Додаток 1
до наказу Державного комітету
архівів України № 16 від 16.03.2001 р.
(в редакції на 05.06.2007 р.)

 _________________________________________________________________________________________
  (найменування установи)
 _________________________________________________________________________________________
   (назва структурного підрозділу)
                                                                                                                          Затверджую
                                                                                                                          Посада керівника структурного
                                                                                                                          підрозділу
                                     					Підпис    Розшифровка підпису
                                                                                                                          Дата
Опис N ___
   ____________________________________________________________
(назва розділу)

№ з/п	Індекс справи (тому, частини)	Заголовок справи (тому, частини)	Крайні дати справи (тому, частини)	Кількість аркушів у справі (тому, частини)	Строк зберігання справи (тому, частини), стаття за переліком*	Примітка	
1	2	3	4	5	6	7	

У цей опис включено ______________________________________ справ з N __________ по N ________,
                                                           (цифрами і літерами)
 у тому числі:
 літерні номери ____________________________________________________________________________
 пропущені номери _________________________________________________________________________
 _____________________________        ______________     _________________________
       (посада укладача опису)                                            (підпис)                                (розшифровка підпису)
 Дата

Погоджено
Посада керівника
служби діловодства
установи	Схвалено
Протокол засідання ЕК**
структурного підрозділу
від ___________ N _____	
  ________          _____________________
    (підпис)                 (розшифровка підпису)
 
 Дата

 Передав ____________________________________________________________________________ справ
                                                                              (цифрами і літерами)
 та _______________________________________________________________ реєстраційно-контрольних
                                                 (цифрами і літерами)
 карток до документів***
 ________________________
      (посада працівника                                        __________                                  _____________________
         структурного підрозділу)                                            (підпис)                                            (розшифровка підпису)
 Дата

 Прийняв______________________________________ справ та ___________________________________
                                          (цифрами і літерами)                                                                    (цифрами і літерами)
 реєстраційно-контрольних карток до документів

 Керівник архіву (особа,
  відповідальна за архів)      ________       _____________________
  установи                                (підпис)             (розшифровка підпису)
 Дата
 ____________
   * Графа 6 опускається в описах справ постійного зберігання.
  ** У разі наявності ЕК структурного підрозділу.
 *** Передаються  разом  із  справами   служби  діловодства.
                                               Формат А4 (210х297)
     Форма  опису  справ  постійного,  тривалого  (понад 10 років) зберігання, з особового складу структурного підрозділу установи