учреждения и организации независимо от ведомственного подчинения и формы собственности:

- которые предоставляют служебные легковые автомобили для транспортного обслуживания юридических лиц на коммерческой основе или используют их в служебных поездках для собственных нужд;

- для которых по их заказу осуществляется транспортное обслуживание служебными легковыми автомобилями (далее-заказчики).

В понимании Инструкции № 74 к категории служебных легковых автомобилей относятся легковые автомобили, которые находятся на балансе юридических лиц и используются для удовлетворения собственных потребностей или предоставляются заказчику на договорных условиях (с водителем). На первый взгляд может показаться, что требование действующего законодательства относительно обязательности ведения путевых листов служебного легкового автомобиля распространяется исключительно на юридических лиц, а вот физические лица - субъекты предпринимательской деятельности могут обойтись и без него. Вместе с тем по правилам ст. 16 Закона Украины «О дорожном движении» от 30.06.93 г. № 3353-ХІІ и ст. 2 Правил дорожного движения, утвержденных постановлением КМУ от 10.10.2001 г. № 1306, водитель обязан иметь при себе и по требованию работников милиции предъявлять, помимо всего прочего, дорожные (маршрутные) путевые листы и документы на груз. Поэтому во избежание споров с сотрудниками ГАИ путевой лист лучше оформить.

Более того, для предпринимателей на общей системе путевой лист является одним из документов, на основании которого они смогут отражать расходы на эксплуатацию автомобиля, а плательщики НДС - налоговый кредит. На это, в частности, обращал внимание Госкомпредпринимательства в письме от 31.05.2007 г. № 3903.

Путевой лист не понадобится при перевозке предпринимателем (или лицом, не являющимся субъектом предпринимательской деятельности) собственного груза в личных некоммерческих целях.

Теперь что касается хранения и оформления бланков путевых листов. В соответствии с п. 1.4 Инструкции № 74 бланки путевых листов служебных легковых автомобилей изготавливаются печатным способом, хранятся на складе предприятия и выдаются под роспись лицу, отвественному за учет их количества, оформление и выдачу путевых листов водителям. Ответственное лицо (как правило, диспетчер или бухгалтер) назначается приказом руководителя предприятия. Списание использованных бланков путевых листов осуществляется ежеквартально по акту, который утверждается руководителем предприятия.

Путевой лист оформляется только на один рабочий день (смену) и выдается при выпуске машины из гаража водителю, при условии сдачи путевого листа за предыдущий день работы. В некоторых случаях путевой лист может оформляться на более длительный срок. Так, например, отправляя водителя в командировку, путевой лист выдается на срок такой командировки.

Для учета и контроля за движением путевых листов, выданных водителю под роспись, используется журнал учета движения путевых листов. Все выданные путевые листы заносятся в этот журнал по таким реквизитам:

- дата выдачи;

- номер путевого листа;

- фамилия и инициалы водителя;

- его подпись при получении путевого листа;

- дата возврата путевого листа;

- подпись ответственного лица.

При выдаче путевых листов ответственное лицо проверяет по журналу возврат водителем путевого листа, выданного в прошлый рабочий день.

Порядок заполнения путевого листа легкового автомобиля достаточно подробно описан в пп. 2.2 - 2.7 Инструкции № 74. Согласно нормам упомянутого документа записи в путевой лист вносятся в следующей последовательности:

1) перед выдачей водителю путевого листа записи осуществляет ответственное лицо (диспетчер);

2) после выдачи путевого листа водителю записи вносят медицинский сотрудник, механик, заправщик и водитель;

3) после выполнения задания - ответственное лицо, в распоряжение которого был предоставлен автомобиль;

4) после возвращения автомобиля в гараж - заправщик, водитель и механик; затем путевой лист передается диспетчеру или другому ответственному лицу для дальнейших расчетов транспортной работы, стоимости услуг и заработной платы.

Как видим, водитель может выезжать на линию только после медицинского осмотра врача (или другого медицинского работника) и соответствующей отметки об этом в поле «Водитель по состоянию здоровья к управлению допущен» путевого листа.

Здесь сразу возникает закономерный вопрос: как быть, если водителя направляют в командировку? Должен ли он, будучи в командировке, проходить медицинский осмотр?

Прежде всего напомним, что согласно п. 2.1 Инструкции № 74 в случаях транспортного обслуживания в междугородном сообщении сроком более чем сутки (в соответствии с приказом или распоряжением руководителя), путевой лист может предоставляться на длительный срок. Следовательно, отправляя водителя в командировку, диспетчер имеет полное право выписать один путевой лист на весь срок командировки. При этом водитель пройдет медицинский осмотр только один раз - непосредственно перед выездом в командировку. А значит, и отметка врача в путевом листе на командировку будет только одна.

А теперь приведем пример заполнения путевого листа служебного легкового автомобиля ф. № 3.

Пример 1. Легковой автомобиль BMV 330 D 12.05.2009 г. осуществляет доставку менеджера по сбыту Петрова М. Ю. между структурными подразделениями предприятия, расположенными в разных районах города. Общая протяженность маршрута в соответствии с показаниями спидометра - 78 км.

В этом случае путевой лист будет заполнен следующим образом:

С путевым листом легкового автомобиля можна ознакомиться, обратившись в отдел "Консультант".

Путевые листы грузового автомобиля (форма № 2, утвержденная приказом № 488) предназначены для первичного учета объемов перевезенных грузов и транспортной работы грузового автомобиля, а также для выполнения расчетов между перевозчиком и заказчиком автомобильного транспорта. Как следует из постановления № 207, путевой лист с отметкой о прохождении медосмотра и техосмотра должен быть только у водителей юридического лица. Однако нужно учитывать, что в Правилах № 363 грузоперевозки без путевого листа запрещены (п. 11.3). Поэтому в сложившихся обстоятельствах мы бы рекомендовали предпринимателям не отказываться от оформления путевого листа по форме № 2. Тем более, что указанная форма первичного учета транспортной работы содержит необходимые данные об объеме израсходованного горючего. Эта информация понадобится не только для списания бензина, но и для расчета экосбора (как известно, его уплачивают все предприниматели, использующие в хозяйственной деятельности автомобили, независимо от системы налогообложения).

Порядок изготовления, хранения, применения единой первичной транспортной документации для перевозки грузов автомобильным транспортом был установлен Инструкцией № 228. Однако, как мы уже выяснили, в настоящее время эта Инструкция не имеет юридической силы. Тем не менее, в связи с отсутствием какого-либо, нормативного акта, разъясняющего порядок заполнения первичной транспортной документации, рекомендуем все же ориентироваться на положения Инструкции № 228.

Лица, осуществляющие перевозку грузовым автомобильным транспортом (независимо от того, собственные это автомобили или арендованные), обязаны при выезде автомобиля выдать і водителю оформленный надлежащим образом путевой лист. Он оформляется только на один рабочий день (смену) при условии сдачи водителем і путевого листа за прошлый день работы. Срок выдачи путевого листа может быть и большим, когда водитель выполняет перевозку грузов в междугородном сообщении более одних суток и это установлено приказом руководителя предприятия.

Учет объемов грузоперевозок в тоннах и тонно-километрах ведется в путевых листах на основании товарно-транспортных накладных независимо от формы оплаты транспортных услуг (сдельной, повременной, покилометровой и пр.) и видов перевозок грузов. При этом не разрешается включать в путевые листы объемы грузоперевозок (в тоннах и тонно-километрах), не подтвержденные товарно-транспортными накладными.

Путевой лист ф. № 2 заполняется в следующей последовательности:

- диспетчером перед выдачей бланка водителю;

- медицинским работником, ответственными лицами и водителем после выдачи листа водителю;

- грузоотправителем либо органами ГАИ МВД по маршруту следования авто;

- диспетчером и водителем по возвращении автомобиля в гараж;

- после сдачи путевого листа водителем - ответственным лицом.

После этого путевой лист передается на обработку для дальнейших перерасчетов, учета транспортной работы и определения ее стоимости (если это необходимо).

А теперь приведем пример заполнения путевого листа по ф. № 2.

Пример 2. ООО «Лия» 15.05.2009г. осуществляет перевозку партии товара, принадлежащего ООО «Мир электроники», грузовым автомобилем MAN F 2000 19.293FKco склада, расположенного по ул. Томской, д. 106, в магазин оптовой торговли, который находится по адресу: ул. Кирова, д. 28. Масса перевозимого груза -10 тонн. Общая протяженность маршрута в соответствии с показаниями спидометра - 50 км. В соответствии с договором о поставке транспортных услуг используется почасовая форма оплаты.

С путевым листом грузового автомобиля можна ознакомиться, обратившись в отдел "Консультант".

К путевому листу приложены талон заказчика и товарно-транспортная накладная. О них речь пойдет далее.

С ТТН можна ознакомиться, обратившись в отдел "Консультант".

Талон заказчика

При работе с почасовой формой оплаты транспортных услуг к путевому листу прилагается талон заказчика. Типовая форма талона заказчика грузового автомобиля утверждена приказом № 488. Она предназначена для учета транспортной работы на предприятии перевозчика и учета транспортных услуг - у заказчика, а также служит основанием для проведения расчетов за выполненные транспортные услуги.

Талон заказчика, по сути, является приложением к путевому листу и оформляется в соответствии с ним. Талон заказчика выписывает ответственное лицо перевозчика в двух экземплярах:

- первый экземпляр остается у заказчика автотранспорта;

- второй экземпляр вместе с путевым листом и приложенными к нему товарно-транспортными накладными водитель сдает диспетчеру предприятия - перевозчика.

Товарно-транспортная накладная

В соответствии со ст. 48 Закона об автотранспорте автомобильные перевозчики, водители должны иметь и предъявлять лицам, уполномоченным осуществлять контроль на автотранспорте и в сфере безопасности дорожного движения, документы, на основании которых выполняются грузовые перевозки. Одним из таких документов является товарно-транспортная накладная (далее - ТТН). О том, что ТТН является одним из основных документов на перевозку грузов, сказано и в п. 11.1 Правил № 363*.

Однако для представителей главного налогового ведомства ТТН является не просто документом, необходимым для оформления перевозки грузов, но и основанием для отнесения расходов по перевозке в состав валовых расходов (письмо ГНАУ в г. Киеве от 23.10.2007 г. № 341/Н/31-607; консультация в журнале «Вестник налоговой службы Украины» 2007, № 24; 2008, № 16). Аргументируют они это тем, что в соответствии с п. 2 приказа № 488 формы первичной перевозочной документации являются обязательными к применению для всех субъектов хозяйственной деятельности независимо от формы собственности.

По нашему мнению, такая позиция главного налогового ведомства не имеет достаточных оснований, поскольку приказ № 488 не зарегистрирован в Минюсте и не имеет силы нормативно-правового акта. Положения этого документа носят рекомендательный характер и не обязательны к применению.

Напомним, что по требованиям п.п. 5.3.9 Закона о налоге на прибыль валовые расходы должны быть подтверждены соответствующими расчетными, платежными и другими документами. Следовательно, транспортные расходы могут подтверждаться и другими первичными документами: платежными поручениями на оплату транспортных услуг, актами выполненных работ, счетами за транспортные услуги и прочими документами, соответствующими требованиям Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-XIV и Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88, т. е. содержащими все необходимые реквизиты. Это подтверждает и судебная практика (определение ВАСУ от 06.03.2001 г. по делу № 7/6; постановление ВХСУ от 17.02.2005 г. по делу № 34/281а; постановление ВХСУ от 03.08.2005 г. по делу № 41/132а).

Таким образом, смелые налогоплательщики могут отразить валовые расходы по транспортным услугам и без ТТН. Ну а осторожным налогоплательщикам или тем, кто не желает спорить с контролирующими органами, лучше обратиться к грузоотправителю с просьбой об оформлении ТТН.

ТТН выписывается грузоотправителем на каждую поездку автомобиля и для каждого грузополучателя отдельно. Причем оформляется она в четырех экземплярах:

- первый остается у грузоотправителя и является основанием для списания ТМЦ;

- второй передается грузополучателю и является основанием для оприходования ТМЦ;

-третий и четвертый экземпляры, заверенные подписью и печатью грузополучателя, остаются у перевозчика. Перевозчик, в свою очередь, отправляет третий экземпляр заказчику (для проведения расчетов), а четвертый оставляет у себя для учета транспортной работы и начисления заработной платы.

Для удобства приведем порядок заполнения ТТН в табличном виде:

Порядок заполнения товарно-транспортной накладной

Реквизит заполняет	Раздел (графы)	Описание
1	2	3
І. До прибытия автомобиля на погрузку
Грузоотправитель	Шапка ТТН	Номер и дата выписки ТТН; наименование заказчика, грузоотправителя и грузополучателя; адреса пунктов погрузки и разгрузки
	Графы 1-7	Сведения о грузе. Если в ТТН невозможно перечислить все наименования груза, то необходимо составить документ произвольной формы с обязательным указанием сведений о грузе (графы 1 - 10 ТТН). В этом случае в ТТН делается отметка, что к ней прилагается упомянутый документ (п. 11.8 Правил № 363)
ІІ. После загрузки автомобиля
Грузоотправитель	Шапка ТТН	Номер соответствующего путевого листа грузового автомобиля; марка и государственный номер автомобиля; наименование перевозчика, а также фамилия и инициалы водителя; государственные номера прицепов
	Графа 8	Реквизиты документов, прилагаемых к ТТН (товарные, железнодорожные накладные, сертификаты, свидетельства и т. д.)
	Графа 9	Вид тары, в которой перевозится товар. Если товар не упакован, ставится “н/у”
	Графа 10	Количество занятых мест относительно каждого, приведенного в графе 1 наименования груза и каждого вида упаковки. При перевозке груза навалом или насыпью делается соответствующая отметка и количество мест не указывается
	Графа 11	Способ определения массы груза (взвешивание, расчетный и т. д.)
	Графы 15 - 20	Сведения о погрузочных операциях. Время прибытия автомобиля на погрузку устанавливается на момент предоставления водителем путевого листа в пункт погрузки. Погрузка считается оконченной после вручения водителю оформленной соответствующим образом ТТН
	Графы 21-22	Сведения о дополнительных операциях (пересчет, взвешивание, анализ) и затраченном времени
	Графа 23	Подпись лица, ответственного за погрузку
ІІІ. По прибытии автомобиля в пункт разгрузки
Грузополучатель	Графы 15 - 23	Заполняются в порядке, рассмотренном выше (см. раздел II)
	Остальные реквизиты	В строке “Зазначений вантаж” ставится оттиск пломбы, которой проводится пломбирование груза; в строке “Кільк. місць” - общее количество занятых грузом мест; в строке “Маса бруто, т” - количество груза в тоннах; в приведенной ниже строке - должность, фамилия, имя и отчество, подпись и печать лица, ответственного за разгрузку; в строке “Здав водій-експедитор” - фамилия, имя и отчество, а также подпись водителя; в строке “За дорученням №” - номер и дата доверенности. Здесь же необходимо указать наименование предприятия-грузополучателя, а также должность, фамилию и инициалы лица, получившего груз
Перевозчик	Шапка ТТН	Код заказчика, номер маршрута, гаражные номера прицепов, наименование видов перевозок (централизованные перевозки, по километровому тарифу и т. д.)
	Графы 12 - 14	Сведения о грузе
	Графы 24 - 36	Данные, необходимые для расчета стоимости транспортных услуг
	Графы 37 - 47	Расчет стоимости транспортных услуг

На пути доставки груза в ТТН могут вноситься корректировочные записи. Так, в случае изменения адреса пункта назначения соответствующие записи делаются в строке «Переадресування», а записи в строках «Вантажоодержувач» и «Пункт розвантаження» зачеркиваются так, чтобы их можно было прочитать.

Если же товар в момент его транспортировки необходимо перегрузить с одной машины на другую (например, по причине поломки авто), тогда составляется акт, на основании которого в графе «Відмітки про складені акти» проставляются его реквизиты и коротко описывается содержание акта. При этом старые записи в строках «Автопідприємство», «Водій» и «Автомобіль» зачеркиваются (так, чтобы их можно было прочитать) и пишутся новые. Все изменения заверяются подписями ответственных лиц.

А теперь приведем образец заполнения ТТН, используя данные примера 2.

На этом мы завершаем рассмотрение вопросов, посвященных транспортной документации. Надеемся, что теперь вы без труда справитесь с ее заполнением.

Документы статьи

Закон об автотранспорте - Закон Украины «Об автомобильном транспорте» от 05.04.2001 г. № 2344-III.

Инструкция № 74 - Инструкция о порядке применения путевого листа служебного легкового автомобиля и учета транспортной работы, утвержденная приказом Государственного комитета ста-тистики Украины от 17.02.98 г. № 74.

Инструкция № 228 - Инструкция о порядке изготовления, хранения, применения единой первичной транспортной документации для перевозки грузов автомобильным транспортом и учета транспортной работы, утвержденная приказом Министерства статистики Украины, Министерства транспорта Украины от 07.08.96 г. № 228/253.

Постановление № 207 - постановление Кабинета Министров Украины «Об утверждении Перечня документов, необходимых для осуществления перевозки груза автомобильным транспортом во внутреннем сообщении» от 25.02.2009 г. № 207.

Правила № 363 - Правила перевозок грузов автомобильным транспортом в Украине, утвержденные приказом Министерства транспорта Украины от 14.10.97 г. № 363.

Приказ № 488 - приказ Министерства транспорта Украины, Министерства статистики Украины «Об утверждении типовых форм первичного учета работы грузового автомобиля» от 29.12.95 г. № 488/346.

Приказ № 74 - приказ Государственного комитета статистики Украины «Об утверждении типовой формы первичного учета работы легкового автомобиля и Инструкции о порядке ее применения» от 17.02.98 г. № 74.

журнал "Налоги и бухгалтерский учет"
№ 62 , (03.08.2009), стр.24
Издательский Дом "Фактор"