Консультации : Применение доверенностей на получение товарно-материальных ценностей (часть I)

Применение доверенностей на получение
товарно-материальных ценностей

(Часть I. Часть IІ, ІІІ см. в консультациях от 21.03.2008 г., 14.04.2008 г.)

Основной документ, регулирующий вопросы, связанные с доверенностями на получение ТМЦ,- Инструкция о порядке регистрации выданных, возвращенных и использованных доверенностей на получение ценностей, утвержденная приказом Минфина от 16.05.96 г. № 99, зарегистрированная в Минюсте 12.06.96 г. за № 293/1318 (далее - Ин­струкция).

Хотя Инструкции уже более 10 лет и изменения в нее вносились не слишком значительные, у бухгалтеров и руководителей предприятий по-прежнему нередко возникают затруднения в использовании ее норм.

Сегодня мы попробуем ответить на некоторые вопросы, задаваемые нам нередко на семинарах, по телефону и в личном общении с читателями “Фортекса”.

На кого распространяются нормы Инструкции? Должны ли их соблюдать не только предприятия и другие юрлица, но и частные предприниматели?

Согласно п. 1 Инструкции она распространяется на предприятия, учреждения и организации, их отделения, филиалы, другие обособленные подразделения и представительства иностранных субъектов хозяйственной деятельности, причем все эти субъекты далее по тексту именуются просто “предприятиями”. Как видим, здесь не названы, с одной стороны, некоторые виды юридических лиц (например, объединения), а с другой - физические лица - субъекты предпринимательской деятельности.

В отношении объединений и подобных им юрлиц вывод очевиден: на них нормы Инструкции распространяться должны хотя бы потому, что они охватываются понятием “предприятие” в широком смысле этого слова.

Что касается частных предпринимателей, то с ними ситуация сложнее. Формально под действие Инструкции они не подпадают. Так что в ситуации, когда и получатель ценностей, и их поставщик - частники, они запросто могут обойтись без доверенности.

Однако не будем забывать, что вполне возможны варианты, когда частный предприниматель (работник частного предпринимателя) получает ценности у предприятия или, наоборот, представитель предприятия получает ценности у частника. В этом случае Инструкция действует как минимум для одного из участников сделки, а значит, и другому придется волей-неволей ориентироваться на ее требования.

На этот счет Минфин в свое время издал достаточно подробное письмо от 31.10.2000 г. № 053-29151, в котором изложил, в общем-то, либеральную точку зрения на данный вопрос. Общий вывод был следующим: если частный предприниматель непосред­ственно (лично) получает ценности на предприятии, то доверенность ему не нужна. Да это было бы и нелогично - требовать от предпринимателя, чтобы он выписывал доверенность самому себе. Для получения матценностей предприниматель должен предъявить паспорт и свидетельство о госрегистрации, данные из которых должны быть указаны в документах на отпуск (накладных, ТТН и т. п.).

Требование об указании в отгрузочных документах паспортных данных и данных из свидетельства о госрегистрации в законодательстве не закреплено. Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете рассматривает основание для осуществления операции и данные о документе, удостоверяющем личность получателя, в качестве дополнительных (то есть необязательных) реквизитов. Тем не менее лучше, наверное, эти сведения в отгрузочных документах все-таки указывать.

Если же ценности получает не сам предприниматель, а кто-то из его работников, то такое лицо, по мнению Минфина, должно представить

“доверенность, оформляемую в соответствии с Гражданским кодексом Украины с указанием в ней данных о свидетельстве о государст­венной регистрации субъекта предпринимательской деятельности, или вышеуказанную доверенность с печатью предпринимателя - физического лица”.

Таким образом, неукоснительное следование нормам Инструкции (например, в плане использования исключительно типовых бланков строгой отчетности для выписки доверенности) в данном случае не обязательно. Достаточно доверенности, выписанной на обычном листе бумаги в свободной форме, но с соблюдением требований, предъявляемых к первичным документам Законом Украины “О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине”.

К сожалению, действующее законодательство не позволяет заверить такой документ подписью и печатью предпринимателя (даже если таковая у него имеется). Так что здесь еще неизвестно, что обойдется дешевле - использование “строгоотчетных” доверенностей или оплата услуг нотариуса по удостоверению доверенностей обычных.

Вывод: хотя на практике контрагенты-предприятия обычно требуют у работников частника “нормальные” доверенности, выписанные на “правильных” бланках, а без них выдавать материальные ценности отказываются, вполне возможно использование и нотариально удостоверенных доверенностей, оформленных на обычных бланках.

При рассмотрении ситуации, когда передающей стороной выступает предприниматель, нужно помнить, зачем вообще придуманы доверенности и почему государство предъявляет к ним такие требования. Главная цель доверенности - защитить интересы собственника, дабы недобросовестный получатель ценностей не заявил позднее, будто бы он этих ценностей видеть не видел и к гражданину, их получившему, никакого отношения не имеет. Исходя из этого, каждый предприниматель и должен решать, нужна ли ему доверенность от получателя. В большинстве случаев такая доверенность все-таки желательна. Однако не будет нарушением и отпуск товара без нее.

Нужно ли предъявлять доверенности при отпуске ТМЦ, НМА и т. д. за наличный расчет?

Инструкция оперирует в п. 2 весьма строгой формулировкой:

“Сырье, материалы, топливо, запчасти, инвентарь, скот, семена, удобрения, инструмент, товары, основные средства и другие товарно-материальные ценности, а также нематериальные активы, денежные документы и ценные бумаги (далее - ценности) отпускаются покупателям или передаются бесплатно только по доверенности получателей”.

Если читать этот пункт буквально и в отрыве от других законодательных норм, то может показаться, что украинским законодательством вообще запрещена какая-либо передача ценностей без доверенности. На самом деле это не так.

Когда представитель оплачивает полученные ценности прямо на месте наличными деньгами, то доверенность не требуется. Наличность - лучшая доверенность, об этом знали еще древние римляне.

К данному вопросу следует подходить исходя из тех же общих соображений о назначении доверенности (см. выше). Очевидно, что человек, оплачивающий товар “живыми” деньгами, имеет полное право этот товар забрать.

Но вот обосновать такой вывод законодательными нормами будет непросто. В прежние времена здесь можно было сослаться на ч. 2 ст. 62 Гражданского кодекса Украинской ССР, в соответствии с которым полномочия представителя могли следовать не только из доверенности, закона или административного акта, но и из обстановки, в которой действует такой представитель. Правда, примеры, приведенные в ГК (“продавец в розничной торговли, кассир и т. п.”), не имели прямого отношения к получению ТМЦ без доверенности, но общий смысл данной нормы позволял распространить ее и на наш случай.

Однако старый ГК не действует уже четвертый год, а в новом аналогичной нормы нет. Поэтому единственное обоснование, которое приходит нам в голову,- это ч. 1 ст. 245 нового ГК, в соответствии с которой форма доверенности должна соответствовать форме, в которой согласно закону должна совершаться сделка. Скажем, обычная форма совершения сделок в розничной торговли - устная. Стало быть, покупатель, оплачивающий наличными товар, вправе предъявить “устную доверенность”, то есть, проще говоря, сообщить продавцу, от чьего имени он действует и на чье имя следует выписать расчетные документы, гарантийный талон и другие документы, оформляемые при такой покупке.

Частный случай приобретения ТМЦ за наличный расчет с использованием РРО был рассмотрен в газете “Праця і зарплата” № 10/2003. В разъяснении начальника Управления методологии бухгалтерского учета Минфина Украины В. Пархоменко указывалось:

“Отпуск товарно-материальных ценностей за наличный расчет не нуждается в предоставлении доверенности получателем этих ценностей. Данные фискального чека дают возможность идентифицировать дату, название, количество и стоимость покупки для составления подотчетным лицом авансового отчета об использовании наличности, которая была получена этим лицом (или будет выдана после проверки и утверждения авансового отчета), на основании которого в бухгалтерском учете будут сделаны записи о приобретенных товарно-материальных ценностях”.

Как видите, Минфин поддерживает нашу точку зрения.

Нужна ли доверенность в случаях, когда ценности получает лично руководитель предприятия, филиала, представительства или другого обособленного подразделения?

На наш взгляд, оформление специальной доверенности на получение ТМЦ (на бланке строгой отчетности) не требуется, когда ценности получаются лично руководителем предприятия-получателя. Здесь, опять же, очевидно, что директор предприятия не может выписать доверенности самому себе. Зато он может предъявить документы, удостоверяющие его личность и полномочия (паспорт, устав предприятия и т. п.).

Дать юридическое обоснование такому праву, в общем-то, можно. Так, согласно ст. 62 Закона Украины “О хозяйственных обществах” генеральный директор ООО имеет право без доверенности выполнять действия от имени общества. То есть он, в частности, может получать от имени ООО какие-либо товарно-материальные ценности.

А в соответствии со ст. 48 того же Закона аналогичными правами наделен председатель правления АО. Да и в учредительных и уставных документах предприятия обязательно имеется запись о полномочиях руководителя предприятия действовать без доверенности.

Что касается руководителей филиалов, представительств и других обособленных подразделений, то они осуществляют свою деятельность на основании доверенности, выданной им головным предприятием (ст. 95 ГК). Таким образом, специальная доверенность на получение ТМЦ им не нужна, если в общей доверенности имеется (а он, скорее всего, имеется) соответствующий пункт.

В качестве подтверждения факта получения ТМЦ надлежащим лицом предприятие-поставщик может сохранить у себя, например, ксерокопию паспорта получателя, “общей” доверенности руководителя филиала и т. п.

Что такое централизованно-кольцевые перевозки?

Централизованно-кольцевые перевозки упоминаются в п. 13 Инструкции, где сказано, что при таких перевозках ценностей их отпуск по­ставщиками может осуществляться без доверенности, если получатель ценностей за подписью руководителя и главного бухгалтера предприятия или других лиц, уполномоченных подписывать доверенности, уведомил поставщика об образце печати (штампа), которой материально ответ­ственное лицо, которое будет принимать ценно­сти, заверяет на сопроводительных документах (накладной, акте, ордере и т. п.) свою подпись о получении ценностей.

Действующее законодательство не содержит определения данного термина. Некоторые разъяснения на сей счет были даны в письмах Минфина от 05.03.2002 г. № 053-2930 и от 09.12.2003 г. № 31-04200-30-5/7021. В частности, во втором из этих писем указывается, что для целей Инструкции

“под централизованно-кольцевыми перевозками понимаются перевозки, по которым грузоотправителем (товаропроизводителем, товаропоставщиком и т. п.) осуществляется систематический завоз товарно-материальных ценностей по согласованным на определенный период параметрам (количество, ассортимент, время и т. п.) в адрес одного или более заказчиков (юридических лиц или их отделений, участков, филиалов)”.

Из приведенной цитаты следует, что Минфин рассматривает ситуацию с точки зрения грузоотправителя (поставщика). Однако такого рода поставки, когда ценности перевозятся самим поставщиком и передаются им непосредственно получателю, вообще в доверенностях не нуждаются, даже если перевозка осуществляется не “централизованно-кольцевым” способом.

Представим себе ситуацию: предприятие А заключило договор с предприятием Б на поставку товара, а затем, получив оплату, отправило данный товар собственным автотранспортом (или с использованием сторонней транспортной организации) получателю. Вопрос: кто кому должен выписывать в данном случае доверенность? Директор предприятия Б своему кладовщику, который принял товар от водителя (экспедитора)? Абсурд! Ведь товар доставлен непосредственно получателю, оформившему все необходимые первичные документы по факту его получения.

То есть получается, что предложенное Минфином толкование понятия “централизованно-кольцевые перевозки” сильно сужает само наличие данной нормы в Инструкции.

Между тем в специальной литературе и даже в некоторых законодательных и нормативных актах (правда, имеющих весьма специальное применение), такие перевозки рассматриваются и с точки зрения получателя. Скажем, когда получатель ценностей договаривается с одним или несколькими поставщиками о регулярных поставках по согласованному графику, причем забирает эти ценности у поставщика (поставщиков) сам.

В общем, законодательная неопределенность в данном вопросе может сыграть на руку предприятиям, которые постоянно обмениваются какими-то ценностями. Чтобы не тратиться на доверенности, они могут включить в договор пункт о том, что поставки осуществляются с использованием централизованно-кольцевого метода, никак не уточняя, что именно они понимают под этим термином.

Разумеется, и в других документах желательно упомянуть данный метод. Например, согласованный сторонами график поставок лучше назвать “графиком централизованно-кольцевых поставок”.

Обязательна ли подпись главного бухгалтера на доверенности? Может ли ставить такую подпись лицо, не работающее главным бухгалтером, а выполняющее функции по ведению бухучета на основании гражданско-правового договора?

Ответ на данный вопрос содержится в письме Минфина от 26.09.2006 г. № 31-34000-20-23/20039. Его авторы указывают, что ведение бухгалтерского учета физлицом-предпринимателем на основании гражданско-правового договора вполне правомерно, причем договором такому лицу может быть предоставлено право на подписание тех первичных документов, в реквизиты которых включена подпись главного бухгалтера.

Основанием для этого служит п/п. 2.13 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88, согласно которому руководитель предприятия утверждает перечень лиц, имеющих право давать разрешение (подписывать первичные документы) на осуществление хозяйственной операции. Поэтому

“на предприятии, где отсутствует должность главного бухгалтера (бухгалтера), руководитель предприятия уполномочивает лицо, (которое по гражданско-правовому договору подряда ведет бухучет) подписывать доверенность на получение ценностей и вести регистрацию таких доверенностей. Если ведение бухгалтерского учета осуществляется непосредственно руководителем (собственником) предприятия, то доверенность на получение ценностей подписывается руководителем (собственником) предприятия самостоятельно”.

Отметим, что данная формулировка не вполне корректна, поскольку создает впечатление обязательности назначения главбуха или бухгалтера-частника лицом, уполномоченным подписывать доверенности. Между тем законодательство говорит лишь о праве руководителя предприятия назначить такого человека. К тому же отсутствие на доверенности второй подписи (бухгалтера) или наличие двух подписей директора вовсе не делает такую доверенность недействительной.

Между прочим, главбух не обладает “по умолчанию” правом выдавать доверенности. Это всего лишь один из возможных вариантов, когда руководитель наделяет его таким правом с помощью своего приказа (доверенности).

О других аспектах использования доверенностей на получение ТМЦ, в том числе об ответственности, налоговых проблемах и бухгалтерском учете бланков мы расскажем в следующем номере.

Продолжение следует.

Сергей Коваль,
юрист

Газета “Фортекс” № 12/2008 (№ 272), от 14.03.2008 г.