“Утверждаю”
							__________________ (_________________)
							         (подпись)		        (Ф.И.О.)
							 Директор
							_____________________________________
							    (наименование предприятия, организации)
							“____” ____________ 200__ г.

Рабочая инструкция секретаря руководителя

I. Общие положения
1. Настоящая рабочая инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность секретаря руководителя (далее - секретарь).
2. Секретарь принимается на работу и увольняется с нее приказом руководителя предприятия с соблюдением требований Кодекса законов о труде Украины и действующего законодательства о труде.
3. Секретарь подчиняется непосредственно руководителю предприятия.

II. Требования к квалификации
Секретарь должен знать:
1. Руководящий состав предприятия и его подразделений.
2. Организацию и содержание работы директора предприятия.
3. Постановления, распоряжения, приказы, положения, инструкции и другие материалы по ведению делопроизводства.
4. Правила оформления деловых писем с использованием типовых форм.
5. Правила обработки устной и письменной (документальной) информации.
6. Правила эксплуатации компьютерной техники и систем связи.
7. Технологические процессы обработки информации, рабочие инструкции, программы, макеты, нормативные и методические материалы по технике проведения и последовательности выполнения операций в компьютерных системах (сетях).
8. Технические требования к магнитным и лазерным дискам, другим используемым носителям информации, бумаге, расходным материалам для принтера и факса.
9. Правила орфографии и пунктуации (для русского и украинского языков), иметь навык высокой скорости набора текста.
10. Английский* язык в объеме, необходимом для работы.
11. Деловую речь и этику служебных отношений.
12. Правила внутреннего трудового распорядка.
13. Основы трудового законодательства, организации труда.
14. Правила и нормы охраны труда.
__________________________
* Варианты: немецкий, французский, китайский и т. д.

III. Задачи и обязанности
Секретарь обязан:
1. Выполнять технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия.
2. Работать с информацией и документами, необходимыми для руководства, управления и взаимодействия структурных подразделений.
3. Получать от подразделений или исполнителей сведения, необходимые руководителю, вызывать по его поручению работников.
4. Обеспечивать рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, создавать благоприятные условия для его продуктивной работы.
5. Передавать и принимать информацию по факсу, электронной почте и т. п.
6. Организовывать телефонные переговоры руководителя, принимать и передавать телефонограммы, записывать во время отсутствия руководителя принятые сообщения и доводить до его сведения их содержание.
7. Организовывать подготовку заседаний и совещаний, проводимых руководителем (собирать необходимые материалы, уведомлять участников о времени, месте и повестке дня заседания или совещания, вести регистрацию и т. п.), оформлять протоколы.
8. Вести делопроизводство, принимать корреспонденцию, поступающую на имя руководителя, систематизировать в соответствии с принятым на предприятии порядком и передавать после ее рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям.
9. Отслеживать ход исполнения поручений, взятых на контроль, определять причины их несвоевременного исполнения, постоянно информировать об этом руководителя.
10. Знать местонахождение руководящих должностных лиц предприятия и других ключевых работников (по списку).
11. В соответствии с указаниями руководителя организовывать работу служебного автотранспорта, при необходимости заказывать сторонний транспорт, а также обеспечивать заказ билетов на поезда, самолеты и т. п. для руководства предприятия в случае командировки.
12. Принимать на подпись руководителю документы и личные заявления работников.
13. Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения заявлений и предложений работников.
14. Формировать дела, обеспечивать их хранение и сдачу в архив в установленные сроки.
15. Соблюдать необходимые требования к компьютерной безопасности. Своевременно обновлять антивирусные базы, в ходе работы проверять все входящие файлы на наличие вирусов, не допускать работы в Интернет или локальной компьютерной сети без включенной антивирусной программы.
16. Не допускать установки на компьютер нелицензионного программного обеспечения и любых программ, не имеющих отношения к непосредственному исполнению служебных обязанностей. Установка любой программы должна быть санкционирована руководителем предприятия или системным администратором компьютерной сети.
17. Докладывать ответственному работнику обо всех обнаруженных отклонениях в работе компьютерного оборудования, об обнаруженных вирусах, а также программах, несанкционированно установленных на компьютере в отсутствие секретаря.
18. Соблюдать коммерческую тайну и принимать меры по ее защите:
18.1. Не оставлять без присмотра любые документы, в том числе на магнитных и лазерных носителях, не выносить их с предприятия без разрешения руководителя, не передавать другим лицам, не снимать без необходимости копии.
18.2. Не сообщать коллегам по работе информацию, не связанную напрямую с их обязанностями.
18.3. Не разглашать сведения, касающиеся технических средств обработки и хранения информации, в том числе компьютеров (пароли, коды, наименования и расположение файлов и каталогов, их содержание) и не допускать к ним лиц, не имеющих доступа, и посторонних.
19. Постоянно совершенствовать умения и навыки работы.
20. Выполнять отдельные служебные поручения руководителя.

IV. Права
Секретарь имеет право:
1. Знакомиться с проектами решений руководителя предприятия, касающихся его деятельности.
2. Вносить на рассмотрение руководства предприятия предложения по усовершенствованию работы, связанной с его обязанностями.
3. Сообщать руководителю предприятия обо всех выявленных недостатках в деятельности предприятия и вносить предложения по их устранению.
4. Требовать и получать лично или по поручению директора предприятия у руководителей структурных подразделений и специалистов необходимые информацию и документы.
5. Требовать от руководства предприятия содействия в исполнении своих должностных обязанностей.

V. Ответственность
Секретарь несет ответственность:
1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией,- в пределах, установленных действующим законодательством Украины о труде.
2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности,- в пределах, установленных действующим гражданским, административным и уголовным законодательством Украины.
3. За причинение предприятию материального ущерба - в пределах, установленных действующим гражданским законодательством и законодательством о труде Украины.
4. За разглашение коммерческой тайны - уголовную ответственность по ст. 232 Уголовного кодекса Украины.

VI. Взаимоотношения
1. Во время отсутствия секретаря его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Это лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за ненадлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
2. Для исполнения обязанностей и реализации прав секретарь взаимодействует:
2.1. С __________________________________ по вопросам: ___________________________
			          (должность)
2.2. С __________________________________ по вопросам: ___________________________
			          (должность)

Руководитель структурного подразделения:
___________________   _______________________________________   “____” __________ 200__ г.
            (подпись)		                 (фамилия, имя, отчество)

Согласовано:
Начальник юридического отдела:  __________________   ______________________________
					                        (подпись)	  	     (фамилия, имя, отчество)
“____” __________ 200__ г.

С инструкцией ознакомлен             __________________   ______________________________
						           (подпись)		     (фамилия, имя, отчество)
“____” __________ 200__ г.

Приложение к еженедельнику “Фортекс” - 
“В помощь директору” № 5-6 за март 2009 года, от 05.03.2009 г.