Міністерство юстиції України затвердило Положення про офіс приватного виконавця, в якому закріплені вимоги до приміщення та обладнання офісу, і визначено порядок перевірки дотримання цих вимог.
Зазначене вище Положення затверджено наказом Міністерства Юстиції України від 15.11.2016 N 3238/5 "Про затвердження Положення про офіс приватного виконавця" та зареєстровано в Мінюсте 16 листопада 2016 р. за N 1487/29617.
Положення визначає вимоги до організації офіса приватного виконавця з метою забезпечення належних умов діяльності приватного виконавця, прийому відвідувачів, зберігання документів, печаток, штампів, товарно-матеріальних цінностей та архіву приватного виконавця, збереження професійної таємниці, захищення від несанкціонованого проникнення. Відповідна Інформація про офіс, визначена в частині третій статті 26 Закону України "Про органи та осіб, які здійснюють примусове виконання судових рішень і рішень інших органів" підлягає внесенню до Єдиного реєстру приватних виконавців України. Перевірка відповідності офіса вимогам, встановленим цим Положенням, здійснюється Міністерством юстиції України.
В документі, зазначається, що офіс повинен знаходитися в межах виконавчого округу, на території якого приватний виконавець здійснює діяльність, та мати поштову адресу. Приміщення для нього має належати приватному виконавцю на праві власності або яким приватний виконавець користується на підставі цивільно-правових угод. Розміщення офісу у тимчасових спорудах не допускається.
В офісі приватного виконавця не можуть здійснювати професійну діяльність особи, діяльність яких не пов'язана з вчиненням виконавчих дій чи наданням додаткових послуг правового чи технічного характеру, пов'язаних з ними.
Захист від несанкціонованого проникнення забезпечується шляхом встановлення в офісі охоронної сигналізації або укладення договору охорони офісу. Документи ж діловодства та архів приватного виконавця повинні зберігатися у металевій шафі(ах) у робочому кабінеті приватного виконавця або у відповідно обладнаній для цього кімнаті. Забороняється розміщувати шафи для зберігання документів діловодства та архіву у місцях вільного доступу до них відвідувачів. У разі зберігання архіву приватного виконавця та документів діловодства в окремій кімнаті двері такої кімнати повинні бути обладнані дверним замком.
Також, в офісі приватного виконавця повинен знаходитись сейф для зберігання печаток та штампів. На відповідність офіса вимогам перевірка здійснюється Міністерством юстиції України за заявою приватного виконавця на початку здійснення діяльності або у разі зміни приватним виконавцем офіса. Підставою для перевірки можуть бути планові або позапланові заходи контролю.
Сама ж перевірка офіса проводиться у строк, який не повинен перевищувати п’ятнадцяти днів з дня отримання заяви приватного виконавця. Про дату та час проведення перевірки Міністерство юстиції України повідомляє приватного виконавця шляхом направлення відповідного повідомлення на його електронну адресу.
Після проведення вказаної перевірки і її результатів, складається акт про відповідність або невідповідність офіса приватного виконавця вимогам до офіса. Відомості що містяться в акті є підставою для внесення інформації про офіс до Єдиного реєстру приватних виконавців України.